第4章 管理的基本知识(4)
（2）重视建立合理的组织结构。德鲁克认为，当今世界上管理组织的新模式可以概括为五种：
①集权的职能性结构；
②分权的联邦式结构；
③矩阵结构；
④模拟性分散管理结构；
⑤系统结构。
各类组织要根据自己工作的性质、特殊条件以及管理人员的特点来确定本组织的管理结构，切忌照搬别人的模式。
另外还有社会技术学派、系统学派、决策理论学派、沟通信息中心学派、经理角色学派等管理学派。
（第三节）
现代管理的基本原理和方法。
现代管理的基本原理是对管理活动规律的总结和概括，对企业管理有指导作用。管理方法是实现管理目标，确保管理活动顺利进行的手段、途径和措施。现代管理离不开这二者的相互结合。
现代企业管理的基本原理。
现代企业管理的基本原理是大量管理经验的升华，是对管理活动基本规律的高度概括和总结，它是管理科学的一切具体理论、原则和手段的理论基础。因而，掌握现代管理的基本原理，对做好企业管理工作具有普遍的指导意义。
现代企业管理的基本原理主要有以下八种。
（一）动力原理。
管理必须有强大的动力，只有正确运用动力才能使管理活动持续而有效地进行下去，这就是管理的动力原理。
动力原理能够使管理得以有序地运动起来，并能按预定的规律不断运动。在现代企业的管理中，管理动力具有以下三种基本类型：
1.物质动力。
物质动力不是单纯的物质鼓励，还要讲究经济效果。必要的奖金，及时给员工升职加薪等物质鼓励是现代管理的有效杠杆。
如果忽视物质动力的作用，管理活动就不能正常进行。企业管理需要物质动力，但物质动力也不是万能的，物质动力使用不当也会产生副作用。
2.精神动力。
精神动力包括授予奖状、光荣称号等精神鼓励，还包括日常的思想教育工作。精神动力不仅可以补偿物质动力的缺陷，而且在特定情况下可以成为决定性动力。
精神动力是调动人的积极性的重要动力，授予光荣称号，颁发奖章、奖状，宣传光荣事迹，表扬先进等均对人们有很大的鼓励作用。从行为科学角度来看，人们不但要有物质享受，而且还应有精神享受。随着物质生活水平的提高，精神需要正逐渐成为某些人的主导需要。管理者应该因势利导，尽可能地满足他们的精神需要，以充分调动他们的工作热情和积极性。一般地说，精神鼓励比物质鼓励对人的进取心、责任感、事业心、荣誉感、求知欲、献身精神等的激发作用更大，维持时间更长。
思想政治工作的任务是调动人的积极性，坚定、鼓励和激发人们改造客观世界的信念、热情、毅力和斗志。做好深入细致的思想政治工作是增强管理精神动力的基础。在现代企业管理中，我们仍然要充分发挥思想政治工作的作用，不能再有什么怀疑和反复。
3.信息动力。
有关知识、资料、消息、新闻等都可以成为信息动力，甚至爱好、志趣、好奇心等也是一种信息动力，一条激动人心的消息报导也会成为某些人前进的动力。可见信息也能成为一种动力。
在小生产的情况下，信息量很小，信息在管理中的重要性显示不出来；而在现代化社会大生产的情况下，没有信息传递的科学管理是难以想象的。20世纪是以信息的生产和转换为重要特征的时代，信息渗透到社会生活的各个方面。信息化的社会、对现代管理提出了许多新的要求。现代企业本身就是一个信息系统，既有外界信息的不断输入，又有企业自身信息的不断输出。
如果企业不能及时地从外部环境接收社会、经济、文化、科技等方面的最新信息，企业内部就不能协调运转，因而就不能适应环境，势必失去生存的能力。这就是信息的力量。
应该指出，企业在运用信息动力时，要注意信息量的适度。适当的信息可以成为促进个人与组织发展的动力，如果信息量过多，可能会导致行动的无所适从。
在管理系统中，三种动力同时存在，但在不同的条件下，对不同的对象，三种动力又各有侧重，如何综合运用这三种动力，且运用得当，则是管理的艺术，也是管理的难点。现代企业管理者要明察秋毫，根据管理对象的差异与变化，正确处理个体动力和集体动力、眼前动力与长远动力以及三种动力的适当“刺激量”。运用这三种动力只是手段，目的是要保持企业的活力，达到企业的目标。
（二）整分合原理。
现代管理要求高效率的工作，必须在整体规划下明确分工，在分工的基础上进行有效的综合，这就是管理的整分合原理。
整体观点是整分合原理的大前提。如果不充分细致地了解整体及其规律，在此基础上的分工必然混乱而盲目。因此管理者的责任在于从整体要求出发，根据明确的分工而确定的工作规范来检查执行情况，处理发生的问题和考虑发展措施。
