4.3 企业会计过程和会计系统

企业业务活动的发生引发了物质活动、信息活动和管理活动。此处的“物”包括原材料、辅助材料和机器设备等物资，业务人员、生产人员、管理人员和工程技术人员等人力，以及货币和证券等资金。信息活动是对企业业务过程、物流，以及管理活动的信息进行反映和管理的活动。而会计过程是用价值手段，利用会计工具和方法对企业业务活动、物流，以及管理活动的信息进行收集、维护及报告的一系列活动，因此会计活动离不开业务过程。

4.3.1 企业会计过程

会计过程是从收集企业业务活动信息开始的，会计人员从企业业务活动的所有数据中获取反映业务活动的价值数据，并用会计的方法和工具，按照会计规则对其进行计量、记录和报告。图4-4简单地描述了会计过程。无论是基于信息化处理的会计，还是传统的手工会计，这一过程从总体上看都是一致的，均包括确认、计量、记录和报告4个环节，但是传统的手工会计和基于信息化处理的会计的具体会计处理过程是有区别的。

1．传统手工会计过程

传统手工会计由会计人员通过运用复式簿记等方法处理经济业务，在此基础上编制财务报告来完成。这一过程要运用一系列的会计处理方法和程序，按照一定次序依次进行，习惯上称其为“会计循环”。一个完整的会计循环一般包括如图4-5所示的基本步骤。

从会计期间的角度看，会计循环是从交易或事项的确认开始。依次经过计量、记录，实现对交易或事项的会计处理，到编制财务报告的过程。一个会计循环完成，下一会计期间依然按此顺序进行。

从具体记录方法的角度看，会计循环是从填制和审核凭证开始，依次经过登记账簿、成本计算和财产清查等加工程序，到编制财务报告的过程。

具体叙述如下。

步骤1：识别需要记录的会计事项

本步骤的目的是识别哪些业务事件是会计事项，并收集与会计事项有关的经济数据。这里所说的会计事项是指那些导致组织的资产、负债或所有者权益变动的业务事件，包括如下几个方面。

（1）报告公司与外部当事人之间资产与债务的交易，交易可能是互惠的资产与债务转移，也可能不是。在互惠的资产与债务转移中，公司既转让也接收资产（例如，销售商品）；在非互惠的资产与债务转移中，公司要么转让资产，要么接收资产（例如，支付现金股利或接受捐赠），或者要么转让非资产，要么接收非资产（例如，支付或接收股票股利）。通常要求在日记账中记录这种交易。

（2）与外部当事人无关，发生在公司内部且影响公司的资产或债务的事件。如固定资产计提折旧，以及无形资产的摊销等。通常也要求在日记账中记录这类事件。

（3）超越公司控制范围的经济或环境事件，如资产或负债的市值变动和偶然损失都是这方面的例子。在日记账中需要记录这类事件。

需要说明的是，那些难于从财务角度计量的会计事项不在会计分录中进行反映，而是在财务报表的附注中给予说明。

会计事项通常伴随着非会计人员提供的原始凭证，在手工处理环境中，原始凭证通常是纸制的，用以记录会计事项的数据，包括当事人、日期、金额，以及其他需要反映的内容。原始凭证既是交易的初次记录，在法律程序和财务报表审计时也用来追踪和核实交易。有些事件（例如，应计利息）需要由多个会计事项或原始凭证说明，这类事项在记录时需要参照那些说明资产交易的基础契约或其他原始凭证。

步骤2：根据会计事项数据编制会计分录，并登记日记账

本步骤的目的是计量会计事项的经济影响，并以一种与会计科目表相一致的方式把它记录下来。在这个步骤中，我们应用会计准则来指导会计计量、确认与分类。

会计事项以借贷记账法记入日记账，日记账一般分为两种类型，即普通日记账和专用日记账。非经常发生的分录与涉及非常用账户的分录记录于普通日记账中；重复发生的分录记录在专用日记账中，使用专用日记账有助于企业把会计事项按类型分组。

步骤3：过账

将会计事项数据从日记账过入分类账的过程称之为“过账”。过账将日记账中序时记录的数据按账户分类，记入分类账。分类账通常有两种，即总分类账与明细分类账。总分类账反映各账户的总括信息；明细分类账用于为某些账户提供明细数据，而不局限于总分类账所能提供的汇总数据。不同的明细分类账可以按照不同的标准对业务数据进行分类反映，例如，应收账款明细账将交易数据按赊销客户分组，应付账款明细分类账将交易数据按供货商分组等。

每隔一个特定时间段（一周或一月），各个专用日记账的总额都要被过入相应的总分类账账户。因为日记账分录最终既要过入明细分类账，同时还要过入总分类账。因此总分类账户余额和下辖的各明细分类账余额之和应该相同，这一规则可以作为检验过账是否正确的依据，以保证账户记录的正确性。

