上篇　应用文写作

概述

一、应用文的含义和作用

（一）应用文的含义

写作是以书面语言为工具，将思维和语言文字联结在一起的精神劳动，是在交流沟通的目的下认识和表达互相结合的过程。写作的成果就是文章，写作是人们创建文明、文化、科学的一种不可缺少的活动。

写作可分为两大类：一是文学写作，又称文学创作，是指语言艺术中的诗歌、散文、小说、剧本等文学作品的创作；二是实用写作，又称应用写作，指党政机关、社会团体、各行各业、企事业单位和人民群众在处理公务和日常生活、交往中产生的社会性认识和书写实践活动。

应用文是国家机关、企事业单位、社会团体和个人在日常生活、学习、工作中处理公私事务、交流传递信息、解决实际问题时所使用的具有直接实用价值和惯用格式的文书。

应用文写作是国家机关、企事业单位、社会团体和个人应用于日常工作和生活需要的一种写作活动，应用文是应用写作的成果。

（二）应用文的作用

应用文的使用非常广泛，可以说涉及社会生活的方方面面，其作用主要有以下几点：

1.指挥管理作用

曹丕在《典论·论文》说：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”说的就是文章是治理国家的工具。可以说，应用文自产生之时，就具有管理指挥的作用。社会进入21世纪，各方面发展的速度都很快，如果离开应用文写作，各方面的管理工作就很难进行。

比如在公务活动中，上级机关发布的诸如命令、决定、批复等公文，都起着指挥作用，下级机关必须遵照执行；同时，下级机关向上级机关提交的诸如请示、报告等公文，无不反映下级机关的情况和呼声，为上级机关的决策和指导工作提供依据；这些都体现了应用文的管理指挥作用。

2.宣传教育作用

上级机关通过诸如命令、公告、通告和通知等应用文下达各种文件、法规和制度，向全国宣传党和国家的方针政策；各地区、各部门、各企业也通过诸如通报、决定等应用文推广先进经验，表扬先进人物，批评揭露不良现象，丑陋行为，制裁不法分子，以此来提高人们的思想政治觉悟，规范人们的行为，保障社会的安定，推动各项事业的顺利进行。

3.沟通联系作用

如今，社会各方面发展的速度越快，各种信息量就越大，应用文自然就成了联系和沟通的纽带。比如上下级之间的上情下达，下情上报；各单位之间的信息交流、经验交流，以此取人之长，补己之短，互相促进，共同提高，推动社会的不断发展。

4.凭证依据作用

应用文在社会生活和工作中，也起着凭证和依据的作用。比如上级机关下达的文件，党和国家颁布的法规、有关方面的规章制度，都可以作为下级机关开展工作的依据；还有一些条据、合同等应用文，也可作为业务活动的凭证，一旦出现问题和纠纷，就可以依据这些凭证，通过法律追究对方的责任，维护自己的合法权益。另外，一些诸如会议记录、介绍信、证明信等应用文，也可作为凭证依据立卷归档，作为文献资料供后人查考，起着长远的凭证作用。

二、应用文的产生和发展

（一）上古时期——应用文的萌芽期

应用文在我国已有3000多年的历史，我国殷墟出土的甲骨卜辞，考古学家称为“甲骨文书”，是迄今所知我国有据可查的最早的应用文。甲骨文书就其内容和形式来看，就是原始应用文的雏形。

成书于先秦时期的《尚书》，收录了虞、夏、商、周四代文告22篇，虽然只有记言，但是已经初具应用文的体格。《尚书》是我国现存最早、保存完整的历史文献汇编，是我国第一部应用文总集，可作为我国应用文文本雏形形成的证明。

（二）秦汉时期——应用文文体的成型期

秦统一中国后，朝廷下令统一文字，同时，也统一了文书体例。比如，把皇帝的命令称为“制”“诏”，大臣们的上书称为“奏”，制定了“避讳”“抬头”、用印等制度和开头、结尾的用语程式等。

两汉时期，应用文的文体分类更加细致，应用文体式更加规范。这时，公文已经出现了上行文和下行文。上行文就有“章、表、奏、议、疏”之分，下行文就有“诏、令、诰、制、敕、戒、谕、教、檄”之分。“公文”的称谓也在这一时期出现。

