第1章　初识Excel

本章内容

Excel作为制作电子表格的软件，广泛应用于各个行业。通过它可制作出条理清晰的表格，并在表格中计算、分析和整理数据等，是数据处理的高手。本书主要介绍Excel 2013版本的使用方法，本章首先对其基础知识进行介绍。

要点导读

Excel的主要功能：主要对Excel的各项功能进行介绍。

第一次接触Excel 2013：介绍Excel 2013启动和退出的方法，并对其操作界面进行认识。

Excel 2013的3种视图模式：Excel 2013主要有3种视图模式，分别为普通视图、分页预览视图，此外还可自定义视图模式。

自定义Excel操作环境：除了Excel 2013默认的操作环境，用户还可以通过自定义定制操作环境，包括自定义快速访问工具栏、自定义功能区、禁用或启用浮动工具栏、自定义状态栏中的显示项目和更改界面的颜色等。

使用Excel帮助系统辅助学习：Excel 2013的帮助系统提供大量的帮助信息，用户可以直接使用本地帮助系统，也可在计算机联网的状态下使用Office.com帮助系统。

1.1　Excel的主要功能

Excel是Microsoft公司开发的Office办公软件的核心组件之一，凭借其强大的数据处理和表格制作功能，广泛应用于家庭生活、现代办公和教育教学中。使用Excel除了可以制作表格、计算和管理数据、分析数据与预测趋势外，还可以利用图表将枯燥的数据进行直观展示。

1.1.1　制作电子表格

制作电子表格是Excel的基本功能，使用电子表格可将各种繁杂的数据进行记录和整理，并通过设置单元格和表格等格式，规范表格样式。图1-1所示为制作的“员工工资表”工作表。

1.1.2　计算表格数据

Excel具有非常方便的计算功能，系统提供了各种用于数据计算的公式和函数，如计算产品销售额、学生成绩总分、财务计算以及方程式的求解等。图1-2所示为求和公式和年金函数的使用。

1.1.3　管理表格数据

对数据进行录入和计算时，还可根据情况使用Excel的排序、筛选、分类汇总、记录单以及条件格式等功能帮助用户完成相关管理数据的工作。

图1-3所示为在“排序”对话框中设置排序依据，图1-4所示为筛选状态下单击表头单元格右侧的下拉按钮弹出的“筛选”下拉菜单。

1.1.4　分析表格数据

分析表格数据与管理表格数据息息相关，除了可以在排序、筛选和分类汇总等归类和组织的基础上进行，还可以通过数据透视表和图表来展示数据的特征与分析数据的趋势。图1-5所示分别为图表和数据透视表的使用。

1.1.5　Excel的自动化管理

前面介绍的Excel的功能能满足绝大多数用户的需求，但对于需要更为高级设置的用户，可借助宏功能来实现Excel的自动化。

图1-6所示为利用宏创建的“图书管理系统”的界面（有关Excel自动化管理的相关知识将在第7章详细介绍）。

1.2　第一次接触Excel 2013

在使用Excel 2013制作表格前，如果是首次接触Excel，需要对其基础知识进行了解，包括如何启动、其操作界面的组成以及如何退出程序等，下面进行具体的介绍。

1.2.1　启动Excel 2013

启动程序是进行各项操作的第一步，Excel 2013的启动方法主要有4种，分别是通过“开始”菜单启动、双击桌面快捷图标启动、通过Excel文件启动、通过任务栏启动，其具体的操作如下。

◆通过“开始”菜单启动：单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“所有程序/Microsoft Office Excel 2013”命令，启动Excel 2013，如图1-7所示。

◆双击桌面快捷图标启动：如果在桌面为Excel 2013应用程序添加了相应的桌面快捷方式，直接双击快捷方式图标，或者在快捷方式图标上右击，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，即可启动Excel 2013，如图1-8所示。

◆通过Excel文件启动：如果计算机中保存有Excel 2013格式的文件，直接双击该文件，或者在该文件上右击，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，启动Excel 2013，同时也将打开该文件，如图1-9所示。

◆通过任务栏启动：如果将Excel 2013的快捷方式添加到桌面的任务栏中，直接单击相应的Excel 2013按钮即可启动该程序，如图1-10所示。

提示：添加Excel桌面快捷图标和任务栏按钮

默认情况下，桌面和任务栏都没有Excel 2013的图标，用户需要手动添加。添加桌面快捷方式图标的方法为：选择“开始/所有程序/Microsoft Office 2013”命令，在弹出的子菜单的“Excel 2013”命令上右击，选择“发送到/桌面快捷方式”命令。