步骤4：编制调整前试算平衡表

调整前试算平衡表是总分类账账户及其余额列表，会计期末所有会计事项都已记入日记账并过入总分类账后，需要编制调整前试算平衡表。

调整前试算平衡表是编制调整分录、结账分录和转回分录的起点，也是检查账户余额借贷是否平衡的一种便捷手段。如果借贷不平衡，则必须找出错误所在并纠正。当然，借贷平衡并不意味着账户没有错误。例如，未过账的日记账分录、错误分类的账户和错误的日记账分录金额都不会破坏借贷平衡。

步骤5：编制期末调整分录并过账

公司在调整分录入账前无法编制财务报表，通常，当用于确认会计事项的原始凭证不存在或无法及时取得时，要求编制调整日记账分录。有些会计事项在整个会计期间连续发生（例如，计提折旧和利息），也需要通过编制调整分录记录当期实际发生的金额。

步骤6：编制调整后试算平衡表

调整后试算平衡表列出将出现在财务报表上，除了留存收益（因为它不反映本年的净收益和股利）外的所有账户及其余额。编制调整后试算平衡表的目的是在综合考虑所有调整分录后验证借贷平衡。

步骤7：编制结账分录并过账

结账分录将暂记账户（例如，收入、支出及股利）的余额结转为零，结账分录在会计期末记入普通日记账并过入对应的分类账账户，永久性账户期末余额成为下一个会计期资产、负债和所有者权益的期初余额。

步骤8：编制结账后试算平衡表

结账后试算平衡表中仅列出结账后永久性账户的余额（暂记账户的余额为零）。由于随着账户数目和过账工作量的增加，出错的概率也上升，因此这个步骤是为了在结账后检查借贷平衡。在该表中，留存收益账户是唯一的余额与调整后试算平衡表中数值不同的账户。

步骤9：编制财务报表

财务会计的主要目标是为决策者提供有用信息，财务报表是会计循环的本期结束标志，可基于任意长的时间段编制。常见的财务报表有资产负债表、利润表和现金流量表等。

步骤10：编制转回分录并过账

当调整分录和结账分录编制完毕并且已经过账后，即可将这些账户用于记录下一个会计期间的会计事项，编制调整分录可能有助于减轻下一个会计期间某些会计分录的编制工作。在下一个会计期间的期初，会计人员可能会编制一些转回分录并将其过账，以消除经济业务的实际发生时间与入账时间的差异。这种转回分录的金额与原始分录的金额相同，但借贷方向相反。转回分录将上一个会计期末的调整分录冲回，以便处理下一个会计期间的业务。

2．基于信息化环境的会计过程

基于信息化环境的会计处理由于使用了计算机这种具有庞大存储容量、高速运算能力的设备，以及能够代替人工进行会计核算的软件系统，因而极大地扩展了会计信息系统的资料处理、信息生成和数据管理能力。相对于手工会计处理系统，计算机会计信息系统能够接收和存储更大容量、更多类别的业务资料，可以更为快速并更可靠地执行既定的会计处理步骤，更及时与全面地收集业务信息，同时也能够更为快捷和灵活多样地输出会计信息。计算机会计信息系统可以把会计人员从烦琐的手工账务处理中解脱出来，使他们把更多的时间和精力用到对会计资料和信息的分析和利用上。图4-6所示为企业级计算机会计信息系统处理会计数据的过程。虽然不同系统的设计思路不同，数据流程也存在差异，但通用会计处理系统的数据处理流程必须克服手工会计处理的缺欠，使处理更为高效合理，更能发挥会计的作用。

步骤1：建立账套

第一次使用会计信息系统处理会计业务之前，需要同手工会计那样准备空白凭证和会计报表等，即首先要创建一个会计处理的环境。所不同的是，计算机环境下建立的会计账套是计算机数据库文件，以后的会计资料都将以数据文件的形式存储在计算机中，计算机账套的建立为下一步的会计处理准备了基础条件。

步骤2：初始化设置

账套建立之后，还需要如同手工会计那样确定会计科目、设定会计处理流程，并使会计人员明确会计原则等让计算机系统明确日常处理需要遵守的会计原则、系统执行的处理流程、需要使用的基本会计资料，以及执行系统功能的会计人员等，以保证会计处理能够在计算机环境下正确、连续并顺利地进行，这就是初始化设置。初始设置一旦完成，只要企业相关的基本信息没有变化，无须再行设置。同时因为初始设置是系统运行的基础，因此有些参数，如已使用的会计科目和凭证类型等一旦确定，在同一会计年度内将不允许修改，否则将影响系统的正确运行。

