1.1 认识Excel表格

全球知名咨询公司麦肯锡称：“数据已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，并成为重要的生产因素。人们对海量数据的挖掘和运用，预示着新一轮生产率增长和消费者盈余浪潮的到来。”数据作为与人、财、物比肩的资源，正在成为组织的财富和创新的基础，数据分析能力正在成为组织的核心竞争力。

Excel 是美国微软公司推出的办公自动化系列 Office 应用软件中用于表格数据处理的应用软件，也是应用最广泛的电子表格软件。Excel是一个分析数据的极佳工具，并且它经常用于处理数据、汇总数据，并以表格和图形的形式展现数据信息。Excel数据处理方式已成为通用标准。可以说，Excel的魅力就在于它多种多样的数据处理方式。

具体地讲，Excel表格有以下几个具体用途。

★ 数据运算：可以通过各种基本编辑命令、排序、筛选、分类汇总、数据透视表、公式与函数等处理数据。

★ 数据存储：可将数据保存在Excel表格中供用户使用。

★ 创建各种图形：用各种专业化的图形直观地展现数据特点，即数据图表化。

★ 具有较强的数据交互功能，可以导入外部数据、导出数据。

★ 自动处理各种复杂任务：通过Excel VBA功能，可以高效地执行重复乏味的任务。

用Excel进行数据处理的目的主要有以下两方面。

★ 制作报表、图表。

★ 利用Excel进行数据分析，帮助管理者进行判断和决策。

1.1.1 Excel表格中的对象

Excel表格从形状上看是一个矩形的数据区域，该区域由若干个单元格组成，单元格是由行和列交叉决定的，如同坐标系中横坐标、纵坐标交叉决定一个坐标点，单元格是 Excel 表格基本的构成要素。因此，在学习Excel知识前，有必要先了解一下Excel表格中的对象，其对象分类如图1-1所示。

我们接触得最多的是单元格中的对象，单元格中对象的数据类型可分为数值（日期和时间也属于数值）、文本、公式3种。

★ 数值：就是可以进行数学运算的数据，例如，价格、数量、百分比。其中日期与时间值在Excel中被存为数值形式，它拥有数值所具备的一切运算功能，属于一种特殊的数值。

★ 文本：就是文字信息，它不能参与数学运算。常见的文本如姓名、性别、身份证号码等。

★ 公式：就是对某个计算方法的描述，是为了解决某个计算问题而设置的计算式。公式主要分为普通公式、数组公式和命名公式（即定义名称的公式）。Excel公式通过计算式来返回值，Excel常见的返回值有数字、文本、逻辑值和错误值。

因此，从Excel数据类型来看，可以分为4种：文本、数值、逻辑值、错误值。在默认情况下，文本是左对齐的，数值是右对齐的，逻辑值和错误值是居中对齐的。

绘图层中的对象主要包括图、图表（图主要指的是在表格中插入的图片、联机图片、形状、SmartArt和屏幕截图等，图表则是依据表格单元格中的数据制作的图形），以及按钮和其他对象等。这些对象不在单元格中，而驻留在工作表格的绘图层中（绘图层是每张工作表中不可见的层）。

1.1.2 认识Excel超级表

绝大多数 Excel 数据处理者都将具有一定行数和列数构成的单元格数据区域看成表，从严格意义上讲，这样的区域只能被称为数据区域，不能被称为“表”，但这种数据区域可快速地创建成表。选择区域内的任意单元格，单击“插入”选项卡下“表格”分组中的“表格”按钮，Excel会自动弹出“创建表”对话框，如图1-2所示，完成上述操作后，数据区域会被转换为表格。

此时可以看到原来的 Excel 数据区域发生了一些变化：表格标题变成了加粗字体，每行数据的背景色变成了深浅相间的样式，这就是Excel“超级表”（又称智能表）。

提示 数据区域中如果包含空白行或空白列，Excel 选择的区域会出现错误，这时可单击“设计”选项卡下的“转换为区域”或者撤销创建表，删除所有的空白行或列，然后进行创建表的操作。

超级表具有如下特点。

★ 选择表中的任意单元格，在功能区中将出现“表格工具”→“设计”选项卡。

★ 可直接在表格中创建切片器进行灵活的数据筛选。

★ 在表格列中定义公式会自动扩展至该列的其他单元格中。

★ 如果在表格右侧加入新列或者在表格下方的行中添加新的数据记录，表格会自动扩充以包含新列或新行。

用于表格的切片器是Excel 2013的一项新功能，如图1-3所示，此前的切片器在Excel 2010中只能用于数据透视表中。

基于超级表制作的数据透视表（包括超级数据透视表）等，会随着表格数据行或者列的增加（或者减少）而随之自动扩展（或压缩）数据引用范围。只需单击“刷新“按钮，即可更新数据。