2.2 采购人员管理

2.2.1 采购部门职位与职责

设置好采购部门组织形式之后，下一步就是选聘人员，担任具体的工作职责和任务，分配给每一个人的职务且规定了“该做什么及如何做”。有些企业有明确的职务说明书，详细地规定了职务的内容；有些企业则没有，而是由上司口头传达。职位说明书是一份提供有关任务和职责信息的文件（工作的内容是什么），是对有关工作职责、工作活动、工作条件及工作对人身安全危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。职位说明书的另外一部分是关于工作责任和工作任务的详细罗列。工作说明书中还应当界定工作承担者的权限范围，包括决策的权限、对其他人实施监督的权限及经费预算的权限等。

以下提供两份采购部门的职位说明书，如表2-1和表2-2所示。

表2-1 采购员职位说明书

表2-2 采购经理职位说明书

除了采购员和采购经理外，大的采购部门还会在采购经理下面不同的科或组设置采购主管职位，也有的还有采购助理、采购文员等职位。

采购主管的采购职责主要包括以下几个。

●分派采购人员及助理的日常工作。

●负责次要原料或物料的采购。

●协助采购人员与供应商开展谈判。

●采购进度的追踪。

●保险、公证和索赔的督导。

●审核一般物料的采购案。

●市场调查。

●供应商的考核。

采购助理的采购职责主要如下。

●请购单和验收单的登记。

●订购单与合约的登记。

●交货记录及催促交货。

●访客的安排与接待。

●采购费用的申请与报支。

●进出口文件及手续的申请。

●计算机作业与档案管理。

●承办保险和公证事宜。

采购文员的采购职责主要如下。

●收集供应商信息及文件资料建立供应商信息资源库。

●协助采购部其他人员进行供应商的联络与接待工作。

●进行合同校对、编修、理顺、装订、保管，并办理送审手续。

●做好各项采购工作记录，并对记录及时进行整理和归档。

●及时将采购产品目录输入系统，并对其进行更新和调整。

●按照采购专员的意愿向供应商发出订单。

●完成各项采购信息收集和采购数据统计工作，及时进行统计结果分析。

●完成上级领导或采购专员交办的其他任务。

2.2.2 采购人员素质要求

要做好采购工作，就必须要有合适的采购人员。因此，一开始就要招募优秀的采购人员。那么应选择怎样的人来满足采购工作岗位要求呢？不同的商业环境中会有不同的要求，但是，有一些指导方针是在大多数情况下都适用的。

首先，作为一名合格的采购员，必须是德才兼备，能更好地履行采购作业。其次，因为在采购的工作岗位上角色是会动态变化的，有时采购人员必须和工程技术人员沟通，有时还要有处理危急型公关事务的能力，有时还要是一名法律通。因此，采购工作要求采购人员必须具备多方面的能力，以应付变化多端的采购工作。

1.要具备良好的职业道德

采购是企业中较为敏感的职业，要想成为一名优秀的职业采购员，必须具备良好的职业道德。有些供应商总会想办法以金钱或其他方式来诱惑采购员，以达到其销售目的。采购员若无法把持，可能会不自觉地掉入供应商的陷阱而不能自拔，进而任由供应商摆布。

采购员要做到清正廉洁，必须自觉构筑思想防线，进行自我约束、自我规范和自我控制。在工作中要做到公平正直，没有偏袒，不掺杂个人的主观意愿；对供应商要做到一视同仁，不得有任何歧视性的条件和行为。

2.应有良好的专业形象

（1）“三秒钟”印象：衣着和容貌

人的形象是通过容貌、神态和服饰等仪表来反映的。采购人员的服饰穿着应遵循服饰因年龄而异、因时而异、因谈判的内容而异的原则。采购人员进行采购谈判时一般穿正装，所以要特别注意正装的合理穿着与搭配。非正式场合中，可穿单件上装；会谈、访问、较高级会议和白天举行的比较重要的活动中，应穿套装；宴会、正式会谈、正式典礼及特定的晚间社交活动场合中，必须穿着以深色为主的套装。

注意西装、衬衫和领带的合理搭配，注意鞋袜的穿着。一般在正式场合以黑色皮鞋为宜，但女士也可穿着与服装搭配合理的彩色皮鞋。饰品佩戴应遵从传统和习惯。

（2）商务礼仪

在采购工作中，要注重商业礼仪，常用商务礼仪如图2-8所示。

图2-8 采购工作中常用的商务礼仪

3.需要拥有优秀的语言表达能力

语言表达包括口语表达能力、文字表达能力、数字表达能力及图示表达能力。采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，表达采购的各种条件，例如规格、数量及价格，应避免语意含混，滋生误解。面对忙碌的采购工作具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，通过“动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须具备的能力。

4.敏锐的观察力和亲和力

亲和力是建立良好供应商关系的基础。采购人员必须与自己的组织或其他组织中的高层人员打交道。所以高效的采购员应该具有与人交往的较高能力，具有交际的亲和力，容易让人沟通并产生信任感，有较强的部门协调能力和谈判能力。

5.具有较高的分析和预测能力

采购是一项相当复杂而且要求很高的工作，工作能力要求也相当多样化。采购人员必须对所在的行业市场动态有一个把握。了解供应商产品、技术与市场。具备较高的分析能力和预测能力。

由于采购人员常常面临许多不同策略的选择和制订，因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制订有效的决策。

首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入（成本）与回报（使用状况、时效、损耗率和维修次数等）加以比较。此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间和付款条件等）加以分析判断。

在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度推测物料可能的供应情况；从物料价格的涨跌推断采购成本受影响的幅度有多大。总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。

6.具备宽广的知识面

采购员需要接触很多行业和技术，必须对技术与商业因素持有平衡的观点。另外，为了更高效、保质保量地完成工作，还必须能够将其所做的业务当做一个完整的整体。显然知识面不广的人是不可能在这样要求很高的环境下有效地完成工作的。做采购工作不但要求要有好的形象和敏锐的观察力，还要有高素质的举止、广博的知识面、积极的应变能力与良好的心理素质。一名优秀的采购员，要具备采购、商品学、物流、市场营销、商务谈判、税务、财务及相关法律法规等宽广的知识。

无论是采购哪一种物料，都必须对要采购的“标的物”有基本的认识。跨专业的采购会使得采购人员感觉力不从心。采购人员必须不断补充各种产品的知识。补充的途径包括自学、参加短期培训班等。一些采购人员认为，这么做是在浪费时同，因为采购人员并不是搞研究开发的，而且采购时往往有本企业工程技术人员及商品管理人员的协助，因此自身并不需要掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购人员不在少数。但是这种观点持有者必须要认识到，那些可以支持自己工作的工程人员及管理人员并不是时时刻刻都在自己的左右，况且有时他们因为各种原因未必能帮助自己。尤其是零售企业的采购人员，对商品的了解更要比其他行业的采购人员还要深入，因为他必须担负起销售业绩的相关责任。