将Excel 2013应用程序图标添加到任务栏的方法为：选择Excel 2013的桌面快捷方式图标，按住鼠标左键不放进行拖动，当拖动到任务栏时，释放鼠标左键即可完成添加。

1.2.2　认识Excel 2013操作界面

启动Excel 2013后即进入其操作界面，主要由标题栏、“文件”选项卡、快速访问工具栏、功能区、工作表编辑区、状态栏和视图栏等部分组成，如图1-11所示，下面将对几个主要的组成部分进行详细的介绍。

注意： Excel 2013与Excel 2003操作界面的差异

Excel 2013和Excel 2010的操作界面是在Excel 2007的基础上将“Office”按钮更改为“后台视图”（“文件”选项卡），相对Excel 2003的操作界面有很大的改变，主要表现在功能选项上。Excel 2013和Excel 2010的功能选项集中于“文件”选项卡和功能区，Excel 2003的功能选项主要集中于菜单栏和工具栏，如图1-12所示（本书在附录A中还详细介绍了Excel 2003和Excel 2007的操作界面）。

1.标题栏

标题栏位于操作界面的顶端，主要由文件名称、应用程序名称和窗口控制按钮组成，如图1-13所示，当前使用的文件的名称为“家庭每月预算规划.xlsx”，应用程序名称为“Microsoft Excel”。

标题栏右侧的3个窗口控制按钮分别是“最小化”按钮、“最大化”按钮（“还原”按钮）和“关闭”按钮，分别用于最小化窗口、最大化窗口（还原窗口）和关闭窗口。

2.“文件”选项卡

“文件”选项卡位于工作界面左侧，其功能相当于Excel 2007中的“Office”按钮，单击该选项卡，在弹出的界面的左侧可看到包含的新建、打开、保存、关闭等常用功能，如图1-14所示。

3.快速访问工具栏

快速访问工具栏位于工作界面的左上角，主要放置了常用的命令按钮，默认情况下只包含3个按钮，分别为“保存”按钮，“撤销”按钮和“恢复”按钮。

4.功能区

功能区中包含了各种不同类型的操作，每一个类型以一个对应的选项卡进行整合，单击选项卡即进入其功能界面。图1-15所示为“开始”选项卡的功能界面。

默认情况下，功能区中显示8个选项卡，为方便用户更为直观地选择需要的操作，每个选项卡中按功能的种类进一步分组，每组中包含其特定的操作命令，这些命令都以按钮的形式显示，每一个按钮可完成相应的功能。

5.工作表编辑区

编辑区是制作和编辑表格的主要区域，主要由名称框、编辑栏、行号与列标、工作表切换按钮、工作表标签组和单元格等部分组成，如图1-16所示。各个组成部分的具体功能如下所示。

工作表编辑区各组成部分的作用如下。

◆名称框：名称框也称地址栏，主要用于显示当前选择的单元格的地址，或者单元格中使用函数的名称。

◆编辑栏：编辑栏主要用于在所选择的单元格中输入数据，或者编辑活动单元格中的数据、公式和函数。默认情况下，编辑栏中只显示“插入函数”按钮 ，当将文本插入点定位到编辑栏中，此时将激活“取消”按钮 和“输入”按钮 。

◆行号与列标：用来定位并表示单元格的位置，如D6表示该单元格位于D列6行。每个工作表可有1048576行和16384列。

◆工作表切换按钮：如果工作簿中包含多个工作表，导致工作表标签不能完全显示工作表的标签，可通过单击工作表切换按钮进行切换。

◆工作表标签组：工作表标签组包含该工作簿中所有工作表的标签，每一个工作表标签显示该工作表的名称。默认情况下，工作簿中包含1张名称为“Sheet1”的工作表，单击“新建工作表”按钮可快速新建工作表。

◆单元格：Excel中存储数据的最小单位，以行号和列标的组合表示其地址，如D列6行的单元格表示为D6单元格。单元格区域则表示为：单元格：单元格，如B1到C3单元格之间的单元格表示为B1：C3单元格区域。

6.状态栏和视图栏

状态栏位于窗口左下端，主要显示当前工作表的工作状态或单元格区域的相关信息。在工作表中输入并编辑数据后，选择表格中的数据区域，状态栏中将显示指定的数据信息。视图栏位于状态栏的右侧，主要用于视图的切换模式与调整文档显示比例，如图1-17所示。

