第四章 文书档案管理制度

第一节 文书档案管理工作要点

一、公文的概念

关于公文的概念，自古以来定义不尽相同。但取其共识，公文大致可描述为：是公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。也就是说，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定效能和广泛用途的文书。

二、公文的特点

1．公文内容的公务性

公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。

2．公文格式的规范性

公文的格式有惯用格式和法定格式两种。惯用格式是约定俗成的，没有严格的限制。法定格式则是权威机关规定的，必须严格执行的。公文格式的规范性是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。

3．作者和读者的指定性

公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表（或者称为“第一领导人”）。

4．法定权力的制约性

公文只能由法定的作者发出。法定的作者，即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。

三、公文的种类

1．请示

请上级指示和批准，用“请示”。

2．报告

向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。

3．指示

对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

4．布告、公告、通告

对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。向国内外宣布重大事件，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。

5．批复

答复请示事项，用“批复”。

6．通知

传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

7．通报

表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。

8．决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

9．函

平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，用“函”。

10．会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

四、公文的格式

公文的格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。

（1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

（2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门），如果同时需要上报另一个上级单位（部门），可以用抄报的形式。

（3）发文时间以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

（4）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。

（5）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。

（6）收发文单位（部门）应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位（部门）排列在前。

（7）文字一律从左至右横写横排。

（8）公文纸一般用16开纸，在左侧装订。“通告”等根据实际行文关系确定用纸大小。

五、文书档案管理制度的适用范围及规范

文书档案管理制度主要适用于企业总经办及相关部门的来文处理、发文处理、文书拟定、文件资料归类、立卷、档案管理等相关事项。具体规范如下：

（1）文书管理。

①文书的种类和适用范围。

②文书的格式要求与行文规则。

③文书的起草、校核、签发、印制。

④收发文处理。

⑤文书传阅及登记。

⑥文书管理工作质量标准。

（2）档案管理。

①归档范围规定。

②责任分工，专人统筹管理。

③各部门归卷管理。

④立卷、统筹管理。

⑤档案借阅管理。

⑥档案维护与销毁处理。

六、文书档案管理制度解决的问题

企业建立文书档案管理制度，主要目的是使企业统一文书拟定审核工作，正确有效地处理文书，分层级管理档案、构建档案体系等，从而确保企业正常经营，提高办公效率。企业文书档案管理制度可以解决以下四个问题。

（1）文书格式不统一，不符合国家法律、法规和公司的相关规定，用字用词不准确不规范，观点不明确，表述不正确，层次不清，文字不精练。

（2）行文不规范，各类文书混用，文书处理工作效率低，耽误最佳处理时间。

（3）文书审核、审批程序不规范，处理、传阅记录空白或多次漏记错记，未形成合理、高效的归档流程，各类文书、资料、信息散乱不成体系，查阅困难，对公司相关决策帮助不大。

（4）文书、档案的保管、借阅、保密工作不到位，给公司造成损失。

第二节 文书档案管理制度范例

一、文书管理制度

第一章 总则

第一条 目的。

为使文书管理制度化、规范化，确保文书工作规范且顺利开展，提高公司的办公效率，特制定本制度。

第二条 适用范围。

本制度适用于公司文书管理的各工作事项。

第三条 相关职责。

公司文书的收发、领取与寄送工作由总经办负责。

第四条 文书管理工作原则。

（1）文书归公司所有并保管，任何个人不得私自占有。

（2）严格保守文书机密。

（3）文书处置需以“准确”与“迅速”为原则，明确责任。

（4）在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后必须以文书形式记录下来。

第二章 文书的分类与编制

第五条 文书种类及其适用范围。

公司文书包括决定、报告、通知等，其适用范围不同，具体如下。

（1）决定。适用于对公司重要事项或重大经营管理活动作出安排、奖励有关部门和人员。

（2）报告。适用于向上级领导或部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级领导部门的询问。

（3）通知。适用于对各部门布置工作并阐明有关指导原则、发布规章制度、转发上级部门和不相隶属的主管部门的公文、传达要求各部门共同执行的事项、任免和聘用管理人员。

（4）请示。适用于向上级领导或部门请求指示批准某事项。

（5）批复。适用于答复下属部门或人员的请示事项。

（6）函。适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关部门请求批准等。

（7）会议记录。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（8）简报。适用于反映公司经营管理情况，总结经验教训，沟通信息。

