2.3　会议文字材料的准备

举办一次会议离不开各种会议文字材料。秘书不仅要具备较强的文字驾驭能力，还要掌握一定的会议文稿写作技巧。本节将从会议主题材料、主持词、演讲稿、会议通知以及会议邀请函几种主要的会议文字材料着手介绍具体的写作要求与技巧。

2.3.1　主题材料

会议主题材料包括《会议日程表》与《会议报到注册表》。

1. 会议日程表

会议日程的拟定要遵循一个原则：为会议目的而准备。会议日程的安排要考虑以下因素：会议时间与场地选择、会议时间段安排、会议的具体形式与主题、发言嘉宾、活动安排等。

会议召开的时间通常有半天、一天或两天及以上。不同的会议时间决定了会议日程安排的紧凑程度。以一个举办三天的会议为例，第一天可以安排为注册和欢迎晚会时间，第二天可以安排全体会议和平行研讨会，第三天可以安排参观、游览和晚宴。第一天的注册时间安排在9:00—19:00为宜，晚宴在18:00—20:00。第二天的全体会议宜为半天，以9:00—12:00为宜。第二天可以在14:00—17:00举办2～3个平行会议。第三天白天可以安排参观、游览等活动，晚上安排晚宴。会议期间，每半天要安排15分钟左右的茶歇时间，一方面为参会者提供一定的休息时间，另一方面也为参会者提供相互交流的机会，如表2-4所示。

《会议日程表》需要在会前向参会者通过网络或者其他方式发出，因此，《会议日程表》要在开会前准备好。

2. 会议报到注册表

《会议报到注册表》是指参会者到达会议举办地注册办理的登记注册手续，通常每位参会者在整个会议过程中只需要注册一次。《会议报到注册表》通常由会议主办单位、会议时间、会议地点、参会者、工作单位、签到时间、备注等内容构成，如表2-5所示。

《会议报到注册表》负责签到的人员应事先根据邀请的嘉宾代表列出明细，与会者只需要在签到一栏签名。参会者注册时间必须注明，以便及时掌握参会者到会的具体时间。

2.3.2　主持词

会议主持词指的是会议主持人宣读的文稿。会议主持词的作用在于介绍参会人员的身份、介绍会议各个环节进程、活跃现场氛围、确保会议顺利完成等。

会议主持词主要包括六个部分：宣布会议开始、介绍参会的主要领导和嘉宾、介绍会议的目的与办会宗旨、介绍会议议程、介绍发言嘉宾的职务与发言主题、宣布会议结束等。

1. 宣布会议开始

主持词的开场白作用在于宣布会议开始。对于大型的会议，通常还有专人致开幕词。对于有开幕词的会议，主持词应当追求言简意赅，不宜长篇大论。这时主持词应当突出对来宾的欢迎之意，对会议的背景以及意义做简单的介绍，避免与开幕词在内容上有重复。在开幕词中，通常会对参会的嘉宾做简单介绍，这时，开场时对嘉宾的称呼就要遵循“特称+泛称”的方式，例如：尊敬的习近平主席。对于没有开幕词的会议，开场白就起到了开幕词的作用，这时，对于与会嘉宾的称呼就要全部采用“泛称”，例如“尊敬的各位领导、各位来宾”等。

2. 介绍参会嘉宾

主持词最重要的部分之一是对参会的各位嘉宾逐一介绍。主持词中对嘉宾进行介绍的称呼之前都要加礼貌用词“请、有请或恭请”等，以表示对嘉宾的尊重。介绍嘉宾通常在会议宣布开始之后，对每个嘉宾逐一介绍。介绍嘉宾的顺序要有一定的讲究。通常情况下，对嘉宾介绍按照身份从高到低，当身份相同的时候，可以按照嘉宾的资历由高到低进行介绍。

3. 介绍会议议程

主持词中介绍会议议程不能太单调，要注意主持词应与各项会议环节有机地融合起来，能很好地烘托会议的主旨气氛，达到起、承、转、合的作用。会议上每位发言人在结束演讲之后，主持词中可以体现对发言者内容的简短总结，并对发言者表示感谢。

4. 宣布会议结束

宣布会议结束是主持词最后的一项内容。会议结束主持词要体现对会议成果的总结，对参会者表示感谢，并对主办方或者参会者提出一定的希望和祝愿。

不同会议的主持词用词风格不一，要根据会议的主题选用严肃或活泼的主持词。

2.3.3　演讲稿

演讲稿通常指的是会议领导在会议开始前的讲话稿。演讲稿是单位领导在会议上部署具体工作、发表总结性言论等的有效形式。对于一些非正式会议，领导演讲稿通常为即兴演讲稿，没有固定的格式。但对于正式会议，演讲稿通常包括首部、主体和结尾三部分。由于领导平时业务繁忙，演讲稿通常由秘书代为书写。

1. 首部

演讲稿的首部由标题、日期和称呼三部分构成。演讲稿的标题分为单标题和双标题两种写法。单标题由讲话人姓名、会议名称和文种组成，例如《马小雨同志在迪赛公司成立十周年大会上的讲话》。双标题是将会议主题概括成一句话作为主标题，而将单标题作为副标题的一种标题形式，例如《实施财务成本控制提高企业效益——王五同志在公司财务工作会议上的讲话》。

演讲稿首部的日期不能用阿拉伯数字书写，要用汉字书写，避免人为更改日期。演讲稿的日期通常写在标题的正下方。

演讲稿的称呼要根据会议的性质而采用不同的称呼。例如，如果是学术会议，多采用“各位专家学者”的称呼；如果是国际性会议，通常采用“女士们、先生们”的称呼；如果是代表大会，通常用“各位代表”称呼；如果是党的会议，通常用“同志们”称呼。

2. 主体

演讲稿的主体包括两部分：引言与正文。对于主旨在传达精神与布置工作任务的会议，引言需要开门见山地直点会议主题。例如：这次会议的主要任务是对公司新的财务成本控制制度细则进行讲解，进一步细化成本控制方案，落实公司成本控制目标……

——《××同志在公司财务会议上的讲话》

如果是上级领导出席下级部门的会议，演讲稿引言要侧重表达慰问和祝贺。例如：今天，我们在这里齐聚一堂，热烈庆祝第×个国际劳动节，在此，我代表集团公司以及所有员工向奋斗在一线的公司劳动模范表达节日的祝贺与崇高的敬意！

——《××同志在公司庆祝五一劳动节上的讲话》

对于庆祝大会，演讲稿引言部门要淡化场面描述，重点强调时间和空间。例如：在这春暖花开的季节，我们在这里欢聚一堂，共同庆祝我们公司的××项目顺利完工。我代表集团公司向所有参与项目的人员表示祝贺，对××项目顺利完工表示庆祝！

——《××同志在公司××项目完工庆祝会上的讲话》

演讲稿的核心是主体部分。主体要注意主题明确、层次清楚。主体部分的层次关系分为递进和并列两种。在部署工作的会议上，适宜采用并列式结构。并列式结构将几个话题并列起来，各个话题前后互换不会影响会议的主题。并列式主体演讲稿也适合用在总结性的发言稿中。递进式顺序适用于统一思想的会议上。递进式层次关系突出的是由表及里、由现象到本质的层次安排。

3. 结尾

结尾是演讲稿必须安排的内容之一。演讲人将主要内容表达完了，就应当自然结尾。演讲稿切记在主体不完整的情况下结尾。除此之外，演讲稿还可以采用交代式结尾。