鉴定范围3 基本管理技能应用

鉴定点1 数字应用与办公处理

鉴定要求1 办公文书基础知识

问：什么是办公文书？

答：办公文书是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。办公文书贯穿机关管理工作的始终。

问：办公文书有哪些类型？

答：1）按照制文机关的种类划分：党务机关办公文书、行政机关办公文书、司法机关办公文书、军事机关办公文书、企事业单位办公文书、社会团体办公文书。

2）按照行文方向划分：上行办公文书（向上级单位行文）、平行办公文书（向平级单位行文）、下行办公文书（向下级单位行文）。草拟办公文书前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3）按照保密程度划分：绝密办公文书、机密办公文书、秘密办公文书、内部材料、普通办公文书。我们在起草或者管理办公文书时，必须要按照该办公文书的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4）按照紧急程度划分：特提办公文书、特急办公文书、加急办公文书、平急办公文书、普通办公文书。

5）按照使用范围划分：通用办公文书和专用办公文书。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用办公文书，司法类的办公文书、经济类的办公文书、任免类办公文书、议案、提案、建议等属专用办公文书。

6）按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性办公文书和非规范性办公文书。规范性办公文书有13种，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非规范性办公文书是指除规范性办公文书以外的办公文书。常用的非规范性办公文书有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等。

问：什么是计划？

答：计划是机关、团体、企事业单位对一定时期的工作预先做出安排时使用的一种办公文书，主要用于对未来的工作任务预先拟订目标及设想步骤、方法等，做到事先心中有数，减少盲目性。

计划根据内容分，有生产计划、工作计划、教学计划、财务计划、学习计划、科研计划等；还有年度计划、季度计划、月份计划和个人计划等。

问：什么是规划？

答：规划是各级行政机关常用的计划性办公文书之一。规划是比较大的、长远的、带战略性的发展计划，是一种宏观的长远计划。规划和计划相比较，计划显得单纯、具体，完成的时限性较强。规划则属于对一定地区或较大的事业、工作等在若干年内的战略性部署，可以用它来制订发展远景和总目标，以划分实现远景目标的大的阶段与步骤。制订规划的目的是为了统筹全局，增加决策的科学性；也可以通过远景蓝图的描绘，鼓舞士气，激发群众的积极性。

问：什么是工作安排？

答：工作安排属计划的一种，它是更为具体的、短期和单一的计划。由于对工作的标准、时限要求和涉及范围等因素不作具体的布置和部署就不能有效地组织工作、如期完成任务，所以工作安排的制订也是十分重要的。

问：什么是报告？

答：报告是下级机关或部门、企事业单位向上级机关或部门汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种办公文书文种。它是党政机关和企事业单位、团体组织都广泛采用的重要上行办公文书。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。报告是下级机关呈送上级机关的上行文种，中下级机关，特别是基层单位和部门常会用到这一文种。

问：报告有哪些特点？

答：（1）内容的汇报性 一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导。所以，汇报性是“报告”的一大特点。

（2）语言的陈述性 因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等方法。

（3）行文的单向性 报告是下级机关向上级机关行文，是为上级机关进行宏观领导提供依据，一般不需要受文机关的批复，属于单向行文。

（4）成文的事后性 多数报告都是在事情做完或发生后，向上级机关做出汇报，是事后或事中行文。

（5）双向的沟通性 报告虽不需批复，却是下级机关以此取得上级机关的支持指导的桥梁；同时，上级机关也能通过报告获得信息，了解下情。报告是上级机关决策、指导和协调工作的依据。

问：什么是工作总结？

答：工作总结就是把某一时期已经完成的工作进行一次全面系统的检查和评价，对某一阶段的工作情况进行分析与研究，也就是总结取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，交流工作经验，以更好地提高机关工作的质量和效率。

问：工作总结的基本内容有哪些？

答：工作总结必须有工作情况的概括和叙述。工作总结的内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。在总结出成绩的同时，发现和改正缺点与问题，这是工作总结的中心目的和意义所在。

工作总结的内容有的比较简单，有的翔实具体，一般包括工作情况的概括和叙述、有什么成绩和重要意义、体现在哪个方面、取得成绩的途径；出现的缺点和问题，具体表现在哪，产生的根源、性质和程度等。总结工作经验和教训，对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识，明确努力方向，提出改进措施，以便更好地为下一步工作提供借鉴与指导。

鉴定要求2 办公软件的使用方法

问：什么是办公软件？

答：办公软件是指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库处理等方面工作的软件，包括微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、致力协同办公OA系统等。另外，政府用的电子政务，税务用的税务系统，企业用的协同办公软件，这些软件也可称为办公软件。

问：如何启动和退出Word？

答：在学习使用Word编辑文档之前，首先需要了解如何启动与退出其操作界面。以Word 2010为例，启动Word 2010主要有两种方式：一是双击桌面上的快捷图标启动Word 2010；二是单击桌面左下角的“开始”按钮，在弹出的开始菜单中单击“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Word 2010”，如图1-3-1所示。

（1）Word 2010的操作界面启动Word 2010后，首先出现在用户面前的就是Word 2010的操作界面。Word 2010文档窗口由标题栏、快速访问工具栏、“文件”选项卡、功能区、文档编辑区、状态栏等部分组成，如图1-3-2所示。

