Chapter 1 企业法务组织架构
第一节 企业法务总监
“小王,到点下班了,你怎么还不走?”法务专员宋涛问道。
“一时半会儿是走不了了,我得把明天张总的工作安排厘清。你先走吧,别等我了!”
宋涛一听助理小王在给法务总监老张做工作安排,饶有兴趣地说道:“让我看看,张总一天都干吗?”说着,宋涛把头探到小王的电脑屏幕前。
“够详细的,张总真是日理万机,要不人家挣得多!”
“那当然,你以为法务总监好干啊,从早忙到晚,除了吃饭,基本都是在工作。给你膜拜一下,这是某天张总的工作行程。”小王打开了一个文档。
“嗯,我看看啊。”宋涛说着,把脸凑近显示屏,皱着眉头看起了密密麻麻的一大排行程记录。
大致内容如下:
8:30 查看助理发来的邮件,了解当日急需处理的工作;
8:40至9:30 组织法务部门开会,商讨修改某合同细则;
9:40至10:00 到公司市场部开业务会;
10:10至10:40 回法务部听取会议汇报,并准备下午的会议材料;
11:00至11:50 与人力资源部商议公司劳务合同修改事宜;
12:00至13:00 与老总吃饭并简要汇报上个月的工作;
13:00至14:00 法务部周二例会;
14:00至15:35 与外部律师、会计师商讨公司收购事宜;
15:40至17:00 回到办公室,复核当天制定的协议并提出复核意见;
17:00至18:00 查询邮件,处理法务助理发来的审核意见表;
18:00至19:00 确定明日行程及重要事项;
19:10至20:00 与业内人士交流,与其他公司法务总监沟通。
“怎么样?傻眼了吧?”小王用调侃的语气问道。
“嗯!了不起,不愧是法务部总监,真不简单。”
“主要行程就有十几条,其间还有好多琐碎的小事,我都没法记。”小王舒了一口气。
“行啦,你忙吧,我晚上正好有点事,先走了!”宋涛拍了拍小王的肩头,走出了办公室。
法务总监是企业法务部门的最高管理者,全权负责企业中发生的一切法律事务,是企业法律事务管理中最为重要的职位之一。
1.1 法务总监的岗位职责
法务总监是公司、企业内部专职负责法律事务的最高管理者,就企业规模和性质的不同,还可将其称为“法律顾问”“首席法务官”“法务部经理”等。虽然都是指代企业法务部的负责人,但运用“场景”略有不同。比如,法律顾问一般用于拥有较大规模的国有企业;法务部经理一般用于大型企业集团;首席法务官作为一种舶来品,主要用于新兴的现代公司。就目前而言,法务总监是除国有企业外,在其他公司、企业中最普遍的称谓。
法务总监是企业法律事务的负责人,其涉及的工作范围涵盖整个法务部的工作内容。虽然法务部与人力资源部、企业财务部等部门同属于专业职能部门,是专门处理企业法律相关事务的职能部门,但在不同的企业和公司中,法务部的工作职责却有很大不同,这主要取决于各公司管理层对法务部门的岗位职责设定。
比如,在一些企业中,法务总监只相当于一名行政总监,主要负责公司日常合同审核、不良应收追缴、工伤注册等级、员工法律培训等。而在另一些企业中,法务总监的工作范围则十分广泛,不仅涉及企业战略选择的法律论证,还可能帮助企业应对反垄断审查,或者保证企业行为符合国家证券监管法规即某个证券交易所的特殊要求等。
因此,我们可以看出,同样是法务总监,因企业不同,工作内容也各异。尽管如此,我们还是可以从代表性的企业实践角度说明法务总监普遍意义上的职责。
作为企业法务部门的负责人,法务总监的全部工作职责,应至少包含以下三个方面:
● 在企业特定的组织环境和商业环境中,做与本企业相关的法律事务工作;
● 思考如何组建并带领这支团队完成第一项任务;
● 在当前的企业文化中,法务总监应思考如何与管理层和其他部门沟通协商,传递法务部门的工作成果,展现法务部的价值。
具体来说,法务总监的职责可分为以下四类:
一、业务管理职责
业务管理职责可以说是法务总监的第一职责,也是最为基础的职责。法务部作为一个专业职能部门,法务工作是法务部在企业中能够立足的根本。同样,公司之所以要单独设立法务部,也是为了让法务部工作人员运用其法律业务的知识和技能,保证企业能够合法、合规地经营运作,从而为企业防范风险,创造价值。
二、内部管理职责
通常来说,企业法务部门的工作量往往十分巨大,要让一个法务总监独自完成是绝不可能的。因此,法务总监就要努力打造一个为企业法务工作共同奋斗的法务团队。而法务总监就是该团队内部的第一责任者。
三、沟通管理职责
法务部与企业其他部门相比有其一定的特殊性,具体表现在法务部需把工作成果传递给企业的其他部门和外部客户。因此,作为法务部的负责人,法务总监就要保证法务部的工作成果能及时、准确地传递给其他部门和外部客户,保证工作成果被接受,这就是法务总监的沟通管理职责。
四、学习职责