（9）会议纪要。适用于记载会议研究确定的事项或主要精神，要求与会部门及人员共同遵守、执行。

第六条 公司文书的拟定程序。

（1）总经理或主管副总提出拟撰稿任务。

（2）撰稿人明确撰稿内容和行文要求。

（3）撰稿人认真酝酿构思，收集各类材料数据等。

（4）撰稿人按照行文规范正式拟稿。

（5）总经办主任对初稿进行审核并提出修改意见。

（6）根据意见进行修改，形成正式文稿。

（7）总经办主任二次审核后交总经理审核签字。

（8）行政秘书根据签发稿，打印、校阅、正式成文。

（9）总经理及总经办主任在权限内对需用印文件加盖印章。

第七条 文书格式。

公司文书一般由文头、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、印发时间和份数等组成，部分公文还应包括份号、密级、紧急程度、签发人、印发传达范围、附注、抄送部门等内容。

（1）文头。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，居中印在文书首页上部。

（2）份号。文书印制份数的顺序号，标注于文书首页左上角，秘密文书应当标明份号。

（3）密级。秘密文书应按照密级划分规定确定“绝密”“机密”“秘密”，标注于左上角份号下方。

（4）紧急程度。紧急文书应当分别标明“特急”“加急”，标注于文书首页右上角。

（5）发文字号。由发文部门代字、发文年号和发文顺序号组成，标注于文头下方居中或左下方。

①联合行文，一般只标明主办部门的发文字号。

②发文年号一律用公元纪年全称，括于方括号内，置机关代字之后、发文序号之前。

（6）签发人。上报文书应在发文字号右侧标注“签发人：×××”。

（7）标题。由发文部门名称、文书主题和文种组成，位于发文字号下方，标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。

（8）主送部门及人员。即主要受理文书的部门及人员。主送部门名称应用全称或规范化简称，位于正文下方，顶格排印。

（9）正文。即文书的主体，用来表述文书的内容，位于标题或者主送部门下方。

（10）附件。文书附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文部门署名之前注明附件的名称。

（11）发文部门署名。应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。

（12）成文日期。

①一般署会议通过或者公司领导签发日期，需2位以上领导签发的文书署最后签发时间。

②成文日期应当写明年、月、日，标注在正文之后右下方。

③决议、决定、规定、办法等不标明主送部门的文书，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。

④“会议纪要”“工作督查”成文日期标注于文头右下方。

（13）印章。

①除“会议纪要”“工作督查”外，其他文书应加盖印章。

②印章盖在成文日期的中上方，上沿不压正文，底边在成文日期之下，不再落款。

③如成文日期在前，印章可盖在正文右下方空当处。

④正文末页无空当的，将正文内容扩大或缩小行距，使印章页有正文内容。

（14）印发传达范围。加圆括号标注于成文日期左下方。

（15）主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词词组和文种组成，标注在文件末页下部、抄送部门之上。

（16）抄送部门。抄送部门指除主送机关以外的其他需要告知文书内容的上级、平级、下级和不相隶属的部门，抄送部门标注于主题词之下、制发部门之上。

（17）印制单位、印发时间标注于抄送机关之下。

（18）打字者、校对者、份数标注于印制部门、印发时间之下。

（19）其他专业性规范文书依照各自文书样例制作。

第八条 文书拟定。

（1）对起草文书的理由必须作出交代，列明起因以及中间交涉过程，必要时附上有关资料与文件。

（2）文书的起草必须征得部门主管同意，必须明确起草文书的责任者，文书的草案必须予以保存。

（3）公司重要文书或契约书案必须经过公证，并且在正式文书形成日之前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。

