第6章 会议召开(4)

会议主持人虽然应该严格纸张纪律，但需要谨记不要太严格，也不能太过宽松。太宽或太严的结果都会造成会议的技术性延迟。技术性延迟的过错主要在于会议的主持人，他必须保证不要让任何人占据过多的时间。时间的拖沓会使得人们，无法聚精会神地进行讨论和辩论。如果某个人的发言超过了时间限制，一般情况下，我们不允许超过十分钟。如果是大型的集会，对于每一个热心这次集会的人都会事先准备好自己的提案，并且准备在自适当时候提出，并交由参加会议的人员辩论。

注意事项三：会议是否跑题。必须考虑在会议中是否存在着中心问题，整个会议的讨论必须紧紧围绕着中心问题进行，如果发生偏颇应该立刻纠正。必须考虑在会议中是否存在着：对中心问题的理解有不可调和的两股绝对相反的意见。如果有这种情况，如何避免问题之争变成义气之争。如果会议必然有一方绝对失败，那么会议的组织者包括会议的主持人以及秘书和各委员会的成员都必须考虑：必须保证任何细小的环节都做到清晰化、合法化、正当化，不能留下任何程序上的问题。如果程序有问题，就将直接影响到会议的决议是否合法，失败的一方也就很容易在另外的场合推翻决议。例如董事会的决定可以被股东大会否定；股东大会的决议可以被行政主管部门或法律部门否定等等。例如会议记录给主持人看过后，要让参加会议的重要成员确认。

注意事项四：会议是否拥有有效执行项目。在会议完毕后，执行过程中是否真正地按照大会的决议进行了，是否有所偏颇等等。这就需要有专门的机构来进行监督，在永久性组织内常常设立常设性机构来监督执行。例如董事会和监事会等等。它们是否正常工作，将是会议是否真正成功的关键所在。在决议的执行前，会议应要求承担执行决议的人员严格按照决议的要求去工作，如果出现问题将如何惩罚。这些环节大会可以用公告的方式，向组织内的所有成员公示，起到共同监督的作用。

注意事项五：确定各类会议召开的具体问题。除了我们上面说的事项以外，对于第一届会议还需要进一步确定：临时会议的条件和程序以及每届固定会议的间隔。如果没有进行确定临时会议召开的条件和程序，当发生紧急情况下我们将面对没有规矩的召开临时会议的问题。因为在章程中没有确定，那么会议的合法性将没有保证，如果出现有人持反对意见，那么会议的决议执行将无法实现。

如果没有确定固定会议间的间隔，那么长时间的没有召开固定会议，不但在法律上会出现问题，而且也不利于重大问题的解决。

对于永久性的组织，开会的时间一定要固定在某个时期，这个时期有多长、间隔多长时间开一次等等都要明确。

在召开第二届会议前，需要准备的工作在上文的基础上就应该增加一些，诸如议程和开会资料的事先寄送或发送参会人员等。

注意事项六：第二届会议的召开。召开第二届会议时，第一届会议的官员应该服务到本届会议选出本届会议永久性官员之后才能自动离职，成为普通的参加会议人员之后。例如上届会议的主持人和秘书。他们的离职时间应该是：本届主持人和秘书被选出时。上届委员会解散的时间应该是：委员会工作报告汇报完毕时。如果第一届会议的官员在第二届会议上被再次选中，他们同样可以履行新一任期的应有作为。

在第二届会议上应该宣读上届会议的记录。如果有错误或理解方面的差异，在宣读完毕之后，任何参会人员可以陈述自己的意见。如果没有人反对，本届会议的主持人可以指示会议的记录人员对上届会议记录进行修正。如果有人反对，则需要对有意见的参会人员的修正意见进行辩论，经过大会表决后再进行相应的修正。工作完毕后，会议的主持人可以进行下一项议题。

注意事项七：法定人数。对于永久性会议的每次会议来说，首先就要避免出席人数太少，虽然准备了很久，但因为不够法定人数最后却只能休会。

注意事项八：其他细节问题。细节问题包括：诸如每个代表的名牌、签名簿、发言条、白板等等这些都是必备的，每次会议都会用到。如果媒体的宣传是必要的，可以事先召开媒体的见面会，说明情况，包括诸如：开会的必要性以及议程和代表情况等等。

如果为了表示对这次会议的重视以及其他情况，我们还可以邀请媒体来进行采访。当然对于媒体这一因素，完全要看会议的目的是什么，性质是什么。是应该闭门召开呢？还是开放召开呢？例如我们的会议主要是针对“某竞争对手恶意吞并公司股票而召开的紧急董事会”，在这种情况下，如果让媒体知道就会泄露机密，当然不能邀请新闻媒体。媒体对于组织的好与坏是不能绝对评估的，要根据具体的情况而有针对性的评估。

