第1章 快速上手——Office 2013的安装与设置
本章导读
使用Office 2013软件之前,首先要掌握Office 2013的安装与基本设置。本章主要介绍Office 2013软件的安装与卸载、启动与退出、配置Microsoft账户、修改默认设置等操作。
思维导图
1.1 Office 2013的安装与卸载
软件使用之前,首先要将软件移植到计算机中,此过程为安装;如果不想使用此软件,可以将软件从计算机中清除,此过程为卸载。本节介绍Office 2013三大组件的安装与卸载。
1.1.1 安装
在使用Office 2013之前,首先需要掌握Office 2013的安装操作,安装Office 2013之前,计算机硬件和软件的配置要达到以下要求。
要安装Office 2013,计算机硬件和软件的配置要达到以下要求。
|提示|
计算机配置达到要求后就可以安装Office软件。首先要启动Office 2013的安装程序,按照安装向导的提示来完成软件的安装。
第1步 将光盘放入计算机的光驱中,系统会自动弹出安装提示窗口,在弹出的对话框中阅读软件许可证条款,选中【我接受此协议的条款】复选框后,单击【继续】按钮。
第2步 在弹出的对话框中选择安装类型,这里单击【立即安装】按钮。
|提示|
第3步 系统开始进行安装,如图所示。
第4步 安装完成之后,单击【关闭】按钮,即可完成安装。
1.1.2 卸载
如果使用Office 2013的过程中程序出现问题,可以修复Office 2013;不需要使用时,可以将其卸载。
1.组件添加与删除
安装Office 2013后,当组件不能满足工作需要时,可以添加Office 2013其他组件。而不需要的组件也可将其删除。
第1步 单击【开始】按钮,在弹出的菜单右侧中选择【控制面板】选项。
第2步 打开【控制面板】窗口,单击【程序和功能】超链接。
第3步 打开【程序和功能】对话框,选择【Microsoft Office Professional Plus 2013】选项,单击【更改】按钮。
第4步 在弹出的【Microsoft Office Profess—ional Plus 2013】对话框中单击选中【添加或删除功能】单选按钮,单击【继续】按钮。
第5步 单击【Microsoft Excel】组件前的按钮,在弹出的下拉列表中选择【不可用】选项,单击【继续】按钮,在打开的对话框中等待配置完成,即可完成Excel 2013组件的卸载。
|提示|
2.卸载Office 2013
不需要Office 2013时,可以将其卸载。第1步打开【程序和功能】对话框,选择【Microsoft Office Professional Plus 2013】选项,单击【卸载】按钮。
第2步 弹出【安装】提示框,单击【是】按钮,即可开始卸载Office 2013。
1.1.3 在手机中安装Office组件
Office 2013推出了手持设备版本的Office组件,支持Android手机、Android平板电脑、iPhone、iPad、Windows Phone、Windows平板电脑,下面就以在安卓手机中安装Word组件为例进行介绍。
第1步 在安卓手机中打开任一下载软件的应用商店,如腾讯应用宝、360手机助手、百度手机助手等,这里打开360手机助手程序,在搜索框中输入“Word”,单击【搜索】按钮,即可显示搜索结果。
第2步 在搜索结果中单击【微软Office Word】下的【下载】按钮,即可开始下载Microsoft Word组件。
第3步 下载完成,将打开安装界面,单击【安装】按钮。
第4步 安装完成,在安装成功界面中单击【打开】按钮。
第5步 即可打开并进入手机Word界面。
|提示|
1.2 Office 2013的启动与退出
使用Office办公软件编辑文档之前,首先需要启动软件,使用完成,还需要退出软件。本节以Word 2013为例,介绍启动与退出Office 2013的操作。
1.2.1 启动Word 2013
启动Word 2013的具体步骤如下。
第1步 在任务栏中选择【开始】→【所有程序】→【Microsoft Office 2013】→【Word 2013】命令。
第2步 随即会启动Word 2013,在打开的界面中单击【空白文档】按钮。
第3步 即可新建一个空白文档。
1.2.2 退出Word 2013
退出Word 2013文档有以下几种方法。
①单击窗口右上角的【关闭】按钮。
②在文档标题栏上单击鼠标右键,在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。
③单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。