第九条 公司内部文书署名。

（1）一般往来文书需主管署名。

（2）单纯的上报文书或不涉及各部门且内容并不重要的文书，需部门署名。

（3）公司内部重要文书，按责任范围的规定署名总经理、副总经理、部门经理、负责人。

第十条 公司对外文书署名。

（1）公司对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总经理姓名。

（2）如为总经理委托事项，可由指定责任人署名。

（3）上列规定以外的文书，也可由部门经理署名。

第十一条 文书修改。

（1）文书修改需经总经办主任审批。

（2）修改文书时，修改人必须认真审阅原件，修改后必须署名。

第十二条 文书打印。

（1）行政秘书负责拟好文稿的打印和校对。

（2）核对完毕，准确无误后，由行政秘书进行文稿装订。

第三章 收发件处理

第十三条 收文登记。

总经办收到文书后需进行仔细清点、按类登记，登记应注明收文日期、文号、来文单位、事由等。

第十四条 专递文件（含机要件、挂号件）接收。

（1）外查。对信函外包装进行检查，如发现破损应注明，同时查看与发文簿或回执单是否相符。

（2）验收。核对投递清单上的件数与实收件数是否一致。

（3）标注。对一些紧急件，注明收件时间，以分清责任。

第十五条 分文和批办。

（1）文件拆封登记后，便进入分文和批办阶段，由行政秘书拟定办文单，交相关领导批办。

（2）相关领导阅文后提出批办意见，批办意见必须明确具体。

（3）办文意见签署在文件处理单内，由行政秘书分别送相关部门及人员办理。

第十六条 承办。

（1）相关领导批文后，文件即进入承办程序。

（2）对于相关领导的批文意见，如发现不具体、授权不清楚或有疏漏之处，行政秘书或承办部门应及时提醒领导进一步明确和补充。

（3）凡属上级下发的阅知文件，根据领导阅示意见贯彻执行。

（4）凡需要草拟复文的，应根据领导批示及时行文办理。

（5）凡需两个部门以上联合承办的事项，应主动做好协调工作。

（6）注意办文时效，急事急办。

第十七条 传阅。

（1）文件传阅一般采用依次传阅方式。

（2）由行政秘书填写文件传阅单，设置专用文件夹。

（3）公司规定传阅时限，进行必要的催阅，以防文件滞留。

（4）发现漏阅、漏签时，行政秘书需及时通知相关部门或人员补办。

（5）填写传阅文件处理单。（具体格式略）

第十八条 催办。

（1）公司严格按办文时限办文，超过时限前应予催办。

（2）催办应以急件和重要文件为重点。

（3）催办可视情况采用电话催办或派人催办等方式进行。

第十九条 办复。

（1）文件承办结束后，承办部门应将办文结果在收文处理单上注明，必要时应将办文结果报公司总经理。

（2）凡需要答复的来文、来函、来信，承办完毕后都应予以答复。

（3）办复的文件应及时归档保管。

第二十条 文件封发。

（1）行政秘书对上报下发文件应严格清点校对，并根据主送、抄送部门分别封装。

（2）行政秘书正确填写封套后，严密封缄，视情况加盖骑缝印章。

（3）行政秘书需认真填写发文登记簿。

（4）公司派人直接送达文件时，应取得回执或请对方签收。

（5）行政秘书发文件时应留存适当份数，以备使用和立卷存档。

第四章 文书质量管理

第二十一条 文书草拟质量控制。

（1）公司文书需符合国家法律、法规和公司的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出的新措施超越现行规定范围，应当加以说明。

