2.3 用字具体，表现负责的态度

商业写作，别把解释的责任丢给读者

阻碍明了表现的因素，除了主语缺漏、模糊衔接之外，最大的因素莫过于使多过多的抽象表现，像是“重新评估”、“推动”、“调整”等用语。

抽象表现的问题在于，这么做就是将具体的解释丢给接收者处理。如果接收者的理解与传递者的理解一致就没问题，可是你不能保证每次都会一致。特别是当你希望对方能采取某种具体行动时，千万要注意，抽象表现完全无法和任何动作产生连结。明了表现的第三个要素，就是具体表现（不要抽象）。

“活性化”、“多样化”既圆滑又闪躲

商务文案中频繁出现和动作相关的抽象表现，包括：

 

“……的活性化”、“……的多样化”、“重新评估……”、“强化……”、“确立……”、“重新建构……”、“推动……”、“扩充……”、“调整……”、“合理化……”、“稳固……的基础”、“重新组合……”

 

这些都是有点不负责任的抽象表现。大概很多读者会这么想：“这些都不能用的话，那从明天起我什么都写不出来了！”我的意思并非绝对不能使用抽象表现，我想说的是，抽象表现无法给人一种进入具体行动层次的概念。如果你只是想表示一个方向性，那么用抽象表现没有太大的问题。

例如，经营者常常对公司内部做出这样的指示：“本公司应该强化人才培养体制。”就方向性来说，你很难反对它的内容，但是它具体吗？这种指示其实很空泛。一般来说，人才培养是再好不过的事了。可是，“人才培养体制”具体来说到底指的是什么？还有所谓的“强化”，到底要采用什么样的方法？接收者只听到这些信息，有可能清楚知道自己该如何行动吗？我觉得很难，你们觉得如何？

“赶快调整库存”这句话传达了什么？

例如，当你被要求“赶快调整库存”，你真的知道该怎么调整库存吗？调整库存，不外乎就是增加库存或是减少库存吧。但是，要朝哪个方向调整，还有数量、时间等，光凭这句话完全无法传达具体的信息。

假设目前低于正常库存，那就应该增产，才能增补库存；抑或相反，希望库存减少。确实，在关于经济的书籍或报章杂志中，特别是在形容宏观经济时会用到“正在进行库存调整”，而这句话大多用在表示减少过剩库存的意思。可是，“库存调整”这个表现本身却是中立的，也就是不具体。

同样，“生产调整”也是如此，一般多用于减少生产的意思；但是，它本身词性中立可以解释成增产，也可以是减产。“供需落差”也是如此，这个词汇一般用来形容供给过剩，可是它本身是中立的。以上所举的每一个例子都是抽象表现，所以可以包含很多解释，一般用来表示某种方向性。

因此，有人会以“一般的”表现方式为默认的前提，说出“因为现在供需落差正在扩大，所以得赶紧调整生产，不然没办法进行库存调整！”其实，他真正想要传达的是：“现在的供给大幅高于需求，所以商品堆积如山，我要你快点减产，不然没办法减少库存！”

可是，由于他使用抽象信息，因此还留下另一种可能的解释：“现在需求大幅高于供给，也就是说现在商品短缺，我要你快点增产，不然库存会低于正常值！”

由此可知，当事者原本想传达明确的信息，但这时候却出现两种解释，相当麻烦。

“××性”、“××力”，滥用让人没性又没力

“这辆车具有优异的安全性”、“那项商品拥有超群的功能性”、“她的本性很好”，每一句都是常见的抽象表现。没错，以方向性来说，这些信息每一句都很明确。可是，这些信息包含的“安全性”、“功能性”、“本性”，都缺乏具体性。只要一出现“……性”，就是高度抽象性的表现，把它当成范围广泛的主题，大致都不会错。大多数的接收者会有这样的疑问：“这个××性，具体来说有哪些意义？”不要等到被问到了才回答，因为这正是重要的地方，最好一开始就具体说明。

例如，车子的“安全性”指的到底是什么？对谁来说安全，驾驶者还是其他乘客？是后座还是前座安全？是对乘坐的人安全，还是对被撞的人安全？此外，安全的定义可能也是一个问题：它是指以时速××公里正面撞击墙壁时的耐冲击程度；还是指在某个特定速度下，踩下刹车直到停下车子所需的时间；或者，因配备了安全气囊或后视摄影机这些装备，所以安全？最好在对方提问之前，先具体地说明重要之处。