④直接按【Alt+F4】组合键。
1.2.3 其他特殊的启动方式
除了使用正常的方法启动Word 2013外,还可以在Windows桌面或文件夹的空白处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【新建】→【Microsoft Word文档】命令。执行该命令后即可创建一个Word文档,用户可以直接重新命名该新建文档。双击该新建文档,Word 2013就会打开这篇新建的空白文档。
此外,双击计算机中存储的“.docx”格式文档,也可以快速启动Word 2013软件并打开该文档。
1.3 随时随地办公的秘诀——Microsoft账户
使用Office 2013登录Microsoft账户可以实现通过OneDrive同步文档,便于文档的共享与交流。
1.使用Microsoft账户的作用
①使用Microsoft账户登录微软相关的所有网站,可以和朋友在线交流,向微软的技术人员或者微软MVP提出技术问题,并得到他们的解答。
②利用Microsoft账户可以将文档保存至OneDrive中。用户可以随时通过其他PC、手机、平板电脑中的Office应用,对它们进行访问、修改及查看。
2.配置Microsoft账户
登录Office 2013不仅可以随时随地处理工作,还可以联机保存Office文件,但前提是需要拥有一个Microsoft账户并且登录。第1步打开Word文档,单击软件界面右上角的【登录】链接,弹出【登录】界面,在文本框中输入电子邮件地址,单击【下一步】按钮。
第2步 在打开的界面中输入账户密码,单击
【登录】按钮,登录后即可在界面右上角显示用户名称。
|提示|
第3步 登录后单击【文件】选项卡,在弹出的界面左侧选择【账户】选项,在右侧将显示账户信息,在该界面中可更改照片,注销、切换账户,设置背景及主体等操作。
1.4 提高办公效率——修改默认设置
Office 2013各组件可以根据需要修改默认的设置,设置的方法类似。本节以Word 2013软件为例来讲解Office 2013修改默认设置的操作。
1.4.1 自定义功能区
功能区中的各个选项卡可以由用户自定义设置,包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。
第1步 在功能区的空白处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。
第2步 打开【Word选项】对话框,单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。
第3步 系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。
第4步 单击选中【新建选项卡(自定义)】选项,单击【重命名】按钮,弹出【重命名】对话框,在【显示名称】文本框中输入“附加”字样,单击【确定】按钮。
第5步 单击选中【新建组(自定义)】选项,单击【重命名】按钮,弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择组图标,在【显示名称】文本框中输入“学习”字样,单击【确定】按钮。
第6步 返回到【Word选项】对话框,即可看到选项卡和选项组已被重命名,单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮,在弹出的列表中选择【所有命令】选项,在列表框中选择【词典】选项,单击【添加】按钮。
第7步 此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。
|提示|
第8步 单击【确定】按钮,返回至Word界面,即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。
|提示|
1.4.2 设置文件的保存
保存文档时经常需要选择文件保存的位置及保存类型,如果需要经常将文档保存为某一类型并且保存在某一个文件夹内,可以在Office 2013中设置文件默认的保存类型及保存位置,具体操作步骤如下。
第1步 在打开的Word 2013文档中选择【文件】选项卡,选择【选项】选项,打开【Word选项】对话框,在左侧选择【保存】选项,在右侧的【保存文档】区域中单击【将文件保存为此格式】后的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择【Word文档(*.docx)】选项,将默认保存类型设置为“Word文档(*.docx)”格式。
第2步 单击【默认本地文件位置】文本框后的【浏览】按钮,打开【修改位置】对话框,选择文档要默认保存的位置,单击【确定】按钮。
