第二章 采购谈判管理
第一节 采购谈判的内容与流程
一、把握采购谈判的内容
采购谈判是围绕采购商品而进行的洽谈，因而商品的品种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件成为谈判的主要内容。谈判内容的具体描述，如图2-1所示。
图2-1 采购谈判的内容
1. 物品品质
（1）物品品质的规定。谈判双方，首先应当明确双方希望交易的是什么物品。在规定物品品质时，可以用规格、等级、标准、产地、型号、商标、产品说明书和图样等方式来表达，也可以用供应商向采购方提供物品实样的方式，向采购方表明对交易物品的品质要求。
（2）质量的表示方法。在谈判中，采购员要尽量向供货商取得有关质量的资料，以利未来的企业交易。通常在合约或订单上，质量是以如图2-2所示方法的其中一种来表示的。
图2-2 质量表示方法
小贴士
采购员在谈判时应首先对商品的质量与供应商达成互相同意的质量标准，以避免日后的纠纷，甚至法律诉讼。对于瑕疵品或在仓储运输过程中损坏的商品，采购员在谈判时应要求供应商退货或退款。
2. 物品价格
在国内货物买卖中，谈判双方在物品的价格问题上，主要是对价格的高低进行磋商；在国际货物买卖中，物品价格的表示方式，除了要明确货币种类、计价单位以外，还应明确以何种贸易术语成交。
小贴士
价格是所有谈判事项中最重要的项目。企业在客户心目中的形象就是高质量、低价格。若采购员对其所拟采购的任何物品，以进价加上本公司合理的毛利后，并判断该价格无法吸引客户购买时，就不应以该价格向供货商采购。
（1）谈判前。采购员在进行采购谈判之前，应事先调查市场价格，不可凭供应商片面之词而误入圈套。如果没有相同商品的市价可查，应参考类似物品的市价。
（2）谈判时。采购员在与供应商谈判价格时，最重要的就是要能列举供应商的物品经由企业销售的好处，如图2-3所示。
图2-3 供应商物品经由企业销售的好处
小贴士
价格谈判是所有商业谈判中最敏感的，也是最困难的项目，但越是困难的项目，越令人觉得具有挑战性，这也是采购工作特别吸引人之处。
3. 物品数量
采购员与供应商在谈判该物品数量条件时，谈判双方应明确计量单位和成交数量。必要时可订立数量的机动幅度条款，在预订数量不太多的时候，订购量往往很难令供应商满意，所以在谈判时，采购员应尽量避重就轻，不必透露明确的订购数量，如果因此而导致谈判陷入僵局时，应转到其他项目谈。
小贴士
采购员在没有决定订购数量时，不应采购供货商所希望的数量，否则一旦存货滞销时，就必须降价清空库存，从而影响利润的获得并造成资金积压及空间浪费
4. 物品包装
物品包装可分为两种：“内包装”（Packaging）、“外包装”（Packing）。内包装是用来保护、陈列或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程中的保护。物品包装主要包括物品包装的设计以及物品包装的谈判。
5. 交货期
一般而言，对于采购方来说，交货期越短越好。因为交货期短，订货频率就会增加，订购的数量就相对减少，存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。对于有长期承诺的订购数量，采购员应要求供应商分批送货，从而可以减小库存的压力。
6. 货款
货款主要包括货款支付方式、支付条件，如图2-4所示。
图2-4 货款事项
7. 后续服务
后续服务有利于买卖双方预防和解决争议、保证合同的顺利履行、维护交易双方的权利，这也是国际货物买卖谈判中，必然要商议的交易条件。
二、采购谈判的流程
采购谈判通常是遵循询盘、发盘、还盘、接受、签约五个流程进行的，如图2-5所示。
图2-5 采购谈判的一般流程
1. 询盘
询盘，是交易一方为出售或购买某项商品，而向交易的另一方询问该商品交易的各项条件。
（1）目的。询盘主要是寻找买主或卖主，而不是同买主或卖主洽商交易条件，有时只是对市场的试探。
（2）询盘对象。询盘对象因国而异，在国内贸易中，询盘一般没有特定的询盘对象，通常是利用报纸、广播、电视公开询盘；在国际贸易中，由于距离远、信息传递不方便，一般有特指的询盘对象。
（3）询盘方式。询盘可以是口头的，也可以是书面的，它无约束性，也没有固定格式。
2. 发盘
发盘就是交易一方为出售或购买某种商品，而向交易的另一方提出买卖该商品的各种交易条件，并表示愿意按这些交易条件订立合同。发盘可以由采购方发出，也可以由供应方发出，但多数由供应方发出。
按照发盘人对其发盘在受盘人接受后，是否承担订立合同的法律责任来分，发盘可以分为实盘和虚盘。如果在发盘的有效期内，受盘人尚未表示接受，发盘人不能撤回或修改实盘内容。
（1）实盘。实盘一般应具备四项条件，如图2-6所示。
图2-6 实盘基本条件
（2）虚盘。虚盘是指对发盘人和受盘人都没有约束力的发盘。对虚盘，发盘人可随时撤回或修改内容。收盘人如果对虚盘表示接受，尚需发盘人最后确认，才能成为对双方都有约束力的合同。虚盘一般有三个特点，如图2-7所示。
图2-7 虚盘的特点
3. 还盘
还盘是指受盘人在接到发盘后，对发盘内容不同意或不完全同意，反过来向发盘人提出需要变更内容或建议的表示。按照这一规定，在原受盘人还盘时，实际上就是要求原发盘人答复是否同意原受盘人提出的交易条件，这样原受盘人成了新的发盘人，其还盘也成了新发盘，而原发盘人成了受盘人，因而原发盘人的发盘随之失效。作为原发盘人，此时应注意如下事项。
（1）一方面要明确自己的实盘已经失效可不受约束了，另一方面要分析对方的还盘是实盘还是虚盘。
（2）若接受对方的是实盘，当然要求对方履约，但要注意对方有时发来的表示，只是貌似还盘，其实不是还盘，那么自己的实盘就并未失效。比如，当对方提出某种希望、请求时，在法律上不构成还盘，发盘人即使同意这些“希望”、“请求”仍不表明实盘失效。
因此，发盘人一定要能判断出对方的表示是否真正构成还盘，以避免由于判断错误而发生纠纷或处于被动地位。
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发盘人如果对受盘人发出的还盘提出新的意见，并再发给受盘人，叫做再还盘。在国际贸易中，一笔交易的达成，往往要经历多次还盘和再还盘的过程。
4. 接受
接受是交易的一方在接收另一方的发盘后表示同意。接受在法律上称为承诺，一项要约（发盘）经受约人有效的承诺（接受），合同才能成立。构成一项有效接受应具备的基本条件，具体见表2-1。
表2-1 接受具备的基本条件
5. 签约
买卖双方通过交易谈判，一方的实盘被另一方有效接受后，交易即达成，但一般都应通过书面合同来确认。
由于合同经双方签字后就成为约束双方的法律性文件，双方都必须遵守和执行合同规定的各项条款，任何一方违背合同规定，都要承担法律责任。
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合同的签订也是采购谈判的一个重要环节，如果这一环节发生失误或差错，就会给以后的合同履行留下引起纠纷的把柄，甚至会给采购方带来重大损失。