2.开好会议的小技巧

如果没人反对会议的主持人宣布下一项议题。经过以上问题的讨论，一个永久性团体的会议基本上就可以定型了，日后的会议就是这些运作方式的重复。

规则制定应具有可操作性，不能笼统。以上问题都是关于会议的各类规则，但在实际操作中规则的执行是需要一些技巧来辅助的。如果僵硬的执行会议规则，会议同样会出现各种问题。例如在开会的时候往往会因为各种原因，会议开得很冷清没有很好的沟通。虽然我们在议事规则中可能规定了诸如“参会人员应该积极参加讨论”这样的词句，但具体操作却无法彻底明确。

会议冷场和过激的应对。议事规则中不可能硬性规定每个人必须发言，更不可能制定出积极地评价标准。因此在这种情况下，会议的主持人或动议的提出者或其他人则可以挑选某些人，向他们提出一些直接的问题。例如：“老李，你谈谈我们该如何应对竞争对手的恶意并购吧”。

对某些发言不积极地参会人员进行引导性的提问，便是我们常常采用的一种会议技巧。

会议的沉默是可怕的，因为这种情况会使得我们无法讨论。但是如果情况相反，会议的激烈程度超过了某个限度，出现了无味的争吵乃至人身攻击，我们除了要掌握会议的纪律性和规则以外，还可以用一些小的技巧来解决。例如我们可以用片刻的沉默把会议从争吵中带回到正轨上来。事情往往就是这样，当我们冷静下来后，会突然觉得我们刚才的举动太可笑了。

如果这个办法我们不能达到正常会议进行的目的，我们不妨改变一下议题，先把争论的问题放一放，等大家都冷静下来后再进行讨论。这样做还有个优势，那就是如果我们后边的会议开得非常的圆满，为了巩固后边的成果，我们往往会各退一步，这样问题就可以圆满地解决了。

如果这样做仍然不能解决问题，某些人依然的阻挠会议的进行，这往往就是我们前面所说的一种情况的出现。即小集团为了自己的利益而与整体利益进行较量。在这种情况下，会议的主持人和会中的领导者应该：尽量把大多数与会者团结在自己的周围，从而孤立那些破坏会议进程的参会人员。如果这些人严重的违反了纪律，严重阻挠了会议的进行甚至对组织造成了某种威胁，在这种情况下应考虑把他们驱逐出大会。

如果仍然不能解决问题，虽然已经不能在大会上阻挠会议进行，但因为仍是组织的成员，他们便在大会外捏造大会的消息，从旁阻挠大会的进行，在这种情况下，只能把他们开除出组织。

无论是驱逐出大会还是开除出组织，会议主持人和会中的领导者要记住，这两条一定要慎重，除非大多数人同意，你不能利用自己的权利来强行进行。这样做会造成你自己成为会议本身，会议将成为一个人或几个人的会议，那样做你就不会达到你的目的。更危险的是，它将使你日后召开的任何会议都将如此，在日常的工作中，不会有人再与你争辩了，因为与你争辩是件危险的事情。最终你会成为孤家寡人，失败离你将不远。