第3步 返回至【Word选项】对话框后即可看到已经更改了文档的默认保存位置,单击【确定】按钮。
第4步 新建Word 2013文档,单击【文件】选项卡,选中【保存】选项,并在右侧单击【浏览】按钮,即可打开【另存为】对话框,可以看到将自动设置为默认的保存类型并自动打开默认的保存位置。
1.4.3 添加命令到快速访问工具栏
Word 2013的快速访问工具栏在软件界面的左上方,默认情况下包含保存、撤销和恢复几个按钮,用户可以根据需要将命令按钮添加至快速访问工具栏,具体操作步骤如下。
第1步 单击快速访问工具栏右侧的【自定义
快速访问工具栏】按钮,在弹出的下拉列表中可以看到包含新建、打开等多个命令按钮,选择要添加至快速访问工具栏的选项,这里单击【新建】选项。
第2步 即可将【新建】按钮添加至快速访问工具栏,并且选项前将显示“√”符号。
|提示|
第3步 此外,还可以根据需要添加其他命令至快速访问工具栏。单击快速访问工具栏右侧的【自定义快速访问工具栏】按钮,在弹出的下拉列表中选择【其他命令】选项。打开【Word选项】对话框,在【从下列位置选择命令】列表中选择【常用命令】选项,在下方的列表中选择要添加至快速访问工具栏的按钮,这里选择【另存为】选项,单击【添加】按钮。
第4步 即可将【另存为】按钮添加至右侧的列表框中,单击【确定】按钮。
第5步 返回至Word 2013界面,即可看到已经将【另存为】按钮添加至快速访问工具栏中。
|提示|
1.4.4 自定义功能快捷键
在Word 2013中可以根据需要自定义功能快捷键,便于执行某些常用的操作,在Word 2013中设置添加符号功能快捷的具体操作步骤如下。
第1步 单击【插入】选项卡下【符号】选项组中的【符号】按钮的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择【其他符号】选项。
第2步 打开【符号】对话框,选择要插入的符号,单击【快捷键】按钮。
第3步 弹出【自定义键盘】对话框,将鼠标光标放置在【请按新快捷键】文本框内,在键盘上按要设置的快捷键,这里按【Alt+C】组合键。单击【指定】按钮,即可将设置的快捷键添加至【当前快捷键】列表框内,单击【关闭】按钮。
第4步 返回至【符号】对话框,即可看到设置的快捷键,单击【关闭】按钮,在Word文档中按【Alt+C】快捷键,即可输入符号。
1.4.5 禁用屏幕提示功能
在Word 2013中将鼠标光标放置在某个按钮上,将提示按钮的名称以及作用,可以通过设置禁用屏幕提示功能,具体操作步骤如下。
第1步 将鼠标光标放置在任意一个按钮上,例如放置在【开始】选项卡下【字体】组中的【加粗】按钮上,稍等片刻,将显示按钮的名称以及作用。
第2步 选择【文件】选项卡,选择【选项】选项,打开【Word选项】对话框,选择【常规】选项,在右侧的【用户界面选项】组中单击【屏幕提示样式】后的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择【不显示屏幕提示】选项,单击【确定】按钮,即可禁用屏幕提示功能。
1.4.6 禁用粘贴选项按钮
默认情况下使用粘贴功能后,将会在文档显示粘贴选项按钮,方便用于选择粘贴选项,可以设置禁用粘贴选项按钮,具体操作步骤如下。
第1步 在Word文档中复制一段内容后,按【Ctrl+V】组合键,将在Word文档中显示粘贴选项按钮,如下图所示。
第2步 如果要禁用粘贴选项按钮,可以选择
【文件】选项卡,选择【选项】选项,打开【Word选项】对话框,选择【高级】选项,在右侧的【剪切、复制和粘贴】组中撤销选中【粘贴内容时显示粘贴选项按钮】复选框,单击【确定】按钮,即可禁用粘贴选项按钮。
1.4.7 更改文件的作者信息
使用Word 2013制作文档时,文档会自动记录作者的相关信息,可以根据需要更改文件的作者信息,具体操作步骤如下。
第1步 在打开的Word文档中选择【文件】选项卡,选择【信息】选项,即可在右侧的【相关人员】区域显示作者信息。在作者名称上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【编辑属性】命令。
第2步 弹出【编辑人员】对话框,在【输入姓名或电子邮件地址】文本框中输入要更改的作者名称,单击【确定】按钮。
第3步 返回至Word界面,即可看到已经更改了作者信息。
高手支招
◇自动隐藏功能区
在阅读文档时,有时为了方便,将功能区隐藏起来,下面以Word为例,单击工作界面右上方的按钮,在弹出的下拉列表中选择【自动隐藏功能区】选项,即可将功能区隐藏。
◇快速删除工具栏中的按钮
在【快速访问工具栏】中选择需要删除的按钮,并单击鼠标右键,在弹出的快捷菜中选择【从快速访问工具栏中删除】命令,即可将该按钮从快速访问工具栏中删除。