1.4 科技文书的结构

结构是指文章各个组成部分的总体布局与全部材料的安排，体现文章的脉络层次和发展顺序。它既是全文的框架，也是表达主题的手段；既指宏观上的总体构思，也指微观上的层次、段落的划分，过渡、照应的设计，开头、主体、结尾的安排，以及主次、详略的取舍等。

如果说主题是文章的“灵魂”，材料是文章的“血肉”，那么结构就是文章的“骨骼”。因此，在科技文书写作中，主题解决“言之有理”的问题，材料解决“言之有物”的问题，结构解决“言之有序”的问题。

1.4.1 结构安排的原则

由于主题表达的需要，科技文书的结构应当十分严谨，因此，对科技文书结构的安排既不能墨守成规、呆滞死板，也不能随心所欲、胡编乱造，它是有一定规律和要求的。

在安排科技文书的结构时应遵循以下四个方面的原则：

（1）科技文书的结构安排要正确反映客观事物的发展规律和内在联系。我们可以通过一个具体的例子来学习一下这一原则。中国作家协会曾组织北京的一批作家参观景泰蓝的制作过程，其中就包括叶圣陶先生，叶先生参观完后写了一篇科技说明文——《景泰蓝的制作》。叶先生是如何安排这篇文章的结构的呢？他按照景泰蓝这种工艺品制作过程的先后顺序（制胎→掐丝→点蓝→烧蓝→打磨→镀金）来安排这篇文章的结构。在写作科技文书时，对文章结构的安排必须在遵循客观事物自身的发展规律及其内部构造的前提下进行。

（2）科技文书的结构安排要有利于表达主题和易于读者理解。在安排科技文书的结构时，如何确定层次、如何划分段落、如何过渡、如何照应、如何写开头和结尾等，都要从有利于表达主题的角度去谋划。结构与主题的关系和影响是双向的：从根本上说结构受主题的制约；但反过来，结构的变化也能影响主题的表达。

（3）科技文书的结构安排要体现不同文体的特点，适应体裁，灵活多样。在长时间的写作实践中，科技文书形成了既定的格式，但这只是一个大概的框架，在具体文章中，仍可以进行谋篇布局。所以，在动笔之前，作者需要根据特定的目的与具体的内容，巧妙构思，合理安排，以使结构合理。根据文体或文章长短的不同，作者在结构方面也应做相应的调整。

（4）科技文书的结构安排要简练、完整、严谨、自然。所谓简练，即文章在结构安排上既可以选择单线推进，也可以选择横向平列，但无论采用哪种结构形式，行文总体上都应该是简练的；所谓完整，即文章的各重要组成部分不能有缺漏，应该有头有尾，首尾圆合，通篇一体；所谓严谨，即文章总体上要前后呼应，上下文环环相扣，具有严密的逻辑关系；所谓自然，即文章结构布局要顺理成章，层层衔接，文章中没有断层和阻隔，行止自如，不牵强拼凑，没有太多斧凿的痕迹。

1.4.2 文面结构的类型

科技文书的文面结构，是指科技文书的文章结构在外部形态上所表现出的形式。科技文书的文面结构大体上分为表格式、篇段合一式、三段式、条文式、贯通式、总分条文式、分部式等类型。

1.表格式

表格式，即将某种文书应具备的各种内容、项目事先设计好，制成统一的表格，方便相关人员填写的一种文面结构。表格式文书具有内容完备、格式规范、简单明了、易于填写的特点，往往在相关单位办理重要审批事项时被广泛应用，如知识产权类的部分文书一般属于表格式文书。

2.篇段合一式

篇段合一式，即将文书内容融合在一个完整的自然段内的一种文面结构。这种文面结构适用于内容单一、篇幅简短的科技文书。

3.三段式

三段式是一种比较规范的文面结构。从内部逻辑来看，三段式文书一般按写作目的或缘由、行文事项、结语将正文分为三个层次。

4.条文式

条文式，即把有关内容进行归类，然后分条列项地将其加以陈述说明的一种文面结构。条文式文书的正文常常是第一条即开头，最后一条即结尾，干净利索，避免了拖泥带水和空泛说明。典型的条文式科技文书包括各种科技合同、科技规章、科技法规等。

5.贯通式

贯通式，即围绕文章主题，按时间顺序、事情发展顺序、对事理的认识顺序，抓住主要线索，逐层分析，比较完整地说明一件事情、一项工作、一个道理的一种文面结构。贯通式文书不分条文，不用小标题，前后贯通，按照自然段安排层次。这种文面结构适用于内容比较单一的以叙述或者说明为主的科技文书。

6.总分条文式

总分条文式是科技文书中用得较多的一种文面结构。总分条文式科技文书一般在文章开头部分先概括情况，或者说明写作的目的、依据、原因，或者阐明主题，并摆出结论。接着，分条阐述有关内容，这些内容包括事物的某些方面、围绕文章主题的问题等。

