第七节 资产管理制度

制度是公司的法律，如不制定完善的制度去约束员工，行政工作人员很难执行制定的规则流程，而公司资产涉及公司的实际利益，如涉及赔偿等财产纠纷，没有制度依托，会存在较大的风险，所以希望各位读者一定要重视制度的制定和执行。

以下是某上市科技公司的资产管理制度模板，供大家参考，大家可根据本公司的实际情况修改使用。

资产管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司资产管理，明确资产申购、借试用及损坏、丢失后的处理流程，也为提升员工的责任心及合理保护公司财物的意识，特制定此制度。

第二条 适用范围：全公司。

第二章 名词定义

第三条 规定中的“公司资产”是指笔记本电脑、手机、办公设备、办公家具、无形资产和其他归属于公司的各类硬件设备。

第四条 资产属性分为固定资产、低值耐用品、低值易耗品和无形资产。单位价值超过1000元（含）并且可以单独使用的设备或者手机、电脑、办公家具类的为固定资产；单位价值低于1000元大于100元，或者配件类资产为低值耐用品；单位价值低于（含）100元为低值易耗品；软件或者购买的权限等没有实物的属于无形资产。

第五条 本规定中的“当事员工”是指负责公司资产的携带、邮寄、递送、保存和使用的员工（以下简称员工）。

第六条 “不可抗力”包含以下内容：

1.生命第一！在生命和人身安全发生危险或威胁的场合，为保护生命和人身安全，需要放弃对公司资产的保护。

2.不可预见的火灾、水灾、地震等自然灾害。

3.不可抗拒和不可防备的抢劫、战争等事件。

第三章 各部门职责

第七条 公司资产由行政部、财务部、IT运维部、运营管理部、生产部、采购部等部门配合完成管理。

第八条 行政部职责：

1.公司资产管理制度的制定和修订。

2.负责公司低值耐用品和低值易耗品的采购。

3.负责公司资产管理的流程优化和各仓库资产管理的监督。

4.公司所有资产的分类设置、仓库设置等。

5.负责公共办公类资产的申请、转借、调拨、借用、发货等。

6.资产盘点工作的组织及报表制作。

第九条 财务部职责：

1.固定资产盘点的监督和跟进。

2.资产折旧方案的制定和折旧处理。

3.资产财务信息的维护。

4.财务周期的数据提取和实时分摊。

5.资产清理。

第十条 运营管理部职责：

1.协助资产管理部门完成资产管理系统的优化。

2.协助资产管理部门对资产管理系统进行推广。

3.协助资产管理部门维护资产信息。

第十一条 采购部职责：

1.负责公司固定资产和无形资产的采购。

2.负责把控采购资产质量及价格。

第十二条 生产部职责：

负责公司手机、自主研发类资产的资产状态、可用性的评估和鉴定。

第十三条 IT运维部职责：

负责公司电脑类资产的资产状态、可用性的评估和鉴定。

第十四条 各部门负责人职责：

1.部门负责人有监督本部门领用资产不被闲置浪费的职责。

2.部门负责人有审核本部门申请资产是否符合实际工作需求的职责。

3.部门负责人有在资产使用人发生岗位变动或其他特殊情况时，协调部门内人员对资产使用人名下的资产进行合理分配和安排的职责。

4.使用部门有配合资产管理部门完成盘点的职责。

5.使用部门需按照公司流程要求申请、续借、盘点及归还公司资产，对领取的资产负有保管和维护的职责。

第四章 资产管理员的职责

第十五条 总资产管理员的职责：

1.负责资产的整体流程管理与优化。

2.负责资产分类编制与新增。

3.负责采购申请的审核与调库的协调。

4.负责盘点计划的制定、推进实施与报表制作。

5.负责监测资产卡片的数据是否异常并处理解决。

6.负责资产管理员的培训与日常管理。

7.负责公司资产配置把控，避免闲置浪费。

8.负责新增仓库的建立与新入职资产管理员的指导。

第十六条 各仓库资产管理员的职责：

1.负责本仓库需求处理、资产验收、资产入库、转借、处置、归还等日常事务的受理。

2.按总资产管理员的要求对资产卡片信息进行修正与维护。

3.对本仓库资产配置进行把控，避免闲置浪费。

4.按照总资产管理员发出的盘点计划和要求，按时完成盘点并提交盘点报告，并在总资产管理员抽盘时给予协助。

5.负责本仓库闲置资产的保管。

6.其他与资产管理相关的事项。

第五章 资产使用人职责

1.对领用、借用资产负有保护、保管职责。

2.对外借给客户的资产负有跟踪保管的职责。

3.配合资产管理员盘点。

第六章 资产的生命周期管理

第十七条 资产申请

1.资产需求申请流程

图4-2 资产需求申请流程

2.需求申请审批流程

图4-3 需求申请审批流程

第十八条 资产续借

如员工借用资产快到归还时间，但仍想继续使用，需通过OA资产续借程序，审批完成后方可继续使用。

第十九条 资产转借

资产使用过程中，因需要将资产转给公司另一员工（接收人）使用，必须通过OA资产转借流程，资产持有者（借出人）在OA发起资产转借，接收人收到资产并在OA确认接收即视为领用；如借出人未通过OA流程直接将资产交给接收人，当资产出现异常，责任人依然是借出人。