优秀的法务总监应该能够持续地推动企业发展。这就要求法务总监要把不断充实自己当作一份职责。只有通过不懈的学习和努力,才能使法务总监的业务素质不断提高,为企业贡献出应有的力量。
图1.1 法务总监主要职责
1.2 企业对法务总监的能力要求
通常来说,一位合格的企业法务总监应具备以下能力。
一、关键胜任素质
关键胜任素质是人力资源管理中的一个重要概念,是决定和区别岗位绩效差异的个人特征。一般来说,关键胜任素质包含两大类,分别为表象素质和潜在素质。
所谓表象素质,指的是可被人们观察到的行为、拥有的知识技能等。而潜在素质则不容易被人所观察,是指个人所特有的深层次动机、愿望、价值观等。两者的联系紧密,互相影响。决定法务总监的关键胜任素质的为以下四项:从事法务总监的愿望是否强烈;是否具备了企业法务工作的思维方式;是否拥有法务总监的特有技能;是否具备企业法务工作的系统理论知识。
1.从事法务总监的愿望是否强烈
愿望是一个人进行思考和行动的驱动源泉。如果一个法务工作者没有成为法务总监的强烈愿望,那么当他上任之后,也就不会有积极的工作态度。如果仅仅是把手头的工作当成一项任务去完成,那么他就很难达到法务总监的岗位要求,进而难以得到升迁的机会。
2.企业法务工作的思维方式是否具备
与一般的工作相比,企业法务的工作思维是一种有特殊要求的思维。它由该企业的法务工作特点所决定。
一般来说,企业的法务思维包含以下三个方面:
①合法性思维,当法务人员看到企业将要从事的任何一项商业活动时,思维里应首先出现的是该活动是否合法。
②风险思维,企业所做出的大多数决定均具有一定的风险,如是否投资某项目、是否采购某套设备等。当法务总监必须具备风险意识。比如,当法务总监看到企业在经营某项目时,应事先设想好企业如果按计划进行可能遇到哪些法律风险,如何规避。
③证据思维,该思维对应的是对行动的书面记录。其记录的作用在于,必要时能还原事件的本来面貌,以便在处理纠纷或诉讼时,有充分的记录来证明事件的原委,从而赢得官司。
3.法务总监所特有的技能是否拥有
法务总监的工作核心技能应包含以下四个方面:
①梳理交易流程,洞悉交易本质。任何一项企业的法律事务都是以特定的商业交易为基础的。交易的本质决定了法务人员应采取哪种行为和方式对风险进行控制。因此,法务总监作为风险控制的指导者,必须能洞悉交易的本质,从而采取相应的法务措施。
②倾听式沟通技能。法务工作要求每一位法务人员都应具有高超的沟通能力,特别是学会倾听式的沟通技巧。因为法务工作的本质就是将法律制度、规则运用到协议、方案和交易之中,具备了这种能力才能充分理解其他部门的意图。
③说服他人的技能。法务总监经常要面临将某项交易转变为一个风险可控制的交易结构。这种转变后的交易结构很可能会改变业务承办部门的设计初衷,也可能会在原交易的流程上增加控制环节。这就给业务部门的交易谈判增加了难度,因此很容易遭到业务部门的抵制。这就需要法务总监有优秀的说服能力,让业务部门听从自己的意见。
④快速学习能力。法务总监的工作是在理解了其他部门的工作的基础上,运用法律条款对公司各项涉及法律的业务进行设计和安排。这就要求法务总监能涉猎各个方面的专业知识,从而能在短时间内做出法律建议。
4.是否具备企业法务工作的系统理论知识
法律知识是法务总监工作的基础,没有丰富广博的法律知识作为基础,就无法处理相关的法务事件。
二、法务总监的任职资格
任职资格指的是对某岗位的候选人在技能、知识、能力、经验等方面的基本要求。由于每家企业的法务工作环境不尽相同,因此在任职资格上也存在很大差异。
通常来说,企业对法务总监的任职资格会从以下几个方面进行要求:
1.年龄,通常在35岁至45岁之间,工龄在8年至12年之间;
2.学历,一般情况下,至少要求为本科及以上学历,专业对口;
3.资质,一般要求有律师资格证,在国有企业还会要求有企业法律顾问执业证;
4.经验,包括诉讼经验、专业经验、行业经验等;
5.综合素质,如沟通能力、职业道德品质、抗压能力、外语能力等;
6.综合知识,往往需要兼顾财务、审计、管理等知识体系。
我们简以国内某企业的法务总监任职资格进行说明。
某集团公司的法务总监任职资格:
①全日制大学本科以上学历,具备司法人员资格;
②具有8年以上法律相关工作经验,其中包括3年以上大型集团公司的同等岗位工作经验;
③熟悉公司法、劳动法、合同法、投融资法规及公司对外融资、上市等方面的法律法规,具有诉讼方面的知识和经验;
④为人正直诚信,具有极强的协调能力和语言表达能力,且能承受一定的工作压力;
⑤具有极强的责任心,拥有系统的专业知识、严密的逻辑思维能力和正确的判断力;
⑥身体健康,有良好的道德品质和职业素养。
以下为某公司的法务总监任职说明书,以供读者参考。
表1.1 职位说明书示例
续表