7.分部式

分部式文书一般把文章分成几个部分，为了凸显层次，每个部分可用小标题或序号列出。科技文书中容量较大、层次清晰、头绪分明、内容较多的文种常用这种文面结构。

1.4.3 层次和段落

层次和段落的划分是科技文书结构安排的核心内容。

1.科技文书的层次划分

层次是文章内容上相对完整的意义单位，着眼于思想内容的划分。它是用来表现文章内容展开的逻辑顺序和作者思路的结构单位，从整体上确定了全文的逻辑关系，所以也叫“意义段”“逻辑段”。层次如果划分合理，文章内容就会脉络分明、气势贯通。

在写作科技文书的过程中，作者一般会按时间的先后顺序、空间方位的变化、事物的性质、事理之间的逻辑关系来划分层次。比如，在描述实验的步骤或流程、农作物的生长、事态的变化、事物的发生和发展等情况时，大都按时间的先后顺序安排文章的层次；在描述建筑的布局、机器的结构、疫病的蔓延等情况时，大都按空间方位的变化（由前到后、由上到下、由外到内、由近及远等）来安排文章的层次；在叙述事物的种类、特征、功能、原因等情况时，大都按事物的性质分门别类地划分层次，在这种情况下，各层次之间一般为并列关系，并围绕主题逐一展开；在阐发事理时，大都按事理之间的逻辑关系（从现象到本质，从实践到理论，从感性到理性等）来划分层次等。

2.科技文书的段落划分

段落是组成文章篇章的结构单位，一般是在作者行文时随机设置、自然形成的，所以也叫“自然段”。在划分科技文书的段落时，需要注意以下三点：

（1）段落表达的意思必须单一、完整。所谓单一，即一个段落一般来讲只能集中表达一个意思，段落中的所有句子都是围绕着这个中心意思组织起来的。所谓完整，即在一个段落中要把一个相对独立的意思表达完整。

（2）各段落间要有内在联系。一篇文章中的每个段落，都是全篇的有机组成部分，段与段之间应该有着严密的逻辑联系，不能互不关联。

（3）段落的长短要适度。在写作科技文书时，段落设置要恰到好处，要适度，不必机械地追求所谓的“匀称”，但也应防止过短或过长。

1.4.4 过渡和照应

过渡和照应都是使文章内容严谨、连贯的重要手段：过渡是指上下文之间的衔接和转换；照应是指上下文内容上的彼此配合、关照和呼应。

1.科技文书的过渡安排

在写作科技文书时，需要过渡的情况主要有以下三种：

（1）正文由开头部分进入主体部分，或者由主体部分转入结尾部分，这样的情况都可以安排过渡。

（2）当文章内容转换时，例如，当由一个观点的叙述或论证转入下一个观点的叙述或论证时，一般要用过渡来衔接。

（3）当表达方式或表现方法变化时，例如，由叙述转入议论，或由说明转入叙述，通常都应安排过渡，以便读者能跟上作者写作思路的变化，不至于造成其理解上的混乱。

针对以上三种情况，过渡的方式也有三种：

（1）使用关联词语。关联词语是指在复句中用来连接分句，并表明分句之间关系的连词、副词和短语。常用的关联词语有“因此”“但是”“然而”“总之”“综上所述”等，一般出现在下段起首。

（2）使用过渡句。过渡句是一种常见的句式，一般位于两处内容的连接处，起到承上启下的作用。

（3）使用过渡段。如果上下文内容差别较大，就需要安排一个过渡段承上启下。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成上下文内容的转换。

2.科技文书的照应安排

照应，是指文章中不相邻的层次、段落间的关照和呼应。科技文书写作中的照应主要有三个方面的作用：其一，强调重点内容，以引起受文者的注意；其二，突出写作主题，以加深受文者印象；其三，深化写作主题，帮助受文者了解文章的脉络和内在联系。

科技文书写作中常见的照应方式主要有三种：题文照应、首尾照应和行文中的前后照应。

1.4.5 开头、主体和结尾

所有应用文书，不论长短，文章正文主要由开头、主体、结尾三部分组成。科技文书也不例外。

（1）开头。开头是文章的第一个层次，起着统领全文、揭示主题、自然而然地引入主体的作用。科技文书的开头方式多种多样，常见的开头方式主要有开门见山式和间接入题式两种。

（2）主体。主体包括文章要讲述的主要内容、要论证的主要问题、要说明的主要观点。科技文书主体部分的写作要求是，材料要充足，阐述要充分。

（3）结尾。结尾是文章的最后一个层次，是文章内容的总收束。科技文书的结尾方式主要有承前式结尾、号召式结尾和自然收束。但不管采用什么方式结尾，都要使结尾保持简洁、自然、耐人寻味，给读者留下深刻印象。