02 活学活用的四种应用情境
既然运用金字塔结构可以为沟通表达带来三大优势，让沟通表达的内容更易于被受众所理解、所记忆、所认同，我们就可以运用它来组织自己所要表达的思想。从宏观角度来说，运用金字塔结构可以对思考、表达、写作、分析问题以及呈现解决方案等工作有所帮助。
金字塔结构的应用情境具体可分为四个方面：
❑ 会议主持、演讲汇报
❑ 工作指导、工作分配
❑ 书面表达、邮件联络
❑ 问题分析、解决方法
下面，我们将具体介绍一下金字塔结构在这些工作情境中的应用。
■ 情境一：会议主持、演讲汇报
在会议主持中，通常主持人在开场时间内，要介绍会议的议题、议程、参会人员以及注意事项等诸多要素。如何让听众在短时间内记住这些要素，提高会议的运行效率呢？这就需要主持人利用金字塔结构，将开场时需要介绍的内容进行系统的梳理。
应用于会议主持的金字塔结构
主持人只要按照这一逻辑结构，利用各项要素之间的关联，合理安排各项内容的介绍顺序，就可以吸引听众的注意力，提高信息的传达效果。但需要注意的是在不同情境下，主持人不能照搬金字塔结构逐一介绍，而是要根据会议的实际时间灵活取舍，突出重点。
一般情况下，半天会议的开场时间要控制在15分钟左右；1小时会议的开场时间要控制在5分钟以内，不宜超过10分钟。
如果开场时间相对充裕，会议主持人可以从一级内容展开到二级内容，甚至是三级内容。比如，可以展开议题，介绍一下各个主要议题和各个次要议题的具体内容和逻辑关联；再如，可以展开介绍参会人员的角色，比如介绍出席的领导、本次会议的主讲人等。但如果开场时间相对紧张，就不必展开二、三级内容。
演讲汇报的情境与会议主持相似，演讲者需要在规定的时间内讲完幻灯片的各个模块，并呈现出中心思想或论点。演讲者可以将分享内容梳理成金字塔结构。
在演讲汇报时，演讲者可以根据分享时间的长短决定是否在某一模块下展开，是否在该模块下的某些幻灯片上展开。当然，选择展开的演讲重点需与受众的知识层次和关注点、演讲目的等相匹配。
如果演讲者有30分钟的汇报时间，在时间比较充裕的情况下，可以逐个分享模块1、模块2、模块3，并且讲到每个模块下的所有幻灯片。
但如果演讲者只有15分钟的汇报时间，在时间比较紧张的情况下，可以选择重点分享模块1和模块2，简单带过模块3；或是模块3下面只讲幻灯片7，而不讲幻灯片8和9。
应用于演讲汇报的金字塔结构
如果汇报时间被压缩到10分钟，演讲者可以选择模块1来重点展开讲述，而模块2和模块3只是简单带过；或者只讲述模块2、模块3下面的部分幻灯片。采取这样的决策后，幻灯片呈现的顺序就可能是1、2、3、4、7。
因此，无论在会议主持还是演讲汇报中，运用金字塔结构可以帮我们理清表达思路，并根据时间进行灵活调整，从而做到重点突出、随机应变、收放自如。
■ 情境二：工作指导、工作分配
在工作指导和分配中，许多管理者喜欢按照时间顺序向员工指派工作。
比如我在某企业咨询调研时，就收集到了下面这个例子。
有位管理者向下属分配工作时，是这样说的：
小王，我跟你说一下接下来你的工作安排。第1周，你要参加新产品知识的培训，并参加与生产部门的周例会。第2周，除参加生产部门的周例会，还要参加质量部门的双周例会，同时必须完成产品需求的分析工作。第3周，你要推动产品的功能开发工作，力争在第6周结束，当然不要忘了与生产部门的周例会。第4周，我给你申请了一个沟通技巧的培训机会，机会难得，请务必出席。我们和采购部的月例会也是在第4周。第5周……
如果像这样每一周都包含着不同类别的工作，面对这样的工作安排，我担心员工小王听到一半已经有点晕头转向了，可能很难记住所有的细节。
因此，管理者就需要利用金字塔结构，按照工作的类别来对员工进行工作指导和分配。比如，管理者可以这样对员工说：