（三）魏晋南北朝时期——应用文理论的构建期

魏晋南北朝是我国文学创作走向自觉的时期，文学创作的发展促进了应用文的发展，从而也构建了应用文理论。

刘勰的《文心雕龙》，是我国第一部规模宏大的文学理论专著，也是我国第一部写作和应用文理论巨著。《文心雕龙》论列了“诏策”“章表”等多种应用文文体，对其源流演变、性质作用与写作要求作了全面深入的论述，从而奠定了我国古代应用文写作理论的基础。

（四）隋、唐、宋时期——应用文的发展高峰期

隋唐以来，应用文文体分类更加详细、完备，写作格式更加规范；公文的管理制度更加系统严密，而且有所创新。

当时，朝廷的应用文撰拟大多由“学士型”人才担任，如唐代的魏徵、陆贽、韩愈，宋代的欧阳修、王安石等都是当朝大文学家，也是应用文写作高手。

应用文文体及写作理论研究进一步发展。如北宋李昉等人所编大型诗文总集《文苑英华》对应用文写作的理论作了论述。北宋中期，“应用文”这一名称已经出现。

应用文写作成为历代科举考试的主要科目之一，受到历代统治者和广大士人的重视。

（五）元、明、清时期——应用文的稳定发展期

元明清时期，公文下行文就发展到近20个种类，被列入文体专论的应用文达50余种之多。

明代的宋濂是当朝大文章家，同时，也是应用文写作高手。

明代王志坚所编应用文文集《四六法海》以及吴讷《文章辨体》、徐师曾《文体明晰》、清代姚鼐《古文辞类纂》等，都收集了应用文写作理论的论述。

应用文写作也是元、明、清时期科举考试的主要科目之一，同时受到统治者和广大士人的重视。

（六）辛亥革命至今——应用文的革新期和全新的发展期

1911年辛亥革命后，南京临时政府颁布了一个公文程式条例，专门规定了公文名称和使用范围，废除了几千年封建王朝使用的制、诏、诰、敕、题、奏、表、笺等名目，表现了革命党人反对封建专制的思想，也是公文制度上的一次重大改革。

1928年国民党中央政府对公文程式又作了一些新规定，其中比较重要的一点是规定公文的写作要用白话文，使用新式标点符号。

中国共产党成立后，从建立自己的机关开始，就相应地有了自己的公文。1931年，党制定了第一个《文件处理办法》。

中华人民共和国成立后，党和政府先后批准颁布了一系列有关公文写作与文书处理的文件，并根据社会发展和现实需要不断调整修订。党和国家领导人，如毛泽东、刘少奇、周恩来、邓小平等，不仅身体力行，所撰写文章成为当代应用文的典范，而且十分重视和强调广大干部学习应用文写作，这对我国应用文写作的发展具有极大的推动作用。

20世纪80年代以来，随着党和国家工作重点的转移、经济建设的发展和科学技术的突进，应用文写作以前所未有的强劲势头迅速发展。

1996年以来，党中央和国务院又相继颁布了修订后的党政公文处理办法；2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，2012年7月1日起施行；使公文写作与管理走向了规范化、制度化和科学化的方向。这一切都充分说明，我国应用文写作已经进入了一个全新的发展期。

三、应用文的特点

应用文除具有一般写作的基本特点外，还具有自身的特点：

（一）实用性

应用文最大的特点在于“实用”，“实用”是应用文与其他文学作品的主要区别之一。

一般文学作品的创作是“有感而发”，诗歌、散文、小说等文学作品主要是表达人们的喜怒哀乐，抒发理想，反映现实。而应用文的写作主要是为了解决实际问题，是“有事而发”，无事不发。例如在购销活动中，人们可以使用合同来维护自己的合法权益。

