秘书工作手记:办公室老江湖的职场心法
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六、如何拥有温暖人心的力量

1.想得到有温度的对待,从充满元气的问候开始

石头小的时候最讨厌的事情之一就是“叫人”,走在路上,迎面走来一个熟人,对方热情地走过来对着你的头一阵狂摸,父母则赶紧拉扯你:“快叫人,叫叔叔,叫阿姨!”让人不胜其烦,感觉自己成了吉祥物,得到处笑脸相迎。

长大些了才意识到,哦,父母是在教你打招呼。很明显,一个孩子学会打招呼至关重要。让孩子从小学会问候周围人甚至陌生人,是引领孩子踏入社会的重要的第一步。一个会和人打招呼的孩子,大人往往对他会带着更多的亲近和善意,愿意和他多聊几句,这是人之常情。长此以往,打招呼多的孩子和外界交流频繁,也就接收了更多的信息,容易具备较高的情商和人际交往能力。

长大了,工作了,你自以为不会在“打招呼”上存在任何困扰和疑虑了,其实事情并不像你想的那样。比如,你可以回想一下,在打招呼的问题上,有没有过以下几种情形?

萎靡不振的招呼

头天晚上孩子哭到凌晨三点多,刚躺下没两个小时,得,到点了,起来上班吧。早上蓬头垢面地到了单位大厅,好多人在等电梯,石头一看都认识,于是哈欠连天地一一和大家打招呼示意,进了电梯,有气无力的按下楼层,开始当众闭目养神。

唯唯诺诺的招呼

石头去领导办公室那层送资料,迎面走来一位身着黑风衣的高大长者。定眼一瞧,是单位一把手!怎么办?心理斗争极其激烈:大领导应该不认识我,还是装作我也不认识他,来一场擦肩而过吧!不对!万一大领导有点印象呢?这岂不是加深印象的好机会?也不对!万一真的对我没印象,不理我,岂不是自讨没趣?两人越来越近,纠结的石头只好在喉咙里窃窃地咕哝了一声,领导好……听上去似乎是喉咙里有痰。

冷漠的招呼

中午,石头在食堂吃饭,买好点心找到一个空位坐下。对面的一位其他部门的女同事正在吃包子,虽然不太熟,但好像一次什么活动打过交道。于是石头笑眯眯地主动朝女同事示好。不曾想,女同事原本抬着的头迅速低下,勉强嗯了一声,根本不看石头一眼,眼看着她吃完后即起身离开,连一个问候的眼神都没有留下。轮到石头郁闷了:“我也没有长得惨不忍睹啊,她为何连看一眼都不肯呢?”这一天过得相当寡淡。

叫错名字的招呼

某次开会,石头在会场负责签到,忽然被一个热情的拥抱环住了,抬头一看,原来是之前碰过几次面的老王,虽然有段日子没见,老王一点也不见外,兄弟兄弟地叫着,与石头亲切地攀谈个不停。眼看到了开会时间,老王这才依依不舍地拉着石头的手告别,临了,还在一个劲地交代石头:“锤子兄弟啊!有时间一定去我那坐坐啊!”我去,原来他一直当我是锤子!直接拉黑!

萎靡不振的、唯唯诺诺的、冷漠的、错谬的,这些招呼,是不是并不罕见?或许有人问,不就是个招呼,打个照面就行了,何必搞得这么一本正经、吹毛求疵的!打好招呼还能飞起来不成?

