无拘无束的远程办公

对于内心抵制朝九晚五和每日通勤的“千禧一代”而言，最理想的工作场景莫过于带着手提电脑周游世界，并在旅途中无拘无束地完成所有工作。近些年来，随着远程办公的工具、制度、文化等逐渐成熟，这个场景也相应地从理想变为现实。

这天，小徐所参与的某行业联盟恰好要发起一场技术研讨会，探讨区块链技术的未来应用方向。在过去，受制于差旅、预算、场地、专家档期等种种限制，这类研讨会往往只能聚焦在寥寥几个城市的小圈子中。而现在，在远程会议软件的支持下，物理距离被打破，可以轻松聚齐来自全国各地的专家与观众，实现跨地域的专业对话。小徐首先通过腾讯会议发起了一个“预定会议”，确定了会议时间和人数上限后，随即便会生成会议链接、会议ID与会议密码、参会号码等信息。将这些信息分享出去后，来自北京、上海、深圳、广州、杭州等地的专家和观众便能通过手机App、电话拨号、电脑软件等多种方式接入会议，然后，专家们开始轮番进行主题分享和对话讨论，观众们也得以参与实时的远程互动。

除了多机构参与的行业会议，在遇到如会议室爆满、团队分散在多地办公、节假日加班等临时状况时，公司内部的项目工作会议也可以通过这种方式进行。例如，为了追赶周末的突发热点事件，深圳某科技公司的小王临时建了一个“N月M日XYZ紧急项目讨论会”的企业微信群，并在会议前号召分散在各地的成员在PC端和手机端进行几轮语音通话测试，确保网络、麦克风和声音播放正常，也提示了会议材料共享时可以画箭头、标重点的小技巧。虽然正式开始后，还是会因多人同时说话引发一阵阵回音和嘈杂声，不过大家很快就掌握了远程会议系统的各项功能，工作会议逐渐可以顺利进行。会议结束后，小王通过访问令牌（Token）登录了办公云端桌面电脑（Virtual Desktop Infrastructure，简写为VDI），将项目相关的数据、材料和会议纪要等发给了所有参会人员。在这之后，负责项目开发的程序员们开始使用自带的笔记本电脑登录开发VDI环境，就如同回到了职场一般，可以在同一个界面继续修改编写此前未完成的代码，产出和效率也没有受到影响。

当然，远程办公方式早已有之。回顾它的第一次普及期，甚至可能要追溯到20世纪八九十年代。彼时，全球化浪潮兴起，而由于美国本土的软件人才成本高昂，包括微软、IBM、思科等在内的跨国科技公司，开始在印度、中国、爱尔兰等人工成本相对较低的国家建立软件研发中心，并进一步将大量的软件工作或工序直接外包给当地的第三方公司，以此降低研发成本和生产成本。而由于外包公司的员工分散在全球的各个角落，需要高频地进行跨时区的交流，跨国企业就开始鼓励员工在家中安装终端设备，推行居家远程办公。除了跨境外包的需求增长，近年来，大城市变得拥堵导致个人通勤时间增加，地产价格攀升导致办公室租金成本上升等因素，也进一步加速了远程办公模式的普及。据全球工作场所分析（Global Workplace Analytics）的统计，截至2018年，美国已有470万名员工长期进行远程办公，占总劳动人数的3.2%。

远程办公带来的成本节省效果也非常显著，IBM在2009年发布的报告中称，“在全球173个国家共计386 000名IBM员工当中，大约有40%的员工没有任何实体办公场所”。这亦为IBM共计节省了540万平方米的办公空间，节省成本约20亿美元。

远程办公需求的增长反过来逐渐带动了数字图像压缩技术及实时语音、即时通信、网络优化、多点视频乃至视频会议等远程通信技术的成熟。从最开始的电话、邮件、图片，到现在的语音、视频，乃至未来有可能借助虚拟现实（VR）、增强现实（AR）、全息投影、数字孪生等形式开展远程办公。

在工具方面，因企业文化、合作伙伴、协作流程、管理制度、会议组织者等具体需求不尽相同，人们手机里安装的远程办公软件也在不断增加：微信/企业微信、腾讯会议、腾讯文档、钉钉、飞书、华为云WeLink、讯飞语记、Zoom、Skype、Webex……涵盖了即时通信、音视频会议、文档协作、项目管理、流程管理、设计管理、研发管理等多种类型。随着这些软件产品的不断迭代升级，人们的远程办公体验也有了大幅改善。

在此之上，新的办公体验也意味着协作方式已经悄然发生了变化。过去，企业员工统一在某个物理场所办公，协作方式也是集中的，企业可以通过建立考勤等制度来进行管理和监督，员工之间、部门之间的信息传递也是及时高效的。而在远程办公的形式下，企业或需要放弃随时随地掌握员工动态的想法，以结果为导向或给予员工更多的信任，员工也需要自觉地进行自我监督与约束。这种协作方式的转变并非易事，有些企业为了监督员工是否认真上班，增加了非必要的打卡和例会次数，并要求工作时间内随时响应信息，甚至要求员工全天开放摄像头，这造成了企业和员工之间较大的信任摩擦，反而影响了工作效率。

当然，远程办公的固有缺点在过去也常常备受诟病，除了网速等硬件要求，还有些更难以解决的问题。例如：员工远程工作时，如何辨别和考核他们的工作状况？远程工作是否会让员工与同事以及其他人失去社会联系？如何规避其他家庭成员的干扰，找到安静的工作环境？随着未来远程办公需求的增加，这些问题也变得更加尖锐和迫切。

的确，虽然科技的进步已能充分满足远程办公的硬件要求，但远程办公若想在大范围、长期非应急状态下得到普及，还需要其内在的协作机制在未来也发生相应改变。

其一，如何在远程办公的方式下，保持过去的协作频率？在工作空间的研究中有一种理论是“艾伦曲线”（Allen Curve），它指出物理距离和人们的沟通频率之间存在很强的负相关关系；社会心理学层面也有一个“曝光理论”，我们见到某个人的次数越多，就越容易对此人产生好感。

其二，如何改变管理制度和管理方式，确保更高的协作效率。职场更像是一个庞大的生态体系，除了工作上的交流，还有思维的碰撞、制度的约束、办公的仪式感、竞争意识的培养等，这些都需要获得新的土壤。虽然社会分工协作方式的转变并非一蹴而就，但无论如何，这已给我们提出了一个值得思考和观察的现象级命题。

大众已经广泛认知和逐渐认可远程办公这种分布式的协作方式，也感受到其人性化、高自由度、鼓励自我创新和自我驱动等优点。相信未来随着更加酷爱无拘无束的“00后”走进职场，传统的在固定时间把人集中在固定场所的集中式办公模式，将有望逐步被分布式的办公或协作模式所替代。