Unit One　Basic Knowledge of Foreign Business Letter Writing

外贸英语信函基础知识

国际贸易中，双方公司发出的每一份信函、邮件或者传真，都会直接影响对写信者及其所代表的公司的评价。格式上的疏漏，也会有损于公司形象，甚至影响业务开展。因此，首先要掌握一些商务信函写作的基本常识，才能以专业的方式跟客户进行有效的沟通。

学习目标

1．了解信封的样式及内容要素；

2．了解外贸信函写作的7C原则；

3．能根据样本信函，掌握英文外贸信函的行文格式。

工作情景

上海某进出口贸易有限公司对美国某贸易公司的数码照相机十分感兴趣，想要咨询对方公司的相关信息。请考虑这封信函的格式和写作要点。

写作策略

外贸信函格式

1.信封——寄件人地址、收件人地址；2.信文——开头称呼语、正文、结尾敬语、写信人签名；3.附件。

外贸信函写作的7C原则

礼貌、体谅、完整、清楚、简洁、具体、正确。

样本信函1．信文格式

核心知识与要点1

外贸英语信函的基本组成部分

1．信内地址。

2．信文（the message or the body of the letter）。

3．结尾敬语（the complimentary close）。

4．写信人签名或签署（the writer’s signature and designation）。

5．注意事项（the attention line）。

6．事由、标题（the subject line）。

7．经办人（the reference notation）。

8．附件（the enclosure）。

9．抄送（the carbon copy notation）。

10．附言（the postscript）。

现在商务往来信函多采用电子邮件，电子邮件的格式与传统书信最大差异在于信内地址部分。电子邮件有固定的地址书写方式，写信人可以按类别填写完整。一般电子邮件和传真信头常用缩略语含义如下。

Ref.（reference）：信函参考编号，一般编号往往包括有关人员姓名的首字母。

Our Ref.：我方编号，即发信人编号。

Your Ref.：贵方编号，即收信人编号。

Atten.：收件人。

CC：抄送（其他收件人）。

样本信函2．电子邮件格式

外贸英语信函正文组成

1．开头称呼语：写信人开始信文的礼貌用语一般多用Dear Sir，Dear Sirs或Gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir或Dear Sirs后面用逗号，在Gentlemen后面用冒号。

2．信文：信函中实质性的内容。信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌；语法正确，切中要点；段落划分明确，每段集中于一个话题；书写准确，布局清晰。

3．结尾敬语：信文结束的一种礼貌用语。传统的敬语有Yours faithfully，Yours sincerely和Yours truly等。结尾敬语能单独放到另一页。

4．写信人签名：写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多空间。

5．附件：写信人可以标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

外贸英文信函7C原则

1．Courtesy（礼貌）。语言要有礼貌且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：We have receivedwith many thanksyour letter of 20 May，and wetake thepleasure ofsending you our latest catalog

2.Consideration（体谅）。从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash.We will send you the brochure next month.”比“We allow 2 percentdiscount for cash payment.We won’t be able to send you the brochure this month.”要好。

3.Completeness（完整）。一封商业信函应包含各项必需的事项，不要发出信息不完整的信件。

4.Clarity（清楚）。信文关键信息要清晰准确，不要模糊，有歧义。例如：

As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco，we have bimonthly direct services.

此处bimonthly有歧义，可以是twice a month，也可以理解为once two month，这就使读信者就迷惑了。可以改写为We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

再例如：

（1）We shall be able to supply 10 cases of the item only.此句可以理解为“我们能提供10箱不同的产品”，也可以理解为“这种产品我们只能提供10箱”。

（2）We shall be able to supply 10 cases only of the item.此句只有一个意思，我们能提供10箱这种产品，产品只有一种。

5.Conciseness（简洁）。

（1）避免过时套话，例如：

①We wish to acknowledge receipt of your letter…

可改为We appreciate your letter…

②Enclosed herewith please find two copies of…

可改为We enclose two copies of…

（2）避免不必要的重复。

（3）短句、单词的运用：

at this time可改为now；

due to the fact that可改为because；

a draft in the amount of $1000可改为a draft for $1，000。

6.Concreteness（具体）。具体原则是指信函内容言之有物，信息翔实具体、表达完整。外贸英语信函写作中注意避免笼统的、含糊不清的表达法。例如：soon，at an early date，good，nearly，例如：I will send the samples to yousoon。 I will send the samples to youin two weeks。时间越具体越好，例如：I will send the samples to younext Monday.

7.Correctness（正确）。外贸英语的信函与买卖双方的权力、义务、利益、企业形象等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是外贸英语信函写作中最重要的原则。准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，写作前应反复审核相关信息：收信人的职称、姓名、地址；交货时间、地点；货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。

样本信函3．信封格式

核心知识与要点2

外贸英语信封的写法

1.在信封的左上角写寄信人的名字和地址，在信封的右上角贴邮票。

2.在信封的中间或右下角偏左的地方写收信人的名字和地址。

3.寄信人不自称Mr.，Mrs.或Miss，但是在收信人的姓名前则必须加上尊称Mr.，Mrs.或Miss，以示礼貌。

4.地址的写法与中文相反。英文地址原则上是由小至大，如必须先写门牌号码、街路名称，再写城市、省（州）和邮政区号，邮政区号10027的念法是one double o two seven，最后一行则写上国家的名称。

5.地址中常用单词：有简写的多用简写，如楼F（e.g.2F），巷Lane（e.g.Lane194），段Section/Sec.（e.g.Sec.II），弄Alley（e.g.Alley 6），路Road/Rd.（e.g.Zhonghua Rd.），街Street/St.（e.g.Yunnan St.）

写作实践

模仿样本信函书写一份商务信函的信封，具体信息如下：

寄信人姓名　　地址　　邮政区号

Paul Smith　　市：Denver街：Lincoln门牌号：1120　　CO 80203，USA

收信人姓名　　地址　　邮政区号

Mike Lin　　市：London街：Queen Victoria门牌号：60　　EC4N 4TW

Students’Assignments

Ⅰ.Translate the following address into English.

1.上海市长宁区福泉路99号

_____________________

2.北京市海淀区成府路298号方正大厦B座9层

_____________________

3.天津市滨海新区人民路144号

_____________________

4.广州市中山北路3553号宏升大厦14楼

_____________________

5.大连市中山区友好路155号锦联大厦1407室

_____________________

Ⅱ.Translate the following address into Chinese.

1.Herengracht 597　　________

Amsterdam，1017 CE　　________

The Netherlands　　________

2.Sunlight House，Quay Street，　　________

Manchester，M3 3JZ　　________

3.No.99，Jiangwancheng Road　　________

Yangpu District　　________

Shanghai 200438　　________

4.One Bowerman Drive　　________

Beaverton，OR 97005　　________

5.P.O.Box 2020　　________

Neenah，WI 54957-2020

Ⅲ.Find out any mistake in the following envelop and make proper corrections.