步骤3：日常会计处理

初始化完成后，可以开始日常会计处理。企业级会计信息系统的日常处理大致可以分为如下步骤。

（1）企业经济业务一发生，会计信息系统就从各经济业务系统直接获取会计核算需要的原始信息。

（2）根据核算的明细要求和核算内容的不同，由不同的会计子系统进行相应的核算和管理。如果不需要进行明细核算和管理，则直接将数据以会计凭证的形式传递到总账子系统，否则由其他核算子系统进行相应的核算与管理。以工资的核算为例，从人力资源管理系统获取企业员工的基本信息，员工的基础工资信息、出勤信息、考核信息、工资调整信息，以及扣款信息等后，由会计信息系统的工资管理子系统计算各职工当月的工资及应缴所得税等。然后根据各职工所处的岗位，将需要计入成本的职工的工资数据传递给成本核算子系统作为成本核算的依据，同时将汇总后的工资数据以会计凭证的形式传递给总账子系统进行总分类核算。

（3）由总账子系统核算总分类数据，并生成会计报告。总账子系统的处理过程包括由凭证处理、登账、转账等构成的日常处理和由对账、结账等构成的期末处理。

（4）总账子系统将核算完成的总括核算信息传递给报表子系统，完成会计报表的生成与管理，并在财务报表的基础上进行财务分析。

（5）总账子系统将核算完成的总括核算信息传递给各业务子系统，作为进一步决策的参考。

4.3.2 会计过程与其他业务过程之间的关系

从4.3.1节所述的会计处理过程中，我们可以看到企业级会计信息系统中会计处理过程与业务过程存在着紧密的联系，把这种联系抽取出来即可更深刻地理解会计过程与业务过程的关系。图4-7描述了会计过程与业务过程的关系，这一关系也正好反映了会计活动是对企业经济活动过程进行反映和控制的本质。

4.3.3 会计信息系统与业务过程的关系

会计信息系统是完成会计目标，进行会计处理的直接工具。它要从业务过程获得业务数据和信息，然后应用特定的方法和规则做出确认、计量、记录、分类及汇总，并且以财务报表或其他报表的形式，向会计信息使用者传达企业的经营成果和财务状况。图4-8简单描述了企业各项业务活动与会计信息系统各子系统的对应关系。

图4-8上部分是业务过程，下部分是会计信息系统，虚线表示了会计业务的“分离”过程。由于总账及报表处理功能是会计信息系统所独有的，不属于业务系统的范畴，因此图中并没有直接与之对应的业务循环。

从图4-8中我们可以看到，企业级会计信息系统与业务处理系统是相互集成的。业务系统数据可以直接实时传递到会计信息系统，由会计信息系统加工成各类会计信息使用者需要的信息。业务系统与会计信息系统之间的这种集成避免了部门级会计信息系统存在的“会计信息孤岛”问题。

我们需要明确的是，目前有些企业级会计软件系统由于是在部门级会计系统基础上向外扩展形成的，因此虽然建立了与业务系统（主要是进、销和存部分）的接口，并能够利用自动转账实现业务系统与会计系统的连接，但是与本书所说的企业级会计信息系统还是不完全一致的。笔者认为企业级会计信息系统的本质应该是实现整个企业业务数据和财务数据、业务过程和财务过程的集成。

4.3.4 传统部门级会计信息系统的局限性

企业传统的面向功能的业务过程以产品为导向，形成了一种按照职能明确划分的金字塔式的管理结构。传统的企业管理信息系统正是基于这种管理结构形成了按照结构中不同的部门组织形成各自部门的信息系统，部门信息系统本身又按照部门需要完成的各项职能划分成不同的子系统（或功能模块）的体系结构。我们从企业会计处理的角度看，作为企业管理信息系统一部分的传统部门级会计信息系统体系本身存在着一定的局限性。

1．原始数据采集输出的局限

传统部门级会计信息系统处理的数据主要有两个来源渠道：一是其他各业务职能部门信息系统加工的结果；二是会计部门直接输入的数据。由于会计系统未能和各个业务信息系统集成起来，因此会出现下面的问题。

（1）业务部门信息系统传递给会计信息系统的数据只能通过业务部门系统的程序事先定义好其数据格式和内容，而无法做到会计信息系统直接从业务职能部门的信息系统中提取需要的数据。从而使得无论业务部门发生什么样的业务事件，会计系统从中获取的数据内容和形式都是一样的，造成采集到的数据有极大的局限性，同时也极大地限制了会计信息系统采集数据的灵活性。

（2）由于会计系统与各个业务系统缺乏集成，因此无法做到业务部门处理某一项业务的同时也能实时传输会计系统需要的信息。导致会计数据通常是在业务发生后收集，而不是在业务发生时实时采集。这就使得会计信息系统从数据获取源头开始就不能保证会计信息的及时性，而只能是滞后的。

