第三节 海外参展流程及时间计划表

参加海外展会是企业营销计划的一环，由于展会的准备期很长，企业在决定参加某一展会之后，最好成立工作小组或指定专人负责规划。工作小组除负责与主办单位联络外，同时也负责推动部分参展工作、控制进度及各单位之间的协调配合。

下面我们将分别介绍企业海外参展流程中的重要事项及可能遇到的突发状况与应对之道。

一、展前准备

（一）摊位洽订

参展企业通常在展前9～10个月就必须向主办单位进行摊位洽订。有些两年或三年一届的展会，甚至会在展前一年多就开始接受报名。企业若有意参展，必须尽快与主办单位联系，尽早报名以争取较佳位置。

一般来说，主办单位会主动向上届参展企业寄送报名通知，但为了确保可以收到最新的参展信息，企业应主动与主办单位联系并随时注意展会官方网站。另外，许多著名的展会目前在国内均有代理商或分公司，企业应随时与代理商或分公司联系，以确保获知展会最新消息。

主办单位通常会准备简单的报名表供参展企业填写并申请摊位，其内容通常是企业基本数据、摊位租金以及所需的摊位尺寸等，有的主办单位会要求连同订金一起寄回。填妥报名表是参展报名的第一步，与主办单位的互动也由此开始。

主办单位在收到所有报名参展企业的申请表后，会进行摊位分配，分配完成后，会将结果通知参展企业，并请报名参展企业确认。参展企业如对分配到的摊位不满意可向主办单位争取更换，但越热门的展会，在主办单位分配摊位后，越不易更换摊位。

摊位确认后，主办单位会向参展企业寄送摊位合约书或发票要求支付订金或头期款。要注意的是，在报名表的背面往往有许多主办单位规定的条款，企业在填写报名表时应详细阅读。通常，条款中会列明取消摊位的退款比例与期限，参展企业需多加注意。

（二）参展商手册

在展前三个月左右，主办单位会向参展企业寄送“参展商手册”（Service Manual 或Exhibitors’ Manual）。但因目前提倡无纸化作业，多数“参展商手册”的获得采用在线下载方式，主办单位已不再寄送纸本。这本手册极为重要，因为手册内会详载展会所有规范，也详列参展企业与主办单位双方的权利和义务，企业一定要仔细研读。

参展商手册的内容大致可分为展会基本数据、展出规定以及各式服务的申请表格三大部分。参展企业可依照个性化需求来找寻所需要的表格或数据。

（三）展品及宣传品准备

参展用的展品及宣传品务必提前准备，且必须与参展进度相配合，一定要注意装船日。展品的包装可以比照一般出口的规定办理，唯一不同的是要方便展后再包装。

展场常见的宣传品包括产品目录、工作人员名片、直接邮寄广告、手提袋、视频、音频资料等。对于这些资料，参展企业不应任由参观者自由取阅，应分送给自认为满意的客户。单页的简单目录可以让参观买主自行取阅，较详细的目录则应赠予深具潜力的或有具体意向的买主。

（四）展品运输

参展企业应注意展品的准备时间必须与展品运输船期相配合。亚洲展至少于展前一个月装船起运，欧洲展、美洲展则至少在展前45天甚至更长时间，具体视情况而定。宁可让展品早几天运到，多付几天仓租，也不要因为外在因素（如罢工、台风等），造成展品延误抵达。

如果展品要随身携带，则参展企业最好准备相关文件（如专利证明、原产地证明等），以应对通关时可能发生的各种情况。展品运送是参加展会最重要的一环，务必排除任何足以影响展品运送的情况，以保证其如期展出。

（五）摊位装修规划

在收到主办单位确认的摊位平面图后，企业应该立即进行摊位装修规划。但在规划之前，首先要确认装修预算。摊位装修预算是决定装修好坏的重要因素之一。我国企业前往国外参展，经济实惠的摊位布置方式当属自带装修材料，请当地装修公司施工。

装修规划的第一步就是平面设计，参展企业要依据服务台接待区、产品展示区、形象区、交易洽谈区以及储藏室等功能，进行摊位的规划。规划摊位时应就参展的目的进行区域分配。如果参展的目的是展示产品，则产品展示区与交易洽谈区的比例要较大，反之如果参展的目的是塑造形象与进行宣传，形象区的比例要大一些。目前我国参展企业参加国外展会的主要目的多为产品的展示、营销，因此产品展示区及交易洽谈区应为摊位装修重点。

规划摊位除了上述原则外，还应注意摊位中是否有梁柱，如果有的话其大小、尺寸及所在位置均须明确。有些主办单位会规定面临走道的摊位须空出一段距离，此时摊位的装修就必须向内缩一段距离。参展企业务必在摊位装修规划前详读参展手册的相关规定事项，以避免触犯规定而面临困扰。

（六）行程安排

行程安排是指从出发到返回相关事宜的安排，具体包括签证办理、机票（往返）预订、酒店预订、机场——酒店及酒店——展馆的行程方式、参展期间的餐饮问题以及上述事宜的费用支付问题。

行程安排有两种途径：第一，公司自己办理；第二，通过代理商办理。选择第一种方式，对参展企业来说可能工作量会比较大，且需要足够的细心和耐心，但总办理费用透明度高；选择第二种方式，代理商可以代为办理上述提到的所有事宜，但费用较第一种方式可能会略高一些。

（七）买家手册

买家手册是指方便参观买家查阅所有参展企业数据的手册，内容包括所有参展企业的基本数据和摊位位置。因此，此项数据的登录非常重要。一般来说，主办单位为参展企业提供免费的基本数据的登录，但还是有些主办单位连最基本的名址登录也要向参展企业收费。