在接下来的几周里，我会带你完成A、B、C三方面的工作。
A方面的工作会这样展开……
B方面的工作会这样展开……
C方面的工作会这样展开……
大家会发现，经过分组归类后再进行表达，无论是在逻辑上还是在听觉上，都会让对方感到比较清晰。
按照上图的逻辑结构，这位管理者可以这样来布置工作：
小王，在接下来的时间里，我会带你完成技能培训、产品设计和跨部门合作三方面的工作。
为了更好地帮助你完成产品设计和跨部门合作两方面的工作，在技能培训方面，第1周我想安排你参加新产品知识的培训；第4周公司有个沟通技巧培训，我为你申请了一个培训机会，机会难得，请务必出席。
应用于工作指导与分配的金字塔结构
在产品设计方面，我们计划在第2周完成需求分析，第3—6周完成功能开发，第7周完成功能测试。
最后是跨部门合作，与生产部是周例会，与质量部是双周例会，与采购部是月例会。跨部门合作对我们新产品项目的成功推动是至关重要的，所以请你在会议前好好准备，横向联络时注意把学到的沟通技巧加以应用，从而达成高质量的合作。
可见，如果管理者将金字塔结构运用到工作分配与工作指导中，可以与员工达成良好的沟通效果，可谓事半功倍。
■ 情境三：书面表达、邮件联络
在书面表达中，可以把金字塔结构每一级的关键词，用视觉优化的方式呈现（如放大字号、加粗、变色或者画线等），从而将受众的注意力聚焦在他们所感兴趣的关键词上。
比如，某位员工要向上级提交一份调查报告，可以先归类相似内容，然后按照逻辑排序，最后对金字塔结构每一级的关键词进行视觉优化处理，这样就可以层级清晰、重点突出地呈现报告。
视觉优化的方式不仅可以应用在上述的文档报告中，对于商务邮件或是汇报项目的幻灯片，也可以如法炮制。
■ 情境四：问题分析、解决方法
在分析问题、寻找解决方法时，依旧可以利用金字塔结构来帮助我们找出问题的症结所在，从而针对根源性起因对症下药，做出相应的决策和应对方案。
当需要突出说明采取某种方案的原因时，即侧重于说明why，可以参考“问题→原因→解决方法”的逻辑结构进行表述。
应用于书面呈现的金字塔结构
说明原因的金字塔结构
具体的表述步骤为：
首先，列出目前所面临的问题（问题1、问题2、问题3……）；
其次，分析造成每一个问题的原因（原因1、原因2、原因3……）；
之后，针对原因列出建议采取的措施（措施1、措施2、措施3……）。
我曾在汽车行业咨询时遇到这样一个案例，某款新车型的开发项目遇到了瓶颈期。为了突出造成瓶颈期的原因，可以按照如下的方式进行陈述：
目前我们的新车型开发项目发生了延误，主要存在两个问题，一是换挡卡滞，二是造型更改次数过多。
造成这些问题的原因，一是拉锁结构不可靠，二是开发评审委员会评委有所调整，导致评审标准前后不一致。
在此有两个建议：一是更换拉锁供应商，确保换挡顺畅；二是在开发评审委员会里设置后备评委，并且阶段性地关闭评审条目，以降低评委调整对于造型评估的影响。
上面这种陈述可以清晰地引导受众进入“问题→原因→解决方法”这一逻辑过程中，更容易理解造成问题的原因，同时也更容易接受应采取的措施。
当侧重于推荐解决方法时，即侧重解释how时，可以换一种逻辑结构来进行表达。
呈现解决方法的金字塔结构
对应的话术是：
让我们看一下我们为什么要采取以下三个措施：
因为我们的工作存在着问题1……，它是原因1……造成的，所以建议采取措施1……
我们的工作也存在着问题2……，它是原因2……造成的，所以建议采取措施2……
最后，我们的工作还存在着问题3……，它是原因3……造成的，所以建议采取措施3……
通过对下一级内容问题和原因的展开，继而阐明上一级解决措施的合理性。
当我们侧重于呈现解决方案时，即侧重于how，那么上文汽车行业的案例就可以采取如下的结构进行表述：