第二十条 资产归还

借出资产在使用到期或者离职时，员工需通过OA申请归还资产。

注：资产申请、续借、转借、归还操作流程及注意事项请参考附件《OA固定资产模块操作手册》。

第二十一条 资产借用功能冻结

如员工借用资产到期，未在到期7天内通过OA对资产进行归还或转（续）借，则会对员工的OA资产申请权限进行冻结，不能再申请资产，直到对到期设备进行归还或转（续）借，才能解冻。

第二十二条 资产采购

公司资产由采购部、行政部、各办事处资产管理员共同完成采购。

1.公司固定资产和无形资产，由采购部进行采购。

2.公司低值耐用品和低值易耗品，由行政部进行采购。

第二十三条 资产处置

1.资产处置报废流程

资产管理员将初步判定达到报废的资产录入《资产报废鉴定审批表》—鉴定部门鉴定—鉴定达到报废标准（如鉴定未达到报废标准，则返回仓库）—资产管理员发起资产处置—财务确认资产净值—领导审批—总资产管理员审批—总资产管理员领导审批—财务收款—资产清理。

注：经资产管理员初步确认达到报废的资产可录入《资产报废鉴定审批表》并将鉴定表和资产一起交到相应的鉴定部门，经鉴定人鉴定并由鉴定部门负责人确认报废的资产才可进入OA资产报废申请流程。鉴定部门鉴定完毕后通知申请人领取鉴定表及报废资产，申请人进入OA发起资产报废申请，并将《资产报废鉴定审批表》扫描上传，然后进入相应审批流进行审批，审批流至总资产管理员处后，总资产管理员联系二手回收商进行报价（限总部资产报废流程处理，异地资产报废二手回收商由当地资产管理员自行联系），经至少3家报价对比后，将对比价格以邮件告知资产管理员，如无异议按照最高价进行售卖，并将报价表和处置金额上传至处置流程中，确认通过，资产管理员继续跟进资产处置流程，直至处置流程完成。

2.资产处置遗失流程

资产管理员跟员工确认资产遗失—员工将费用转至公司账户或采购同样的资产赔偿—资产管理员发起资产处置遗失流程—财务确认—资产管理员领导审批—总资产管理员确认—总资产管理员领导审批—财务确认收款—卡片清理。

注：资产管理员必须先跟员工确认资产遗失，员工赔偿后方可在系统上做归还并进行资产处置流程。

3.资产报废鉴定部门

●办公电脑类：IT运维部。

●手机、自主研发类：生产部。

●其他：各仓库管理员。

目前资产鉴定暂分以上3个类别，后续如有增减将在《资产报废鉴定审批表》实时更新，以《资产报废鉴定审批表》上的为准。

由以上部门负责人指派相应人员作为鉴定人员。鉴定部门应该在收到各仓库提出的鉴定申请并收到鉴定物品5个工作日内完成鉴定报告，并通知各仓库人员前来领取。

第七章 资产损坏、丢失赔偿

员工因携带、邮寄、递送、保存或使用不当造成公司资产不必要的损坏或丢失，当事人必须在第一时间向部门总监和资产管理员以邮件形式汇报，并按照如下方式进行赔偿。

第二十四条 公司资产损坏

如因如下操作导致资产损坏，由员工负责赔偿全部维修费用，如故意损坏到不可修复则按丢失资产进行赔偿。

1.不按技术操作规程而违章操作造成资产损坏者。

2.未经批准擅自拆改资产造成损坏者。

3.不了解仪器设备性能，擅自操作使用者。

4.管理人员不负责任，保管不善造成损坏者。

第二十五条 办公资产遗失

资产遗失无论折旧程度需根据资产采购原值进行赔偿或者购买同样的资产赔偿（如市面上有同品牌同配置的，必须赔偿同品牌同配置的，如没有，则采购同类品牌同等或高于原配置的），新旧程度不得比遗失资产旧，可同等或比遗失资产新。

特别说明：办公电脑、硬盘等存有公司资料的资产，除非产生第二十六条的情况，否则必须将资产归还给公司，如果因个人保管不善遗失，不允许购买同样的资产赔偿，需按照资产购买原值的2倍赔偿。

第二十六条 因不可抗力造成资产丢失或损坏

如因不可抗力造成资产丢失或损坏，凭借相关政府部门评定报告或公安局报案备案，并报副总经理审批，可减免赔偿；对于有可能追回赔偿或资产的情况，员工应积极跟进事件进程，及时将追回的资产或赔偿金额返还给公司。