1.2.3　退出Excel 2013

退出Excel 2013程序的方法主要有通过“文件”选项卡退出、双击标题栏Excel 2013图标退出、使用快捷键退出和单击“关闭”按钮退出4种。

◆通过“文件”选项卡退出：单击“文件”选项卡，单击“关闭”按钮即可退出程序，如图1-18所示。

◆双击标题栏Excel 2013图标退出：如果当前只打开了一个Excel文件，可双击操作界面左上角的Excel图标退出程序，如图1-19所示。

◆使用快捷键退出：选择任意一个工作簿，按【Alt+F4】组合键可快速退出Excel 2013程序。

◆单击“关闭”按钮退出：如果当前只打开了一个Excel文件，单击右上角的“关闭”按钮也可退出程序。

1.3　Excel 2013的3种视图模式

Excel 2013共有3种不同的视图模式，分别为普通视图、分页预览视图和页面布局视图。不同的视图模式有不同的显示特点，下面分别进行介绍。

1.3.1　3种视图模式的概述

在“视图”选项卡的“工作簿视图”组中单击相应的视图按钮或是单击状态栏上的“视图”工具栏按钮，进入对应的视图模式，如图1-20所示。各个视图模式的具体含义如下。

1.普通视图

普通视图是Excel的默认视图，是在制作表格时常用的视图模式，在其中可方便地输入数据、对表格内容和样式进行管理等，前面介绍的Excel 2013的操作界面即为普通视图的界面。

2.分页预览视图

分页预览视图是按打印方式显示工作表的内容，Excel自动按比例调整工作表使其行、列适合页的大小，用户也可通过左右或上下拖动来移动分页符，如图1-21所示。

3.页面布局视图

页面布局视图不但可以对表格进行编辑，还可以同时查看表格打印在纸张上的效果。此时工作表页面的四周都会显示页边距，各页之间还有用于显示与隐藏边距的蓝色间距，如图1-22所示。

提示：隐藏标尺

通过拖动标尺可以调整页边距的大小，如果不需要显示标尺，可在“视图”选项卡的“显示”组中取消选中“标尺”复选框。

1.3.2　自定义视图模式

除了系统提供的几种视图，用户还可将自己设置的特定显示设置和打印设置保存为自定义的视图，以便需要时快速应用自定义的视图。

注意：自定义视图包含的设置内容

显示设置一般包括列宽、行高、隐藏行和列、单元格选择、筛选设置和窗口设置等内容，打印设置包括页面设置、页边距、页眉和页脚以及工作表设置等内容。此外，还可以在自定义视图中设置特定的打印区域。

自定义视图的操作方法为：对工作表中显示和打印的内容进行设置后，在“视图”选项卡的“工作簿视图”中单击“自定义视图”按钮，打开“视图管理器”对话框，单击“添加”按钮，在打开的“添加视图”对话框中设置自定义视图的名称和包括的设置内容，如图1-23所示。

完成后单击“确定”按钮，即将其添加到视图管理器中，使用时需单击“自定义视图”按钮，在“视图管理器”对话框的列表框中选择需要的视图，然后单击“显示”按钮即可。

1.4　自定义Excel操作环境

为了方便用户的个性化操作，系统提供了操作环境的自定义功能，包括自定义快速访问工具栏、隐藏和显示功能区、自定义功能区、禁用或启用浮动工具栏和自定义状态栏中的显示项目等。

1.4.1　自定义快速访问工具栏

快速访问工具栏包含了常用的命令按钮，如果需要使用其他命令按钮，可通过手动添加。另外，还可以通过设置更改快速访问工具栏的位置。

1.自定义快速访问工具栏中显示项目

单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单中可选择需要显示的常规命令选项，如图1-24所示；如果选择“其他命令”命令，可打开“Excel选项”对话框，单击“快速访问工具栏”选项卡，在其中选择命令添加到工具栏中，如图1-25所示。

2.更改快速访问工具栏的位置

快速访问工具栏位于操作界面功能区的上方，如果要将其显示于功能区的下方，可单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“在功能区下方显示”命令，或在快速访问工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令。

1.4.2　隐藏和显示功能区

为了显示最大的工作表尺寸，用户可将功能区隐藏起来，当需要使用功能区时再将其显示出来。具体有以下几种方法。

◆通过快捷菜单隐藏或显示功能区：在快速访问工具栏或功能区任意位置右击，选择“折叠功能区”命令，即可隐藏功能区，如图1-26（左）所示，再次选择该命令即可显示功能区，如图1-26（右）所示。

