1.4.1 采购的工作流程
1. 接受采购任务
采购人员接受公司传达的采购任务是采购业务的来源。在公司内部，各个部门会把需要采购的清单交给采购部门，采购部门把需要采购的资源进行汇总，再将汇总来的任务分配给部门采购人员，并传达相应的采购工作。作为专业的采购人员，必须要对公司的业务流程非常熟悉，以至于可以根据公司的生产经营情况，有针对性地提出各种物资采购的计划，经过上级领导同意后，组成项目小组，进行下一步的采购行为。
2. 确定采购方向，制订采购计划
采购部门接受采购任务后，要进行采购计划的制订，规划采购战略：由采购部门管理人员成立采购项目小组，明确小组内各成员的分工和职责，从根本上树立团队协作及信息共享的概念。具体来说，采购项目小组人员要针对各部门的采购需求进行整合，对即将采购的原料资源进行资源市场调查。调查范围包括对原料资源的价格、市场环境、供应商等因素进行调查分析，从而确定采购方式、采购时间以及产品运输方式、产品支付方式、产品入库时间等。
3. 提出采购的需求
在确定好采购计划之后，采购项目小组人员需根据采购计划，制定采购需求。所谓采购需求，首先，要求采购人员对即将采购的原料资源做出清晰准确的规定，即形成需求单，包含产品种类、产品规格、产品图样等文件，帮助供应商准确地理解采购需求；其次，要求采购人员准确地规定产品的类别、质量标准、质量等级标准，并制定出详细的产品检验流程和规范流程，以便在合作过程中规范供应商的行为，确保原料资源的质量；最后，采购人员需注意的是，要在法务部门的帮助下形成完整的采购文件，如采购合同、产品标准、运输协议等资料，以法律做保障，确保合作的顺利进行。
4. 选择上下游供应商
社会主义市场经济下，公司不可能独立于市场而存在，公司正常的生产经营，必定是处于一定的市场供应链之下的。选择上下游供应商也是采购人员的基本工作职能。在选择供应商之前，采购人员务必要做好市场调查，选择最适合本公司的高质量、高信誉、按时交货的供应商。在选择出合适的供应商范围后，就可以向达成合作的供应商寄出价格咨询单，邀请各位供应商填写报价单，从回收来的各家报价单中选取最优质价格的几个供应商进行下一步的谈判，直至在谈判中选取到最满意的供应商进行合作。有的采购人员也会选择直接从提报的报价单中选择最适合的供应商，直接签订合同进行合作，以减少运作时间。对于同属于一个市场供应链的供应商，采购人员可以直接将采购信息、报价单发给对方，预定合作；对于那些不处在同一个市场供应链的供应商，也不必放弃合作机会，可以通过市场信息收集，选择那些原料资源质量好、产品价格低廉、交货及时、售后服务周到的供应商，提交采购信息，择优录取，不断帮助公司融入新鲜力量，促成公司及时抛却旧有的经济观念，更新市场应对策略。
5. 与供应商进行采购谈判、签订采购合同
经过对上下游供应商的筛选，采购人员选出几个符合条件的供应商，进入下一步的谈判环节。采购人员根据公司的采购计划，制定初步的合作方案，根据这些合作方案与入选供应商谈合作，以便确定合作价格、原料资源质量、运输方式、交货期、售后服务内容等合作条件。最后在法律部门的帮助下，将合作条件以合同条款的形式规定下来，从而形成采购合同。供需双方签订采购合同即意味着双方正式进入采购合作流程。
6. 正式开始商品订购，向供应商发出订货单
供需双方确定了合作并签订了采购合同后，采购人员就可以向供应商发出订货单。采购人员需要根据采购需求和采购合同条约规定，制定相应的采购订货单。在向供应商发出订货单时，采购人员一定要反复检查，详细、具体地说明有关条款。对于订货单上的一些基本信息，诸如订单编号、产品名称、规格、单价、需求数量、交货时间、交货地点等信息都要准确无误。
7. 监督产品运输情况及交货情况
采购人员在向合作的供应商发出采购订货单后，要面临产品运输及原料资源按时交付的问题。在实际的采购行为中，产品可以由供应商运输，也可以雇请第三方运输公司运输，更可以由采购方自己提货。但无论采取怎样的运输方式，采购人员都要密切关注资源运输过程，确保产品能够按时交货、按时入库，以免影响正常的生产经营。
8. 对所运输原料进行验收入库
产品在规定时间抵达规定地点后，采购人员要配合仓储部门按照供需双方所签订的采购合同，对产品的质量、规格、种类、数量等做好验收工作。这需要采购人员在收货前认真了解采购需求和产品质量标准，一旦发现不符合规格或未达到合同规定或者违反合同规定的问题，采购人员就要及时向供应商反映，要求供应商提供解决方案；如果供应商无法提供积极有效的解决方案，采购人员需要及时向本公司的领导反映产品的发货时间、物流进展、入库时间等情况，无论在何种情况下，一定要确保产品符合合同规定。
9. 向供应商结清尾款
交货入库，检查无误后，就到了供应商最关心的环节——结款。供应商结清款项是财务人员的工作，但在采购工作中，如果采购方在收到产品后的付款环节找各种非正当理由拒付或者拖延付款，必然会引起供应商的不满，供应商会认为自己被采购人员所欺骗，并且投诉采购人员，这不利于采购人员后期工作的开展，更不利于双方日后的合作，甚至会导致供应商停止供货，甚至诉诸法律来解决。因此，采购人员也要格外关注付款环节的时间问题，积极配合财务部门，及时向供应商结清款项，也可以通过有序的付款行为给供应商留下好的印象，使得公司的采购行为对供应商形成吸引力，为今后的合作打下基础。另外，采购方在对供应商进行付款时，要整理相应的票据，使付款行为有理有据，以免日后出现不必要的麻烦。