（二）针对性

应用文的写作都有明确、直接的对象，甚至文种的选择，格式的安排，词语的运用都取决于写作目的与读者对象，具有极强的现实针对性。

而文学作品的阅读对象往往不明确，没有严格的针对性，像一首诗、一篇小说、一部电影剧本，谁都可以看，谁都可以不看，老少不分，雅俗共赏。

（三）时效性

应用文是针对现实生活中的具体事务而写的，这就要求我们在规定的时间内写成和运转，因此它有很强的时效性。缺乏责任心或缺乏经验，拖拖拉拉不及时准确地行文，或时过境迁再去写，都会失去它的实用价值及意义，于事无补。

相对而言，文学作品的写作时间性不强，像《红楼梦》写了10年之久，欧阳修的《醉翁亭记》写好后又搁置了很长时间才发表。

（四）真实性

真实是应用文写作的生命。应用文写作必须讲究真实、客观，实事求是地反映问题，反映情况，不允许像文学创作那样，可以虚构，进行艺术再加工，“杂取种种、合成一个”，追求艺术；也不能发挥主观想象，夸大其词。否则就会歪曲事实真相，蒙骗对方，误导消费者，给社会带来不良影响。

（五）程式性

程式性是指应用文的写作有其特定、惯用的格式，这些格式，有的是长期以来约定俗成、相沿成习的，有的是由国家、有关部门统一制定的。如书信文书有书信文书的格式，党政机关公文有党政机关公文的格式，合同有合同的格式等，每一种应用文包括哪些内容、哪些在前、哪些在后、分几部分，都应严格遵守，不得随意标新立异，也不能像有些文学创作那样，随意编排，自由联想，打破时空观，讲究情节的曲折变化等。应用文的格式也不是一成不变的，随着社会的发展、人们生活习惯的变化、观念的变化，应用文写作格式也会变化，使它更加方便人们表情达意的需要，更加顺应社会发展的需要。

（六）平实性

由于应用文注重实用，所以它的语言也讲究务实，就是语言要简洁、朴实、明白、准确和规范，便于理解执行。不能像文学创作那样讲究生动、形象、含蓄和朦胧，或以取悦打动读者。平实是应用文写作的基本风格。

四、应用文的分类

应用文的种类繁多，随着社会的发展而不断推陈出新。由于划分标准不同，分类也有所不同。一般应用文可以分为以下几大类：

（一）党政机关公文类

党政机关公文类是指《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种文种。包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要等。

（二）日常事务文书类

日常事务文书类包括计划、总结、述职报告、调查报告、简报、启事、声明、申请书、倡议书、介绍信、证明信、求职信和条据文书等。

（三）经济活动文书类

经济活动文书类包括意向书、合同、招标书和投标书等。

（四）公关礼仪文书类

公关礼仪文书类包括请柬、邀请函、感谢信、表扬信、欢迎词、欢送词、开幕词、闭幕词和讲话稿等。

（五）科技文书类

科技文书类包括实验报告、实习报告、毕业论文、毕业设计报告和学术论文等。

五、应用文写作的基本要求

应用文写作对主旨、材料、结构、表达方式以及语言有一定的要求。

（一）应用文的主旨

1.主旨的含义

主旨又称主题，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。它体现了作者的写作意图，反映了作者对所写事物的基本看法和评价。

2.主旨的作用

主旨是文章的灵魂，决定着文章的质量。应用文的主旨形成，往往是“意在笔先”，即根据应用文的撰写目的而确定，根据撰写目的搜集材料、占有材料和选择材料，根据撰写目的确定文体。

主旨是文章的统帅，决定着材料的取舍，结构的安排，表达方式和语言的运用等。

3.主旨的要求

应用文要发挥主旨的“灵魂”和“统帅”作用，还要做到正确、鲜明、深刻和集中。

（1）正确：就是应用文的内容要反映客观实际，反映事物的真实面貌和本质规律，对社会生活及其发展起积极作用，符合党和国家的路线、方针和政策。

（2）鲜明：就是应用文观点的表达要明确，赞扬什么，反对什么，不能含糊笼统，闪烁其词。

（3）深刻：就是应用文揭示事物的本质及客观规律，言人所未言，提出有创新的办法和主张。

（4）集中：就是应用文的主旨要单一。一篇应用文只能有一个中心，以此来展开，不能出现多主旨的现象。

（二）应用文的材料

1.材料的含义

材料是指作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现应用文主旨的事实和道理的资料。

材料包含两个方面：一是指在写作前搜集和积累的原始材料；二是指写入应用文中的，用以支撑主旨的事实、数据和理论依据。

2.材料的作用

材料是主旨形成的基础，又是表现主旨的支柱。一篇应用文的内容如何，首先取决于作者掌握材料的多少和好坏。“巧妇难为无米之炊”，说的就是这个道理。所以，写作前必须大量地积累材料。

