2.5　项目完成阶段

5%～7%的项目资源用于项目的完成阶段，这是项目的最后一个不可低估的关键阶段，即“收尾”。在这一阶段需要做的工作如下：

（1）确认项目完成。

（2）承包商（乙方）应对所有子项目进行自检和测试，并与业主（甲方）共同进行验收检查。

（3）在完成每个子项目的验收后，承包商应对项目进行系统的检查，然后与业主共同进行全面的验收。

（4）根据合同正式交付项目。

（5）根据合同转让项目的技术和管理文件。

（6）根据合同，应在项目业主、承包商、分包商和供应商之间进行财务结算。

（7）资产应当按照合同进行清理。

（8）项目总结和确认剩余问题，如项目／产品使用过程中的维护和售后服务问题。

（9）项目／产品的后评估。

（10）项目团队的解散以及人员的后续安排。

2.5.1　“无尾”结束过程

项目是在一定时期内的一次性活动，对资源有合理的组织。在项目执行阶段，甲方和乙方的管理和运营团队都是临时的。一旦项目完成后，项目团队也就完成了工作，随之就会完全解散。因此，在项目正式移交和项目团队撤离之前，项目应完成“无尾”的收尾。所谓的“无尾”指它必须进行项目自检、项目正式验收和移交、项目文件的转让、项目财务审计和结算、项目经验教训总结、项目团队的解散和安排以及项目的后评估等。在项目移交且团队解散之后，要尽可能地不再留有仍需解决的问题。

2.5.2　项目自检

项目完成后，项目执行方[通常是项目的承包商（乙方）或产品项目开发的执行方]对项目进行自我检查。项目的每个分支（子系统）都应进行自检。需要指出如下两点：

（1）项目自检只是执行方（乙方）的工作，而项目业主方（甲方）通常不参与此过程。

（2）项目的每个子项目（子系统）必须由乙方逐项进行自我检查，经乙方部门负责人批准签字后，可以与业主方（甲方）进行联合检查，然后进入项目验收（调试）工作的下一个阶段。

2.5.3　项目验收

项目自检完成后，将进行项目验收（调试）工作，其要点如下：

（1）由项目执行方（乙方）代表和项目业主（甲方）代表进行项目验收。

（2）项目验收工作应是一个过程，即在甲方和乙方共同参与下，对项目的每个部分（子系统）进行检查和验收的过程。

（3）甲、乙双方对项目的验收和移交，必须经双方共同检查并有双方代表签字后方可进行。

2.5.4　项目移交

项目移交是项目完成阶段最重要的环节，其要点如下：

（1）项目移交是项目甲、乙双方在项目完成之后正式交接的过程，它是项目里程碑的象征。

（2）在正式验收每个子项目和整个项目之后，才能进行项目移交。未经双方代表的批准和签字，不得进行项目的最终移交。

（3）项目移交意味着项目合同已经正式完成，同时要求项目工作的每个合同（包括后续的项目安排）均已完成。

（4）项目移交是指项目合同的正式终止，它具有法律意义的重要性。

2.5.5　项目文档移交

项目整个生命周期会产生各种文档，这些文档对后续的运营、后评估和项目的交易、处理具有重要的意义。在这些文档中，有些为项目业主（甲方）所有，有些必须在项目完成后由承包商（乙方）收集并交付给业主（甲方）。项目文档包括以下方面：

（1）相关的项目文件（主要由甲方收集），包括项目的可行性研究报告和相关调查报告、立项的批准材料、项目社会和市场研究的相关信息，以及立项和启动项目所依据的其他材料。

（2）与项目的招标公告、招标建议邀请书、评标，以及与决标有关的材料和文档[由项目业主（甲方）收集的]。

（3）项目承包和分包文件包；或者在产品项目开发中，合同和外包供应商合同由业主方（甲方）和执行方（乙方）共同收集。

（4）对于项目的各类技术文档，应由项目的承包商（乙方，包括其他乙方的分包商）收集和提交给项目业主（甲方），包括如下内容：

a.各种设计材料和图纸，包括采用的技术规格和标准。

b.研发报告及相关文献和资料。

c.项目运营／规范，或产品的规格和使用说明等。

（5）主要设备的材料和项目的其他数据应由承包商（乙方）在项目完成后收集并交付给项目业主（甲方）。当设备由甲方提供时，应由甲方自行收集，包括如下内容：

a.设备、材料、服务的购买合同，以及所有重要的外包产品（包括服务产品）。

b.供应商的质量检验文件和质量保证证明。

c.设备、材料（包括服务）的到货验收文件。

d.质量检验文件和有关资料。

（6）在项目执行过程中出现的所有文件如下：

a.项目甲方和乙方的进度管理文件。

b.项目的所有合同（包括分包合同）。

c.合同修改的内容、合同双方（或多方）的谈判备忘录，以及作为法律论据保存的谈判记录。

（7）在项目验收和移交过程中出现的所有文件如下：

a.甲乙双方在项目验收过程中签署的文件。

b.甲乙双方代表在正式移交仪式上签署的正式移交文件。

2.5.6　项目财务审计和结算

由于项目是在一定时间内由一些临时组织进行的活动，一旦项目结束，这些临时组织（包括甲方的项目管理团队和乙方的项目执行团队）将被解散，因此它必须在结束之前完成所有的财务审计和结算过程，包括如下方面：

