第三节 检得信息的科学管理模式

当信息积累得比较多的时候，是否能将检得信息管理好，关系着是否能够得心应手地使用自己积累起来的检得信息。如果处理不好检得信息的管理问题，就会出现如下现象：急用某条信息时，即使翻箱倒柜地从各种纸本文献和各种计算机内部、外部储存环境中进行搜寻，怎么也找不到它的踪影；而那些不急需的信息及承载它们的载体却在眼前占据着空间，分散和阻挡着人们寻找当用信息的视线。

管理检得信息，首先要明确检得信息的服务对象，明确管理检得信息的目的。例如，一个学者为自己写一部专著而不停地进行信息检索和信息积累，他管理检得信息的目的，就是在使用所收藏的任何一条信息时能够查找方便。在这件事情中，他本人是他的检得信息的服务对象，能得心应手地取出检得信息，以便能为写好这部专著提供信息支持是他管理检得信息的目的。又譬如，一个研究小组的成员为了他们共同的研究项目分头进行信息检索，大家共享检得信息。在这里，检得信息的服务对象是研究小组的全体成员，管理检得信息的目的是促成研究项目圆满完成。要根据检得信息的服务对象范围和具体的管理目的来决定对检得信息的管理规模、管理方法和人力物力投入。对于研究小组或个人管理信息来说，可以使用以下几种管理方法。

一、分类存放

为了将收集到的记录有用信息的期刊、剪报、活页纸等零散的载体合理存放便于查找，需要依照自定的简单分类规则将其分类存放。

（一）简单分类体系的设计原则

因不是做图书馆馆藏文献的分类工作，故没有必要完全照搬图书馆使用的分类方法。要依据收集到的载体的数量和那些载体所承载信息内容的相关程度进行适当分类。

使用分类方法的目的是将信息及其载体按类存放，按类提取，使纷乱繁杂的信息存放有序，利于在提取信息时节省人眼的搜寻时间和人手的翻找时间。因此，在使用“分类存放”方法时需要合理地设置自己的分类体系。

在供自己使用的分类体系中，究竟设置几级类目以及在每一级类目中设置多少个类别更便于找到所需的信息呢？这要以能够减少人眼的搜寻次数和便于掌握分级规则为主要原则。下面以一个简单例子来说明这个道理。

假设有1000条信息，不论将其分为1000类，还是将其仅归为1类，人眼在做从这1000条信息中寻找1条有用信息时的工作量是一样的，都是做千里挑一的工作。而假如将其划分为10大类，在每一大类中又分别划分出10小类，在每一小类中各放10条信息，那么人眼先从10个大类中搜寻出所需大类，再从所搜寻选定大类的10个小类中搜寻出所需小类，最后从所搜寻选定小类的10条信息中搜寻所需信息，只是做了三十里挑一的工作。三十里挑一的方法肯定要比千里挑一的方法好。以上是一个很简单、很特殊的例子，举这个例子是要形象直观地说明保管检得信息的分类体系设计原则直接关系到查找信息的工作效率。在现实中，不可能检得信息恰好分为10类，而且也不可能每一小类中恰好都有10条信息。此外，如果类目分级设置得过多，使用时也不便于掌握。希望读者能从以上例子中悟出分类级别层次的设置、每一级别层次中类别数目的设置都涉及人眼搜寻次数的道理。在具体操作时，还需要结合欲保管的信息所从属学科的具体情况和检得信息内容的分布情况，设计出适合自己使用的分类体系。

在设计自己使用的分类体系时，不必拘泥于学科的分类，可以按所涉及的几个不同工作任务领域或所涉及的不同研究课题进行类目划分。

（二）同类信息的归类收藏

纸质载体上信息的收藏关键是收藏好这些纸质载体。

（1）使用“档案袋”或“卷宗夹”。因为收集到的期刊、剪报、活页纸等纸质载体太零散了，无法将其像图书一样整齐排放，所以需要使用“档案袋”和“卷宗夹”将其进行分类收藏。不同的类目使用不同的“档案袋”或“卷宗夹”。这里之所以给“档案袋”和“卷宗夹”这两个名词都加上双引号，是借用这两种收藏单页纸张或零散文件的办公用品的形象，并非要求一律使用这种正规的办公用品。可以根据具体情况，使用档案袋或卷宗夹的代用品，并且可以自制档案袋或卷宗夹，以降低收藏成本。

（2）使用“剪报本”。如果认为存放于档案袋或卷宗夹的纸片容易夹在其他成册的资料中不易被发现或容易被夹带丢失，则可以使用“剪报本”，将零散纸片贴在“剪报本”上。为此，需要按所设计的分类体系准备好若干个分别与各个类目对应的“剪报本”，将随时收集到的零散纸片按其上信息内容所属类别粘贴到相应的“剪报本”中。在这段文字中又为“剪报本”这个名词加上了双引号，其原因是制作正规的剪报本需要讲究各个剪贴纸片相互拼合的版面设计，而资料收藏者为自己今后查找方便所使用的通过分类粘贴来保管资料的方法，与制作正规的剪报本是有区别的。

