2.4.1 采购管理制度的设计

1. 采购部门组织结构设计

（1）设定管理小组（控制界限）：受公司主管直接有效地指挥、监督、部属的能力限制。

①高阶层管理小组3 ~6人；

②中阶层管理小组 5 ~9人；

③低阶层管理小组7 ~15人。

（2）设定部分管理小组的要素。

①人员素质：管理能力强、学历高、经验丰富者，可以优化管理效果；

②沟通渠道：对公司目标、决策制度、命令可迅速而有效地传达者，主管可优化管理效果；

③职务内容：工作性质单纯、标准化者，可加大控制层面；

④追踪控制：设有优质监督工具、监督人员，可扩大控制层；

⑤组织文化：具有追根究底风气与良好的制度文化背景的供应商可加大控制；

⑥所辖地域：地域近可多管，地域远则少管。

（3）采购组织设计要求。

① 组织的目标性：使组织内各部分在公司整体经营目标下能充分发挥能力，达成各自目标；

② 组织的成长性：考虑公司的经营业绩与持续成长；

③组织的稳定性：随着公司的成长而逐步调整组织是必要的，但经常性的组织、权责、流程变更将使员工信心动摇；

④组织的简单性：组织的简单将有助于内部协调与人力分配；

⑤ 组织的弹性：保持基本形态，又能配合各种环境条件的变化；

⑥ 组织的均衡性：各部门业务量的均衡，将有助于内部的平衡与分工；

⑦ 指挥的统一性：一个人同时接受两位以上主管管理，将使其产生无所适从的感觉；

⑧权责明确化：权责或职责不清将使工作发生重复或遗漏、推诿现象，易使员工产生挫折感；

⑨作业制度化：明确的制度与标准作业可减少摸索时间，提高作业效率。

2. 采购管理制度设计的注意要点

采购流程制度的规范化是采购管理制度设计的一项基础工作。采购流程制度，并不适用于公司所有的采购项目。采购流程会随着产品资源、采购方式、供应商类型的不同而在细节上略有不同，但基本流程大同小异。具体包含项目如下。

（1）产品资源市场来源：国内采购、国外采购；

（2）采购的方式——直接采购、间接采购、集中采购、分散采购等；

（3）供应商类型——技术型供应商、生产型供应商等。

不同的采购项目，采购规模不同、采购金额不同、供应商不同，对采购管理制度的设计也不同。面对不同的采购项目，采购管理制度设计要注意以下几点。

（1）注意采购环节的先后顺序：即要注意采购流程的规范性和一致性，并考虑各个环节流程所需要的时间，保障采购的时效性；

（2）设置监管环节：保证在采购的各个环节各阶段中，能够及时进行监管，如保证采购合同的齐全，保证所有环节顺利进行；

（3）注意权责划分：制定权责分配制度，明确权责规定，使采购人员权责到位，将各环节的采购职责明确到人；

（4）设置紧急处理办法：为了避免在采购过程中出现意外，设置紧急处理办法，及时处理供应商或资源市场和公司内部的各种情况；

（5）根据采购项目的大小更改采购流程：较为重大的采购项目，格外予以重视，执行严格的流程规范和监督制度；涉及金额较小的采购项目可以适当放开政策和环节流程，节省采购精力；

（6）设置改进环节：对采购流程的不足之处及时改进。对采购环节出现的问题，应及时与管理人员进行讨论，不断改进，以满足采购环节的更新以及项目上的实际需要。