1.4 电算化会计信息系统的结构

电算化会计信息系统的结构是指各部件的构成框架，包括物理结构和功能结构。

1.4.1 电算化会计信息系统物理结构

在组织内部构建会计信息系统，进行会计信息处理，才能实现会计信息系统的目标。会计信息系统是一个人机相结合的系统。从构成系统的物质要素的角度分析，会计信息系统的物理结构是一个由计算机硬件、计算机系统软件、会计应用软件、规程、人员组成的信息系统。

1. 计算机硬件

在电算化会计信息系统物理结构最里层的是系统运行的硬件平台，即计算机硬件要素。它是计算机会计信息系统能否有效运行的物质保障条件。计算机硬件包括硬件的配置、硬件的结构两个方面。

（1）硬件配置。硬件的配置主要包括包括计算机、外部设备及UPS（Uniterruptible Power System），不间断电源等。良好的硬件配置为计算机参与会计信息处理工作提供了最基本的物质保证。

① 主机。主机决定了机器的性能，决定了机器的运行速度和处理能力。主机的工作速度主要由其主频决定。主频是指CPU的时钟频率。它的高低在一定程度上决定了计算机速度的高低。主频以兆赫兹（MHz）为单位，一般说，主频越高，速度越快。由于微处理器发展迅速，微机的主频也在不断提高。“奔腾”（Pentium）处理器的主频目前已超过2GHz。

② 内存。计算机中所有程序的运行都是在内存中进行的，因此内存的性能对计算机的影响非常大。存储容量越大，运算速度越快，处理数据的范围也越大。

• 现在计算机的运行内存已经突破64GB的限制，128GB运行内存已经成为可能。随着DDR4的发展，最大单条运行内存已经达到16GB。

• 对于Windows版财务软件，多数据的内存配置因为工作站32MB以上，服务器64MB以上。而对于客户机/服务器结构的财务软件，服务器一般要求在128MB以上。

③ 硬盘。硬盘是计算机主要的存储媒介之一，存储容量的大小用字节表示。它提供大容量的存储能力。选取硬盘容量的大小，应根据本单位日常所存数据量的大小来决定。

④ 打印机。打印机是计算机的输出设备之一。打印机的选取应该考虑选择打印速度快、打印宽度能满足会计报表的要求、打印分辨率高的针式打印机。激光打印机虽然速度快，但是保存时间久了会掉色，不能满足会计资料长期保存的要求。

⑤ UPS。会计工作具有连续性，计算机工作突然中断会造成数据丢失等情况发生，因此电算化信息系统必须配备UPS，以保证数据库服务器和工作站有足够的延时保护，保证在断电的情况下计算机的安全运行。

（2）硬件的结构。常见的信息系统硬件结构有以下三种。

① 单机结构。单机结构指每一时刻计算机只能接受一个人的指令，即只能供一个人使用，每次只能完成一项任务的结构。单机结构主要配备一台主机、键盘、显示器等外部设备。

优点：单机式数据独占，处理效率高，数据一致性好。

缺点：单机结构稳定性差，一台计算机出现故障，数据安全受到很大的威胁；同时，一台计算机不利于资源共享，造成资源的浪费。

适用：在会计业务少，规模小的企事业单位。

② 多用户结构。多用户结构在一台主机上通过特定硬件，连接若干台终端设备，支持多个用户同时使用的多用户、多任务的结构。

优点：主机与终端机能很好地进行资源的共享。由多个终端输入能够提高数据输入的速度，再由主机集中处理，这样既提高了工作效率又具有良好的系统的安全性。

缺点：系统结构复杂，系统维护要求高。

适用：适用会计业务量大的大、中型企事业单位。

③ 网络结构。网络结构是按一定方式，通过通信设备和通信线路，将不同区域或同一区域的不同计算机连接起来的一种结构。

优点：这种结构最显著的特点是会计信息资料共享。即将一个计算机系统的信息通过网络联结提供给同一网络的不同计算机用户，对共享数据进行集中处理，提高了系统的安全性、可靠性。它是会计电算化硬件系统的发展趋势。