在选择剪报本的资料粘贴附着物时，不必拘泥于用素白纸制成的本子，利用开本一致的一批废旧期刊也能满足使用要求。

将使用剪报本的方法延伸，还可以派生出使用寄生到书本上的方法。如果已经有了一本关于某一类目内容的论文集（或专著），则可以在它的基础上制作剪报本：将其他印有相关内容的零散纸片粘贴附着在这本论文集的不影响正文阅读的地方，以其作为其他纸片寄生的载体。这样有利于对同类信息的集中阅读。

使用剪报本或寄生到书本上的方法，与使用档案袋或卷宗夹的方法相比，优点是零散纸片不易丢失、不易被遮挡；缺点是剔除过时信息和无用信息不方便，对于将一条兼备两种分类属性的信息从一个类目的存放处转入另一个类目的存放处造成不便（当一个研究课题完成之后，在该课题类目统辖下的一些兼备两个课题属性的资料，就需要被转入另一个尚未完成课题的类目统辖下存放）。

（三）电子（数字）信息的收藏

（1）使用文件夹。可以按照自己设计的分类体系，在计算机中设置出分别对应于一级类目的所有文件夹，然后再在每一个一级类目文件夹中设置出在它所统辖之下的二级类目文件夹，直至将所有类目的文件夹都设置完毕。于是，就可以将所检索到的电子信息文档分别存入它应归属的最末一级文件夹中。

（2）使用智能建库软件。如果具备使用智能建库软件的条件，则可以利用这类软件的智能标引功能把所检索到的各种数字化信息（或者通过扫描设备从纸本文献上获得的数字化信息）汇集、加工成可从多种检索途径检索的数据库。这样的数据库更便于课题研究群体内的全体成员对检得信息的共享。

二、对收集到的信息简明标示

为了能让人的眼睛在查找检得信息时看到醒目的、反映所收藏信息内容的文字标记，需要在分类收藏信息时对所收藏的信息在归档和阅读正文时采用不同的分类方法进行简明标示。

（一）与分类体系结合的标示方法

在设计收藏检得信息的分类体系时，要使用简短的词、词组作为各个类目的名称。为了便于读者理解，现以某高校教师为例，看该教师是如何使用简短的词、词组标示其收藏检得信息的分类类目名称的。

在这样的用简短的词（或词组）标示类目名称的分类体系中，没有使用西文字母，也没有使用阿拉伯数字，直接用醒目的类目名称表达类目的内容。于是，在各个收藏检得信息的档案袋、卷宗夹的醒目位置上就可以直接标示各个类目的简短名称，这样可以免除在查找信息时由西文字母和阿拉伯数字向中文名称的转译过程，让人一目了然。同样，在为计算机的各级文件夹命名的时候，直接采用分类类目的名称作为文件夹的名称对于人眼在计算机屏幕上的查找也是很直观、醒目的。

（二）在信息文本上的标示方法

在阅读纸载体信息文本的过程中，一旦发现有关于某一专题的、针对性很强的内容，要及时在文本上标明这部分内容的起始位置，并在这部分内容旁边的空白处用简明词语标示出相关专题的名称。作了这样醒目的标示，可以免除日后查找时再花费“众里寻他千百度”的功夫（这一方法不能在从图书馆借阅的书刊上使用）。

在阅读计算机上的数字化文本时，同样可以用给部分内容的文字加粗、加黑、加下划线、变斜体以及改变颜色的方法，使这一段文字变得醒目，并用区别于文本正文文字的字体或颜色标示出这一段内容所对应的相关专题的名称。如果在收藏的电子文件中无法进行上述标示，则可以在为文件命名时做文章，或者将该文件放入一个名称为相关专题的文件夹中。

三、及时处理过时信息

（一）浏览检得信息

如果把检得信息存放在一旁长期不用，就是对当初检索它和后来保存它所付出人力、物力和财力的浪费。隔一段时间（半年、一年）就需要浏览一次检得信息。通过浏览检得信息，会发现其中有的信息具有更重要的参考价值，而有的信息不再具有保存价值，还有一些信息应该归入更合适的类目。这样的浏览，有利于改善对检得信息的管理。

（二）剔除过时、无用信息

随着时间的推移，有些信息过时了；随着检得信息拥有者知识的不断丰富和关注热点的转移，也会认为所收藏的信息中有一部分已无保存的价值了。对于过时的、无用的信息要舍得剔除。要舍得从自己的信息库中清除那些占据空间、阻挡视线的信息垃圾。剔旧要及时。因为检得信息的收藏者不是专职的信息工作者，不可能有专门的剔旧工作时间，所以，一旦发现无用的信息，及时剔除最方便。

