第5章 办公技能锻炼秘书一生

娴熟的办公技能会迅速地提升一个人的重要性，能够让领导对你刮目相看，能够让同事对你另眼相待，同样也能够使你的成就感得到提升。具备良好娴熟的办公操作技能，将会使你的秘书生涯得心应手。

1.秘书应严格遵守公文处理的原则及基本要求

公文处理应遵循以下原则。

（1）实事求是的原则

公文处理工作必须要发扬深入实际、调查研究、认真负责的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题，它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。

同时，公文处理的实践者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论，能够发现问题，提出问题，分析问题，最终还是要落在能有效地解决问题。所以在公文处理实践中，最重要的是要能指出解决问题的具体方法、手段、途径、措施。

（2）精简的原则

精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。

首先，文章要写得短一些，精一些，公文的格式、结构、种类都要力求简化。其次，公文运转处理程序的环节要力求精简，减少不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，随着逐步改善加工手段，有效地控制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。再次，公文处理的实践者必须从观念上树立起精简的意识，认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排、规范功用强的方法和工具，才是保证公文处理便捷有效的正确方法。

（3）高效的原则

效率和质量是相依相伴的，效率高不仅依赖于快节奏、高时效，更取决于公文处理的高质量，只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到，使公文处理这一系统工程、群体行为能够按质完成，所有人员都能各司其职，公文处理的高效才有可能实现。

同时，公文处理应具有以下基本要求。

（1）及时

及时就是要求在公文处理活动中，确立高度的时间观念，珍惜时间，注重时效。公务活动是具有时间要求的，公文作为公务活动的工具必须抓住时机，维护其时效，使各项工作能迅速有效地处理。

在公文处理活动中维护了时效性，也就提高了组织时间的利用价值，从而体现了“时间就是金钱，效益就是生命”的现代管理思想。“及时”的要求既是由公文处理的内在规律所决定的，也是客观实践所要求的。

（2）准确

准确是公文处理工作的基本前提和起码要求。没有准确就没有及时、安全和高效。要做到准确，就需遵循统一的公文处理制度，落实岗位责任制，责任到人，建立健全激励和竞争机制，提高实践者的素质。

（3）安全

公文处理的保密工作是指在公文处理活动中，严格执行有关的保密规定，运用各种制度和手段，确保公文处理活动中涉及的国家秘密被限于一定时期和一定范围内的人员知悉，使之不失密、不泄密、不被窃密。

秘书在工作中要敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤、设想周到，起拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该讲的不讲，工作中切忌夸夸其谈、言过其实。

2.秘书应懂得印章的管理和使用规定

印章是企事业单位在被正式批准成立后，并经批准到当地公安部门指定的刻章单位刻制的。经过验收合格的印章，应登记，盖好印鉴，以备查考。颁发印章时，应严格履行颁发手续，特别是颁发正式印章时，要郑重其事，安全可靠；颁发其他印章，也要按程序办理。

印章的管理要注意以下事项：

①严格管理，健全制度。

②严格审批程序。

印章的使用应注意如下事项：

①各级机关企事业单位都应制定印章的使用规定。印章管理人员须严格按照规定使用印章。

②原则上，使用机关或单位的印章，要由本机关或单位的领导人审核签字。

③印章管理人员用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的。

④对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份立卷归档。

⑤不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印。

⑥经过审批、登记后，即可按要求加盖印章。印迹应端正、清晰。

⑦机关或单位撤销、更名或因其他原因而停用印章时，印章应由印章颁发机关及时收回封存或销毁。

单位印章具有法定权威性，严禁伪造印章或使用伪造印章，违者将受到法律的惩处。如发现伪造印章或使用伪造印章者，应及时向公安机关或印章所刊名称单位举报。

3.秘书编排资料有哪些讲究

收集资料是为保存它们的情报价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然，也要保证便于保管。

（1）使用文件夹

过去保存资料都是用打孔机将资料装订成厚厚的一册。这种形式适用于同一类资料和每天都固定的资料，放在书架上，易于查找。但是，如果将资料装订成厚厚的一册，要找自己所需的资料时，就不那么容易，需要耗费一定的时间，而且也不便于携带。

