二 著录内容和著录方法

民国档案文件级著录利用“易用”软件，直接使用计算机进行数据采集，对档号、保管期限、文号、责任者、题名、页号、成文时间、备注、分类号、档案馆代码、控制与开放、文种等项进行著录。

文号：指文件的代字代号，但文件的期刊号不是文号。文号项按原件上的文号著录，如“储良秘字第0086号”。如果原件没有文号，则不著录。

档号：指在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，包括全宗号、目录号、案卷号、页号。全宗号指档案馆给定每个馆藏全宗的代码。目录号指全宗内案卷所属目录的代码。案卷号指全宗内案卷排列的顺序号。页号指案卷内文件每页（张）的顺序号。全宗号、目录号、案卷号、页号采取定位数。全宗号4位，目录号2位，案卷号3位，页号3位，当位数不足时，必须补零。如6号全宗就写成M006, 2号目录就写成02，第213号卷就写成213，第70页就写成070。著录时，各号间以“-”隔开。

在著录所用的“易用”软件中，页号是单列的，因而档号项只著全宗号、目录号和案卷号。如第2全宗第1目录第176卷，著录为“M002-01-176”。南充市档案馆所藏部分民国档案全宗并未分目录，仅以案卷立档，故档号项只著全宗号和案卷号。如第8全宗第95卷，著录为“M008-095”。

责任者：指文件的作者，即对文件负有责任的机构和个人。责任者文字控制在30个文字之内，包括分号“;”在内。（1）责任者必须用全称，通用的可用简称。当责任者不能确定其全称时，应当查阅档案予以确定。机构全称参见《四川省重点档案抢救项目数据加工采集细则（民国档案部分）》附表，如“四川粮食购运处第十一区督察办公处”“四川粮食储运局嘉陵区储运分局”“阆中县出征抗敌军人家属优待委员会”等。（2）地名不作为责任者，但机构名称前地名不能省略。如“南充县政府田粮处”不能著录为“县政府田粮处”。（3）责任者前不写“民国”二字，地、市、县机构前不贯“四川省”，而乡、镇、区机构前则须贯县名，如“阆中县二龙乡公所”“阆中县老鹤乡公所”。责任者可适当上位到其直属上级机构（只针对小机构）。如南充县警察所二中队，可著录为“南充县警察所”。（4）多个责任者之间必须用分号“;”间隔。如“西充县田赋粮食管理处；西充县政府”。责任者为各个独立的多个责任者，不能用“等”“各”字及笼统词表述，而应分别加以著录，如“杨文烈；梅兴和；陈国明；徐竟成；祝明薛”。多个并列的同系统的责任者，不能用顿号间隔，应分别著录。如广安县协兴、得胜、天池等乡公所，应写为广安县协兴乡公所、广安县得胜乡公所、广安县天池乡公所。题名中涉及多个联合发文作者时，应在责任者字数范围之内，将各个责任者一一著录。（5）当题名中文件作者明确时，责任者应为文件作者。请示与批发文件的责任者，应为下级机关和上级机关。转发、抄转文件的责任者，应为转发文件机关和成文机关。当题名主题是诉讼案件时，责任者用承办案件的司法机关或立档单位，不确定为当事人。（6）当题名中文件作者不能明确时，责任者可用立档单位，即全宗构成者。考证出的责任者加“［］”标识符，未考证出责任者的以“□□□”代之。

题名：一般指文件标题，是直接表达档案内容特征和中心主题的名称。题名文字控制在60个汉字之内，包括顿号“、”和书名号“《》”在内。（1）题名要直接表达档案内容特征和形式特征，尽可能尊重档案原标题名称。如果档案原有的标题准确规范完整，直接著录即可。如“昭化县仓库收拨粮食年度报告表”“赵兴瑞粮船失吉证明书”“本所除名登记船户清单”“三十三年度征借粮谷移交清册”“三十五年元月二十九日霉米估价会议记录”“所属修建仓库会计处理办法”“抢救失吉米粮运输证”“三十三年度集中运输粮食费用支出预算书”“抢救费收据”。（2）题名所用的词应尽量体现时代特征。但对一些带有政治色彩具有攻击、污辱性词语，不应在题名中著录，而应使用中性词。要克服纯客观主义做法，像“×匪”等词语，必须改正，“采用客观、中性、写实的词汇进行处理”。（3）题名中出现用时间合成的具有特定意义的词语时，照录原文。如“民七国会”“民元约法”“民国三年公债”等，不能写成“1918年国会”“1912年约法”“1914年公债”。（4）题名中不用标点符号，人名、地名除外，书名号可以保留。标题中多个人名、地名之间用“、”间隔，如“罗德辉、段茂荛、杨天华、王昆臣出差人员报告表”。（5）题名中涉及人名的必须将人名写全，不能只有姓无名或有名无姓。无法确定全名的，残缺文字可用标识符“□”代之。题名中的地名不能用简称，必须写全称。如天芦宝或甘阿凉，应写为天全芦山宝兴或甘孜阿坝凉山。题名中涉及并列的多个带数字的机构或年度，须将机构和年度的名称一一写全，不用顿号间隔（年度也可写成□□□至□□□年），如民国三十二、三十三年写成民国三十二年和三十三年。题名中涉及具有上下级关系的机构，其上级机关和下级机关的名称必须写全称，不能省略。如“为奉饬本局各机关发动志愿从军由致南充县知识青年志愿从军征集委员会公函”。（6）若档案原有题名未揭示主题内容，反映中心主题不明确或没有题名时，应浏览档案全文，重拟标题。题名形式一般为：“为……由+呈、饬、令、致、电、咨+受文者+文种”。如“为呈报启用钤记日期并摹呈印模二份请予鉴核备查由呈嘉陵区办事处呈文”“为奉令规定公务员患病拨照本机关请假规则规定核给治疗日期以服务年限为定由饬嘉陵区储运分局训令”“为据转南充聚仓呈请增加驳船征调员津贴一案令仰知照由饬嘉陵区分局指令”。

