第一部分　应用文理论知识

知识1　应用文概述

一、应用文的含义

应用文是人类交往中为解决日常事务而采用的一种文体。

人类在社会上生产生活，就必然需要交往，交往的形式多种多样，而使用频率最高的就是以文字为载体的应用文。应用文是为个人或机关团体传递信息、解决问题、合作办事的一类文体的总称。

文章根据其功能可分为文学作品和非文学作品。文学作品包括散文、诗歌、小说、戏剧，非文学作品包括记叙文、议论文、说明文、应用文。应用文属于为现实社会服务的实用文体。

二、应用文的产生和发展

人类的社会活动是应用文产生的根源。

人类社会产生文字后，应用文就产生了，因此应用文写作具有悠久的历史。三千多年前殷商时期的甲骨文是应用文的雏形。例如甲骨文中的占辞“癸卯卜，今日雨”，就类似我们今天的日记。我国第一部应用文集《尚书》的出现，表明应用文在先秦两汉时期已经发展到一定的程度了。应用文发展的高峰期应该在唐宋两代，从其对公文处理的禁忌“一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰忘误，违者处刑”，便知那时对应用文的重视程度。但最早提出“应用文”这一概念的是清代的刘熙载，他在《艺概·文概》中说：“辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行。重其辞乃所以重其实也。”以后各个朝代，应用文都在不断地发展。

中华人民共和国成立后，国家对应用文的规范化更为重视。1951年4月，中共中央办公厅、政务院秘书厅颁布了《公文处理暂行办法》；1987年2月国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，1993年11月又对其重新修订；2000年8月国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》通知。

2012年4月16日，由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），并宣布自2012年7月1日起施行此条例。这是我们目前使用的公文处理办法。

三、应用文的特点

应用文具有格式规范、语言简明、内容真实、体裁实用、行文及时等五个特点。

（一）格式规范

格式也称行款格式，是指文章的结构样式。应用文有自己的结构体式，它包括书写、排版、称谓、签署、习惯用语、结构层次等。

格式规范，是指每一种应用文都有自己固定的格式，而且这一体式比较稳定，大家都会共同遵守。格式规范，首先体现在文种上，应用文根据办理不同的事务而采用不同的文种，这是约定俗成的，不能乱来。如不能将“讣告”写成“通知”，如果用错，就会闹出笑话。

其次体现在结构上。应用文的结构跟文学作品的结构不一样，它一般按照固定的格式，开头怎样写，中间怎样写，结尾怎样写，都得按要求来做。如“祝贺信”的结尾就不能用“悼词”的结尾词来写。

为什么应用文要有规范的格式？应用文有固定的格式，一是便于受众阅读、执行，提高办事效率。例如，公文写作，是按国务院规定的格式执行的，任何单位都不允许自行其是，否则就会乱套。二是应用文使用人数多，运用范围广，如果没有固定的格式，会给写作者带来不便。

（二）语言简明

写应用文的目的是为了处理日常事务。要想提高办事效率，就必须将应用文写得简明扼要、准确平实、通俗易懂。这样才能使人明确你的写作意图，从而加快交流速度，节省办事时间。

简明扼要，是说应用文语言要求简洁明了、精练，不用那些毫无实质意义的大话、套话、空话。也就是说要用简短的文字把要说的问题讲清楚。如果人家叫你写一份购房合同，你一开头就写房屋周围的风景如何，用文学手法大写特写，写了两三千字还没提到合同条款，这样的合同就不符合应用文语言的写作要求。

准确平实，是说应用文写作语言要准确、贴切、朴实，不要用“大概”“也许”“差不多”等模糊不清的词。用词不准确，没有分寸，阅读的人就很难准确把握你的意图。

通俗易懂，是说应用文要写得明明白白，一看就懂。不需要像某些文学作品一样，采用曲折、隐喻的笔法，也不要用一些生僻古奥的词语。

（三）内容真实

内容真实，是指应用文的写作材料必须符合客观实际，准确无误。文中的数据、人名、地名、事件、时间、地点都必须是生活的原貌，是可以查证的。

内容真实是应用文的生命。应用文如果失去真实性，就失去了其存在的价值，同时也会给人带来损失。例如，你写一则提前上课的虚假通知，就会给全校师生带来极大的麻烦和损失。

应用文的真实，不同于文学作品的艺术真实。散文、诗歌、小说可以虚构，是可以“杂取种种人，合成一个”，可以用夸张、象征的笔法去塑造人物形象。而应用文是一种应用性很强的文体，如果内容失实，就不能解决工作生活中的实际问题。所以，内容不实是应用文写作的大忌，应引起我们足够的重视。

（四）体裁实用

体裁实用，是指应用文能够帮人们解决工作、生活中的实际问题。只要你采用这一文体它就有实用价值，没有实用价值的应用文是不存在的。你写一则商品广告就能让大家了解你的产品，写一封求职信人家就知道你有意到该单位工作。

体裁实用是由应用文的性质决定的，是应用文最基本的特点，也是判断文章是否属于应用文的标志。所以应用文也称实用文。根据这个特点，我们在写应用文时，就应该以解决实际问题为出发点，杜绝那些不着边际的、不能为现实服务的文章。

从应用文的产生我们也可以看出，它是人们为工作生活的实际需要而产生的文种。人们要交往，产生了交际文书；商品要买卖，产生了经济文书；党政机关要处理日常事务，产生了公文。

（五）行文及时

写应用文是为了解决实际问题的，要能有效地处理日常事务，行文就必须及时。如要通知员工今天下午三点开会，你的通知就必须在会前发出，如果会后才写通知，已经是时过境迁，毫无实在意义了。从这一点看，它跟文学作品有很大的区别，一部小说可以写三年五载，十年八年，什么时候写成，什么时候发表，一般不受时间限制。

四、应用文的分类

我们从应用文的起源与演变中已经了解到，应用文的文体是不断发展变化的，加之其使用范围很广，故其分类比较复杂。有的将应用文分为公务文书、行业专用文书、日常应用文书三类；有的将应用文分为专用公务文书、一般事务文书、专业工作应用文、日常生活应用文四类；有的将应用文分为党内文书、政府文书、企事业文书、群众团体文书、个人文书五类；有的将应用文分为指挥性文书、法令性文书、规范性文书、报请性文书、知照性文书、记录性文书六类；有的将应用文分为行政公文、行政事务应用文、经济应用文、诉讼应用文、科技应用文、新闻宣传应用文、常用书信、社交礼仪应用文八类。

以上这些分法，其实是从不同角度、根据不同的分类标准来分的，有的按内容分，有的按运用范围分，有的按性质分，有的按特点分，有的按用途来分，都有其合理性。

我们这里按照应用文的性质与使用范围将其分为公务文书和私务文书两类。

处理党政机关、社会团体、企事业单位事务的应用文为公务文书，包括公告、通告、函、简报、规章制度、调查报告等。

处理个人日常生活事务的实用文体为私务文书，包括求职信、聘书、起诉状、上诉状、讣告、悼词等。