石头觉得,一个热情诚挚的、充满精气神的、完整准确的招呼,还真是能让你受益颇多。

首先,你的招呼是别人对你的第一印象。

对于不熟悉的人,你的招呼是否有元气,会在第一时间影响别人对你的判断。萎靡的招呼,背后无疑就是一个精力不济的人,别人会想,这人下了班到哪夜夜笙歌去了,或者是身体不太好?假如你坐长途客车,看到司机打着哈欠跟旅客打招呼,是不是要吓得魂飞魄散,赶紧下车为妙。

办公室工作也是一样,人总是不放心把事情交给一个懒洋洋、病怏怏的同志。你的招呼其实就相当一个自我介绍或自我表白,表白自己到底是个阴郁无力的人,还是一个乐观丰沛的人。

其次,你的招呼决定别人对你的态度。

无论是谁,被微笑着大声问候,心情必然会是极佳的。否则为什么每个饭馆门前都要搞上几个笑靥如花的姑娘,大声问候顾客?否则为什么一些足浴店甚至会更加浮夸地搞上几排男女迎宾,在你一只脚刚迈进大门的时候,就声嘶力竭地高喊:“欢迎贵宾两位!欢迎贵宾光临!欢迎欢迎!”

道理在于,你被笑着问候了,心里就熨帖了,不掏个大几百元就感觉对不住人家的热情。在工作中,不也是这个道理嘛,你热情地招呼别人,别人必然不好意思对你冷面相向;你沉重地招呼别人,别人心也要跟着沉重,于是你就被沉重地对待了。

最后,把自己刻到别人眼里去。

即使其他人,比如领导,并不认识你,你仍然坚持大声、字正腔圆地招呼别人,一次,别人可能莫名其妙,两次,说不定就会生出些许好感,三次,难保不对你产生兴趣,四次,大概会认定你是一个乐观主动的人。

接下来,或许就要私下打听打听,那个小伙子不错,一副干劲十足的样子,每次看到他都让人心情愉悦,是哪的?再发展下去,哪天条件成熟,就要停下脚步来寒暄一番,一来二去,这不领导就认识你、熟悉你了。

早晨,精神百倍、字正腔圆地问候他人,充满精气神的问候,会把你良好的态度传播出去,你也将得到别人有温度的对待。

2.对别人说“不”的时候怎样才不会撕破脸

办公室里的同志们常常被要求服从,被灌输讲团结护和谐,被鼓励相互扶持,被强调补位意识,所以,对别人说不,在办公室里似乎是一件相当有难度的事情。别人不习惯你说不,自己也习惯了唯唯诺诺,迫不得已拒绝了别人,内心反倒深深地感到愧疚,觉得做了一件不大光彩的事。

但我们总会遇到必须说不的时候:或许是因为要讲原则,这件事我知道,但也不能告诉你;或许是因为职责分工,这就是你的事,你应该把它干好而不是我来干;或许是因为实在没有时间精力,我很想帮你,但手头这个材料明天就要报领导。

当你确实需要说不的时候,怎样方式的拒绝才是有效且无害的?

认真而干脆

拒绝不应是含糊其词的搪塞和敷衍,搪塞和敷衍很容易让对方感受到轻视。

老王请石头帮忙打听下一个项目评审的进展,石头很为难,这个评审还处在匿名打分的过程中,提前泄露消息,可能会造成波动,按规定也不允许。

石头不想得罪老王,于是支支吾吾答应了下来,老王追过来时,石头就只好不断拿“还没问到”“还没有消息”之类的借口搪塞。可怜的老王一直在希望中焦急地等待。

终于,老王怒了,质问石头:到底问了没,给个准话,总是这么模棱两可,真的很讨厌。

其实,任何一个人提出要求,都做好了被拒绝的心理准备,他们提出要求,对于是否难办、是否不符合政策都心知肚明。

不敢干脆地拒绝别人,表面是为别人着想,不想让人家难堪,其实是太把自己当回事。与其拖着不办,倒不如认认真真、坦坦诚诚地跟别人讲清楚前因后果、是非利弊,果断地告诉他,这个事我办不了,同时实事求是地告诉他,为什么这个事我办不了,请他理解。

