第一节 牢记管理的内涵与职能

案例导入

有一个男孩子买了一条长裤，穿上一试，裤子长了一些。他请奶奶帮忙把裤子剪短一些，可奶奶说，手上的家务事太多，让他去找妈妈。而妈妈告诉他，今天她已经同别人约好了去买东西。男孩子又去找姐姐，但姐姐马上就要去和男朋友约会。这个男孩子非常失望，担心明天穿不上这条新裤子，带着这种失望的心情睡觉了。

奶奶忙完家务事，想起了孙子的裤子，就去把裤子剪短了一点；姐姐回来后心疼弟弟，又把裤子剪短了一点；妈妈回来后，也同样把裤子剪短了一点。可以想象，第二天早上大家会发现这种缺乏管理的活动所造成的结果。

请问：什么是管理？管理到底做些什么？

知识点一：管理的内涵

视野拓展

关于什么是管理，可谓是仁者见仁、智者见智。编者总结了中外学者对“管理”比较经典的定义，可供读者参考。

1.组织活动分析

要回答什么是管理，首先要分析一下组织的活动。

不难发现，当人们组成一个组织之后，组织中的活动基本上可以分为两类，即作业活动与管理活动。

作业活动是直接服务于组织目标的业务活动，如工厂车间里的生产活动、学校的教学活动、医院的诊治活动等。组织是通过作业活动来完成组织目标的。然而，并非所有的作业活动都能围绕组织的目标来进行，如果作业活动与组织目标的要求相差太大，那组织的目标就无法实现，组织就将不复存在。

因此，为了保证作业活动有序地朝向组织目标进行，还需要进行专门的保证组织目标实现的活动，这就是管理活动。

2.管理的定义及其分析

那么，什么是管理呢？关于这个问题，目前，尚未有统一的定义，长期以来，许多中外学者从不同的角度出发，对管理给出了不同的解释。

我们综合了国内外学者的观点，对管理给出了一个比较通俗的定义：管理就是管理者在特定的环境下，为了有效地实现一定的目标，对其所能支配的各种资源进行计划、组织、领导和控制一系列活动的过程。简单地讲，管理就是计划、组织、领导、控制一系列活动的过程。

对于这个过程，我们可以这样来理解。

（1）对什么进行计划、组织、领导、控制？也就是管理的对象（或客体）是什么？管理的对象是完成活动所必需的各种资源，如人、财、物、信息、时间等。其中，人是最重要的资源，是管理的主要对象，所有的资源与活动都是以人为中心的。管理，最重要的是人的管理。

视野拓展

管理活动中效率更重要还是效果更重要？编者曾和一位老师讨论此问题，可供读者参考。

（2）为什么要对这些资源进行计划、组织、领导、控制？也就是管理的目的是什么？管理的目的是为了有效地实现组织的目标。所有的管理行为，都是为实现目标服务的。世界上不存在无目标的管理，也不可能实现无目标的管理。有效指的是一切活动既要有效率，还要有效果。效率是指输入与输出的关系，涉及的是如何“正确地做事”。管理就是要使资源成本最小化。然而，仅仅有效率是不够的，管理还必须使这些活动实现组织预定的目标，即追求活动的效果。效果意味着“做正确的事”。在管理活动中，效果与效率都很重要。

（3）由谁来对这些资源进行计划、组织、领导、控制？也就是管理的主体是什么？管理的主体是组织的管理者。配置资源、组织活动、推动整个系统运行、促进目标实现等所有这些管理行为都要靠管理者去实施。组织的管理者是整个组织的驾驭者，是发挥管理系统功能、实现组织目标最核心的因素。

管理者作为管理的主体，既可以表现为单个管理者，又可以表现为管理者集体及其所组成的管理机构。

（4）在不同的环境下，能不能采用同样的管理方法？不同的环境显然不能采用同样的管理方法，即管理是在特定的环境下进行的。管理环境是指组织在实施管理过程中的各种内外部条件和因素的总和。管理行为依一定的环境而存在，并受到管理环境的影响。管理环境变了，就意味着管理的对象变了，因此，管理的方法也应该随之改变。

在本书对管理的定义中，计划、组织、领导、控制是核心，因为实现组织目标的手段是计划、组织、领导和控制。也就是说，要实现管理目标，就必须完成计划、组织、领导、控制等管理行为与过程。因此，计划、组织、领导和控制是所有管理者在管理实践中都要履行的管理职能。

3.处处有管理

通过对管理定义的分析不难发现：现代社会，处处离不开管理。

实际上，管理伴随着人类社会活动的产生而产生，又伴随着人类社会活动的发展而发展。

原始人在狩猎时，往往是一群人一起来捕杀一头猎物。这是由于他们认识到单个人没有这种能力，只有许多人一起捕猎，才能既保护自己，又能捕杀到猎物。在这种情况下，需要配合行动，一些人举火把，一些人抛掷石块，还有一些人拿着木棒追赶……组织这种相互配合的活动，实际上就是管理，尽管当时他们还没有创造出“管理”这个词。

在公元前5 000年左右，古埃及人建造了世界奇迹——大金字塔。据资料显示，大金字塔共耗用5吨多重的大石料230多万块，动用了10万人力，费时20年才得以建成。完成这样巨大的工程是非常艰难的，其中包含了大量的组织管理工作，例如，组织人力进行计划与设计，在没有先进工具的情况下组织搬运，进行人力的合理分工等。

