第三节 国际贸易单证的工作流转程序
一、信用证项下出口单证的工作流程
国际贸易单证的工作流转程序就是买卖双方履约的过程。由于贸易方式和运输方式的不同,以及各出口企业的组织分工不同,单证工作的程序也不可能有固定模式。以CIF价格术语、即期议付信用证成交的出口合同为例,信用证项下出口单证的工作流转程序可概括为货(备货)、证(催证、审证、改证)、船(托运、报关、保险)、款(制单、审单、交单兑用)四个基本环节。
(一)备货
备货工作是履行合同的基础。货物如属现货,卖方应先将货物的出库资料(出仓单或提货单)与合同核对,核实应交货物的品质、规格、数量,确定“货同相符”,进行整理、包装和刷制运输标志;需要加工生产的期货,应与供货部门签订购货协议,落实生产,按规定交货。如是法检商品,须在国际贸易单一窗口或“互联网+海关”平台办理海关出口货物属地查检及出口检验检疫证书申请手续,以便获得电子底账及或相关检验检疫证书,才能报关出运。
(二)货、证、船的衔接
在备货的同时,卖方应抓紧催促买方开证并在收到信用证后仔细审核,如信用证内容与合同条款不符,应尽早提请买方通过开证行修改信用证条款,并在接受信用证修改后办理租船或订舱手续。订舱时,应按信用证条款缮制托运单(Shipping Note)或订舱委托书(Booking Note,B/N),递送船公司或委托货运代理公司预订舱位。
在此阶段,当“证同相符”时,要注意货、证、船的衔接,核对货物并计算货物的件数、毛重、净重、尺码、单价和金额等,为缮制单据准备各种数据。
(三)缮制商业发票和包装单据
商业发票载有合同的主要交易条款,如货物的品名、规格、数量、重量、单价和总金额等,是卖方发货的清单,也是缮制其他单据的中心单据。包装单据是商业发票的补充单据。商业发票缮制完成后,根据需要还可能要申请与本批货物相关的出口许可证或配额许可证等,供出口报关使用。
(四)办理出口货物报关手续
卖方必须在货物出运24小时以前凭出口货物报关单、合同、商业发票、装箱单、装货单(Shipping Order,S/O)、涉检货物电子底账数据编号及出口许可证(如需要)等单证向海关办理出口申报手续(如是涉检货物,需提前在单一窗口的货物申报模块进行申报)。海关经审核单证和查验货物,确认单货相符、手续齐全,才会在单一窗口放行,然后即可凭以办理装船。
(五)办理运输投保手续
以CIF或CIP条件订立的合同,卖方必须在货物集港之前缮制投保单,凭以向保险公司申请办理货物运输保险,并取得相应的保险单。保险单由保险公司缮制和签发。
(六)办理运输手续,取得运输单据(提单)
完成订舱的出口货物进港后,托运人会取得船公司的配舱回单(即场站收据或托运单的第五联)及收货单(Mate's Receipt,M/R)。这种收货单在装船完毕后,由大副审核属实后签字,退给托运人。大副签字的收货单为“大副收据”。货代或托运人在货物装船后,凭“大副收据”到承运人或其代理人处换取正本提单(Bill of Lading,B/L)。在取得提单之前,须认真做好提单信息的核对工作,确认提单各栏目内容与实际装运的货物及信用证要求一致。
(七)缮制装船通知
按照国际贸易惯例或信用证的要求,货物装船后,卖方应及时向买方发出装船通知(Shipping Advice),以便买方准备付款赎单、办理运输保险(如需要)、进口报关和接货等手续。
(八)审单与交单兑用
在取得正本提单后,卖方应对所有单证进行一次全面性的审核,确认全套单据是否齐全完备,单单之间、单证之间是否相符,单证正副本份数是否符合信用证要求,单证上的签章是否齐全等。在确保单单相符、单证相符的情况下,缮制汇票(如信用证要求),并在信用证规定的交单期和有效期内向银行交单兑用。