三 馆校合作和著录质量
档案著录质量的好坏,关键在于著录人员。民国档案文件级著录及其数字化的工作量将数倍乃至数十倍于民国档案案卷级著录,仅凭档案馆自身力量难以胜任,需要充分谋求社会力量的支持。因此,加强馆校合作,充分利用高校资源,实为良策。其因在于:首先,随着我国改革开放的进一步深化、社会主义市场经济的逐步建立,以开放的心态、创新的意识,努力并科学地谋求社会力量尤其是高校的支援乃为双赢之举。其次,各地档案馆在档案整理时谋求社会力量的支援已有不同程度的实践。例如,中国第一历史档案馆聘用了具有相当古文功底、热爱历史的人员进行清代档案的编目与著录标引;中国第二历史档案馆也从大学招聘了研究生从事外文全宗的文件级整理;等等。更重要的是,该馆已有馆校合作的经验,如在整理地方文化瑰宝——清代南部县衙档案时就已聘用了优秀研究生。故民国档案文件级著录工作仍坚持馆校合作,聘用大学优秀研究生。同时对他们进行了著录培训,内容包括档案安全、著录质量、著录软件的使用、著录方法及流程、著录背景知识(包括档案学、民国史、古代汉语等)等。通过培训,加强了著录人员的档案安全意识,强调了档案著录质量的重要性,并使他们尽快尽好地掌握了著录方法。同时,为了明确权责,确保档案原件安全和著录质量,南充市档案馆还与著录人员签订了《民国档案著录合作协议》,提出“必须严格按照《民国档案著录细则》和《南充市档案馆民国档案抢救项目整理细则(著录部分)》进行”,“如发现问题要及时上报,不得随意改动”,“若出现不符合质量要求的,必须返工重新著录”等。此外,对著录人员实行动态管理,如其无法保证必要的著录时间,或者其著录质量确实达不到要求,则可以中止著录合作协议。
在著录实践中,由于著录人员粗心疏忽,标准掌握不确切,方法运用不当,加之片面追求速度,常常出现漏著、冗著或误著,从而降低著录质量。而著录质量是民国档案文件级著录的生命,故必须采取各种措施保证和提高著录质量。除了坚持和灵活运用标准,聘用优秀的著录人员,掌握正确的著录方法外,著录审查也是不可或缺的。著录审查包括自查和主查。自查即自己审查,就是著录人员对著录各项进行初步审查,以避免漏著和明显的误著。主查即专人负责审查。主查人员必须具有广博的专业知识,熟练掌握档案著录标准,具备丰富的著录经验以及较强的应变能力。主查人员不仅要密切注意著录人员的漏著,更要结合档案对著录内容进行仔细审查,避免冗著或误著。对于审查出的问题,主查人员应该及时反馈给著录人员让其重新著录,并提醒应避免再出现类似的错误。