任务三 掌握应用文写作的语言

情境引入

某公司职员小张需要撰写一份加薪申请，在语言上要注意什么？

实训目标

1．了解应用文写作的信息化语言呈现。

2．掌握应用文写作常用的专用词语。

知识技能

完美的语言兼具质感和温度。美国辞典编撰者韦伯斯特曾经说过，如果把他所有的财产都拿走，只留下他的词语，那么他可以把所有财产再挣回来。可见，语言的力量非常强大。好文章和普通文章，一个很大的区别就是，作者是在用“假、大、空”的言辞，还是在用有实质内容的语言。

一、用数字、事实、细节来呈现信息化语言

职场沟通如果不用信息化语言，写作者和对方想的很容易有差距。不是每个人都有能力不仅听到你说了什么，还听懂了你没说的话。

如果你真的需要用形容词，要在后文给这个形容词提供证据支撑。没有证据支撑的形容词，让文风“假、大、空”，有证据支撑的形容词，可以加强写作者的表达效果。

比如，写作者要表达说小李工作积极，其事实是小李每天总是最后一个离开办公室。相比之下，“积极”这个形容词的说服力几乎为零。

对比以下两种方式邮件表达力的差异：

第一种方式：我下周一去你们公司拜访一下好吗？我们的面谈将会很高效且富有成果。（描述性语言）

第二种方式：我下周一去你们公司拜访一下好吗？大概占您十五分钟，会谈这三个话题……（信息化语言）

用第二种方式给对方发邮件，有数字，有细节，对方同意的概率更高。

对比以下两种方式的加薪申请的表达力差异：

第一种方式：工作得到上级的肯定，受到同事们的好评。（描述性语言）

第二种方式：2019年下半年工作业绩突出，年终被评估为15名优秀销售员中的第3名。（信息化语言）

用第二种方式写加薪申请更容易被上级接受。

对比以下两种方式的年终总结的表达力差异：

第一种方式：我策划了“新人杯”歌唱比赛活动，我的组织与协调工作确保了整场比赛顺利而热烈地进行。（描述性语言）

第二种方式：我作为第一负责人策划了“新人杯”歌唱比赛活动，并在两个方面突破了传统的歌唱比赛模式：以“决胜PK”的方式，在2小时之内从100名报名选手中选拔出20位决赛选手，大大提高了选拔效率；与20名参赛选手共同讨论决赛方式，最终设计出精彩的“必唱”和“抢唱”比赛环节，使现场气氛异常热烈。（信息化语言）

用第二种方式写年终总结，用数字、事实和细节来呈现信息化语言。

对比以下两种方式的自荐信和简历的表达力差异：

第一种方式：熟练使用Word、Excel、PowerPoint等软件。（描述性语言）

第二种方式：Word：打字速度平均80字/分钟，熟练使用Word中80%的功能。Excel：熟练使用Excel中的函数功能，会利用Excel进行各种计算。（信息化语言）

用第二种方式写自荐信和简历，信息化语言会让写作者脱颖而出。

好东西是不怕具体的，拿不出手的东西，人们才会不自觉地倾向于抽象的概念性的描述。

读者其实能通过写作者的陈述来判断其是否有竞争力。比如：“这个抽油烟机很好用”，和“这个抽油烟机每80秒给厨房换一次气”，说服力大不一样。职场上的审美是，说清楚了，就是美的。

另外，在使用数据时可处理之后再呈现，这样能够赋予每组数字特殊的意义。比如，这里有个数据：

本公司外派工程师年薪45万元。

如果写作者想指出这个薪水偏高，可以这样呈现：他们的薪水是工厂工人的10倍。

如果写作者想指出这个薪水偏低，可以这样呈现：这只是公司利润的千万分之0.03。

所以，不要为了呈现数据而呈现数据，我们是为了达成沟通目标而呈现数据。

二、明确抽象概念

人天生不喜欢抽象概念，我们要通过两个重要的写作方法，帮你把话写透：类比法和诠释法。

（一）类比法

“正义”太抽象，于是有“雷神之锤”；爱情太虚幻，于是有“月桂树”。所有聪明的写作者都善于使用类比。

写作者作为专业人士，能在专业术语之后，来一个平实的类比，那就权威性和可读性兼备了。

比如：脑梗死是个专业术语，写作者应该解释一下：脑细胞就像稻田里的秧苗，早期缺一点水，如能及时恢复灌注，还不会干死；时间长了等地缝都裂开了，再灌注也晚了。

比如：“在任何情况下面对客户时，我们都应该展现这样的中间状态——放松但又不过于松懈。”该句可用个类比：“在任何情况下面对客户时，我们都应该机敏但又不过于紧张，处于坐过山车和旋转木马的中间状态。”

比如：“赤字给经济带来消极影响。”该句可用类比：“赤字会在经济血流中扩散微弱而又具毁灭性的毒素。”

（二）诠释法

诠释法即对于文章里的关键词，用你的理解把它展开写。

比如：“我们需要情商高的候选人。”用诠释法写成：“我们需要候选人具备与他人达成共赢局面的能力。”

比如：“这是一份更有执行力的方案。”用诠释法写成：“这份方案能让新参与项目的每个成员在三个月内，将工作热情转化为行动计划，继而输出可以量化的工作成果。”

三、向前挖原因

职场沟通上，要赢得尊重和信任，需要靠思想和逻辑。但是你放心，职场写作，不是科学推导，根本不需要复杂的论证过程，读者也讨厌复杂的论证。写作者应在句子表述中，建立和展示简单的因果关系，就能让读者很满意。

比如：“上架商品数量减少了10%，每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%。”该句只机械地陈述了两个事实。

“随着上架商品数量减少了10%，每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%。”该句写出了它们的时间关系。

“上架商品数量减少了10%，而每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%，这说明深度浏览的用户数量呈上升趋势。”该句为它们建立了新的逻辑关系，也就是简单的因果关系。哪怕写作者因果关系找错，也比不动脑子的写作要好，读者会更满意。

比如：“公司利润下降了。”该句质量一般。

“公司利润下降了，因为成本增加了。”该句找到了因果关系，效果更好，但仍不够准确。

“公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。”该句表达得准确。

“公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的。因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际上下降了5%。”该句写法更优，既有超越读者认知的因果关系，又有准确的数字。这就是有质感的文字。

四、向后给指南

应用文写作切勿空谈战略、方向和美好愿望，应体现指南作用。

对比以下两种方式的表述差异：

“我们要抓住客户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户。”该句偏向空谈。

“我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。我们要摆脱对于简单的文本挖掘软件的依赖。我建议明年组织5至7人的专业运营团队来完成这件事情，记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性地解决。”该句能给读者提供指南。

指南，就是务实的建议，可执行的计划，让人为之一振，摩拳擦掌。在务实之后，有眼界是加分；不务实，讲战略就是减分。

五、应用文常用的专用词语

应用文常用的专用词语见表1-1。