另外，也要注意“××力”这样的表现。“强化营业力很重要”、“一定要有向心力、凝聚力”、“现场力很重要”这样的主张，每一个都相当正确。但是，即便你连续呼喊这些口号再多次，接收者也不太可能会因此连结到适当的行动上，因为你没有具体地向对方传达该如何行动。

具体表现可以惊心，可以动情

但是，这并不意味着抽象表现不重要。当我们提及事物的本质时，使用抽象表现确实非常重要。以人作比喻的话，抽象表现就如同人的骨骼一般，光用抽象表现是没有血肉的表达方式。抽象表现可以立刻显露出事物的本质和方向性，是理性的表达方式，但是光用抽象表现，难以动摇对方的情绪和感情。

逻辑思考的根本就是抽象表现，在说服别人时不可或缺。可是，如果从“赋予动机”这个观点来看，具体表现则比较有效。其原因在于，具体表现可以激活对方的想象力，借此唤起他脑中庞大的信息。也就是说，具体表现反而可以强烈地唤起对方的情绪和感情。

例如，“一名学生在团队运动时受伤了”这个句子，集合了高度抽象的表现。所以，对方即使头脑理解了，也无法浮现真实感。“D君在学校上体育课，做叠罗汉时骨折了”这样表达，是不是具体得多了？但是，还没到触动情感的层次。

“炎炎盛夏，在第二中学地面又干硬、碎石子又多的操场上，二年一班的每个学生身上沾满尘埃，满头大汗地练习叠罗汉。正当他们把人叠到第五层时，在最下面一层支撑的D君，右肩忽然发出‘喀拉’一声闷响，骨折了。叠在D君上层的学生随着惨叫声，一一跌落下来。被救出的D君，肩膀被断裂的锁骨刺穿皮肤，骨头凄惨地露在外面。”如果叙述具体到这种程度，我们应该多少可以感受到D君的疼痛。

在写商务文案时，诉诸情感到什么程度才合适，尚有讨论的空间。不过，我希望各位了解到，具体表现确实能达到触动情感的效果。

委婉语法无法提醒“不长眼”的人

委婉语法可以说是抽象表现的亲戚，使用上也要多加小心。所谓的“委婉语法”，是指间接地传达信息给对方。一般来说，委婉语法的作用在于避免具体使用否定的表现。然而，由于委婉语法是间接的，因此可能会招致意想不到的误解，必须多加注意。

我举一个例子。我曾经因为工作的关系，前往客户公司的研习机构，要在新宿换乘电车。过去，在新宿车站转搭前往研习机构的电车时，必须从厕所前面通过。那里不断地播放循环式的录音：“现在正在清扫中，请多多协助！”我当下忍不住脱口而出：“那是要我现在来帮你扫厕所吗？！”

我在企业研习中说出这段故事时，招来一阵嘲笑：“只有你才会做出这么蠢的理解。”那么，请问各位读者，我到底应该怎么解读这句话，它是希望大家采取什么具体行动吗？它是希望大家“现在请不要使用厕所？”“请忍耐？”“请用别间厕所？”“可以使用，但不要妨碍我打扫？”“可以使用，但注意脚滑？”，有各种解释的可能。所以，“我来帮你扫”应该也是其中之一，这不奇怪吧。

某位研习学员立刻举手发言：“老师，我觉得你说的那些动作都不对。它真正要你做的是‘帮我注意一下，不要让其他人进入厕所’，绝对是这样没错。”我真是败给他了！

委婉语法容易招来误会（和趣味）

与不同文化圈的人交谈时，用委婉语法很容易造成误会。原因在于，异文化之间拥有的默契特别少。假使你希望对手采取某种行动，你最好具体说明，具体到自己都觉得啰嗦也无所谓。当然，即使是同文化，仍然有不同的亚文化圈。

例如，京都一带算是特有的文化圈吧。假设各位到京都拜访友人，结果不小心待太久了，到了接近傍晚时，刚好肚子也饿了，这时候友人提出了一个邀约：“要不要来碗茶泡饭啊？”大家会怎么回答？应该有人会说：“哎呀，你问的正是时候，那就麻烦来个两碗……”

其实，这是当地特有的委婉用法，表示“时候不早了，请你回去吧”。不过，我的意思并非只要表现得具体，就一定会造成失礼。你可以用尊重对方的态度，然后郑重地表达。切记：无缘无故挑衅对方的感情，并非逻辑表现力鼓励的行为。