不难发现，自从有了人类就有了管理。因为人是社会性动物，人们所从事的生产和社会活动都是集体进行的，要组织和协调集体活动就需要管理。任何集体活动都需要管理。在没有管理活动进行协调时，集体中每个成员的行动方向并不一定一致，甚至有可能相互抵触。即使行动目标一致，没有整体的配合，也达不到总体目标。大到一个国家的治理、国民经济的发展、国家大政方针的制定，中到一个城市的规划建设，小到一家企业的兴办运营、一个项目的施工，甚至一个家庭的生活安排，都离不开管理活动。

知识点二：管理的职能

管理的职能就是管理者为了有效地管理所必须具备的功能，或者说管理者需要怎样进行管理。它包括管理者的基本职责和实施这些职责的程序或过程。

管理工作中有多少种职能，国内外学者有很多的说法，目前，管理学界普遍接受的观点是管理职能包括计划、组织、领导与控制。也就是说，任何管理者，为了实现目标、实施有效的管理，都要履行计划、组织、领导、控制的职能。

1.计划

通常认为，计划是管理的首要职能，是“组织制订目标并确保为达成这些目标所必需的活动”，即组织的管理者为实现组织目标对工作所进行的筹划活动。计划是组织为未来的活动制订目标，并为实现这一目标预先策划为什么做、做什么以及如何去做的一个工作过程。

计划职能一般包括三个方面的内容，即预测、制订目标和决策。

任何管理者都有计划职能，而且，要想将工作做好，无论大事小事都不可能缺少事先的计划。

2.组织

制订出切实可行的计划后，就需要组织必要的人力和资源去执行既定的计划，也就是要进行组织。组织的职能是“确定所要完成的任务、由谁来完成任务以及如何协调这些任务的过程”，是为了有效地实现计划所确定的目标而在组织中进行部门划分、权力分配和工作协调的过程，也就是明确为了实现目标和计划需要完成哪些任务，为了完成这些任务需要设置哪些部门、哪些岗位，每个部门和岗位的职责、职权分别是什么，不同的部门、不同的岗位之间有什么关系。

组织职能一般包括设计与建立组织结构、合理分配职权与职责、选拔与配置人员、推进组织的协调与变革等。

合理、高效的组织结构是实施管理、实现目标的组织保证。因此，不同层次、不同类型的管理者总是或多或少地承担着不同的组织职能。

3.领导

人是组织活动中唯一具有能动性的因素。管理的领导职能就是“激励和引导组织成员，以使他们为实现组织目标作出贡献”，也就是组织的管理者利用职权和威信发挥影响、激励组织成员，调动他们的积极性和能动性，指导他们的活动，推动他们的工作，协调他们的行为，解决他们之间的矛盾，选择有效的沟通渠道以及营造良好的组织氛围等。

领导职能一般包括选择正确的领导方式，运用权威进行指挥，激励组织成员并调动其积极性，进行有效沟通，协调组织成员的行为。

凡是有下级的管理者都要履行领导职能，不同层次、不同类型的管理者领导职能的内容及侧重点各不相同。只有通过有效的领导，组织的目标才有可能实现。

4.控制

在实现目标和计划的过程中，总会出现意想不到的事情，使得实践活动偏离原来的计划或目标。这是因为制订目标时很难考虑得十全十美，而且环境的变化有时无法预测，或者在执行时总会出现这样那样的变化。为了保证工作按照既定的计划进行，保证既定目标的实现，就必须对实际工作进行监控、比较和纠正，使工作与目标保持一致，这就是控制。也就是说，控制职能就是管理者为保证实际工作与目标一致而进行的活动。

控制职能一般包括制订控制标准、衡量工作成效、采取有效的措施纠正偏差等一系列工作过程。

工作失去控制就会偏离目标，没有控制就很难保证目标的实现，因此，控制是管理者必不可少的职能。当然，不同层次、不同类型的管理者控制的重点和控制方式也是不同的。

控制的诀窍是在活动开展一切顺利的时候，不必采取行动；但在活动开展不正常时，尽早发现问题，尽快采取应对措施。

5.各项管理职能之间的关系

管理的四个职能各有自己独特的表现形式。例如，计划职能通过计划的制订表现出来，组织职能通过组织结构的设计和人员的配备表现出来，领导职能通过领导者与被领导者之间的关系表现出来，控制职能通过偏差的识别和纠正表现出来。

视野拓展

读者可参阅《如何理解管理的四大职能》加深对四大职能的理解。

管理的四个职能之间不是孤立的，而是相互联系的，管理正是通过计划、组织、领导和控制这四个基本过程来展开和实施的。为了做好组织的各项工作，管理者首先要根据组织内外部环境条件，确立组织目标并制订出相应的行动方案。明确目标之后，就要组织力量去完成，进行组织工作；由于目标的完成有赖于组织成员的共同努力，为了充分调动组织成员的积极性，在目标制订、计划落实下去以后，管理者还要加强领导工作；在制订目标、形成计划、建立团队、培训和激励员工以后，各种偏差仍有可能出现，为纠正偏差，确保各项工作的顺利进行，管理者还必须对整个活动过程进行控制。管理就是这样一个不断循环的过程，如图1.1所示。