特别说明：如因个人保管不善，如随意将资产放在容易遗失的地方、出门未锁门窃贼进入等，需要按照正常资产遗失赔偿标准赔偿。

第二十七条 丢失或损坏不报

资产丢失或损坏不报，经资产管理员盘点或总资产管理员抽盘发现，经查属实，无论是何种原因导致遗失，均按照个人原因遗失标准进行赔偿，同时进行全公司通报。

第二十八条 赔偿方式

员工应在收到资产管理员发出的确认赔偿说明邮件后5个工作日内将赔偿款打入公司账户或购买同等设备与资产管理员确认赔偿，否则公司有权从员工工资（含基本工资、绩效工资、补贴、奖金等）内扣除，如员工离职且离职工资不够赔偿，其直属领导负有协助追回赔偿款的义务，追讨无果的情况下，公司将通过法律途径解决。

第八章 资产盘点

第二十九条 盘点时间

每年第二季度和第四季度分别组织一次全员盘点。

第三十条 盘点流程

行政组发起盘点计划—员工初盘—各仓库管理员进行复盘—总资产管理员进行抽盘—总资产管理员收集整理盘点信息并制作报表/各仓库管理员修正本仓库异常信息—盘点反馈。

第三十一条 盘点要求

1.自盘

发出盘点计划一周内，各部门员工需按照盘点时间要求完成自盘，并将放在异地的资产暂时收回待资产管理员复盘，如因工作特殊性不能拿回资产，需联系合作伙伴拍摄含有手机或者相机自带的时间标记的照片（照片需要拍摄清楚资产全貌、机身码、资产编号，并将照片按照使用人+资产编号的方式命名），自盘完成后需在OA进行盘点确认，待复盘时将照片发给资产管理员复盘。

2.复盘

自盘完成后，各资产管理员对本仓库资产进行复盘。复盘必须见到实物并确认账实相符，对于异地不能拿到的资产，资产领用人需协助资产管理员联系合作伙伴进行视频盘点或提供照片或到现场盘点并提供资产放在合作伙伴处的申请备案供资产管理员查阅，不能进行视频盘点或按要求提供照片的则视为丢失，对于没有申请备案的需在3个工作日内补回申请备案或者将资产收回。

3.总资产管理员抽盘

复盘结束后，总资产管理员会对2-5个仓库（或项目组）进行抽盘。

4.离职盘点

如资产管理员离职，需在离职前配合交接人进行本仓库资产盘点，交接人确认资产无误接收资产需在交接表上签字确认。并将交接表交给总资产管理员进行备案；如交接人未入职，则由其直属领导进行交接盘点，并签字确认，至新资产管理员入职后交接给新资产管理员。

第九章 附则

第三十二条 本制度由本公司行政部负责解释，并根据实施情况出台补充规定，补充规定与本制度具有同等效力。

第三十三条 本制度自发布之日起开始实施。第三十四条 附件

附件：《固定资产模块操作手册》（略）。

拓展延伸

基于RFID的资产管理系统

前面的章节给大家介绍了资产管理较为通用的系统流程的设计，下面就为大家介绍一下“基于RFID的资产管理系统”，其实并未做太大的改变，只是在资产盘点模块做了一些调整及增加了后台监测功能。

常规的资产信息标记方案是使用条形码，这种条形码在扫描后能将信息展现出来并与系统信息配对以此来核对信息，在最初使用的时候已经算是比较大的一种进步，所以很多公司使用后就不再考虑替代产品。但是如果公司的资产量比较大（如：有几万甚至几十万的资产数量），逐一去扫描条形码盘点所带来的工作量就会非常大，而且公司如果有一些重要资产，研发人员是否将重要资产带出公司产生泄密等，条形码都不能解决。

RFID芯片的出现，让资产管理及盘点有了更好的解决方案，它可以在一定距离范围内批量识别，大大地提高了资产识别效率，并且可以定位资产所在位置，通过监控可以避免重要资产遗失和机密泄露风险。但是RFID芯片最开始的售价并不便宜，此时如果将公司的条形码全部换成RFID芯片，会给公司带来很大一笔成本，相较人工成本可能更高，所以并不适合实施（提高效率的前提是并未给公司增加太多成本，以大幅增加成本为前提的效率提高，都是不可取的）。随着技术的发展及生产效率的提高，RFID芯片的价格也在逐步地降低，经过测算，综合人工成本和材料及开发成本后达到平衡甚至更低时，我们就可以着手引入基于RFID技术的资产管理系统。以某科技公司为例，使用条形码时一次全面资产盘点（资产数量几万件）大概需要三个月的时间，而引入RFID资产盘点系统后，一次全面资产盘点的时间可以控制在一周内，大大地提高了资产盘点效率；同时研发重要资产的监控也变得简单了，提升了员工与公司之间的信任感。

RFID资产管理系统工作原理如下。

图4-4 RFID资产管理系统工作原理

RFID资产管理系统平台模块说明如下。

图4-5 RFID资产管理系统平台模块说明

在做RFID资产管理系统改造时，可以选择市面上整套完整的基于RFID的资产管理系统，但如果本身OA办公系统上已有比较完整的资产管理系统，可仅考虑改善资产盘点模块，将条形码更换为RFID标签，如需定位，再增加定位功能即可。