（3）传统部门级会计信息系统仅采集和处理组织业务事件数据中符合会计事项定义的数据。对一个业务事件来说，一方面会计系统需要的只是反映该业务事件数据的一小部分，而且一般是汇总后的结果；另一方面会计系统采集的是整个业务过程数据的一小部分。如果某项业务活动影响企业的财务报表，反映此业务事件的数据就要按照会计的规则汇总输入到会计系统，不影响企业财务报表的数据就不输入。从而使得系统能够输出的信息内容有限，会计信息所承载的作为信息使用者决策依据的作用就可能由于使用者不能获取关于业务活动的全面而详细的信息而大打折扣。

（4）系统的输入是记账凭证，记账凭证中的数据来自原始凭证中业务活动详细数据汇总后的结果，而记账凭证中的数据又被进一步汇总记入日记账和分类账。数据被汇总记入日记账或分类账后，难以将其分解以反映业务的本来面目，从而必然限制会计人员所能提供的信息类型和信息的详细程度。

2．信息存储的局限

（1）会计分录通常基于业务活动的原始凭证或其他相关数据取得。当某业务事件是会计事项时，该交易历史记录就被送至会计部门。由于没有实现会计系统和各个业务信息系统的集成，从而使得所有会计信息系统采集并存储的数据都在其他业务系统中同时保存，极易导致数据不一致、信息隔阂和信息冗余。

（2）一项业务活动往往牵涉多个部门，各个部门的信息需求各具特色，同时也存在一定的共性。为了从各个角度记录并报告业务活动，对每个业务活动需要从多少个角度管理，就需要有多少个信息系统，如订货活动需要从以下这几个角度进行管理：

● 生产部门确定货物数量和进货时间以便安排生产进度；

● 采购部门定价、下订单并寻找适当的供货商执行进货；

● 财务部门了解订单以便安排物料资金；

● 人事部门根据采购员业绩确定佣金；

● 仓库部门根据订单确定入库时间和入库数量，安排仓库和仓位；

● 执行经理需要知道订单以监督并评价这笔业务。

在传统信息系统体系结构中，系统设计者通过为每种角度各建立一套信息系统来解决信息客户需求的多样性问题。各个系统有各自的分类方法，它们各自从同一业务事件中选择并记录该业务数据的一个子集。各个子集之间有差异，也有共性。虽然这样做满足了各种信息使用者（业务管理者）的需求，结果却是业务数据的重复记录、维护和报告，增加了开支，恶化了数据的一致性。信息使用者迷失于各种系统错综复杂的处理过程、分类方法和数据中。

3．数据处理和加工方面的局限

（1）传统的会计信息系统需经过一系列顺序的循环活动，会计核算严格按照“填制凭证——登记账簿——编制报表”的顺序一层层地进行。这种会计流程虽然在内部牵制方面能发挥一定的作用，但是会延长时间，降低会计报告的及时性，而且使得会计信息内容单一化。

（2）会计数据通常是在业务发生后采集，会计数据加工是将滞后采集的数据进行排序、过账、汇总及对账等。财务报告不能直接利用，必须经过若干后台加工才能提交到使用者手中。在经济环境瞬息万变的今日，信息的实时性决定了它的有效性和控制力度。会计信息的滞后性不能使管理者从会计信息系统中得到所需的信息，降低了会计信息的相关性，失去了其应有的价值。

（3）传统自动化会计信息系统基于会计科目表来组织数据，编制会计报表。系统设计人员调查用户的信息需求设计账户分类方案，依据这个账户分类方案来存储并汇总数据。许多组织建立多套会计科目表以满足财务会计、管理会计和税务会计的需要，生产部门、销售部门、公司总部和外地分支机构也各有各的会计科目表。为了同时支持多种会计科目表，系统开发人员和用户都需要做大量艰苦的工作，以保证信息的协调一致。即便我们成功地建立了满足信息用户当前需求的会计科目表，由于经济环境的变动导致信息用户的需求不断变动，因此现有的会计科目表会很快过时。一旦会计科目表做了修改，必然影响信息的记录、过账、结账、试算平衡和前后期会计数据的可比性，这种严重的依赖性给系统的实施和维护带来了困难。

（4）虽然传统部门级会计信息系统替代了手工操作，但会计流程自动化仅仅是手工会计工作的翻版，大部分会计系统按照会计部门职能分解为材料核算子系统、工资核算子系统、销售核算子系统、固定资产核算子系统、成本核算子系统、账务处理子系统，以及报表编制子系统等相对独立的模块。各模块下再进行细分，形成一个名副其实的“金字塔”式结构。因此各核算子系统之间彼此分隔，成为一个个独立的信息孤岛，会计数据传输往往是滞后且零散的。