目前新车型开发项目发生了延误，我们对此提出两条建议。一是更换拉锁供应商，因为出现了换挡卡滞的问题，而造成这一问题的原因是拉锁结构不可靠。二是在开发评审委员会里设置后备评委，并且阶段性地关闭评审条目。在这次项目中造型发生了多次更改，起因是开发评审委员会中的评委人员有调整，从而造成了评审标准前后不一致。
上面这种陈述可以有力地向受众解释每一个解决方法的合理性。
综上，无论是在口头表达，还是书面表达，金字塔结构都存在广泛的应用情境。金字塔结构不仅能帮助我们轻松地应对会议主持、演讲汇报、工作指导、工作分配、书面表达、邮件联络等日常工作情境，在面对复杂的问题分析和呈现解决方法时也有章可循。
金字塔结构不仅能为表达带来优势，而且能广泛应用于各类职场场景中，足见金字塔结构的魔力。那么金字塔结构有何奥秘，有哪些亮点和价值，我们又该如何设计和构建它呢？我们将在后面的内容中为大家揭晓。
职场案例：小试牛刀之协调例会时间
山姆大学毕业后，即将入职一家世界500强企业，他内心对于职场既充满了期待，又有着莫名的紧张。山姆一方面想在职场中大展拳脚，勇敢追求自己的梦想，另一方面急于摆脱职场“菜鸟”的状态，但对未来感到十分迷茫。
山姆把自己的紧张和迷茫告诉了奶奶芭芭拉。芭芭拉奶奶说：“不要担心，宝贝，我会送你一个礼物，它会陪伴你去新的城市工作和生活。”
在山姆离开家前往大城市上班的前一天晚上，芭芭拉奶奶拿出了一个只有拳头大小且模样呆萌的智能机器人，对山姆说：“山姆，这是奶奶送给你的一个智能机器人，他叫脑门。你以后在职场中有什么困惑，都可以问问这个智能机器人，脑门会给你一些建议的。”
喜出望外的山姆叫道：“太棒了，这个萌萌的机器人看起来好像普通的卷笔刀啊。把它带在身边就可以随时帮助我，太酷了！谢谢亲爱的奶奶！”话音刚落，山姆便捧起奶奶的脸颊亲了好几口。
山姆把脑门小心翼翼地收进拉杆箱，踏上了新生活的旅途。有了智能机器人脑门的陪伴，山姆没有了离开家乡的孤独与寂寞，也不再感到迷茫和彷徨，而是看到了职场中新的机遇与挑战。尽管职场生活充满了未知，但这种未知所蕴藏的无限可能，让山姆有点跃跃欲试了。
在经历了一系列紧锣密鼓的入职培训后，山姆很快就被安排跟着七仔前辈一起工作。七仔姓戚，是一位气质和颜值俱佳的大美女，进公司十多年了，为人热情随和，人缘非常好，大家都亲切地称呼她“七仔”。
转眼一晃，山姆已经到公司3个多月了。周一上午，七仔前辈交给山姆一个例会协调工作，希望培养山姆沟通协调的能力。
例会协调工作具体的情况是：因为与重要的与会者王经理、唐经理和张经理的日程安排有冲突，原定今天下午（周一）3点的例会无法按计划召开，需要在本周内再协调出一个时间，并询问部门领导静姐是否可以参加。
通过几方协调，山姆掌握了如下情况：
1．北京的王经理来电话说，他今天外出，下午3点钟赶不回公司，所以不能参加例会。如果例会改期，下半周时间比较方便。
2．上海的张经理说他不介意今天的例会延期，明天开也可以，但明天上午11点以前不行。
3．广州的唐经理的秘书说，唐经理明天较晚时间才能从法兰克福赶回来。
4．符合例会要求的视频会议室下半周的周三和周五已经有人预订了，但周四还没有人预订。
5．部门领导静姐的日程表上本周三和周四上午显示为空。
面对有些错综复杂的信息，山姆不禁陷入了思索：“我应该如何与各位与会者协调例会时间呢？”山姆想起了芭芭拉奶奶送给自己的智能机器人，“对了，奶奶不是说以后在职场中有什么困惑，都可以问问这个智能机器人，看看脑门会给我一些什么建议。”
山姆立即行动起来，找了一个没人使用的小会议室，悄悄地拿出拳头大小的脑门，开始向这个萌萌的智能机器人请教起来：“脑门，我能向你请教一个问题吗？”