一般来讲,人家的心并不会碎成一地,只不过需要换个地方撒网求助罢了。

态度坚定但语气温和

“我不做,又不是我的工作”“这事不归我管别找我”“我忙得很别烦我”,这样拒绝,态度倒是够坚决,却又太直率,对人不太尊重,可能会激怒别人导致新的矛盾。

人都要面子,你得给人面子,不要随便拿刀子划别人脸,所以最好的拒绝方式应该是坚硬的内核裹着柔软的外衣。

好比女神拒绝别人的追求时,不也先得发张好人卡,“你人很好,你值得找到更好的”,然后才告诉告白者“我们真的不合适”这样残酷的真相。

最好换成“下次有能力,机会合适的时候,再帮忙”“这个事之前好像一直是你们部门负责”“这个事是不是还是你们干顺一点”“之前领导老说你们上次弄得很棒”“很想帮你,但我手头这个事领导着急要”,等等。

多用商量的、温暖的、同情理解的、无可奈何的语气去说拒绝的话,使人更容易接受这样的结果。

如有可能,提供替代方案

对于精力多有富余的,积极进取的,愿意追求更和谐的办公室关系的人来说,拒绝和同意之间还有一个中间选项,中性的拒绝,就是拒绝,同时提供替代方案。

大家拒绝时可以多说“要不这样您看行不行”这样的话,表明的是这样一种态度,我拒绝你,但是在拒绝的同时,我还能提供其他的方法,帮他想出另外一条出路,实际上还是帮了他的忙,这是一种慈悲而有智慧的拒绝。

马上开学了,接到兄弟单位的函件,要求9月初到学校来学习后勤工作的先进经验,这可犯了难了,开学前事情应接不暇,都要忙成狗了,哪有时间应付调研!这个时候中性的拒绝就是:“我们最近开学事情太多,您看这样行不行,把调研时间往后推一个月,我们一定热情欢迎!”既不影响近期的工作,又充分为别人考虑,提供方案,这样别人一定能坦然接受。

这是从自己的实际情况出发来调试别人的要求,效果当然好于直接拒绝,但你也需要坦然承担相应的时间和精力成本。

尊重自己的感受和需求

很早之前春晚有过一个小品:刚子一位亲戚在火车站工作,不少人慕名而来找刚子买票。其实刚子的亲戚人微言轻,帮不上什么忙。但刚子好面子,不好意思拒绝别人帮忙买票的托请,于是只好自己通宵排队帮人买票,折腾的痛苦不堪,别人还以为不过是举手之劳,最后跑过来要刚子帮忙搞车皮。刚子当然无能为力,结果之前的好一笔勾销不说,还落得大家一通埋怨,觉得刚子架子大,不愿意帮忙。

事实上,给别人帮忙这件事,永远不应凌驾在你自己的需求和感受之上。你和别人人格上完全是平等的,别人的需求不比你的需求重要。甚至你自己的需求,比别人的需求还要更重要一些。所以尊重自己的需求,按照自己的想法去行事,是完全正确的,是自己爱自己、关心自己、尊重自己的表现。

你可以帮忙,但是帮忙是你的意愿,而非你的责任。如果你不想帮忙,帮不上忙,也绝不是什么罪过。想通了这一点,拒绝哪里是有多难为情的事情呢。

3.永远别说人家孩子不行

前些天把石头三个月的闺女从爱人老家接了回来。已经有段时间没见她了,宝贝在悉心喂养下已经长得珠圆玉润,抱着就舍不得放下,怎么亲也亲不够,总觉得这是石头两人创造的最完美的艺术品,无论眼睛、鼻子、小嘴、脸蛋都完美无缺,毫无瑕疵,改变哪怕一丝一毫那才是遗憾。

带她去商场放风,忍不住偷瞄和她同样半大不小的宝宝。看来看去,就觉得还是她长得最好,简直一骑绝尘。皮肤比她白的,眼睛没有她大;眼睛比她大的,小嘴没有她精致;小嘴比她精致的,耳朵没有她精巧;耳朵比她精巧的,鼻子没有她挺拔;鼻子比她挺拔的,气质明显没有她出众。我把我的看法跟橙子说,她说我被亲情冲昏了头脑,我坚称自己客观中肯。

今晚在手机里无意中翻出她刚出生那个月的视频和照片,石头被吓了一跳,皱巴的皮肤,红白不均的脸色,眯缝着的小眼睛,四仰八叉的头发,和现在比,简直目不忍视,我对橙子说,简直丑得不敢相认。她不服气,说,刚出生那会儿你还不是整天抱着不撒手,太美太美地叫着!