没有分工的整体构不成现代有序的系统，没有分工的协作就会形成低效率。协作是以分工为前提的，没有合理的分工也就无所谓协作。只有在合理分工的基础上，组织严密有效的协作，才是现代科学管理。因此，要真正做好工作，提高工作效率，科学合理的分工是十分重要的，但分工并不是现代管理的终结。分工也不是万能的，它也会带来许多新问题，分工的各个环节，特别容易在生产的时间和空间、产品的数量和质量等方面相互脱节。因此，必须进行有效的组织管理，协调各个环节，有计划按比例地、综合平衡地发展，才能创造出真正高水平的生产力。这就是有分有合，分而后合。如果只分工而不进行有效的组织管理，其效率就不会高。
（三）封闭原理。
封闭原理是指任一系统内管理手段和管理职能必须构成一个连续封闭的回路，才能形成有效的管理运动。一个管理系统可以分解为指挥中心、执行机构、监督机构和反馈机构。指挥中心是司令部，管理的起点是由指挥中心发出指令，指令同时被发向执行机构和监督机构，指令执行效果输入反馈机构，反馈机构在对信息经过处理，比较效果与指令的差距后返回指挥中心，指挥中心再根据情况发出新的指令。作为管理手段的机构来说，它们互相联系，互相制约，形成一个封闭回路，这种封闭回路越严密、越完善，管理就越科学、越有效。
和管理机构一样，作为管理的各种法规也应该构成封闭的回路。要建立健全各种管理的规章制度，不仅要有一个尽可能全面的执行法，而且应有对应执行的监督法，还必须有反馈法，另外还要有奖惩法等等。比如，建立岗位责任制是一个管理法，但如果没有监督，执行好坏又没有明确的赏罚办法，这个法就不封闭，就只是形式而已。
（四）反馈原理。
反馈原理是指在管理活动中利用反馈作用进行协调和控制，以保证有效地实现管理的目标。实质是建立自我调节、自我控制的内在机制。所谓反馈，是指由控制系统把信息输送出去，又把其作用结果返送回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制作用，以达到预定的目的。
现代管理的因素复杂，变化多样，管理工作必须遵循反馈原则，重视信息，注重调查研究，面对不断变化的客观实际，保证管理能够科学地、有根据地进行。
反馈要求做到以下三点：
1.灵敏。
反馈系统必须灵敏、及时地发现管理与客观实际之间的矛盾和变化信息，也就是及时地发现问题和情况。
2.准确。
反馈系统必须对信息和发现的情况进行过滤加工，使其成为准确可靠的信息。这一点直接关系到指导企业下一步行动决策的有效性，意义重大。
3.有效。
把经过过滤加工的信息转化为指挥中心有效的行动，以修正原来管理上的偏差，使之符合实际情况，保证企业获得更大的效益。
在现代管理中，反馈系统很重要。管理者要善于利用反馈系统提供的信息做出正确的决断。管理只有在决策、执行、反馈，再决策、再执行、再反馈……这样一个无穷的螺旋式上升过程中，才能不断地进步和完善。
（五）能级原理。
管理的能级就是根据管理的功能，把管理系统分成级别，把相应的管理内容和管理者分配到相应的级别中去，各占其位，各做其事，各显其能。
管理能级使管理能够有规律地进行，以获得最佳的管理成效。现代管理的重要任务是建立一个合理的能级系统，使管理的各项要素进入相应的能级中去。
实现管理能级有以下三条途径：
1.管理能级必须按层次具有稳定的组织形态。
稳定的管理结构应该是一个正立的三角形，从最高层到最低层，各层领导者逐渐增加，这样才能稳如泰山。而梭形、倒立三角形之类的结构则是不稳定的，它们的特点是上宽下尖，也就是说从最高层到最低层，各层的领导者逐层减少，头重脚轻，一触就倒。
管理三角形分为四个层次：最高层是决策经营层，它是确定企业系统的大政方针的；第二层是管理层，它是运用各种管理职能来实现经营方针的；第三层是执行层，它是贯彻执行管理层指令，直接调动和组织人、财、物等；第四层是操作层，从事操作和完成各项具体任务。
2.不同等级之间的职责和权力不同。
管理的最优化除了划分合理的能级外，还必须使管理系统中各个不同的能级与它们相应的责、权、利相结合。因为，能级管理不仅将人或机构按能级原理合理地组织起来，而且规定了不同能级的不同目标任务。下一能级的目标是达到上一能级目标的手段，只有下一能级圆满地达到自己的目标，才能保证上一级顺利地达到目标，这样环环相扣，逐级保证，才能最终实现整个组织的目标。能级原理要求管理系统中的每一个要素都能在其位，谋其政，行其权，尽其责，以保证所在能级的目标的实现。同时，得到各自应得到的物质利益和精神荣誉，如有失误之处也应按组织章法论处。只有这样，把动力和压力有机地结合起来，才能保证管理的有效性。