材料有直接材料和间接材料，历史材料和现实材料，具体材料和概括材料，正面材料和反面材料等。

3.材料选择的要求

选择材料从根本上说就是根据表现主旨的需要来决定对材料的取舍。所以选择材料的总原则是什么样的，主旨就选用什么样的材料。选择材料有以下几个方面的具体要求：

（1）选择的材料要明旨。应用文写作要选择最能够说明主旨的材料。对能够有力说明、突出主旨的材料就留下，对与主旨无关的材料，不管多么生动，也要忍痛割爱，把它舍弃。

（2）选择的材料要真实。因为真实是应用文的生命，因此，应用文写作必须选择那些真实的，足以令人信服的材料，才能得出正确可靠的结论，才具有指导意义。真实不仅要求达到整体真实，还要求达到细节的真实。真实的材料合情合理合乎逻辑，文章使用这样的材料才会有力量。

（3）选择的材料要典型。典型材料就是指具有广泛代表性和强大说服力，能够反映事物的共性和特征，揭示事物本质和规律的材料。

事物的本质往往是通过个别的、一定的现象表现出来的，但并不是任何现象都能够深刻地反映事物的本质。所以，写作应用文就必须选择那些典型材料，才能很好地表现文章的主旨。

选择典型的材料，才能以一当十。因为，只有能深刻地揭示事物本质、具有广泛代表性的材料，才能以少胜多，以小显大，文章使用这样的材料，才会精当。

（4）选择的材料要新颖。应用文的写作要选择那些有新鲜感，具有吸引力的材料。因为，这种清新的材料，才具有时代的气息，才能反映日新月异的生活，才能引起读者的兴趣。

（三）应用文的结构

1.结构的含义

结构原是建筑学的术语，指建筑物的内部构造，后来借用到写作领域来。

结构是指文章的内部构造，是如何运用材料来表现主旨的组织安排。它是作者的思路在文章中的反映，实质上是一个如何认识和反映客观事物的问题。如果把主旨比作文章的灵魂，把材料比作文章的血肉，那么结构就是文章的骨架。

2.应用文结构的要素

应用文的结构要求完整、严谨，纲目清楚，层次分明，段落清晰，避免松散与重复。应用文的正文都具有开头、主体与结尾几大部分，但在具体安排时，还要根据不同文体的特点安排不同的结构形态。

（1）层次和段落

①层次：是指应用文主旨的表现次序，又称“部分”“意义段”或“结构段”，它主要体现应用文内容相互间的逻辑联系。

应用文中层次的安排方式主要有以下四种：并列层次式、递进层次式、总分层次式和时间顺序式。

②段落：这里指自然段，即应用文中能够表达一个完整意思而又相对独立的基本构成单位，是在行文中，由于转折、间歇及强调等情况而自然形成的分隔和停顿。

在划分层次之后，需要安排好段落。一是注意段与段之间的联系；二是每段要相对完整地表达出一个中心意思，不能把一个完整的意思分成几段来写，也不能把不相关的意思硬放在一段之内，要注意段落的完整性与单一性；三是段落要长短适度。

（2）过渡和照应

过渡和照应是使应用文在结构中承前启后、脉络通畅、前后呼应的一种重要手段。

①过渡：是指应用文上下文之间的衔接转换。过渡在应用文中主要用于两种情况：一是层次与层次之间由总到分或由分到总，中间一般需要过渡；二是段与段之间的对比转折处常常需要过渡；应用文常用的关联词，又称承接词，如“综上所述”“总之”“因此”“另外”“鉴于“总的看来”“概括地说”“实践证明”“会议认为”“会议希望”等，在应用文中起衔接的作用而应用文中常见的过渡句有：“现将有关事项通知（通告）如下”“现将有关问题函复如下”“我们的主要做法是”“今年下半年应做好以下几项工作”等。