（三）调整更新现有信息

1．调整分类体系，类目的增新、剔旧

随着学习（或工作）环境、任务的变化，随着研究课题（或关注热点）的更替，总会要开辟新的信息收集领域，为此要及时增设新的分类类目，同时修改原来设计的分类体系图。随着时间的推移，当原来设置的某类类目中的全部信息都符合剔除条件，且又无新信息可以补充存入时，就可以将此类目剔除掉，同时对原来设计的分类体系图作相应修改。

其具体操作，对于纸质载体的信息而言，就是增设或撤掉有关的档案袋或卷宗夹；对于在计算机上储存的电子信息而言，就是新建或删除有关的文件夹。

2．为同类信息重新设置类目

随着学习（或工作，或研究）的深入，会遇到某一类目的档案袋或卷宗夹已装不下隶属于该类目的文献资料的情况。如果在某一类目名下的信息条数过多，即使制作了特殊的大容量的档案袋或卷宗夹，也同样不便于使用者从中搜寻当用的信息。为此就像给一个蜂巢的蜜蜂分巢一样，将该类目名下收藏的信息分别归入该类目统辖下的下一级的不同类目。例如，某教师在收藏关于“计算机中文信息输入”的信息时，随着所收藏信息的增多，原来设中文输入类目的档案袋装不下有关的文献资料，于是他又在中文输入类目下设置了专用键盘、汉字编码、模式识别3个类目，对于原先混存于标示有中文输入字样的档案袋中的资料，只是将关于中文输入的综述性文章仍留在该中文输入的档案袋中，而将其余资料分别归入新设的三个档案袋中。

3．调整信息的类目归属

前面已经提到过存在着一份资料兼备两种分类属性的情况，即它既有可供这个研究课题参考的内容，又有可供另一个研究课题参考的内容，所以，对于这种信息，一旦它被此研究课题使用过了，就需要及时将其转存到彼研究课题的档案袋或卷宗夹中。例如，有一份介绍某科学家治学经验的资料，其中既有该科学家利用信息的心得，又有该科学家利用时间的心得。当收藏者从这份资料中用过了关于信息利用的参考内容之后，就可以把它转存到标示着“时间管理”的类目之中了。

4．更新收藏方法

在20世纪80年代末至90年代初，许多科技工作者还使用规格统一的卡片、活页本芯记录检得信息。而如今，这样的信息载体连同使用这些载体的方法、设备（卡片盒、卡片柜）已难以适应信息时代的发展。

如今，使用复印机能让不同规格的有字（或有图）纸片转印成便于保存和便于装订的规格划一的复印页。使用扫描仪可以让纸质载体上的信息数字化而存入计算机。移动硬盘使用的普及，使检得信息存储于可随身携带的硬盘之中成为现实。光盘刻录技术的普及，要求收藏检得信息的档案袋、卷宗夹能适应收藏光盘的需要。

信息处理技术日新月异，因而用于收藏检得信息的方法也应不断更新。本教材不可能介绍尚未问世的可用于收藏检得信息的更加先进的方法，但能够提醒读者，随着信息处理技术的发展，要及时更新检得信息的收藏方法。

5．更新对检得信息的收藏理念

对检得信息的收藏行为体现出收藏者所具有的收藏理念。信息处理技术的发展，不仅推动着对检得信息收藏方法的更新，而且推动着对检得信息收藏理念的更新。例如，拥有某信息的纸质印刷文本是对该信息的拥有，而拥有相同内容信息的电子文本同样是对该信息的拥有；把从计算机网络上搜索到的某条信息打印成纸件是对该信息的收藏，而将该信息下载到自己的存储器中同样是对该信息的收藏；购买记载着某条信息的载体，或将该信息复制到自备的载体上（如复印、光盘刻录、复制到自己计算机存储器中等）属于对信息的收藏，而借助于外界网络设备保存着已经检索到的有关信息的全部内容，自己在做完该信息的出处记录后，仅收藏可迅速提取该信息的网络数据库页面，同样属于对该信息的收藏。对于检得信息的收藏，应从研究群体中的每个人分别收藏演进到研究群体的共同收藏，应使对检得信息的收藏有利于研究群体对检得信息的共享。总之，只有不断更新对检得信息的收藏理念，才能不断改进收藏方法，才能以较小的收藏投入产生对检得信息的更大利用效益。

正如同本教材不可能介绍尚未问世的可用于收藏检得信息的更加先进的方法一样，本教材也不可能介绍更新检得信息收藏理念的全部内容。希望读者能够随着时代的发展，在对检得信息管理的认识和做法上都能与时俱进。