成文时间：即文件的形成日期。一般公私文书应著录制成时间，法律、决议、决定等应著录通过时间或发布时间，条约、协议、合同应著录签署时间，计划、报表、预算、决算应著录编制时间。（1）民国档案文件级时间为8位，其中年份4位，月份2位，日期2位，不足则补零。例如，民国三十五年九月二十六日，著录为“19460926”。（2）文件时间有年份而无月份或日期，则月份或日期补零。如民国三十五年，则著录为“19460000”，民国三十四年六月，则著录为“19450600”。（3）文件时间不明确的，应根据该文件内容和收文日期、前后文件的时间进行判断。（4）文件无时间且无法判断的，著录标识符“□□□”。（5）时间的公元换算。民国档案的时间以民国纪年，而著录文件时间是公元纪年，故应将民国纪年换算成公元纪年。其换算公式为：公元××××年＝（民国）××年+1911年。如民国三十二年，则换算为公元1943年＝（民国）32年+1911年。

档案馆代码：即依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》规定确定的某档案馆的统一编号。南充市档案馆代码为“451230”。

控制或开放：指导档案馆馆藏档案是否限制使用或公开利用。不对外开放的档案用控制使用符号“∗”表示；对外开放的档案著“开放“二字。

文种：按文件使用特征、内容性质区分的文件名称。（1）按档案历史原貌，依据《民国文书档案名称表》规范著录。（2）中华民国旧政权规定的公文名称主要有“令”“训令”“指令”“布告”“任命状”“呈”“咨”“公函”“回批”等。条例之外的常用公文还有“代电”“手谕”“布告”“告书”“通告”“牌示”“说帖”“宣言”“证书”“广告”等名称，以及司法文书。

分类号：指馆藏档案的分类标记符号。根据《中国档案分类法》编委会所编《中国档案分类法》第2版之《民国档案分类表》来著录。在实践中坚持以下三原则：其一，分类不宜过多。根据文件的主要内容，一般一份档案标引1～2个分类号。其二，分类宜粗不宜细。一般一份档案标引到二级类目，如C12（地方自治）、L13（田赋）等。如果没有专指的分类号，可以上位，即上到一级类目。其三，就近分类。《民国档案分类表》是国家层级的标准，主要针对民国中央档案，而南充市档案馆所藏多为地方档案，其分类可能在《民国档案分类表》中无明确规定，故著录时实行就近原则，即根据档案内容，在《民国档案分类表》中寻找相近、相似的分类号进行标引。

备注：著录各著录项目中需要解释和补充说明的事项，其内容必须是著录正文中各项目中未被反映的内容，如档案实体状况（虫蛀、霉损等）、特殊载体（照片、底片、录音带、印章、印花税票、邮票等）等。

上述著录各项，据《民国档案细则》，档号、责任者、题名、页号、成文时间、分类号、控制与开放、档案馆代码等属于必要项目，而文种、保管期限、文号、备注等则属于选择项目。据其特征，档案馆代码、档号、页号、文号等为定位描述项目，题名、责任者、成文时间、保管期限、控制与开放、备注、文种等为自由著录项目，分类号为规范化标引项目。就其属性而言，文号、责任者、题名、成文时间、文种等项是档案本身具有的，而档号、保管期限、页号、备注、分类号、档案馆代码、控制与开放等项是出于档案管理和利用附着档案的。就各项著录的难易程度而言，文号、档号、页号、责任者、成文时间、文种等项在档案原件上能够呈现出来，相对容易，而题名及基于它的分类号、控制与开放、保管期限、备注等项则须浏览档案后著录，相对较难。由于各档案馆的代码是固定的，档案馆代码项可以在软件上统一添加著录。著录时，坚持由易到难的原则，能在软件上统一添加则行之，否则分件分卷著录。