缺点：如果有致命的网络病毒，就会对系统的安全性造成极大的威胁。

适用：企业集团和大型企事业单位。

2. 计算机系统软件

仅仅具有硬件设备还不能进行数据处理与通信工作，还需要在硬件的平台上安装系统软件。

（1）操作系统。系统软件包括操作系统和支撑软件。操作系统是管理计算机硬件与软件资源的程序，同时也是计算机系统的内核与基石。操作系统是控制其他程序运行，管理系统资源并为用户提供操作界面的系统软件的集合。操作系统负责管理与配置内存、决定系统资源供需的优先次序、控制输入与输出设备、操作网络与管理文件系统等基本事务。

（2）支撑软件。支撑软件是支撑各种软件的开发与维护的软件，又称为软件开发环境。它主要包括环境数据库、各种接口软件和工具组。常用来支持系统设计的程序语言有C++、Visual Basic、PowerBuilder等面向对象的应用软件开发工具。数据库管理系统用于支持会计应用软件的会计数据管理、维护等工作。常见的小型数据库管理系统软件有Visual Foxpro、Access，大型的数据库管理系统，如SQLServer。计算机硬件设备要素与系统软件要素构成会计信息系统的运行平台。

3. 会计应用软件

会计应用软件是以会计制度为依据，以计算机及应用技术为基础，以会计数据处理为对象，以为会计信息使用人提供有用的信息为目标，专门用于财务会计工作的计算机软件。它是电算化信息系统的核心。财会人员借助会计软件可完成会计核算与管理工作。功能完备、使用安全、操作简便的会计软件是企事业单位开展会计电算化工作不可缺少的工具之一。

会计软件根据适用范围可分为通用会计软件、定点开发会计软件。

（1）通用会计软件是指在一定范围内使用的会计软件，可分为全通用的会计软件和行业通用的会计软件。通用会计软件广泛应用于不同的企业，能为企业节省大量的时间和精力。其中，商业化的会计软件通用性高，它以《企业财务通则》《企业会计准则》为指引，生产通用的、能满足更多企业需求的会计软件。通用会计软件进行批量生产会降低生产成本，用户可以用较低的成本获取会计软件来建立企业的电算化会计信息系统。

（2）定点开发会计软件称为专用会计软件，是仅能在个别企业使用的会计软件。它是企业自行开发或者请人根据企业的特点开发的会计软件，可分为本单位自行开发、委托其他单位开发和联合开发三种形式。在会计电算化发展的早期，会计软件大多是由本企业内部的计算机专业人员自行开发的。对于无开发能力的企业，可以委托科研单位或者大专院校等外单位开发会计软件。这样开发费用高，且外部开发人员大多是专业的计算机人员，对会计核算原理不熟悉，开发时间长，实用性差。随着会计电算化的发展，出现了会计人员和计算机专业人员联合开发的形式。会计人员懂会计核算的原理，他们的参与有利于增强会计软件针对性和实用性。

会计软件的选择要考虑软件的合法性、通用性、操作方便性、安全可靠性和可扩展性。

4. 规程

规程是保证电算化会计信息系统正常运行的各种制度，如《会计法》《企业财务会计报告条例》《会计基础工作规范》和《会计准则》《企业会计制度》等。会计信息系统的设计与运行应在规程的约束下进行。它既是会计信息系统设计的依据，也是会计信息系统运行必须遵循的基本原则。

另外，各个企业还应该根据自身的特点及管理的要求细化规程。例如建立企业内部控制制度、具体操作管理制度、会计档案管理制度、业绩评价与奖惩办法等。

5. 人员

人员是会计信息系统中关键的要素。虽然计算机软、硬件为信息加工处理提供技术支持，但负责设计和运行的是会计信息系统的各类人员。构建一个会计信息系统，首先，需要一个对会计信息系统的运行环境、运行需求十分熟悉的分析与设计人员来设计；其次，软件是由人来操作的，只有会计人员深刻理解信息系统的功能内涵，才能使应用软件运行起来；最后，信息使用者能应用计算机及时获取到与决策相关的会计信息。

