4.2 字里行间的素养

——撰写商务邮件的技巧

职场人在日常工作中少不了收发电子邮件。

一封完整的电子邮件，通常包含地址栏、标题栏、正文、附件等几个部分。你知道在写邮件的时候，这几部分的先后顺序吗？

写邮件要按附件、正文、标题栏、地址栏的顺序来写。

写邮件要按附件—正文—标题栏—地址栏的顺序来写。

为什么不是像写文章那样，按标题、正文的顺序写呢？看完接下来的内容你就明白了。

4.2.1 附件

你有过一时“手滑”，忘了添加附件就把邮件直接发出去的经历吗？

这就是写邮件为什么先从附件开始的原因——如果先将附件添加到邮件中，就可以避免这种尴尬情况发生。

1.附件命名要规范

如果只写“附件一”“附件二”，对方会不知所云。如果只是含糊地写《绩效考核表》，对方在存档时，就可能无法与其他名称相似的文档区分开来。因此，附件要有能够区分的完整命名，必要时还要加上版本号，例如，《品牌管理部2019年绩效考核表V2.0》。

2.正文要提示附件

如果有附件，正文里要有相应的提示。提示不能只是简单的一句：“请看附件”。你最好在正文里写上附件全称，以便收件人对照查看。

3.超大附件存网盘

有些公司的邮件服务器会屏蔽超大邮件。如果必须传送超大附件，建议将文件存在网盘上，在邮件中附上网盘文件的链接和密码供收件人自行下载。

4.2.2 正文

在添加附件后，就可以开始写正文了。邮件正文包括抬头、主体以及最后的署名。

1.抬头

邮件抬头要有称呼。不打招呼上来就说事或者只说：“你好”，都是不合乎职场礼仪的做法。

在公司内部，对于熟悉的同事或者下属以名字相称会显得比较亲切。有些公司则提倡无论职位高低，全部以中英文名字称呼彼此，以彰显平等。但是给外部人员写邮件的时候，称呼还是正规一些为好。

通常的做法是：如果对方有职位要称呼“姓氏+职位”，如李局长、张总；如果不清楚对方的职位，可以称呼“姓氏+先生/女士”，如张先生、林女士；也可以根据行业称呼对方为某工，某老师等。

2.正文

如果要说的内容比较多，正文一定要分段，每段只讲一个主题。文字要尽可能精练，长篇大论在工作邮件中是不受欢迎的。

你需要遵循“结论为先”原则，在开篇第一段即陈述主要结论，例如：“在你提出的营销方案中，我认为关于形势的判断过于乐观。理由如下……”

正文一定要分段，每段只讲一个主题。文字要尽可能精练。

同样的，在每段的开头应提出整段的要点，例如：“首先，当前目标客户群体的购买力下降。统计数据显示……现场问卷调研发现……”这样邮件就会逻辑条理清晰，方便对方理解。

在邮件的结尾，你需要强调要对方跟进的事情，例如：“请您批示，谢谢！”“请您提出修改意见，非常感谢！”然后加上祝福语，例如：“祝商祺”；如果关系比较熟，就可以写“祝一切顺利”“保重身体”。

在格式上，段落开始时不需要加空格，直接顶格写就好；使用自动换行而不要用回车键，否则在你这里看起来井井有条的断句，到别人的电脑上就可能变成“残垣断壁”。

写完正文之后一定要通读邮件内容，检查是否有错别字、措辞是否得当。在这些细节中，最能看出一个人的职业素养。

3.署名

署名包括姓名、职务、部门、公司名称、手机、座机、微信、邮箱等必要信息。如果公司没有统一要求，就自己设计一个格式。署名长度一般不要超过4行。

4.2.3 标题栏

接下来，你要根据正文的内容，给邮件拟定一个恰当的标题。

在邮件标题中，你需要用尽量简短的文字概括邮件的核心内容，例如：《关于某某项目预算的请示》《请审阅2019年第二季度绩效奖励分配方案》。如果是对外的邮件，最好再加上“来自某某公司”的字样。这样做的好处是，将来对方在需要的时候，可以使用关键字很方便地搜索到这封邮件。

如果想让自己的邮件得到对方重视，可以在标题添加【重要】【紧急】字样。但注意不能随意使用强调字样，否则就成了“狼来了”。

有没有见过前面顶着一堆“re：re：re：……”的标题？有时你会发现里面的内容和标题早已不相关了，实在令人困惑。这种情况下，最好修改邮件主题，而不是继续“盖楼”——这才是“专业”的做法。

4.2.4 地址栏

邮件的正文和标题写完，就该填写地址栏了。这样的顺序有两个好处：一是可以避免在邮件还没写完时误发出去；二是在写正文的时候，可以顺便想好该发送给哪些人。

发送邮件时，不能把所有与邮件有关的人都列入“收件人”栏——“人人有责”的结果往往是人人都不负责。你要想清楚谁是收件人，谁是抄送人，谁是密送人。

● 收件人是直接负责对问题进行答复或处理的人。

● 抄送人是知情即可，不一定需要对邮件予以响应的人。

● 密送人指发件人发了邮件但不想让别人知道的人。

收件人或抄送人如果比较多，最好按职位高低从大到小排序，若职位相近则按姓氏字母排序。

给其他部门员工发工作邮件时，最好抄送双方的直属领导。这样做既可以令领导对你们之间的往来沟通知情，同时也起到督促对方反馈跟进的作用。

需要注意的是，如果收件人是领导，邮件单独发送给他本人即可，无须再抄送其他人。否则，有些领导会因为有被监督的感觉而很不愉快。

4.2.5 回复邮件的礼仪

1.及时回复

收到邮件后尽快回复是基本的商务礼仪。如果无法第一时间回复，也最好马上回应：“来信收到，我会尽快回复。”如果正在出差或休假，最好设定自动回复功能，以免影响他人工作。

2.完整回复

你费力写了一大段邮件，结果对方只回复几个字：“是的”“好”“知道了”，你会有怎样的感受？

作为礼貌，回复邮件至少应该是一个完整的语句，例如：“来函收到，我基本赞同你的意见，容我再认真考虑一下。”

3.定向回复

尽管对方给你的邮件可能抄送了很多人，你在回复时仍然需要选择回复对象。如果确定话题只与发件人本人相关，只回复发件人即可，以免打扰不相关的人。

尤其需要注意的是，如果是表扬、感谢别人的事，抄送的人越多越好；负面的事情则最好一对一沟通，知道的人越少越好。

尽管有电话、微信、钉钉、QQ等多种信息交流工具可供选择，电子邮件依然是职场最重要的沟通方式之一。撰写合乎规范的邮件最能体现职场人的素养。是职场新人必须掌握的基础技能！

道生老师敲黑板

● 撰写工作邮件最妥善的顺序：_________-_________-__________-__________。

● 收件人、抄送人、密送人的区别在于：__________________________________。

● 回复邮件的礼仪包括哪三个方面？___________、___________、___________。

道生老师留作业

● 请检视你工作邮箱中的往来邮件，针对地址栏、标题栏、正文、附件不符合规范的情形，各举出三个例子。