第八节 机关公文用字规范

机关公文用字规范及注意事项主要包括以下几个方面。

一、《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）第十九条起草公文应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

二、公文序次语的正确使用

序次语是指标示公文内容先后次序的汉字、数字和字母等。公文中容易用错序次语的几种情况如下。

（一）用“第”“其”“首先”等作序次语时，应当在其后使用逗号，不宜使用其他标点。例如：

第一，……；第二，……；第三，……

其一，……；其二，……；其三，……

首先，……；其次，……；再次，……；最后，……

值得注意的是，上述三套序次语相互独立，不能混用，如不能说“第一，……；其次，……”“其一，……；第二，……”“首先，……；其次，……；第三，……”等。在“第二”“其二”“其次”之前，可用分号，也可用句号。如果内容简短，宜用分号；如果较长，可用句号。但如果“第一”等后的行文中已经使用过句号，末尾则不能再用分号，只能用句号。

（二）用不带括号的汉字数字或者“甲、乙……”作序次语时，其后要用顿号，不宜用逗号。

（三）用不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母作序次语时，其后用下脚点。特别要注意，“1”“A”“a”等后面不能用顿号，因为阿拉伯数字、拉丁字母与汉语书面语中的顿号不相匹配。

（四）加了括号的序次语后面不宜加顿号、逗号等标点。

（五）用于条款的序次语后多通过空格来表示停顿。在列举式或条文式表述中使用序次语时，应尽量避免套用冒号，如不得不套用，可另起一行来显示不同的层次。例如：

第十条 遗产按照下列顺序继承：

第一顺序：配偶、子女、父母

第二顺序：兄弟姐妹、祖父母、外祖父母

（六）注意序次语的使用层次。通常来说，公文序次语共有六层，第一层为带有顿号的汉字数字，第二层为带括号的汉字数字，第三层为带下脚点的阿拉伯数字，第四层为带括号的阿拉伯数字，第五层为大写拉丁字母，第六层为带圈的阿拉伯数字或小写拉丁字母。即：

一、……

（一）……

1．……

（1）……

A.……

①/a.……

这是使用序次语的习惯用法，具体可根据公文特点选择从某一层序次语开始行文，选定之后按照序次语的层次向下行文，较低层次之后不能反过来再使用层次更高的序次语。当然，也可根据需要省去中间的若干层次。

（七）一般情况下，如果较高层次的序次语（如：“一”“（一）”“1”）后面均有小标题，则要求标题单独成行，标题末尾不加标点，正文另起一段。

三、其他注意事项

1．关于汉字排序问题

第一，按汉字笔画多少排列先后。

第二，笔画相同的汉字，按第一笔的笔画排列先后：横（提）、竖（竖钩）、撇（横撇、竖撇）、点（捺）、折。

如：打、巧

2．标点符号使用中容易出错的几个问题

第一，顿号：表示约数的两个数字之间不能用顿号。

如：三四天 七八岁 三五成群

引号、书名号之间的顿号可不用，全篇要统一。

省略号后不能再用点号。

第二，冒号：占一个字的位置，居左偏下（：），数学中的比例号则居中（∶）。请注意二者的区别。

3．关于数字用法

第一，适用范围：各级新闻报刊、普及性读物、专业性人文科学出版物。

第二，不适用范围：文学书刊、重排古籍。

第三，必须使用阿拉伯数字的情况：统计表中的各类数值。

第四，应该使用阿拉伯数字的情况：公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒。

第五，必须使用汉字的情况：定型的词，如，一律（不能写作1律）；词组，如，星期四（不能写作星期4）；成语，如，七上八下（不能写作7上8下）。

第六，应该使用汉字的情况：惯用语，如，不管三七二十一（不能写作不管3721）；缩略语，如，十九届三中全会（不能写作19届3中全会）；具有修辞色彩的词语，如，白发三千丈（不能写作白发3000丈）；中国干支纪年和夏历月日，如，甲申年三月初九（不能写作3月初9）。第七，含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，如：“一·二八”事变（不能写作“1·28”事变）

“一二·九”运动（不能写作“12·9”运动）“九一三”事件（不能写作“9·13”事件）五一国际劳动节（不能写作51国际劳动节）可以使用阿拉伯数字的情况：“3·15”消费者权益保护日、“9·11”事件、“11·10”案件。

第八，关于“〇”的问题：二〇〇五年（正确），二零零五年（错误），二00五年（错误），二OO五年（错误）。

四、关于汉语拼音的使用

第一，要注意分词连写：表示一个整体概念的双音节 和三音节结构连写。如：

音节yīnjié 爱鸟周àiniǎozhōu

第二，表示一个整体概念的名称，四音节以上的：

一般要按词分写。如：无缝钢管wúfènɡ ɡānɡɡuǎn

不能按词划分的，才连写。如：红十字会hÓnɡshízìhuì

第三，单音节 词重叠连写。如：人人rénrén

双音节词重叠分写。如：研究研究yánjiū yánjiū

第四，动词（或形容词）和补语，两者都是单音节的，连写。如：打死dásǐ。其余分写。如：整理好zhěnɡlǐ hǎo

第五，短横在拼写中的使用：

缩略语词，如：环保 huán-bǎo 中小学 zhōnɡ-xiǎoxué

约数，如：三五天 sān-wǔ?tiān 十七八岁 shīqī-bāsuì

能按两段来念的四言成语，如：爱憎分明 àizēnɡ-fēnmínɡ

颠三倒四diānsān-dǎosì

第六，大写字母的使用：人名、地名等专有名词的首字母。如：

扬州Yánɡzhōu（不能拼成yánɡzhōu）

一句话开头的首字母：诗歌的每一行开头的首字母。

企事业名称、商品名称、街名牌、站牌和书刊名称等可以全用大写字母。

五、公文写作字词规范

1．字的书写要规范

不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字，一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为标准。这就是公文的书写规范。

2．词，不要生造词头

注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，不用口语；用现代汉语，除已通用的个别文言词（如“其、之、者、所”）、广泛使用的成语之外，不要文白夹杂，故意简古。这也是文风问题。重叠式要慎用，如可用“方方面面”“形形色色”，不可以用“开开心心”。

3．遣词造句，也要规范

除“值此……之际”等已经通用的句式外，一般不用文言句式。重视“约定俗成”的习惯，不用“好好看”“我紧张你”“特科长”等世俗新语。

4．标点符号要使用正确

常用的16种标点符号，要以国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会所颁布的《标点符号用法》（自2012年6月1日起实施）为标准。

要做到字词规范，标点正确，首先要明确标准，还要靠平时多读、多写、多留心、多查阅、多商量，更重要的是增强责任心。只有这样，才能减少遣词造句的错误的发生。