石头仔细回忆了一下,似乎正如橙子所说,我从来不记得印象中的宝宝曾经有过不敢相认的阶段,在刚出生的那个月里,我眼中的她也是无论眼睛、鼻子、小嘴、脸蛋都完美无缺,毫无瑕疵,改变哪怕一丝一毫都是遗憾的。这就奇怪了,她变化这么大,为什么我竟都没有察觉,只是一以贯之地觉得美好呢?

橙子说,她在给宝宝清理耳屎眼屎鼻屎指甲的时候从没觉得哪怕一丝一毫脏,只觉得宝宝太棒了,新陈代谢太旺盛,但静下心一想,其实很难说是一种理智。

是啊,石头明白了,自己的孩子,在任何时间,你都会坚定地笃信她哪哪都好,啥啥都行,这甚至都不是一种自我催眠,而是一种天然的信仰,融在血液中、刻在骨子里。

回到正题,石头相熟的一位长者曾经对石头说,他花了很长时间才搞明白一个真理,永远不要说别人的孩子不行,即使确实不行,也不要当面说,否则别人会记恨你一辈子。

这位长者年轻时在一所重点学校管招生,人们络绎不绝地找上门来,正是春风得意之时,长者口气常常大得吓人。一日,一位外单位领导慕名找上门来,想把即将面临升学的自己孩子送入这所重点学校。既是有头有脸的人物,肯定还是要给个面子见上一面的。长者看了外单位领导孩子的简历,皱起了眉头,成绩,排名靠后;才艺,一律没有;表现,还有在学校把同学打伤的违纪记录,明显远远达不到重点学校的入学条件。

长者那会儿还没有学得圆融,再加上天天被人追着捧着,说话从来直来直去。他说,你的孩子不行,学习不行,各方面表现都不行,进我们学校可能性不大。外单位领导当时脸色就变了,默默收起孩子的简历,打了个招呼就退出了房间。

这件事过去也就过去了,长者并没当回事。多年后,长者也被提拔到别的岗位,成长为领导,巧的是和那位外单位领导的单位时常还有些业务往来。但只要是长者出面和对方办事,事情办得总是不太顺溜,似乎是那位领导从中掣肘。

长者有些不解,当初没替人办成事,但确实是因为条件不允许,这都多少年了,至于这样记仇吗?后来通过一些私下渠道,长者才打听到,外单位领导曾说过狠话,他说我孩子不行,我记××一辈子。这是长者怎么也没能想到的。

这个故事长者讲给石头的时候石头并没有孩子,不明就里,只是记在了心里。等石头也有了孩子,才深刻地感到孩子绝对是每个父母最软的一块肋骨,在孩子的问题上,理智就是个笑话,永难达成。

所以,在别人孩子的问题上,最好做个善意的谎言者,多表扬多点赞,少批评少挑刺。如果更有智慧的,除了坚决不说别人孩子不行,还能主动地给别人在涉及孩子的事情上提供力所能及的方便,那别人更是感激在心,比你帮他本人可能更容易打动人。

对待生人,给带孩子的妈妈让个座,给吵闹的一家人多一点理解;对待同事,下班时帮有孩子的同事盯一会,让他们先去接孩子;对待部下,要是孩子发烧生病头疼脑热了,睁只眼闭只眼,多准几天假,其实都是举手之劳,但是对别人,真的都是巨大的恩惠和情义。