3.4 日记账的选择及登记的工作流程

3.4.1 日记账的选择

日记账是专门记录现金、银行存款收付业务的特种账，由出纳人员负责登记。对收付业务较多的企业，也可分别设置收入日记账和支出日记账。一般情况下，只设置三栏式日记账即可。库存现金日记账与银行存款日记账的区别在于，银行存款日记账的每笔收支业务需要增加“结算方式”栏，以便分类提供数据和据以进行查对、汇总。对于那些将日记账既做明细账，又做过账媒介的小微企业，应设置普通日记账，用以记录全部转账业务，逐日逐笔进行登记。普通日记账的账页格式可以采用两栏式，也可采用金额双栏式，并以此作为登记总账的依据。

另外，小微企业在选择特种日记账时，至少应考虑两个条件：一是满足货币资金核算的要求，详细反映货币资金的变化和结存，便于对账，如日清月结；二是满足货币资金在管理上的一些特殊要求，如出纳、银行对账员、资金主管、会计主管的管理需求。小微企业一般应设置库存现金日记账和银行存款日记账，在实际工作中还可设置转账日记账。

1）库存现金日记账

库存现金日记账是用来逐日逐笔记录和反映库存现金的收入、支出及结余情况的特种日记账。从外表形式上，一般采用订本式账簿，其账页格式可选择三栏式，也可选择多栏式。其中，三栏式库存现金日记账的基本格式包括“借方”、“贷方”、“余额”三个栏目，分别用来登记库存现金每日的收入、支出和结余情况，具体格式如表3-3所示。多栏式库存现金日记账是在三栏式库存现金日记账的基础上发展起来的，其格式是：在“借方”栏和“贷方”栏中分别按对应科目分设若干个专栏进行登记，即“借方”栏以每一个相对应的贷方科目设专栏，“贷方”栏以每一个相对应的借方科目设专栏，具体格式如表3-4所示。多栏式账页格式有利于反映每笔现金收支的来源和用途，便于分析和汇总对应科目的金额。如果与库存现金发生对应关系的账户较多，设置的专栏势必会过多，账页就会太大，不便于记账。为解决这一问题，在实际中，可以将多栏式现金日记账分设为库存现金收入日记账和库存现金支出日记账两本账，具体格式如表3-5和表3-6所示。

2）银行存款日记账

银行存款日记账是用来逐日逐笔记录和反映小微企业银行存款的增减变化以及结余情况的特种日记账。一般情况下，银行存款日记账应按各种存款分别设置，并采用订本式账簿。银行存款日记账的结构与库存现金日记账的结构基本相同，账页格式主要有三栏式和多栏式，具体如表3-7和表3-8所示。另外，同库存现金日记账一样，银行存款日记账也可以根据需要分设银行存款收入日记账和银行存款支出日记账两本账。

3.4.2 日记账登记的工作流程

库存现金日记账和银行存款日记账由出纳员根据审核无误的记账凭证，按照经济业务的时间顺序逐日逐笔进行登记。日记账的“借方”栏一般根据收入业务进行登记，“贷方”栏一般根据支出业务进行登记，具体登记流程如下：

1）审核记账凭证

审核与库存现金或银行存款收付有关的记账凭证，审核无误后，在其所附的原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”章，出纳人员在记账凭证下方指定位置签章。

2）根据审核后的记账凭证，登记库存现金日记账或银行存款日记账

（1）“日期”栏：登记现金或银行存款的收付日期；

（2）“凭证编号”栏：登记记账凭证的编号；

（3）“摘要”栏：简要说明收付款业务内容（与记账凭证一致）；

（4）“对应科目”栏：登记收入的来源科目或支出的用途科目；

（5）“借方”与“贷方”栏：登记现金或银行存款实际收付金额；

（6）“余额”栏：登记现金或银行存款结余金额。

3）结账当日余额

收付款项逐笔登记后，分别计算借方和贷方合计数，结出当日账面余额。

4）月末结账

（1）在本月最后一笔业务下方通栏划一条红线，以示结账，如表3-9所示；

（2）在本月合计及期末余额下方再通栏划一条红线，代表月结，如表3-9所示；

（3）月末，与库存现金、银行存款总账进行核对。

需要特别说明的是，对库存现金，出纳员每日应通过盘点，确认库存现金的实有数，并与账面余额相互核对；对银行存款则应定期从银行索取银行对账单，指定专人与银行存款日记账进行核对。通过盘点和核对工作，借以检查每日库存现金和银行存款收支和结存情况，加强现金内部控制和监督，确保货币资金的安全与完整。