如今，各单位从节省空间和经费的立场出发，认识到毁弃没有价值的资料的重要性，开始普遍采用文件夹保存资料。这种方式分类清楚，易于查找，没有价值的资料可以及时毁弃，需要存档的及时存档。

使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排地放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。

（2）文具

①文件夹一般是用硬壳纸对折而成的。在对折处写上资料的名称或类别。文件夹一般是茶色的，不过市面上也出售其他颜色的文件夹。

②文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置。

③使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订。

④资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样就便于查找，不容易搞混。

（3）文件夹的排列方法

①文件夹在文件柜里要按从右到左的原则排列。

②文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去。

③文件夹原则上不装订，但对需装订的资料一定要从它的左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数。

④如果资料需要折起来，就要从正面往背面折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。

（4）写标签的方法

采用文件夹保存资料的优点是，一个文件夹一个内容，分门别类，使资料内容尽可能细分下去，这样不仅容易检索，而且毁弃方便。所以，不要写“XX内容册”这种比较笼统的标签。而应该做到以下几点：

①标题简单明了，不要附带各种说明，资料内容是什么就写什么。

②根据来往的具体对象对资料进行分类，不要写成“往来书信A”、“往来书信B”的形式。

③如果资料内容与具体人或公司没有关系，可以根据资料内容本身的性质进行分类。如出差总结报告、人事科简报、起诉书、各种规章制度等。

④综合性文件夹。这主要是一些临时性资料，还不能最后进行分类，但内容都很重要。

编排资料是一件繁琐而又十分重要的工作，秘书在编排资料时一定要规范、细致，只有把编排工作做好，以后查阅和使用起来，才能方便和得心应手。

4.秘书做文件校核工作有哪些程序

文件校核工作具有内在的规则性。在文件校核工作的实践中，此种规则性经过提炼、归纳，逐步形成为程序。文件校核工作程序，就是从事文件校核这项工作所必须依循的规程和次序。大致可归纳为以下八个环节。

（1）接收文件

这是整个文件校核工作的起始点，大体包括以下四项工作内容；一是签收；二是核对；三是编号；四是登记。

（2）初步校核

一般采取个体初校与群体初校两种形式。较为简单、字数不多的文件，通常选择个体初校形式，由文件主校人自行初校即可；而事关全局的重大方针政策性文件，则大多数选择群体初校形式，由文件主校人把文件复制后分送众人共同进行初校。文件初校环节有三：一是对文件发布形式进行初校；二是对文件中的政策规定进行初校；三是对文件的文字和格式进行初校。

（3）意见汇总

意见汇总就是集思广益。意见汇总环节，同样是处理初校意见的环节。就作为初校对象的文件来说，初校后肯定会出现行或不行两种意见。对经过初步校核、认为可行的文件稿，文件主校人汇总出一个综合修改稿，在报经部门负责人审核同意后转入下一工作环节。

（4）送印清样

初校汇总后的文件综合修改稿，大多比较杂乱，许多地方涂改增删，待文件清样印出后再予报批或送往有关部门征求意见。送印清样这一环节要做好以下四项工作：一是送印清样前要将文件综合修改稿报请部门负责同志审定，不论文内改动多少，均应履行这一审批手续；二是要注明所需清样份数和限定退回时间；三是要进行登记。送印清样属于文件的移交，为了明确责任，一定要在送印时进行登记；四是要装信封或文件袋密封后送出文件印制部门。

（5）征求意见

这是协调中经常采用的一种形式，即就文件内容所涉及的工作征求有关主管业务部门的意见。在党政领导机关发布的文件中，常常有些事项涉及主管业务部门的工作。对此，在文件校核过程中，要征求各有关主管业务部门的意见。

（6）综合意见

征求意见后、就要对各方意见进行梳理、筛选和综合工作。综合意见是在对文件稿征求意见后进行的，是非常重要的一个环节。实际上，综合绝非一件简单地把各方意见糅在一起的易事。要分析，要研究，要经过一个理性的认识过程。只有这样，才能真正把各部门的一些好的意见综合起来，以达到完善决策的目的。

