4.4 会计凭证传递程序和保管制度的设计

4.4.1 会计凭证传递程序的设计

会计凭证的传递程序是指会计凭证从填制或取得起到归档止，在本单位各有关部门和人员之间的传递过程和停留时间。制定合理的凭证传递程序有利于企业各部门间明确分工，并相互协调和配合；有利于督促经办业务的部门和人员及时正确地完成经济业务，完成凭证编制手续；有利于考核有关人员是否按规定的程序处理业务，从而加强岗位责任制。会计凭证传递程序的设计一般应注意以下几点：

1．会计凭证的传递程序应根据各项经济业务的特点，结合本单位各部门和人员的分工情况加以制定，满足内部控制的需要。

2．会计凭证传递程序应结合业务处理程序绘制成流程图，使有关人员能按照流程图准确地传递凭证，也便于分析、追踪和监督业务处理的过程。

3．会计凭证的传递过程中既要有利于各部门充分利用会计凭证所提供的信息，满足经济管理的需要，又要避免不必要的传递环节，以免出现传递时间上的浪费。

4．会计凭证在各环节上停留的时间应根据各部门和人员办理各项经济业务手续需要的时间来确定，既要防止停留时间过短，影响必要的业务手续的完成，又要防止停留时间过长，影响凭证的及时传递。

5．会计凭证的传递程序要根据业务情况的变动及时加以修订。

4.4.2 会计凭证保管制度的设计

会计凭证的保管制度设计主要考虑凭证的保管措施和方法，便于本单位随时检查和利用，也便于外部有关单位的检查和评价工作。凭证保管制度设计主要包括以下内容：

1．会计凭证在登记入账后，应将各种记账凭证连同所附原始凭证按凭证编号顺序定期装订成册，以防散失。装订时间间隔的长短视业务量多少而定。

2．装订成册的凭证应加贴封面和封底，载明单位名称、凭证名称、凭证张数、凭证起讫号数、凭证所属年度、月份或起讫时间等内容。

3．装订成册的凭证应加贴封条，并由会计人员签章，以防抽换凭证。

4．如原始凭证较多时，可将原始凭证单独装订成册，但必须在记账凭证封面上注明原始凭证另存。

5．如所附原始凭证属于十分重要的业务单据，则应单独予以保管，但必须在有关记账凭证上加以说明，以便日后查考。

6．确定会计凭证的保管期限，凭证保管期满才能销毁。

7．确定会计凭证的保管人员，非保管人员不得私自接触归档的凭证。