3.各类能级要能动地对应。
现代管理要让有才能的人处于相应能级的岗位上，这就叫“人尽其才，各尽所能”。高一级的管理人员应比他的下级具有更大的才能，实现各类管理能级的对应，才能发挥最佳管理效能。如今，我们提倡“干部能上能下”，“人才合理流动”，这也是为实现能级对应的科学卓见。
（六）弹性原理。
现代管理必须保持充分的弹性，才能及时适应客观事物各种可能的变化。企业系统弹性包括伸缩性、灵活性、可调性、留有余地等。
在企业管理工作中，弹性具有两方面的含义：一是企业系统应具有适应外界环境变化的应变能力；二是当企业内部发生某种不平衡现象时，具有自我调整的能力。管理工作的协调性、统一性和适度的弹性之间是相辅相成的辩证关系，只注意一方面而忽视另一方面，不符合事物相互联系、相互依存的客观规律。
企业管理的弹性体现在企业生产经营活动全过程的各个方面，大体上可分两种：
1.局部弹性。
比如，在预测环境的变化时，数值允许有误差范围；确定计划指标时应当留有余地；生产设备与生产组织要具有可调性，以适应市场需求的变化；在财务管理上要利用弹性预算，建立后备资金；在原材料等物资供应上，要有保险储备，以应付意外的需要；在人员素质上，要在工人中培养一专多能的“多面手”，要使工程技术人员具有深厚的基础知识，并随着科学技术的发展不断地进行知识的补充与更新；各项管理制度既要具有科学性、严格性、严密性、严肃性，又要具有因地制宜的适度灵活性。
2.整体弹性。
企业的整体弹性，并不是局部弹性的机械整合，而是企业具有好的基本素质，包括技术素质、人员素质和管理素质。只有企业的整体素质提高了，企业才能具有较强的适应环境变化的能力。
（七）系统原理。
运用系统理论，对管理进行的全面系统分析，就是管理的系统原理。
所谓系统，是指互相依赖的若干事物结合而成的具有特定功能的有机整体。任何管理对象都是一个特定的系统。运用系统原理研究管理问题，就必须对管理的对象进行系统的分析，它包括如下六个方面：系统组成、系统结构、系统功能、系统演变、系统联系、系统历史。
为了在管理中准确地运用系统原理，必须抓住系统的三个重要特性：
1.整体性。
任何系统都是作为一个有机整体存在的。
系统的构成要素，在独立状态下有自己生存的时间和空间，有一定的结构和功能，还有自身的活动方式和运动规律。但是，这些要素一旦构成系统，就集合为一个整体，组成为系统不可分割的部分，具有维持和确定系统整体动态平衡的作用。
系统整体性这一基本思想要求我们在分析和处理问题时要从整体上去把握，将整体的各个部分、因素、方面联系起来进行考察，以便从中找出具有共同性、规律性的东西。对局部的研究，目的是要加深对整体的认识。在管理领域中，管理系统的整体功能来源于系统和管理环境、系统和管理要素以及它们之间的相互联系和相互作用。重视研究管理系统的整体性，是管理学研究的一项重要任务。管理必须有全局观点，必须系统地统筹规划。
2.相关性。
系统中某一个要素的变化必然引起周围其他要素以至整个系统的变化，这就是系统的相关性。系统的相关性和系统的整体性是一致的。
系统的相关性是普遍而多样的，既有内部相关，即系统变化的内在依据，又有外部相关，即系统变化的外部条件；既有本质相关，又有非本质相关；既有直接相关，又有间接相关；既有因果相关，又有统计相关；既有精确相关，又有模糊相关；既有结构相关，又有功能相关等等，相关的多样性，决定了系统的多样性和复杂性。不同的相关特性对系统起着不同的作用。
在研究管理系统时，应从管理系统的相关性出发，全面地分析和研究各个事物和各种关系，只有弄清事物的来龙去脉、前因后果、主从关系和内外联系，才能揭示管理系统的本质和规律。
3.有序性。
各个要素之间的联系并不是杂乱无章的，而是有条不紊地按照等级和层次进行的，这就是系统有序性的基本含义。
系统的有序性主要在于揭示系统结构与功能的关系，有序性即系统结构或内部状态的有序性。它包括空间上的有序性和时间上的有序性两个方面。在系统的内部，各个要素之间的稳定联系，必然体现在时间内和空间上的组合方式和排列顺序。因此，凡是系统都是有序的，无序仅是一种低度的有序。系统的有序性是系统有机联系的反映。系统的演化是有方向的，可以从无序到有序，也可以是从有序到无序。系统要从无序走向有序或走向更高的有序，必须保持开放，在外界环境中耗散物质、能量、信息以抵消系统内增加的，这是必然条件。各系统按照一定目标协同运动，即通过系统和系统间的协调来达到控制的目的。这是从无序走向有序的根本原因和条件。