第七节 公文的行文规范

按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式、行文规则以及办理程序四个方面。

一、行文关系

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的，地方各级人民政府服从国务院（中央人民政府）是我国各级行政机关行文关系的基本准则。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

二、行文方向与方式

根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为下行、上行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式。

1．下行文

下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为三种行文方式：

逐级下行文。

多级下行文。

直达基层组织和群众的下行文。

2．上行文

上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为三种行文方式：

逐级上行文，这是上行文中最基本、最常用的一种方式。

多级上行文。

越级上行文。

3．平行文

平行文是指同级机关或者不相隶属的、没有领导与指导关系的机关之间的行文。

三、行文规则

1．公文写作的一般步骤和方法

明确发文主旨。

收集有关材料。

拟出写作提纲。

认真起草正文。

反复检查修改。

2．公文写作人员的素质修养

政治素质好。

有一定的政策理论水平。

熟悉业务和机关工作情况。

有较宽的知识面。

有较好的文字功底。

四、公文办理程序

公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。

1．收文

收文，是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称为收文办理程序。主要有：签收、拆封与登记、分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。

2．发文

发文，是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理，就是指文书从拟稿到印制发出的整个运行过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发，核发、缮印与校对，用印、登记与分发等环节组成。

五、公文处理工作的基本原则

《条例》第5条规定了实事求是、准确规范、精简高效、安全保密等4条党政机关公文处理工作应当坚持的基本原则。

1．实事求是原则

实事求是是我们党的思想路线，也是我们党对一切工作的总要求。公文作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的文书，首要的就是必须全面准确地反映客观实际，做到实事求是。坚持实事求是原则，关键要做到以下两点：一是发文要立足实际。要根据实际需要发文，不能为发文而发文，可发可不发的、不该发的文坚决不发，真正做到发文确有需要，确有必要。二是拟文要切合实际。首先公文中提出的措施要具体可行，能够有助于解决实际困难和问题；其次，阐述的内容要重点突出、观点鲜明，不模棱两可、简洁明了，有话则长，无话则短；最后，办文要结合实际。要紧密结合上级的要求和本单位的实际情况，注意不断总结实际经验，严格规范办文流程，着力提高办文水平，努力让办理的每一个公文都经得起实践和历史的检验。

2．准确规范原则

准确是公文的生命线，规范是公文的基本要求。公文要做到准确规范，有三方面要求。一是把好质量关。要切实提高责任意识，把“质量第一”要求贯穿到公文处理的各个环节和全过程，真正做到严谨细致、精益求精，确保零差错、零失误。二是把好程序关。遵守程序是减少差错的最佳方法。要严格遵循《党政机关公文处理工作条例》在公文种类、公文格式、行文规则和公文管理等方面的要求，按程序、按规矩办文。三是把好出口和入口。要严格标准、从严要求，把好发文关，不让不合格公文发出去；把好收文关，不能把不合规的公文收进来。

3．精简高效原则

所谓精简，就是要尽量少发文，发短文；所谓高效，就是要迅速及时。“言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。”要切实增强效率观念，优化工作流程，完善运行机制，在公文拟制、办理、流转等环节中，做到一环扣一环，最大限度缩短公文处理时间。要根据公文内容的不同，区分主次先后和轻重缓急，坚持急件先办、特件特办，对重要件随到随办，确保不积压、不拖延、不误事。要建立健全应急办文机制，制定应急预案，加强实战演练，确保关键时刻拉得出、打得赢。要坚持开拓创新，不断改进公文处理方法手段，不断提高处理效率。

4．安全保密原则

党政机关的公文中涉及党和国家秘密，一般企事业单位的公文中往往也包含很多尚未公布或不宜周知的内容，公文处理中一定要注意安全保密，这是工作的底线。涉密公文在拟制、办理、管理的每一个环节都要做到安全保密，任何一个环节出现隐患，都可能造成失泄密事故，给工作带来被动，造成损失。要加强保密教育管理，强化保密措施，经常开展保密检查，杜绝泄密事件发生。