（2）文书应内容属实、观点明确、表述正确、层次清楚、前后照应、文字精练、篇幅力求简短。

（3）用字用词准确、规范，标点妥帖，字迹清楚，使用简称前后一致，一般先用全称，加以注明后再使用简称。

（4）人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。

（5）引文准确无误，删减得当，必要时需注明出处；引用其他文书时应当列出文书标题，并在标题之后用括号标明发文字号。

（6）根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。

第二十二条 文书审核质量控制。

文书签发之前，应由总经办审核，审核重点如下。

（1）有无必要行文，发文规格是否适当。

（2）是否符合文书的审批程序和行文规则。

（3）需要与有关部门会签的是否已会签。

（4）文书内容是否符合国家的法律、法规和公司有关制度规定，与公司过去发文且连续生效的文书有无矛盾，是否具有可操作性。

（5）文种使用是否准确，文书格式是否规范。

（6）文书层次是否清楚，结构是否合理，文意是否周全，表达是否简洁、通顺、确切。

第二十三条 文书打印工作质量控制。

（1）打字要忠于原稿，不得擅自更改。

（2）严格执行公司文书格式，校对一般应由两人进行，重要文稿应三校。

（3）文字、标点不错不漏，字距、行距、标题、落款、表式等排列匀称。

（4）末页避免无正文现象。

（5）掌握文稿时效，急件先打印。

（6）文书印制认真细致，文件美观大方，无油污、黏页。

（7）严把装订质量关，做到折叠整齐，不错漏页码。

（8）严格执行保密规定，密级文稿严格保密，校对稿应及时销毁。

第五章 附则

第二十四条 本制度经总经理审批后，自××××年×月×日起执行。

二、档案管理制度

第一章 总则

第一条 目的。

为加强本公司文书立卷、档案维护管理等相关工作，特制定本制度。

第二条 适用范围。

本公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，均需参照本制度规定执行。

第三条 相关职责。

（1）公司总经办负责公司档案的统筹管理工作，对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。

（2）各部门应配备兼职档案管理人员，按照国家法规和公司规定做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单工作。

第四条 档案管理工作要求。

（1）集中保管，确保档案完整、安全。

（2）档案管理工作纳入总经办工作计划和规章制度中。

（3）档案管理工作影响相关人员的考核工作。

第二章 归档范围

第五条 凡公司经营管理活动中形成和使用的、已办理完毕并具有考察价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等，均应列入公司档案的接收范围。

（1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

（2）本公司对外的正式发文、与有关机构的来往文书。

（3）本公司反映主要职能活动的报告、总结。

（4）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

（5）信访工作材料。

（6）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（7）本公司高层领导任免文件材料及关于员工奖励、处分的文件材料。

（8）公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

（9）公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（10）其他相关资料。

第三章 部门归卷管理

第六条 各部门需严格执行平时归卷规定，处理完毕或批存的文件材料由部门兼职档案管理人员集中统一保管。

第七条 各部门应根据本部门的业务、职能范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。

第八条 “案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第九条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全并加以整理，送交本部门兼职档案管理人员归卷。

第十条 兼职档案管理人员应及时将已归卷的文件材料按照“案卷类目”条款“对号入座”放入平时保存文件卷夹内，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷管理

第十一条 公司统一立卷规范，由总经办档案管理人员在相关部门兼职档案管理人员的配合下进行组卷、编目工作。

第十二条 公司档案每半年接收1次，各部门应于每年的1月和6月将档案资料统一交总经办。

第十三条 组卷、立卷需遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值的文件，以便于保管和利用。

第十四条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十五条 分类立卷的相关规定。

（1）档案管理人员应将每份归档文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开，文件资料和电子资料应合一立卷。

（2）绝密文件资料和电子资料单独立卷，少数普通文件资料和电子资料如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷。

（4）跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

第十六条 卷内文件材料排列的相关规定。

（1）密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（2）其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第十七条 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。

第十八条 永久、长期和短期案卷须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。卷内文件目录格式如下表所示。

第十九条 有关卷内文件材料的情况说明应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填入表内，以示负责。备考表应置卷尾。

第二十条 案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第二十一条 案卷装订要求。

（1）装订案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角及背面的左上角打印页号。

（2）装订前，要去掉卷内文件材料上的金属物，对于破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，对于字迹已扩散的文件材料应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第二十二条 案卷各部分的排列为：软卷封面（含卷内文件目录）——文件——封底（含备考表）。案卷以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。案卷目录格式如下所示。

第五章 档案借阅管理

第二十三条 一般档案的借阅。

因工作需要借阅一般档案材料者，可直接与档案管理人员联系借阅，借期一般为5个工作日，借阅人员须按期归还，不能转借或复印给他人使用，不得向外公司或人员提供。

第二十四条 重要档案的借阅。

（1）机密案卷、借阅频繁的档案材料、重要的财务档案须总经办主任同意后才能借阅，且只供在阅览室查阅，不能外借。必要时，经总经办主任批准，可复印需要的部分材料，用后归还复印件注销。

（2）技术档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅，需要时可借阅复印件。

第二十五条 外公司借阅规定。

（1）各部门不可替外公司人员借阅档案材料，不得向外公司人员提供任何档案材料，不得私带外公司人员到档案室查阅档案资料。

（2）外公司人员借阅相关档案，须持公司介绍信，未经公司总经理批准，不能复印任何档案材料。

第二十六条 借阅手续。

借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写“档案借阅登记表”。

第二十七条 借阅档案维护。

（1）所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改和增删字句、圈画、抽拆及剪裁，应保持档案的完整与整洁。

