拿什么拯救你，律师们的文件夹

2017-03-06 彭贤静

工作以前，电脑里的文件，最多的是照片。

工作以后，电脑里是word文档、PDF文件。

工作几年后，电脑里是几（十）万份word文档、PDF文件。

在无数次找不到自己做过的文件、无数次不知道别人发来的文件放到了哪里，无数次明明记得自己做过研究找过的法规却怎么也找不到的情况后，即使再懒，也忍无可忍地开始想，文件夹要如何分类才不至于每次找文件时都“抓狂”？

一、以项目管理的方式来命名自己的文件夹

（一）按工作类别分类设置第一级文件夹

（二）按单位名称、项目名称设置第二级文件夹

1.顾问，客户简称+该客户案号。

客户简称按字母顺序排列，有助于快速定位，例如市政府、省政府，则可根据字母排列快速找到所需要的文件夹，而案号有助于在OA系统中进行整理归档。

2.专项，客户简称+项目+该项目案号。

3.诉讼，按单位名称+对方当事人+纠纷类型+案号。

二、第二级子文件夹按日常工作类型设置

（一）顾问，按日常工作类型归类放入相应文件夹，给每个文件夹进行编号，按顺序查找和增设文件夹

（二）专项

1.根据参与的机构，以发债业务为例。委托人、合作中介机构、律师事务所可列为第一级文件名，因为以上三个机构都是工作中沟通、文件往来比较多的机构，同时各机构出具的文件类型也有许多差异，这样对提供文件主体进行分类的方式也可在一定程度上实现对文件内容的区分。

2.根据各机构提供资料的类型，结合律师出具成果的要求可列为第二级文件名，在文件夹中标明资料的基本类型。

（1）委托人：××公司。

（2）中介机构：××证券。

（3）律师事务所：××律所。

（三）诉讼，以文件提供机构的不同设置文件夹（委托人、法院、律所），再按文书类型分别设置子文件夹

当然，有读者可能会认为利用电脑的“搜索查找”功能不就可以解决了吗？但我想说，每次在使用“搜索查找”时找出来的都不是我想要的那一份文件，这或许又可以是另一个关于“文件命名”的话题。

总之，对于文件夹的设置，需要根据项目各方主体、项目文件内容、底稿要求等进行不同的分类，以方便、快速查找为原则。虽说文件夹的设置是一个挺私人的事情，各有各的习惯，但是对文件夹的有效分类笔者认为在一定程度上确实可以提高工作的效率。同时，在一个团队之间，如果有有效且通用的文件夹分类方法，更加有利于团队成员之间的工作共享。

笔者相信每个人都有自己不同的文件夹分类方法，肯定也还有许多比我的文件夹分类更科学、更便捷的方法。但在大家还没有分享出来之前，我就暂时把自己关于文件夹分类的不太抓狂的方法放在这里，供大家拍砖。