有些买家手册除了介绍参展企业基本数据之外，还提供产品检索、商标检索登录、广告刊登以及新产品介绍的服务，但是均会收费。

二、展中事务

（一）展品进场与摊位布置

参展工作人员抵达展地后，必须立即办理两件事情：一是确定展品是否运抵当地，二是确定摊位装修进度。工作人员虽然早在出国前就与运输公司确认过，但为保安全，仍须以电话联络运输公司，查询展品是否已抵达、是否有损坏、数量有无短少。经确认无误后，再与运输公司确认展品运达摊位的时间，以便安排人员开箱。

和运输公司联络之后，应立即接洽装修公司，询问摊位装修进度，并告知展品进场日期，要求掌握施工进度以便配合；最后再前往展场查看施工情形，了解展场环境及各项服务设施，以备不时之需。

摊位装修工作应于主办单位规定的进场时间内完成，最好能提前预留一天的时间供陈列展品、张贴海报图片等内部布置之用。

（二）洽领租用器材

参展人员应前往展场办公室或服务台洽领向主办单位租用的器材（照明器材、桌、椅、展示柜等）。应尽可能等到需要时再去申领，避免增加保管的困扰。

三、展后处理

（一）展品处理

展会结束后，货运公司会把空箱运至参展企业的摊位，参展企业可以自行包装。如果是机械之类的展品，参展企业需请工人利用堆高机或吊车等进行重新包装，这需要参展企业提前与货运公司联系安排。

参展企业在展会结束前就要确认展品在展后的去向，一般来说只有两种处理方式，一种是留置当地，另一种是复运出口。如果要留置当地，通常就是要出售、赠予、销毁或抛弃，要请承揽展品运输的货运公司协助处理；如果要复运出口，也要与货运公司确认目的地及收货人名址。

展会结束后一般会十分混乱，所有的人都向外搬运展品，很容易失窃。因此，参展人员在未将展品交予运输公司之前绝对不可离开，点交之时应请对方签收、立据确认，以免口说无凭。

（二）租用器材归还

参展企业向主办单位租用的器材如不再使用应尽早归还以免遗失，并取回押金或单据。所有的租用器材均须于展会结束后的当晚送还，不可过夜，以免遗失。装修公司通常也会于展会结束当晚将所有家具、灯具拆走，以免相关设备遗失。

四、参展过程中的常见问题与应对

（一）展品未到

展品未到问题多半是由于通关及运输的延误等造成的。通关延误可能是因为海关对展品的数量或价格有疑问，或者是存在违禁品。为了避免通关延误，参展企业务必如实申报展品的数量及价格，同时应避免夹带违禁品，以免因小失大。对大多数参展企业而言，展品的税额占参展的总经费的比例很小，没有必要为了规避很少的税额而冒不能通关的风险。对于运输方面的延误，多半是太晚装运、通关时间不足、港口工人罢工等原因，参展企业事前务必多加注意。

出发前，参展企业务必与运输公司联系确认展品状况，若确知展品已无法准时到达，应寻找替代品，设法就近向当地客户紧急借调应急。如果展品体积小、重量轻，也可以请参展人员随身携带进场。

（二）装修未完工

装修工程未能按时完工的原因大概是装修承包商选择不当或是参展企业太晚洽询承包商，使其准备不及。装修工程能不能如期完工，事前是有征兆的。当展期日益接近，而装修工程仍然没有起色时，就应采取适当的对策。

参展企业首先应催请承包商努力赶工，要求承包商征调其他摊位的人力前往施工。参展企业也要设法联络其他装修公司，以备不时之需。如果装修公司实在无力完工，应就重要部分先行施工，将对展出的影响减至最小。

（三）被控仿冒

参展被控仿冒，很多时候是因外贸企业拿工厂的样品参展而未加注意，直到被控告才知道。虽然非刻意仿冒，但不管是什么理由，如果被外商指控仿冒，参展企业就必须积极面对，不可不加理会。外商的指控大概可分为临时起意和有备而来两类，对它们的处理对策如表1-1所示。

表1-1 被控仿冒的处理对策

（四）被其他参展企业仿冒

参展企业如发现被其他参展企业仿冒，首要之事是收集证据，最好收集如目录及照片等证物，且事先准备专利证明，必要时，可与律师、警察一同到仿冒者摊位解决问题。但需注意的是，如果控告不实，可能要负赔偿责任。

（五）展品失窃

展品失窃是展会中经常会遇到的状况，一般而言，展场属开放空间，参展企业对自己展出的产品负保管之责，主办单位对展品失窃不会负责。

展品最容易失窃的时间是进出场，为了防止遭窃，参展企业应在每日闭展后将展品存放于储藏室，每日开展时再陈列。参展企业的重要样品甚至应在摊位布置日及每日展览结束后带回酒店，以免遗失。许多展场在夜间并不管制门禁，甚至管制门禁的展场也常常发生展品失窃的事件。聘请警卫是防止展品失窃的方法之一，但就算聘请警卫，展品还是有失窃的可能。参展企业应随时注意展品的状况，以避免发生任何展品遭窃的情形。

五、参加国际性展会的时间计划表

对于参展企业来说，要参加国际性展会必须做好准备工作，企业的展前准备工作必须配合主办单位的进度进行。依照展会举办频率的不同，最早可能要在展前一年多就开始准备，至少也必须于展前半年推动。表1-2是业内人士总结的参加国际性展会的时间计划表，仅供参考。

表1-2 参加国际性展会的时间计划表