1）标题栏。标题栏显示了当前打开文档的名称，在右边还提供了三个按钮：最小化、最大化（还原）和关闭按钮。借助这些按钮，可以快速地执行相应的功能。

2）快速访问工具栏。在快速访问工具栏中，用户可以实现保存、撤销、恢复、打印预览、快速打印等功能。快速访问工具栏中的项目可以由用户根据自己的需要进行添加或删除。

3）“文件”选项卡。单击“文件”选项卡，弹出的下拉列表中包含保存、另存为、打开、关闭、信息、最近所用文件、新建、打印、保存并发送、帮助、选项、退出等菜单选项。

4）功能区。功能区是菜单和工具栏的主要显示区域，之前的版本大多以子菜单的模式为用户提供按钮功能，现在以功能区的模式几乎涵盖了所有的按钮、库和对话框。功能区首先会将控件对象分为多个选项卡，然后在选项卡中将控件细化为不同的组。

5）文档编辑区。文档编辑区是用户工作的主要区域，用来实现文档的显示和编辑。在这个区域中经常使用到的工具还有水平标尺、垂直标尺、对齐方式、显示段落等。

当文档内容超出窗口显示范围时，编辑区右侧和底部会分别显示垂直与水平滚动条，拖动滚动条中的滚动块，或单击滚动条两端的小三角按钮，编辑区中未显示的区域会随之显示，从而可以查看自己需要的内容。

6）状态栏。状态栏是为用户提供页码、字数统计、拼音语法检查、改写、显示比例等辅助功能的区域，实时地为用户显示当前工作信息。

（2）退出Word 2010当不再使用Word 2010时，可以退出该应用程序。退出一个程序也有多种方式，常用的退出Word 2010的方式有如下四种：

1）在Word窗口中，直接单击右上角的“×”图标，如图1-3-3所示。

2）在Word窗口中，单击“文件”选项卡，然后选择“退出”命令，如图1-3-4所示。

3）在Word窗口中，直接单击左上角的图标，选择“关闭”命令，如图1-3-5所示。

4）在Word窗口中，按下Alt+F4组合键，可关闭当前文档。

问：如何新建Word文档？

答：文本的输入和编辑都是在文档中进行的，所以，要进行各种文本操作，就必须先建立一个文档。新建的文档可以是一个空白的文档，也可以根据Word中的模板创建带有一些固定内容或格式的文档。

（1）新建空白文档 启动Word 2010时，系统会自动创建一个空白文档，默认名称为“文档1”。再次启动Word 2010时，默认名称为“文档2”，依此类推。

除此以外，在Word 2010已经启动的情况下，可以通过“文件”→“新建”→“空白文档”→“创建”来新建空白文档，如图1-3-6所示。

（2）根据模板新建文档 Word 2010为用户提供了多种模板类型，利用这些模板，可快速创建各种专业文档。根据模板创建文档的具体步骤如下：

1）在Word窗口中单击“文件”选项卡，选择“新建”命令，在左侧窗格“可用模板”栏目中选择模板类型，如“样本模板”，如图1-3-7所示。

2）在打开的“样本模板”界面中选择需要的模板样式，如“黑领结合并信函”，如图1-3-8所示。

3）选择“创建”按钮，如图1-3-9所示，此时Word会自动新建一篇基于“黑领结合并信函”模板样式的新文档。

问：如何保存文档？

答：对文档进行相应编辑后，当用户关闭文档时，如果没有对已有文档加以保存，系统就会提示用户保存文档。保存文档后，可以随时查看和使用，如不保存，编辑的文档内容将会丢失。下面介绍保存文档的操作。

（1）保存新建文档 对于新建的文档，常用的保存方法如下：

1）单击快速访问工具栏中的“保存”图标，也可以在Word窗口中单击“文件”选项卡，然后单击“保存”命令，如图1-3-10所示。

2）设置好文件的位置、名字、类型后，单击“保存”按钮，如图1-3-11所示。

此外，还可利用快捷键Ctrl+S快速保存文档。

（2）另存文档 对于已有的文档，为了防止文档意外丢失，用户可将其另外存储一份，即对文档进行备份。

此外，将已经存在的文档打开进行编辑后，如选择“保存”，那么原有的文档就会更新为当前文档内容，原始的文档会被改动。如果不希望改变原文档内容，还想生成新的文档，可将修改后的文档另存为一个新文档。将文档另存的操作方法如下：

1）在要进行另存的文档窗口中，单击“文件”选项卡，然后单击“另存为”命令，如图1-3-12所示，在弹出的“另存为”对话框中设置保存信息。

2）接下来的操作和保存文档时的对话框操作相同。注意：同一位置同一类型文件不可以保存为同一名称，即三个“同一”必须有一个不同，如图1-3-13所示。

Word 2010中的保存方式分自动与手动两种。如果没有设置好适合自己的自动保存时间，那么一旦计算机出现故障，之前的辛苦都白费了。可以设置“自动保存”，方法如下：

1）单击“文件”选项卡，在下拉菜单中单击“选项”命令，如图1-3-14所示，弹出“Word选项”对话框。

2）单击“保存”选项卡，选中右侧的“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并设置好时间后，单击“确定”按钮即可，如图1-3-15所示。

Word 2010存储文档默认的扩展名为.docx。