②照应：是指应用文前后内容的关照呼应。照应指上下文之间相互关照、呼应，即前面提示的内容，后面要有连续、回应，后面表述的内容，在前面应有提示；内容与标题、结尾与开头以及行文各层次之间都要有相互呼应，以使全文前后连贯、自然。照应在应用文中最常见的是首尾呼应，开头与标题呼应，前后内容的呼应。如有些“总结”“报告”等应用文，除了在开头部分概述文章的要点外，在结尾处也总结一下，这就是首尾呼应。

（3）开头和结尾

①开头：应用文的开头最常见的写法是开门见山。它的作用主要是统领全篇，展开下文。由于写作内容、文体、目的等的不同，应用文的开头方式也不尽相同。常用的开头方式有以下六种：

一是概叙式：即在开头部分用叙述的方法，概括地写出写作对象的基本情况，或写出工作的基本过程。这种开头，多见于“报告”“调查报告”“总结”等文种。

二是目的式：即在开头部分以简明的语言，说明行文的目的。常用“为了”“为”等词作发端。“通知”“计划”“报告”等文种常用这种方式。

三是原因式：即在开头部分交代行文的原因，或对文章内容的背景、基本情况作简要的介绍。这种开头方式有时用“因为”“由于”“鉴于”等表示原因的词语表达，有时用所阐述的情况予以表述。“调查报告”“总结”“通报”“通知”等文种常用这种方式。

四是规定式：即那些有明文规定如何开头，或虽无明文规定，但大家习惯上用法比较一致的文种的开头方式，如“合同”等文种。

五是提问式：即在开头部分先提出问题，然后引起下文。“调查报告”“学术论文”的开头有时用这种方式。

六是引述式：即在开头部分引用上级文件精神，或下级来文，或有关法令，以此作为撰写该文的根据。“报告”“批复”“复函”“通知”等文种常用这种方式开头。

在实际写作时，以上这些开头方式，可以灵活选用。不论选用哪种方式，都要根据主旨表达的需要、文种的要求和结构安排的整体需要来决定。

②结尾：结尾在应用文中有着重要的作用。好的结尾不仅能使文章结构完整严谨，还能突出文章主旨，加深读者印象。与开头一样，应用文的结尾方式也是多种多样的，常用的有以下五种：

一是总结式：即在结尾部分对全文主旨进行简要的概括，使读者对全文有一个总的印象。“总结”“调查报告”“学术论文”等篇幅较长，内容较多的文种常用这种方式结尾。

二是希望式：即在结尾部分提出希望，展望未来，昂扬斗志。这种方式常用于“计划”“总结”“报告”等文种的结尾。

三是说明式：即在结尾处交代说明一些与文件内容有关的问题，以引起读者的注意。

四是请求式：即在结尾处提出请求指示、请求批准、请求批复、请求给予解决等要求。“请示”“函”等文种常用这种结尾方式。例如，“以上意见当否，请批示”“意见如无不妥，请批转有关单位执行”等。

五是规定式：即有明文规定如何结尾，或虽无明文规定，但是大家习惯上用法比较一致。例如，“合同”的结尾写法就比较正规，不得随意更换其他内容。

结尾的方式还不止以上几种，具体选用哪一种，要根据实际情况而定。有的应用文主要内容写完后，事尽言止，就不再写结尾，这叫自然收结。这种无结尾的结尾方式在应用文中也很常见。应用文的结尾最忌当断不断、画蛇添足、拖泥带水。