（1）甲方应在整个项目或子项目完成和正式验收或移交后，按合同规定的时间、方式和金额向乙方（以及乙方的相应分包商）支付合同金额。

（2）根据合同条款，除甲方可以预留一定数量的留存金作为项目后的保证金外，在一般情况下项目资金必须在项目完工阶段全部支付（财务结算）。

（3）甲方必须按照合同条款（包括总承包合同和分包合同）向乙方支付项目款项，通常不能交叉或越级支付。

（4）根据项目财务惯例和合同条款，必须在财务付款通知书和相应的法定财务审计程序／文件之前支付合同款项。

（5）如果项目（或部分项目）不能按时交付，那么甲方可以根据合同延期付款，还可以按照合同条款支付一定比例的费用，并处以必要的延期罚款。

（6）项目完工后，甲方与乙方应按合同清理项目剩余资源（如设备和材料）。

（7）在海外项目或跨国项目中，除特别说明的特殊情况外，所有合同和其他款项的汇率都应按照当天的汇率计算。

2.5.7　项目经验和教训总结

为了总结项目经验和教训，应分别由项目业主（甲方）和承包商（乙方）做项目总结。无论是甲方还是乙方，项目总结应就以下方面进行：

（1）项目立项阶段的工作总结（甲方）。

a.立项依据是否充分？

b.社会和市场调查是否充分？

c.项目目标是否适当和准确？

（2）招标阶段的工作总结（分别由甲方和乙方总结）。

a.对投标文件的要求是否恰当？是否足够清楚？

b.在招标策略中，项目甲方（和乙方）的经验和教训是什么？

c.招标和评标过程是否合理？是否公平？是否有效？

d.项目招标小组的组织和工作流程是否合理有效？

e.总结项目业主（甲方）和承包商（乙方）应如何合理地互动以达到高效招标的效果？

（3）总结项目合同工作和合同的执行过程（分别由甲方和乙方总结）。

a.双方如何最大限度地降低合同风险？

b.如何使双方合同具有最有效的约束力，并且在双方不推卸责任的情况下达到最高的效率？

c.使用什么流程和机制以有效地解决项目执行过程中产生的争议？

（4）项目执行期间业主团队（甲方）和承包商团队（乙方）分别在管理和程序上积累的经验和教训。

（5）业主团队（甲方）和承包商团队（乙方）如何有效地控制项目计划和进度？如何从双方的角度监督项目的进展、成本和质量？

（6）在项目执行期间，甲方的项目管理团队和乙方的项目执行团队如何进行有效沟通以达到项目管理的有效互动？

（7）在整个项目管理过程中，甲方和乙方进行了各个方面的管理，包括项目整合管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理和干系人管理，他们在实施策略上的经验和教训是什么？

2.5.8　项目团队解散

项目是由业主的管理团队（甲方）和承包商的执行团队（乙方）临时组织在一定时期内执行的。项目一旦完成，项目本身就没有足够的资金和资源来支持这些临时组织，因此必须立即将其解散并对相应的人员重新安排。正是由于甲方的项目管理团队和乙方的项目执行团队实质是项目组织和执行的主体，因此其撤销和解散还需要有一定的过程。

解除乙方组织的条件如下：

（1）项目承包商（乙方）已完成合同规定的全部工作任务。

（2）根据合同，乙方已与甲方进行了财务结算。

（3）根据合同，乙方已明确将文件移交给甲方。

（4）乙方总结了项目执行的经验教训，并与甲方进行了交流。

（5）乙方已安排其事件处理部门负责“项目后”期间乙方的事务。

（6）乙方已准备好进行人员的解散和重组。

解散甲方组织的条件如下：

（1）项目已按照合同内容完成，并已进行正式验收和移交。

（2）甲方已按合同约定与乙方进行了财务结算。

（3）甲方已根据项目内容和合同规定完成了其负责的文档部分；验收了乙方移交的文档，整理出了整个项目的总体材料和完整的文件系统。

（4）甲方已把项目执行的经验教训文档化，并与乙方进行了交流。

（5）甲方在“项目后”期间安排了处理部门，负责“项目后”（或产品的售后服务）期间的事务，同时甲方将项目移交给项目的运营部门（或将产品移交给最终用户）。

（6）甲方已准备好进行有序的人员解散和重组。

2.5.9　项目后评估

仅通过项目可行性研究来确定立项的合理性是不充分的，因为该项目仅基于项目业主（甲方）在社会和市场调查信息未经确认下的主观认可。因此，项目后评估已成为项目合理性最直接、最有效的验证标准。项目后评估可总结如下：

（1）在项目实际运营一段时间后，根据项目的社会和经济效益数据，逐项评估项目是否达到可行性研究中确定的预期项目目标。项目的最短运营时间取决于项目的性质，通常为期六个月至一年以上。

（2）根据产品的市场绩效和经济效益数据，通过产品在某一阶段的实际使用周期，评估产品是否达到可行性研究中的预期市场目标。产品最短的上市期和使用期由产品的性质决定，通常为期三个月至六个月以上。

（3）项目后评估的主要目的是验证项目可行性研究报告中每个正面论点的社会和经济效益，以获得积极经验并进一步指导项目的运作。对于立项的负面观点，也进行社会和经济效益的验证，以吸取负面教训，进一步指导新一轮的立项工作。

（4）产品后评估的主要目的是验证产品开发的可行性研究中每个正面论点的社会和经济效益，以获得积极经验并进一步指导开发该项目。对于产品开发中的负面观点，也进行社会经济效益的验证，以吸取负面教训，并进一步指导新产品的开发。