（7）送审签发

送审，即把文件校核稿送请部门负责人审阅定稿。签发，即指领导人对文件予以签批发出。送审签发是文件校核工作必须履行的手续。文件校核稿的送审签发是一个环节的两个重要方面，两者紧密相连，互有交叉，不可分割。很难说领导签发文稿时没有审定的成分在内，实际上签发也是一种审定。送审签发这一环节非常重要。

（8）送文注发

送文注发就是把经领导人签发的文件稿送文件批抄部门注发。文件的注发工作具体由文件批抄部门负责。因此，校核并经领导人签发后的文件稿，在办理文件移交手续后要转至文件批抄部门，由其具体办理文件的注发事项。送文注发是文件校核工作的最后一个环节，要做好以下四项工作：一是要把领导人的审批情况及批示意见详细地进行登记；二是进行送出前的最后一道检查，从文字到格式对文件稿再认真细致地检查一遍，然后再看看所有的文件是否完整；三是把文件的原件、文件的签批件和文件报批请示一并移交文件批抄部门，由其在文件校核登记本上予以签字接收；四是销号。文件送出后，表明该文件在校核工作阶段的运行已告结束，在登记本上应注明“已办”的字样。一俟文件正式下发，只需在登记本上注明文件编号即可。

需要注意的是，文件校核工作程序是死的，而文件校核工作中的情况是复杂多变的。以上文件校核工作程序中的八个环节，是从一般意义上总结出来的。在文件校核的实际工作中，允许根据情况作变通处理。

5.秘书应如何使用电子邮件

秘书在日常工作中经常要接收或发送电子邮件。电子邮件作为一种新的交流方式，既简洁明了又充满个性，而且成本费用低廉。那么，秘书在使用电子邮件时，应注意哪些方面呢？

（1）称谓得体

电子邮件的内容、格式与传统书信一样，称呼、敬语不可少。正文的第一句应写上收件人的尊姓大名，并使用得体的称呼。如“先生”、“小姐”、“领导”或“局长”等。

（2）知礼行礼

与他人进行电子邮件往来要讲究“网德”，非礼勿行，不要发出轻狂、污秽、放肆之言。

（3）注意病毒扫描

发信前要对系统进行病毒扫描，以免不小心把病毒带给对方。特别当使用者从其他系统接收或下载文档时，要防止病毒的扩散。

（4）小心过滤

转寄不确定的信给他人时要小心过滤。对来历不明的信件要谨慎处理，若不确定最好删除，因为转发垃圾邮件是不道德的。

（5）尊重通信权利

未经许可，任何人无权隐匿、毁弃或擅自打开他人的电子邮件，这是通信自由的基本规范。

（6）注重保密

多址同步传递时，应依秘密副件方式传递，这样接信人只会看见信的内容，而不知道其他收件人是谁。不要把私人事情存在硬盘储存空间中，不要把不愿公之于世的事情写在电子邮件中，也不要把不适合公开的任何事情发送出去或保留下来。

（7）及时回复

收到要求回复的电子邮件，要及时给予答复；如实在来不及作详细回复，也应先回信告诉对方已收到来信；如回复某人来信，可摘录部分来信原文，并答复对方提出的要求。

作为秘书，有一点是值得注意的：发电子邮件时一定要慎重，要小心写在E-mail里的每一个字、每一句话。因为现在的法律规定，E-mail也可以作为法律证据，是合法的。

6.秘书需掌握的电脑知识

对于现代秘书来说，电脑是其日常工作中必备的办公工具之一。所以，掌握必要的电脑知识同样也是秘书必须掌握的一项基本技能。

通常，秘书在使用电脑时，对一些惯性的错误操作都抱着很随意的态度，认为对电脑没有什么影响。其实，使用的方法不正确，会加快硬件的损坏速度。如果能参照下面介绍的方法正确使用电脑，可以在一定程度上延长电脑各个硬件的工作寿命。

