明确组织的职责分工

社会组织之所以设置众多部门、单位、直属机构，目的是分解细化职能，“把专业的工作交给专业的人”，提高工作效率和质量，更好地发挥其功能。

每个构成单元都承担特定职能，这是它们存在的意义与价值。例如，党政机关的办公室主要承担组织协调、上传下达、文电管理、公文处理、决策服务、调查研究、督查落实、印信管理、考勤值班、档案管理、车辆调度、接待安排等职能。

拟稿人首先要明确把握本部门本单位的工作职责，清晰界定职责范围、主要任务。换言之，必须明白本部门是“干什么”的。精通本职工作的前提是明确把握本部门职责。

只有做到这一点，无论撰写计划、总结，还是决定、意见，才能做到聚焦主营业务，“不越界”“不出圈儿”。

拟稿人还必须明确把握其他部门单位的工作职责，明确其管辖范围和职权。换言之，了解其他部门是“干什么”的。工作中难免需要与其他部门沟通协调，了解各部门职权范围，避免“进错门”“找错人”。

公文流转本质上由工作需求推动，只有以职责为基础确定行文关系，体现职权范围，进而规范公文流转过程，保障机构正常履行职能，公文才能真正发挥应有效能，否则将降低行文效率，甚至干扰正常工作。

《党政机关公文处理工作条例》（中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日发布，2012年7月1日起施行。本书将多次引用其中的内容，后文简称《条例》）特别强调职权范围在公文处理工作中的重要作用，以此为基础的行文规则主要包括以下几个方面：

第一，根据职权范围恰当选择主送（报送）机关。党委、政府的部门依据职权可以相互行文（《条例》第四章第十七条）。党委、政府的部门在发文时，属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门（《条例》第四章第十五条第二款）。党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文（《条例》第四章第十六条第三款）。

第二，根据职权范围在行文前进行必要协商。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销（《条例》第四章第十六条第四款）。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致（《条例》第五章第十九条第六款）。

第三，根据职权范围确定是否有必要多部门联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文（《条例》第四章第十七条）。

与职权范围有关的这些行文规则，要求非常清晰明确，为拟稿时合理选择行文对象提供了制度保障。这些条款虽然枯燥，但并不难懂，在工作中应当根据实际情况严格执行。

这些行文规则主要着眼于党政机关系统，企事业单位可以参照推行。企事业单位的组织体系与党政机关有一定相似性，职责划分比较明确，为执行这些规则创造了基础条件。