1.2 数据验证的强大功能_Excel数据处理与分析实战宝典（第2版）-QQ阅读男生玄幻网

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1.2 数据验证的强大功能

“数据验证”在Excel 2010及以下版本中被称为“数据有效性”，它允许用户设置一些规则，用于规定单元格中输入的数据。例如，某科目考试成绩满分为100分，如果输入大于100或者小于0的非法数据，会自动弹出如图1-4所示的警告错误信息。

图1-4

使用Excel设置数据验证的验证条件类型可在“数据验证”对话框中“设置”选项卡下的“允许”下拉列表框查看到，主要类型有任何值、整数、小数、列表、日期、时间、文本长度、自定义。

在“数据验证”对话框中的“设置”选项卡下还有“忽略空值”和“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”两个复选框。

★ 忽略空值：如果选择此复选框，则允许为空值。

★ 对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改：如果选择此复选框，则所做的更改可应用于其他已设置数据验证的其他单元格。

提示 Excel“数据验证”功能存在的一个问题是，如果用户复制一个不具有“数据验证”功能的单元格，并且将其粘贴到已经设置“数据验证”的单元格区域中，则会破坏已设置“数据验证”的单元格区域的“数据验证”功能。

“数据验证”最常见的用途如下。

★ 可以对单元格的输入数据进行条件限制，防止无效数据的录入，并圈释无效数据。

★ 在单元格中创建下拉列表菜单，方便用户选择输入。

★ 通过下拉列表菜单可以实现数据源动态选择，用于制作动态图形。

1.2.1 数据验证应用之一：规范数据输入

公司部门一般有“财务部、采购部、销售部、生产部、行政部、质量部、技术部、工程部、人事部”等名称，如果部门名称不统一，会给数据处理和分析带来诸多不便。现对表格中的“部门”所在列设置“数据验证”，步骤如下。

选择E2单元格；单击“数据”选项卡下的“数据验证”，弹出“数据验证”对话框。在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”编辑框中输入“财务部，采购部，销售部，生产部，行政部，质量部，技术部，工程部，人事部”，完成后单击“确定”按钮，关闭“数据验证”对话框，如图1-5所示。

如果要使“数据验证”具有更强大的防错功能，还可以在“数据验证”对话框中的“出错警告”选项卡下“错误信息”处输入“请输入正确的部门！”，单击“确定”按钮，关闭“数据验证”对话框，如图1-6所示。当输入数据错误时，会自动阻止不正确的数据输入。

图1-5

图1-6

如果要将此单元格中的“数据验证”功能应用到此列其他单元格中，可以直接拖动复制 E2单元格到其他单元格区域中。也可以使用这种方法：“复制”此单元格，弹出“选择性粘贴”对话框，选择“粘贴”选项卡下的“验证”。

提示各部门名称之间的逗号必须以英文半角的逗号隔开，而不能用全角的逗号，否则Excel会将逗号前后的值作为一个选项。

设置“数据验证”时也可在“来源”编辑框中直接选择事先在某列中输入的部门系列单元格区域，如图1-7所示。但此列不能删除，否则已经设置的“数据验证”会失去。

图1-7

1.2.2 数据验证应用之二：制作二级下拉菜单

在如图1-8所示的E列和F列设置“数据验证”，以达到在E列单元格选择相应省份时，在F列单元格可以选择所在省份对应城市的目的。

图1-8

STEP 01 选中 A1 单元格，单击“公式”选项卡下的“定义名称”，弹出“新建名称”对话框，“名称”自动默认为首个单元格中的文本“江苏省”，在“引用位置”处点选红色箭头，选择A2：A9单元格区域，单击“确定”按钮，关闭“新建名称”对话框，如图1-9所示。用同样的方法设置“辽宁省”和“湖北省”名称。