5.3　订购单

当采购部门确定采购对象后，通常会寄发订购单给供应商，以作为双方将来交货、验收、付款的依据。国外采购因双方沟通不易，订购单成为确认交易必需的工具。国内采购可依情况决定是否给供应商订购单。有时采购部门签发订购单后，并未要求供应商签署并寄回，形成买方对卖方的单向承诺，这对买方可能产生不利影响，却能使卖方安心交货，甚至可获得融资的便利。

订购单内容特别侧重交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。因用途不同，订购单可分为供应商联（第一联），作为供应商交货时的凭证；回执联（第二联），由供应商签认后寄回；物料联（第三联），作为控制存量及验收的参考；请款联（第四联），可取代请购单第二联或验收单；承办联（第五联），制发订购单的部门自存，如表5-5所示。

表5-5　订购单

通常在订购单的背面，多会有附加条款的规定，也构成订购条件的一部分，其主要内容如下。

（1）交货方式：新品交货附带备用零件、交货时间与地点等规定。

（2）验收方式：检验设备、检验费用、不合格品的退换等规定，超交或短交数量的处理。

（3）罚则：迟延交货或品质不符的扣款，停权处分或取消合约的规定。

（4）履约保证：按合约总价百分之几，退还或没收的规定。

（5）品质保证：保用或保固期限，无偿或有偿换修等规定。

（6）仲裁或诉讼：买卖双方的纷争，仲裁的地点或诉讼的法院。

（7）其他：例如卖方保证买方不受专利权分割的控诉。