第二节 参加海外展会的途径

企业怎样才能参加海外展会？企业可以联系当地贸促会、行业协会、具有专业资质的组织机构，也可向国外客户咨询，获得展会的名称、地点、联系方式等。目前，我国外贸参展企业主要是进出口公司、贸易公司、工贸结合公司、大型集团公司、外贸出口企业等。

一、通过组展单位参展

在我国，一般企业要参加海外展会，必须经由国家批准的有出展权的主办单位来组织。这样的主办单位在全国有200多家，如贸促会系统（地方分会与行业协会），各地经贸委，大型外贸、工贸总公司，大型商会等。企业可以根据组展单位的全年组展计划，了解可参加哪些国际展会，然后通过这些组展单位申请展位、缴纳参展费用参加展会。

组展单位的展会服务项目有如下几种。

（一）展览咨询

经验丰富的组展单位根据其办展组团经验，以及与国内相关办事机构、国内外合作伙伴的长期的合作，为企业提供国际贸易展会的最新资讯。同时，其还会根据参展企业产品的经营特点及要求，推荐最适合企业参展的国际贸易展览会，以帮助参展企业结识新的贸易客商，开拓国际市场。

（二）展位服务

（1）向国外申请展位并按外方要求提前支付展位费及其他相关费用。

（2）对外方确认的展位进行分配和协调，如根据参展单位交费先后顺序确认摊位位置，并通知其他有关参展事宜。依据组委会分配摊位的规格对企业申请的面积做相应调整。

（3）按照外方对展馆的技术要求安排展位的基本搭建（一般每个3m×3m的展位包括地毯、背板墙、射灯两只、谈判桌一张、椅子三把、电源插座和废纸篓、楣板文字）。

（4）根据参展商个性化要求配置层板、挂钩。

（5）摊位设计与搭建，包括各种国际大型展会的摊位装修与搭建及相应的组织工作。从展会开始前的装修设计、展示效果规划评估到展会期间的展场整体布置与摊位搭建装修，提供全套的优质服务。

（6）展览布、撤展及展览期间的垃圾处理工作。

（7）为参展商提供照明、动力用电的申请服务。

（8）为参展商提供展览期间网线、电话、展具、工人等的租赁服务。

（三）企业项目资金申请

有资质的组展单位会遵循国家关于企业开拓国际市场补贴资金的政策法规要求，为参加其组团的境外专业贸易性展会的企业提供团体申请补贴资金的服务，以促进企业健康持续发展，降低企业经营风险。

（四）人员服务

（1）提供展会参展人员的邀请函申请服务。

（2）协助参展人员办理签证：组展单位负责协助参展人员办理展会期间在国外逗留所需的签证；提供邀请函，准备齐全完备的签证材料及预约面谈，通过与展会当局及各国驻华使馆及领事馆的多方面联系，全程跟踪观察每位展商的签证状况，协助参展人员顺利获得签证。

（3）提前办理展会停车证、参展证，提供展会期间的翻译服务。

（4）负责参展及参观人员的旅行和特殊行程安排。

（5）机票预订：信誉良好的组展单位同世界各大航空公司保持着密切的合作关系，可以结合航班、舱位的具体情况为参展企业量身定制一套最佳的航线计划。

（6）酒店住房预订：信誉良好的组展单位通常会与权威旅游机构合作，为参展企业在境外参展预订舒适的商务型酒店，为参展企业度假和商务旅行提供便捷周到的服务。

（五）运输服务

（1）对展品提供国内集中通知、集货服务，同时还提供展品商检、报关、展品衡量单及其他单证制作，以及展品从集货地至展场展位的门到门全程服务。

（2）提供空箱的回运、展品的回运及现场铲车、吊车租用服务。

（六）境外保险

组展单位可帮助参展人员办理境外保险，以提供全面保障，使其安心出行。

（七）展馆内服务

在展会期间，组展单位应为各参展企业做好后勤工作，为参展企业解决后顾之忧，以便参展企业可以顺利地进行贸易谈判等商务活动。

（八）展会多媒体宣传

展览期间，组展单位会与展会主办方大力合作，将参展企业的相关信息及宣传材料通过多媒体、会刊等多种形式展示出来，以提高参展企业的国际知名度，为企业参展及开拓国际市场进行良好的宣传。

（九）展后境外商务考察

为了能让参展企业更好、更准确地了解同类产品在国外市场的最新动态及流行趋势，组展单位在展会结束后一般会安排相关商务考察路线，以便参展企业对参展国及周边国家的同类产品形成更清楚、更全面的认识和了解。

（十）境外专业翻译联系

对于和外商交流有困难的参展企业，组展单位可以帮助联系当地专业的翻译人员，以便参展企业可以顺利地进行贸易谈判等商务活动。

二、海外参展的方式

（一）合作参展

企业可以考虑和其他关联的贸易公司、工厂合作，一起申请参展，如共同出资、部分出资、合租展位，以及工厂出展品、外贸公司负责展销等。

（二）联合参展

对新参展的企业而言，与另一家企业联合参展是低成本、高收益的参展方式。特别是在海外展会上，两个或两个以上的企业共同租用一个展台参展或联合参加政府展台，都是进入新的海外市场的有价值的选择。

（三）组团参展

组团参展是指由贸促会、行业协会、企业组成一个展团参展，或者由国家、地区、省（市、区）组成一个展团参展。组团参展通常会开设专馆，以展示品牌，壮大声势，扩大影响。这是我国企业出国参展的主要途径之一。

（四）委托参展

企业可委托所在国家或地区的代理商、分销商、合作伙伴代表自己参加当地的国际展，接触客户，了解行业发展趋势。利用这类模式参展可以为企业节省开拓市场的成本，但前提是必须与相关的代理商有明确的代理和参展合同约束。