（1）正确开关机

使用电脑第一个要注意的就是正确的开机顺序，应该先打开外设（如显示器、音箱、打印机、扫描仪等设备）的电源，然后再接通主机电源。而关机顺序则刚好相反，因为在主机通电的情况下，关闭外设电源的瞬间，会对电源产生很大的电流冲击，所以应该先使用正确的方法关闭主机电源，然后再关闭外设电源，这样可以减少对硬件的伤害。而电脑在进行读写操作时，更不能切断电源，以免对硬盘造成损伤。

另外，关机后也不能马上开机。关机后，距离下一次开机的时间，至少要间隔10秒钟。如果在关机后一段时间内频繁地做开机关机的动作，会对电脑硬件造成很大的电流冲击，尤其是硬盘。

（2）良好的供电

电脑一定要有良好的供电，应该确保交流电电压在220V±10％的正常范围内，如果本地的供电电压不稳定，则需要使用稳压器。

在条件允许的情况下，还应该为电脑配置UPS（不间断电源），让电脑在断电后能继续运行一段时间，以保存自己未完成的工作再正常关闭电脑，并保证各个硬件在突然断电时不会受到电流冲击而损坏。

（3）恰当的使用时间

电脑如果长时间不通电使用，会由于吸附灰尘多的原因而发生短路现象，而使硬件不能正常工作或损坏。在较为潮湿的天气，更有可能发生这种情况，因此，最好每天都能使用电脑或者让电脑通电一段时间。

（4）防静电破坏硬件

在与电脑硬件接触前，应先释放自身的静电。电脑在工作时，机箱、显示器等设备都会释放出大量的静电，而人体内也带有大量的静电，如果与硬件接触，就可能造成硬件芯片内部被击穿而损坏。如果手比较湿润带有水分，千万不可接触硬件，因为这样损坏硬件的可能性会更大。

（5）电脑的摆放

电脑置放的地点将会影响内部硬件的寿命以及使用效果，因此一定要选择不受阳光曝晒、干燥通风、不易沾染尘埃的位置；置放的桌面要稳定；最好不要摆放在使用地毯或是木质地板的房间里，这样会应电脑硬件所产生静电不易导出，而存在不安全的因素。

（6）文件的备份

时刻备份重要数据（最好备份到软盘、U盘、移动硬盘、刻录到光盘，不宜只备份到其他分区），并且备份数据后要确认备份的数据是否完整；USB设备安全删除后再拔，其他设备不可带电插拔。

为了避免资料遗失，重要资料最好要备份于三个地方，同时为了避免资料遭人窃取、偷看，最好还要使用安全密码或者是加密软件。

（7）防止电脑病毒的入侵

电脑病毒发作所造成的破坏程度参差不同，其影响可小至仅仅对屏幕的显示造成干扰，但也可大至电脑储存的珍贵资料受到破坏。随着互联网的发展和电子商务的使用日益普及，电脑病毒的威胁实在不容忽视。所以，要做到以下几点：

①严格禁止来路不明的媒介进入机器，可以说盗版光盘的使用为病毒的流行起了推波助澜的作用。

②使用合法软件。

③传递数据时尽量先查毒一遍。

④接着使用别人使用过的电脑之前，要先将电脑电源完全关闭后再重新启动，以避免电脑病毒暂存于内存中。

⑤安装正版的杀毒软件，要知道，如果连杀毒软件的来源都无法保证，那根本就谈不上防止病毒的入侵，同时，最好选择带有病毒防火墙的杀毒软件，目前国内发行的杀毒软件很多都有这个功能，如瑞星、卡巴斯基、金山毒霸等，使用正版软件不仅可以得到良好的售后服务，而且可以及时获得最新的防病毒数据。

⑥当遇到带有附件的邮件时，如果附件为可执行文件或word文档时，不要选择打开，可以用两种方法来检测是否带有病毒。一种方法是，利用杀毒软件的邮件病毒监视功能来过滤掉邮件中可能存在的病毒。另一种方法是，把附件先另存在硬盘上，然后利用杀毒软件查毒。