（2）对于损毁、丢失或擅自毁掉档案者，公司按有关规定处理，严重者追究其法律责任。

（3）借阅档案人员离职或调离本公司的，所借阅的档案材料一律退还，不准带走，否则档案室及上级部门有权不在调动清单上签字。

第六章 档案维护管理

第二十八条 档案管理规范。

（1）档案库房独立设置，不能和资料室混在一起。

（2）档案库应安装牢固的门窗，配有防治有害生物、防尘、防火、防高温、防潮湿、防盗、防腐、防火等设备和措施，以保证档案的安全。

（3）档案管理人员需做好库房保温保湿工作，温度控制在14～24℃，湿度控制在40%～60%，每天要有专人定时测量、记录温湿度，并随时调节控制。

（4）注意防火，严禁抽烟，严禁使用明火装置及电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐物品及其他一切非档案用物，库房周围要配备粉剂消防器材，并按要求定期检查、更换。

（5）库房内要做好遮阳工作，防止阳光直射，并保持清洁、卫生、整齐。

（6）档案管理人员要时时关好门窗，切断电源，确保档案安全。

第二十九条 公司对档案管理维护工作进行检查，安全检查内容如下。

（1）档案管理相关法律法规等的执行情况。

（2）各类维护装置是否完好。

（3）档案库房是否保持清洁。

（4）隐患整改情况。

第三十条 对于检查出来的问题，档案管理人员应积极整改并及时上报，确保档案安全。在检查中发现的问题未得以解决之前，必须采取安全可靠的防范措施，防止事故发生，若造成损失，追究档案管理人员的责任。

第三十一条 档案销毁规定。

（1）档案管理人员提出销毁案卷目录，经总经理或总经办主任同意后方可销毁。

（2）销毁档案时，相关人员应填写档案销毁清单，由两人负责核实监销，并在销毁清单上签字。

第七章 附则

第三十二条 本制度经总经理审批后，自××××年×月×日起执行。

三、文书档案立卷归档制度

第一章 总则

第一条 为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），结案后及时交专（兼）职文书人员归档。有关人员工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复与请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

（1）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料在档案室办理归档手续，经档案室签字认可后，财务部门才可报销旅费。

（2）本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、音像档案等在档案室办理归档手续，经档案室签字认可后，财务部门才可报销会议费用。

第七条 各部门专（兼）职文书的职责。

（1）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

（2）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并在档案室办好交接签收手续。

（3）经办业务有关人员借用文件材料时，应积极提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

第三章 归档范围

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文、与有关单位的来往文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条 本公司干部任免文件材料及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章 平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。处理完毕或批存的文件材料由专（兼）职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第二十二条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料按照“案卷类目”条款“对号入座”放入平时保存文件卷夹内，并在收发文登记簿上注明。

第五章 案卷质量要求

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，以便于保管和利用。

第二十五条 归档文件材料的种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、底稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；底稿在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列为：软卷封面（含卷内文件目录）——文件——封底（含备考表）。案卷以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条 本制度自印发之日起实施。

四、电子档案管理制度

第一条 目的。

为加强本公司电子文件的归档管理，有利于电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展和实施资源共享服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本公司实际，特制定本制度。

第二条 建立与健全电子文件的管理体制和工作职责。

（1）电子文件作为一种独立的档案门类和载体，应加强管理。本公司的电子文件归档由档案部门负责。

（2）电子文件应妥善保管，确保文件不丢失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

（3）电子文件必须统一管理。公司要配备相应的专业人员，使归档的电子文件能有效识别和自动收发。

第三条 电子文件的归档。

（1）电子文件归档范围的划分可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

（2）在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。

（3）电子文件的归档鉴定工作参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标志。

（4）归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等。归档电子文件的著录应符合国家档案管理著录规则的基本要求。

第四条 电子文件的移交与保管。

（1）每年定期将上年度应归档的电子文件交档案部门归档，移交时要做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚，移交清单根据需要一式多份，交接双方签字后各执一份。

（2）公司档案室负责电子文件归档前的监督、指导，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率高。

（3）入库的电子档案每年要机读和定期杀毒，发现问题及时补救。

（4）保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，室内气温要适度。

第五条 电子文件的提供和利用。

（1）封存归档的电子档案不得外借，利用时使用复制本，互联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

（2）销毁电子档案，需经公司档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名并加盖公司印章。

第三节 文书档案管理表单

一、文书档案借阅审批表

二、传阅文件处理单