2.2　会务人员的培训

一个高水平的会议离不开一支高水平的会议服务队伍，高水平的会议服务队伍离不开高水平的会务人员培训。本节从会务人员的组成、会务人员培训目的、会务人员培训的内容与方式、会务场地席位和席次安排四个方面对会务人员如何进行培训以及会务场地如何安排进行介绍。

2.2.1　会务人员组成

大型国际会议会务组成人员包括：国际会议领导小组、本地组织委员会、学术委员会、会议秘书处、会议工作小组。

1. 国际会议领导小组

国际会议的领导小组全面负责会议期间一切重大问题的决策。国际会议领导小组成员一般由调配人、财、物权力的人员构成。领导小组的成员不允许对外公开。

2. 本地组织委员会

本地组织委员会通常是为举办有国际组织接洽的国际会议设立的机构。本地组织委员会要定期对国际组织和内部领导小组汇报会议工作进度。本地组织委员会在筹备期间一般要召开三次会议，分别在会议筹备前、会议注册之后和临近开会时。

3. 学术委员会

对于大型学术性会议要设立学术委员会。学术委员会负责大型学术会议的会议主题和会议内容的拟定。学术会议日程拟定、会议论文征集与评审、会场设备要求等均由学术委员会负责。学术委员会应设置一名主席、一至两名副主席、数名委员会成员。为了保证学术会议的权威性，学术委员会可聘请海外学者担任学术委员会成员，但是担任学术委员会成员的海外学者数量不宜过多。

4. 会议秘书处

会议秘书处负责会议的全部筹备工作。秘书处人员要求必须是专职人员。秘书处应设置一名秘书长与若干名副秘书长。秘书长负责整个会议的组织工作，副秘书长负责会议不同方面的工作。秘书处应当定期开会并向会议领导小组汇报工作进展情况。

5. 会议工作组

会议工作组包括会务组、财务组、安保组、接待组等。会务组负责会议手册发放、现场注册、会场管理等工作。财务组负责会议预算编制、会议注册费的收取、对外支付会议的场地费、餐费等。安保组负责会议期间的会场安全、车辆疏导、证件查验等工作。接待组负责接待与会嘉宾，负责特邀报告人的接机和住宿安排等工作。

会议举办之前要在会议宣传网站、会议手册上注明会议联系人的姓名、电话、电子邮箱等联系方式，以便参会人员有任何问题能够第一时间联系到会议组织人员。

2.2.2　会务人员培训的目的

为了保证会议顺利召开，确保总体协调与安排精确妥当。会议工作小组要提前对会务人员进行培训。会务组在培训之前需要做出详细的人员分工表，确保参加会议的工作人员人手一份。会议的会场布置、嘉宾接待、交通疏导、安全保卫等方面的细则都要有书面的培训文件。

1. 了解会议的整体部署

培训的目的在于让各个会议工作小组的人员不仅对本小组的工作细则和任务以及本人具体负责的事项了如指掌，更重要的是要对整个会议的总体部署与组织协调有通盘的了解。

2. 安全教育培训

大型会议前对会务人员的培训另外一个重要目的在于做好大型会议前的安全教育培训，对会务人员做进一步的定岗、定位、定责。通过会前对会务人员的培训，对一些应急情况做好会前培训，例如消防和医疗应急预案的预演。

大型会议会前培训要对会议文件材料的发放、会场布置、安全保卫、验票以及交通指挥等方面的会务人员进行全方位培训，以便更好地保证会议的顺利召开。

2.2.3　会务人员培训的内容与方式

会务人员的培训主要包括：会议接待、宣传报道与组织安排、会场准备、安全保障措施、会议通知与邀请等。

1. 会议接待

会议接待分为与会专家的接机、宾馆饭店的报到、签到接待、茶歇接待等内容。与会专家的接机，如果是外籍专家需要指定一名翻译，在接机前接机人员应当事先对参会嘉宾航班到达时间、接机车辆与接机地点做全面了解；宾馆饭店对参会人员报到应如何签到、分发会议材料以及收取会议费等都要进行事前演练；茶歇接待至少要在开会前一天对茶歇所需的糕点、饮品等进行预订，并安排好茶歇现场桌椅、餐盘的摆放。

2. 宣传报道与组织安排

会议的宣传报道与组织安排培训，主要包括会议的新闻中心人员如何与记者提供服务，内部宣传的各项措施是否能够落实，如何确保与媒体沟通的顺畅性。除此之外，新闻记者采访和报名的审批工作是否可以稳妥进行。

3. 会场准备

会场准备的培训主要针对主会场的多媒体设备如何使用、会场安全消防设备如何使用进行培训。会议桌签如何摆放、设备的安装调试等都需要对专人进行培训。

4. 安全保障措施

会场的安全保障措施培训主要是针对会场的保密、防盗、用电、消防等工作进行的培训。参与会务安全保卫工作的人员要参与培训，以防会场突发情况，做好防范准备。

5. 会议通知与邀请

会议通知与邀请的培训主要针对会议发布邀请函的人员（会议联络员）如何进行通知和邀请函的发布和传送以及如何确认发布是否到位进行培训。例如确认邀请嘉宾的参会情况。

2.2.4　会务场地席位和席次安排

会场场地席位和席次安排体现了与会各方的政治关系，例如“圆桌会议”已经成为平等对话与协商会议的主流席位安排形式。会议的座次安排是形成特定会场气氛与心理效应的重要手段。报告会设置专门的主席台，目的在于凸显报告人的主导地位，并且衬托出严肃的会场气氛。相对报告会而言，座谈会则更多地采用围坐式的座次安排，有利于突出融洽的会议气氛。除此之外，会务场地的席位和席次安排还受制于会场大小和参会人数的影响。会场小而人数多的会议尽量采用紧凑型布局，会场大而人数少的会议可适当采用分散式布局。

会议场地席次安排分为上下相对式、全围式、半围式、分散式与对等式。举办会议究竟采用哪种座次安排取决于会议的性质与特定的会议氛围需求。

1. 上下相对式

上下相对式，即主席台与参会者采取上下面对面的方式进行席次安排，如图2-2所示。上下相对式的席位安排体现了会议的严肃性。一般报告会、表彰总结大会等会议宜采用上下相对式的会议座席布置方式。上下相对式可分为礼堂式与“而”字式两种布局方式。

2. 全围式

全围式不单独设置主席台，目的在于突出会议的融洽性，如图2-3所示。全围式布局能够更好地让参会者感受到平等、尊重。全围式会议布局通常适用于座谈会、协商性会议以及小型会议等。

3. 半围式

半围式会议布局适用于面试、述职、听证会等小型会议，如图2-4所示。半围式会议布局分为主席评委席、与会者席，两者形成半包围的席次，对与会者会形成一定的心理压力。

4. 分散式

分散式席位布局适用于气氛比较轻松的会议，例如茶话会、联欢会等。分散式会议布局整个会议不止设置一个中心，而是由若干个中心组成。与会的领导并不集中坐在一桌，会议“主桌”由会议主席和与会议的主要嘉宾构成。采用分散式会议布局，要在一定程度上将“主桌”的地位凸显出来，又要营造出主桌与他桌能够良好互动的和谐氛围，如图2-5所示。

5. 对等式

对等式席次通常适用于会谈型会议，布局通常为席位的两边呈对等式形状。