1.4.2 会计信息系统功能结构

会计信息系统由一个目标和实现目标的多种功能组成，各功能之间有各种联系，构成一个有机的整体。会计信息系统功能结构是指会计信息系统由哪几个子系统组成，每个子系统完成哪些功能，相互之间的关系又是怎样的。

一般可以将电算化会计信息系统分为电算化核算子系统和财务管理子系统，如图1-1所示。

1. 电算化核算子系统

电算化核算子系统的功能一般包括账务处理、工资核算、存货核算、固定资产核算、成本核算、采购与应付核算、销售与应收核算、报表编制等。

（1）账务处理系统是电算化会计信息系统的核心子系统。它的基本任务利用建立的会计科目体系，进行会计凭证的处理，完成记账、算账、结账工作。

（2）工资核算系统完成工资的计算、汇总和分配等工作，生成工资结算单、工资结算汇总表、工资费用分配汇总表、职工福利费计提分配表等，并自动编制转账凭证传递给总账系统。

（3）存货管理核算系统主要用来管理企业的存货，即及时、准确地反映采购业务的发生、货款的支付及存货的入库情况；正确反映存货的收、发、结存数，及时反馈各种积压和短缺存货信息，生成存货明细账、存货库存信息表等；根据各部门、各产品领用材料（存货）情况自动进行材料费用的分配，生成材料费用分配表；自动编制转账凭证传递给总账系统。

（4）固定资产核算系统用来管理、核算企业的固定资产。它的基本任务是实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧的计提与分配等，生成固定资产卡片、固定资产增减变动表、固定资产折旧计提表等，并自动编制转账凭证传递给总账系统使用。

（5）成本核算系统主要用来核算企业的生产成本。它实现了各种费用的归集和分配，能及时、准确地计算出产品的总成本和单位成本，并自动编制转账凭证供总账系统使用。

（6）采购与应付系统对采购活动和企业应付款进行管理。采购管理系统提供了采购订单管理、入库单管理、采购发票管理、货款的结算管理、生成费用明细表、结算统计表、结算明细表、存货采购余额表、存货采购明细表、增值税发票抵扣明细表、采购综合费用表等内容。应付系统完成各应付账款的登记、冲销及应付账款的分析、预测工作，并可自动编制凭证供总账系统使用。

（7）销售与应收系统用来进行销售活动和企业应收款进行管理。销售系统实现对销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算，生成销售明细账、发出商品明细账、应收账款明细账、销售费用明细账、销售成本明细账、销售收入、税金、利润汇总表、销售利润明细表等。应收系统完成各应收账款的登记、冲销工作，反映各客户信息和应收账款信息，并进行账龄分析和坏账估计，并可自动编制凭证供总账系统使用。

（8）报表系统实现各种会计报表的定义和编制，并进行报表分析和报表汇总。该系统生成的会计报表包括对外会计报表（资产负债表、利润表、现金流量表）和对内管理用会计报表。

2. 电算化财务管理子系统

电算化财务管理子系统包括资金管理模块、成本管理模块、销售收入管理模块、投资管理模块，如图1-2所示。

电算化财务管理子系统各模块的功能如下。

（1）资金管理模块。在资金管理模块中进行企业资金需求预测、资金使用计划的制订、资金使用效率的分析、资金成本预测的管理，并自动生成计算利息的转账凭证传递到总账系统。

（2）成本管理模块。在成本管理模块中接收各系统传来的成本数据，进行成本分析、制订成本计划、进行定额成本管理、价格管理、责任成本管理，在成本管理系统中自动计算产品成本，自动生成转账凭证传递到总账系统。

（3）销售收入管理模块。在销售收入管理模块中进行企业收入利润的预测、收入利润的分析、本量利法进行经营决策和目标控制的管理，并自动生成相关的转账凭证传递到总账系统。

（4）投资管理模块。在投资管理模块中进行长、短期投资的管理，自动生成转账凭证传递到总账系统。