当脑门开始思考的时候，黑眼圈上的白色眼眶灯和黑轮子上的蓝色轮毂灯就会闪烁起来，机器人问道：“什么问题？说吧，山姆。”
山姆描述了一遍例会协调工作的来龙去脉和相关细节，然后问脑门：“我应该怎么去协调沟通呢？”
“如果现在让你沟通，你会怎么与部门领导静姐沟通？”脑门反问道。
山姆略加思考后，便演练起来：“静姐，今天的例会可能要换一个本周内的时间了。北京的王经理来电话说他今天外出，下午3点钟赶不回公司，所以不能参加会议。上海的张经理说他不介意今天的例会延期，明天开也可以，但明天上午11点以前不行。广州的唐经理的秘书说，唐经理明天较晚时间才能从法兰克福赶回来。符合例会要求的视频会议室下半周的周三和周五已经都有人预订了，但周四还没有人预订。会议时间定在周四上午似乎比较合适。您看可以吗？”
智能机器人脑门的白色眼眶灯突然高频率地闪烁了几下，脑门发出几声“嘿嘿”的笑声：“山姆，你觉得你讲了那么多信息后，你的沟通对象能听懂多少，又能记住多少？”
“陈述是不是有点啰嗦啊？”山姆有些犹豫，“我自己讲起来也很累，感觉不舒服。脑门，你有什么建议给我吗？怎么表达更清晰简练呢？”
“先论据后论点的表达逻辑是可以的，只是主体内容的陈述过于繁冗。从论证性看，会议改期需要两个论据的支持——会议人员和会议地点，我们可以将会议人员和会议地点的信息归类分组。考虑到在领导面前过多提及其他领导可能显不出对该领导的尊重，所以其他参会领导的情况可以概括后简单陈述。论据陈述的顺序可以先陈述重要的论据——会议人员，再陈述次要的论据——会议地点。山姆你先想想，再陈述一次试试。”
经过脑门的点拨，山姆的思路开始逐渐清晰起来：
· 北京的王经理下半周时间比较方便。
· 上海的张经理本周二上午11点之前时间不行。
· 广州的唐经理本周二较晚时间才能从法兰克福赶回来。
· 静姐的日程表上本周三和周四上午显示为空。
在与会人员方面，经过上述分析，可以概括出各位与会人员本周比较方便的时间是周三和周四上午。
再来看会议地点的情况：
· 符合例会要求的视频会议室下半周的周三和周五已经都有人预订了。
· 视频会议室星期四还没有人预订。
· 在与会地点方面，视频会议室周四有空，那么例会时
间只能定在星期四上午。
山姆在理清思路后，就按照脑门的建议（即归类论据后概括提炼，然后做简单陈述）开始了试讲：
“静姐，原定于今天召开的例会可能需要换一个时间。因为各位会议人员比较方便的时间是周三和周四上午，会议室周四有空。例会时间只能定在星期四上午，您看可以吗？”
智能机器人脑门的两个轮子打起转来，像是给山姆鼓掌似的，蓝色轮毂灯也闪烁着。“这次的表达清晰多了，更容易让你的沟通对象理解和记忆。”脑门一边夸着山姆，一边又提出了自己的意见，“如果对领导更尊重些，你觉得最后一句怎么讲更好呢？”
“嗯……”山姆思索了起来。
脑门看着山姆思索的样子，说出了自己的建议：“我看了您的时间，如果例会时间定在星期四上午，您的时间比较方便。静姐，您看定上午几点比较好？”
“对！对！对！让领导决定周四上午例会时间，这样更礼貌！”山姆开心地笑了起来。这时，他对眼前这个萌萌的大脑门里的智慧越来越信任了。
“静姐就在这个办公室，最好当面告知更有礼貌些，其他几个领导可以以电话或邮件的形式沟通一下。”脑门补充道。
“收到。谢谢你，大脑门！”山姆眼神里流露出更多的自信。
与静姐的沟通很顺利，静姐当场就给出了周四上午10点的时间建议。随后的跨部门联络也得心应手，山姆成功地与其他与会者协调好新的例会时间。在告知七仔前辈协调结果时，山姆还得到了前辈的认可。
山姆觉得职场上的沟通表达是自己急需提升的职业技能：“以后有空就得多请教请教这个聪明的脑门。今天真开心，有些小小的成就感了！怎么奖励一下自己呢？嗯，带上脑门去看场电影吧。”