⑦不要使用邮件软件邮箱中的预览功能。当今，一些传播与破坏力比较大的病毒，往往都是在邮件预览时进行感染的，并不需要打开邮件。如果使用Outlook收发邮件，建议用户关掉邮箱工具的预览项，或者升级微软的最新补丁，这样可以预防Outlook接收邮件时受到感染。如果使用的是Foxmail，应在当前账户属性中模块项选择纯文本格式。

⑧经常留意官方和杀毒软件发行公司对计算机病毒的公告，在不能够确定机器是否对某种病毒确实有防御能力之前，不要做冒险尝试。

温馨地提示一句：在使用电脑一个小时之后，要休息5到10分钟，不让眼睛过度疲劳；同时要站起来活动一下筋骨，这样才不至于因为姿势不良而影响健康。这些提醒的重点都在于让自己身体的器官和肌肉得到放松，使之不会因为长期在电脑前工作而造成病变。

7.秘书如何熟练使用传真机

传真机是企事业单位最常见的通信工具之一，具有方便、快捷、准确等优点。熟练使用传真机是一个现代秘书日常工作的一项基本技能。

下面我们以HP Officejet 4110传真机为例，谈一下传真的发送与接收。

（1）传真的发送

①自动发送传真：如果您没有连接电话机，可以直接通过面板按键发送传真，前提是对方传真机必须设为自动接听状态。

方法是：放好原件后，按前面板上的蓝色按钮，液晶屏上出现“Fax Number”，这时通过一体机面板上的数字按键，输入对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”），按机器区域中的按钮发出黑白传真；或者点击按钮发送彩色传真（彩色传真需要对方也是彩色传真机方可实现）。

②手动发送传真：如果您的一体机背部串有话机，把原稿放好，然后拿起话机上的听筒，在电话机上（而不是一体机按钮面板上）拨对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”）。跟对方通话时阐明自己是要发送一份传真给他，之后可以用以下两种方法发送传真，如下：

A请告诉对方“我要先给您传真信号，一会儿当您听到话筒里面没有声音了，并伴随着‘嘟——嘟——’的低声后，再按你传真机上的开始键来建立通讯即可。”对方明白您的用意后，您就可以按自己一体机上的按钮了，之后挂上话筒，观察您的一体机液晶屏上会显示“connecting”，之后是faxing page 1等，直到发送成功。

B先让对方给您传真信号，当在话筒中听到刺耳的传真音后，尽量在2秒钟内按一体机上的按钮发出黑色传真，或者点击按钮发送彩色传真。看到液晶面板显示“connecting”以后，挂上听筒，等待发送完毕。

（2）传真的接收

①自动接收传真：开机后，在就绪的时间状态显示下，按，随后按3，再按3，显示的是自动应答铃声数，您可以按左右箭头键配合输入键选择。这样您的一体机就会在您设置的铃声数后自动接收传真。通常在传真机无人值守的时候设为自动接收模式。

②手动接收传真：注意手动接收传真，必须提前在一体机背后串接电话机。由于这款一体机无自动接收按钮设计，所以需要在菜单中修改值，您可以同样按键，随后按3，再按3，用左右箭头配合输入键，将之后显示的值更改为No Answer。这样设置后，有电话来电时，一体机就不会自动给应答信号，而是一直响铃，直到您拿起电话听筒与对方通话。当得知对方是要发送传真给自己时，按按钮给出传真信号，之后挂断话筒等待接收和打印即可。对方听到您给出的刺耳传真信号后，也会按下他传真机上“开始”按钮，双方就开始传输信号了。

发送传真时，应提前放置传真原件，将有内容的一面向里，标题朝下放入上面的进纸盒，并用滑动卡槽把原稿的两边固定好。这时液晶面板上就会在时间的下面出现“Original loaded”的提示。

传真机是一种自动化办公设备，它可以提高秘书的办事效率，既快捷又方便，熟练掌握它的使用方法，无疑会给办公工作带来极大的方便。