（四）应用文的表达方式

写作的表达方式是多种多样的，主要有记叙、描写、抒情、说明和议论，这五种表达方式各具特点。它们在写作中，有的单独使用，有的交互使用，更多的是交互混合使用。

应用文写作中常用的表达方式主要有叙述、说明、议论等三种。

1.叙述

应用文的叙述，要求作者有一个立足点和观察点。要么从自我出发，要么就是从与叙述对象的平行地位出发，所以叙述时要确定人称。

应用文的叙述，也与一般文章相同，分为顺叙、倒叙、插叙、补叙。

2.说明

说明是对事物、事理和人物所作的具体或概括的介绍或解说。

常用的说明方式有定义和表述说明、分类和比较说明、数据与图表说明等。

说明的文字必须言简意赅，只要能把事物形状、性质、特征、关系和功用等解说清楚，或把人物的经历、特点和成就等表达明白，就是好的说明。

3.议论

议论就是作者通过事实材料及逻辑推理阐明道理，表明自己的见解、主张以及驳斥别人观点的一种表达方式。

议论有三个要素：论点、论据、论证。

议论分为两大类，立论和驳论。立论，是正面阐述自己的观点，驳论是反驳他人的论点。在一篇文章中，有的是典型的立论或驳论，有的则交叉使用，破立结合。

论证的方法很多，常用的有归纳法、演绎法、举例法、引典法、比较法、类比法和驳论法等。

（五）应用文的语言

1.语言的含义

语言是人类特有的用来表达意思、交流思想的工具。

在文章的写作中，一方面，语言是文章思想内容的具体表现，构成文章最基本的材料就是语言，没有语言就没有任何文章；另一方面，文章以语言作为表情达意的工具，没有好的语言任何好思想、好材料、好结构都无法表现。

2.应用文的语言特点

（1）以书面语体为主

应用文的写作虽然并不排斥通俗的口语和富有美感的文学语言，但从总体而言，还是强调书面语的运用。

应用文中的公文应使用规范化的书面语言，因规范化的书面语言词义严谨周密，不产生歧义，从而能认真执行。如在公文用语中，使用“商榷”“面洽”“诞辰”“不日”“业经”“拟”等书面语言，而不使用“商量”“面谈”“生日”“不几天”“早已经过”“打算”等口语，以示庄重。

（2）大量使用模式化与专门化词语

①称谓词：即表示称谓关系的词。

第一人称：用“本”“我”，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅、局、厂或所等。

第二人称：用“贵”“你”，后面加上所代表的单位简称。

第三人称：用“该”，“该”在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物，如“该厂”该部”“该同志”“该产品”等。在文件中正确使用“该”字，可以使应用文简明、语气庄重。

②开端词：是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。常用的开端词有：根据、兹、兹因、兹有、查、按照、为了、遵照、敬悉、惊悉、关于；……收悉、……查、为……特……、……现……如下等。

③经办词：是用以引出被追叙事实的词，如：兹经、业经、前经、即经。

④过渡词：即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，如：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之等。

⑤请示词：用于向受文者表示请求与希望。主要有：希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望等。

⑥征询词：用于征询对方意见和反映，具有探询语气。如：是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否可以、是否同意等。

⑦结尾词：即置于正文最后，表示正文结束的词语。分以下几种：

用以结束上文的词语，如：特此报告、函告、特予公布、此致、谨此、此令、此复、特此等。

再次明确行文的具体目的与要求，如：……为要、……为盼、……是荷、……为荷等。

表示敬意、谢意、希望，如：敬礼、致以谢意、谨致谢忱等。

3.应用文语言运用的要求

（1）准确：准确地记载与传递信息是撰写应用文的基本要求，遵循这一要求，应用文的语言表述必须符合客观实际，符合逻辑，即概念准确而恰当，还要符合语法修辞的规范。

（2）简洁：应用文在写作中，既要言之有物，又要简明扼要，做到有话则长，无话则短，尽量做到句内无余字，篇内无剩语，只有这样，才能提高行文效率，处理更多的信息。

（3）朴实：应用文是处理办理事务的工具，又是沟通信息的基本方式，因此，强调用语朴实。朴实，即文风要朴实无华，语言实在，强调直接叙述。不追求华丽辞藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧，若故作艰深，就会令人望而却步，影响行文的效果。

（4）规范：应用文语言的规范是指行文必须符合国家有关规定，例如：标点符号的用法，运用名称应注意的事项，运用时间和数字时应注意的事项，简化字的使用，缩写词语和简称的注意事项等，以及有些专业文书写作的规定用语，都必须统一按规定使用，照章办事，不得各行其是，以免造成混乱，影响办事效率。