◆双击选项卡隐藏或显示功能区：在选择的选项卡上双击，可隐藏功能区；隐藏后双击任意选项卡可将隐藏的功能区显示出来。

◆使用快捷键隐藏或显示功能区：按【Ctrl+F1】组合键可隐藏当前活动工作簿功能区；再按【Ctrl+F1】组合键可将隐藏的功能区显示出来。

1.4.3　自定义功能区

默认情况下，功能区中显示有8个选项卡，不同的选项卡中固定集成了某一类操作，用户可以将常使用的分布于不同选项卡中的操作通过自定义集中到一个选项卡中，并进行分组，方便以后的使用，主要在“Excel选项”对话框中进行操作。

在快速访问工具栏或功能区的右键快捷菜单中选择“自定义功能区”命令，打开如图1-27所示的“Excel选项”对话框，单击“自定义功能区”选项卡，在其中可进行新建组、新建选项卡、重命名选项卡或组和隐藏或显示指定选项卡的操作。

◆新建组：如果要添加命令到右侧列表框中展开的选项卡中，需单击“新建组”按钮建立新组，然后选择命令，单击“添加”按钮添加到新建的组中。

◆新建选项卡：单击“新建选项卡”按钮，将新建一个选项卡，同时在新建的选项卡中新建一个组。

◆重命名选项卡或组：选择新建的选项卡或组，单击“重命名”按钮，可在打开的“重命名”对话框中设置名称。

◆隐藏或显示指定选项卡：在右侧的“主选项卡”列表框中取消选中对应的复选框可隐藏该选项卡；若要显示隐藏的选项卡，选中对应的复选框即可。

1.4.4　禁用或启用浮动工具栏

浮动工具栏是系统提供的快速设置栏，默认情况下，选择内容后会自动显示该栏。如果不需要使用浮动工具栏，可对其设置禁用。

单击“文件”选项卡，单击“选项”按钮，打开“Excel选项”对话框，在“常规”选项卡中取消选中“选择时显示浮动工具栏”复选框，即可将浮动工具栏禁用，如图1-28所示。若要再次启用，可重新选中该复选框。

1.4.5　自定义状态栏中的显示项目

对于状态栏中显示的各项信息，也可以通过添加或删除操作进行自定义。

其操作方法为：在状态栏中右击，在弹出的快捷菜单中选项前有符号的表示已添加的显示项，选择可取消显示；选择没有符号的选项可添加该显示项目，如图1-29所示。

1.4.6　更换Excel 2013的界面颜色

Excel 2013提供了白色、浅灰色和深灰色3种颜色方案，用户可根据个人喜好进行选择。

其操作方法为：打开“Excel选项”对话框，在“常规”选项卡中单击“配色方案”下拉选项按钮，在弹出的下拉选项中选择合适的颜色选项，如图1-30所示。

1.5　使用Excel帮助系统辅助学习

为了方便用户的学习，系统还提供了相应的帮助功能，用户通过该功能可方便地查找需要的帮助信息。对于初学者来说，很多操作都不熟悉，学会使用软件的帮助功能相当重要。

1.5.1　使用本地帮助系统

本地帮助系统是系统自带的帮助内容，主要通过“Excel帮助”窗口来完成，在Excel 2013中，打开该窗口的方式有以下两种：

◆在功能区右侧单击“帮助”按钮 ，打开“Excel帮助”窗口，如图1-31所示。

◆按【F1】键打开“Excel帮助”窗口。

1.通过关键字搜索帮助信息

通过关键字搜索可快速找到需要的帮助信息，在“搜索”下拉列表框中输入需要搜索的信息的关键字，单击“搜索”按钮即可查看搜索结果，如图1-32所示。

2.快速查看对话框参数的含义

在制作表格时，常需要打开对话框进行设置和操作。用户如果不了解对话框中参数的含义，也可单击对话框右上角的“帮助”按钮，快速查看有关该对话框的帮助信息。图1-33所示为在“页面设置”对话框中单击“帮助”按钮快速查看帮助信息的方法。

1.5.2　使用Office.com帮助系统

Office.com是Office 2013组成部分的联机服务，向用户提供比“Excel帮助”窗口中更多的帮助信息，其操作方法为：单击“Excel帮助”窗口中的“脱机”按钮，在弹出的下拉列表中选择“来自Office.com的Excel帮助”选项，如图1-34所示。

如果要在网页浏览器中搜索帮助信息，可输入网址“http：//office.microsoft.com/zh-cn/”，进入其主页，根据情况进行相关操作。