【实战练习】

1.想一想

会议的召开为的就是解决问题，当会议完成后，我们应该对会议进行分析，下面是一个“会议成效分析表”，请你想一想它还缺少什么项目？

表1.4会议成效分析表

1.会议是否如预定的进行？

2.会议的目的及议题是否彻底？

3.会场或设备是否安全和正常？

4.必要的资料是否齐全？

5.会议是否如计划进行？

6.会议是否如预定的散会？

7.全体人员是否了解主题？

8.开始时，是否简要地述叙议题的重点？

9.开会时的气氛是否很热烈？

10.会议讨论时，是否有偏离议题的论点？

11.是否有很多生动且建设性的发言？

12.参加人员是否有所抱怨？

2.测一测

下面是一项决定的执行表，你个人认为，应该在哪些方面需要加以改进？

把你的改进意见写在下面：

3.选择题（不定项）

（1）会议开成功有许多因素，下面的选项中有哪些不是会议成功的重要因素？

A.开会的过程中应该围绕着一个中心议题来进行。

B.会议的过程中要严格的维护议程和规则。

C.辩论是正常的，但不能让辩论成为义气之争。

D.会议的参加人员应该全都发言。

E.会议不能开成一言堂，也不能开成集贸市场，什么问题都可以说。

F.会议的主持人不应该参加辩论，应该保持中立。

（2）下面的这些言论，有哪些“跑题”了，也就是说偏离了“如何增加书友会的收入”。

A.尊敬的会长，我们书友会的名字太不好了，我们应该改个名字。

B.我们现在的管理人员水平太低，我们应该招收一些新的管理人员。

C.我们应该增加会费，但同时也要增加服务，当然服务要适当，否则会增加成本。

D.昨天，我看到了一本书，很好的，我们应该把它加入到书友会图书目录中。

（3）请选出哪些不是“一言堂”的坏处？

A.会议中的一言堂不能达到“开会是为了集思广益，解决问题”的宗旨。

B.一言堂会把许多有创新建议的人吓退，造成利益的流失。

C.会议的一言堂的出现，可以证明组织日常生活中也有一言堂。

D.一言堂往往是组织的领导者或创建者的专利。

参考答案：

想一想：作为会议效果的确定，应该延续到会议后。所以，在这份会议的检查表中缺少会议的后续工作。诸如：问题是怎么解决的？决策是如何作出的？做出的决策是靠群体还是单个人，大家在参加会议的过程中有没有感觉到自己的言论受到了挤压，有没有做到集思广益，会议的解决方案由谁来执行，由谁来监督？如果执行不好有什么惩罚措施？如果没有监督好，有什么惩罚措施？

测一测：在提醒一下，会议的决议如果没有执行人员更好地执行，等于会议没有开过，所以执行人的挑选非常的重要。执行是关键，所以要非常地慎重。对于执行的监督就是最好的慎重方法，在上面的表格中，我们并没有发现监督部门，所以应该将监督部门填上。对于公司来说，对于一项议题的决议往往落实在数字上面，执行也同样需要数字，所以说执行的评判最好用数字来说明。

选一选：（1）D（2）C（3）CD

第五（节）主持人的工作

关键词会议主持人任务主持礼（节）主持人参加发言和表决

学习作用当您成为某项会议的主持人时，您应该全面理解它的内涵

思想来源《罗伯特议事规则》第五十节

会议的主持人是一场会议能否开好的关键因素之一，会议主持人的要求很高，他必须是位心思缜密的人、必须是一位博学多才的人，同时又是善于倾听善于妥协的人。他需要了解参加会议的人员的背景以及利益诉求所在，同时也要明白自己在何时应该成为一名强者，面对违反纪律的参会人员他有时可以进行强行处罚，而不必通过大会的表决。

【深入理解】

在现实生活中，会议的主持人往往是组织的最高领导或领导成员之一，他需要在组织中拥有一定的威望和地位。无论是已经成为会议的主持人还是组织的会议没有选定主持人，作为组织的领导者都需要思考诸多问题。

为了巩固上面的知识，我们再系统的总结一下，会议的主持人应该思考的问题都有什么。

1.会议主持人行为原则一：开会前的思考

在开会前，我们需要思考我们为什么要开会，是为了解决什么问题。

会议的目的。这个问题是单一问题还是群体问题。例如讨论工资增长幅度问题就是单一问题，讨论的中心问题就是幅度大小，涉及的问题主要是企业的状况。如果是群体问题，例如公司经理的工作报告。

虽然报告会涉及企业的盈利状况、员工的福利状况、市场情况等诸多问题，但哪个问题是阻碍通过的关键问题呢？如果我们是为了说明企业发展问题，就要要求参会人员提供解决方案等等。

目的的表达。明白了会议的目的和参加人员，我们还要思考开会的具体议题是什么，如何表述。会议目的往往是复杂的，如果不容易处理，就需要我们把复杂的问题分化成独立存在的简单问题。如何划分而不伤害或妨碍会议目的的达成。此时具体的思考就是“我怎样才能把这些议题说得简洁明确？”

会议制度如何贯穿会议。清晰的表达会议的目的后，就需要按照某种规则进行会议。无论是临时性会议还是永久性会议，无论是否确定了议事规则，都需要临时制定某种特殊的规则。如果是临时性会议且没有确定议事规则，可以先向参会人员说明一下，如果参会人员认可，那就先临时采用这些规则。

如果参会人员不认可，可以用简单多数的方式先确定会议的议事规则。确定议事规则后，无论是临时主持，还是正式主持，所秉持的目的就只有一条了：让会议顺利而有效进行，达到这一目的就只有严格而有技巧的执行规则。

以上问题思考完毕之后，就进入了会议进行阶段。假设你自己就是会议的主持人，我们首先应该思考的就是会议主持人应有的行为准则。

2.会议主持人行为原则二：行为准则

会议的主持人作为组织中的核心人物（或之一），他思考的应该是：如何更好的解决问题。对于会议中出现的因为如何解决问题而产生的不同见解，应该泰然处之，处在超然的地位。然而在现实生活中我们很难做到超然，原因就在于我们有着各种各样的利益和我们自己的心理因素。例如我们总觉得别人不如我们强，他们的意见简直毫无益处。

我们往往因为过于自信，觉得自己是组织的灵魂，缺了自己似乎地球都不能运转了。因此往往拒绝听取我们认为不好的意见。还有，当我们的意见与其他人的意见相同时，我们常常会不自觉地倾向于他们。这些都是会议的主持人应该绝对避免的，这就是主持人的行为准则，丝毫不能动摇。