第三章 化繁为简，优化个人工作流程

在企业管理领域中，流程管理是一项重要的内容。每当企业出现效率低下、运作程序过度复杂导致问题层出不穷时，工作流程的优化便会被摆上台面。沃顿学子们专注于商业领域专业知识的学习，对流程优化自然熟悉无比。在企业流程优化过程中，他们总结出了一套可行性极高的个人工作流程优化方法，而这套方法对于提升个人工作效率、简化工作内容有着极大的帮助。

1．意识到工作流程带来的巨大好处

好的流程可以实现资源利用最大化、效率最高化，而坏的流程却会造成资源的浪费与效率的低下。

——美国经济决策专家 赫伯特·亚历山大·西蒙

企业管理中有“工作流程优化”，在研究企业管理的过程中，沃顿商学院的纳斯·艾伯特教授将“工作流程”引入了个人事务管理领域中来，并使它成为了个人时间管理与效率提升的一个重要方法。下述案例便是在艾伯特教授的指导之下形成的个人工作流程。

企业管理领域中将工作流程视为是工作效率的源泉，而沃顿人更是认为，流程决定了效率，影响着效益。好的工作流程可以令企业各项管理工作良性开展，从而保证企业高效运转。相应的，一个合理的个人工作流程总结，也往往可以起到促进时间管理效果、提升个人工作效率的目的。

具体来说，建立自我关键流程主要可以给个人时间管理带来三大好处：

（1）增强个人对整个做事过程的把握

仅拿“项目管理”这一领域来说，一位项目管理者多需要面对以下工作内容：项目申请、调研、设计、开发、测试、完善文档、推广几大内容。整个过程其实就是这样一条线，而多个项目则呈现为平行的多条线，每一个关键环节都是一个里程碑。项目管理者可以随时与项目经理进行沟通，从而更好地把握整个项目的进度、困难与预期结果等。

当然，这些只是“项目跟踪”过程中的环节细节而已，它们属于末梢内容，而与“项目跟踪”平级的还有“售后服务”“资源协调”等。而你若可以将每天工作的关键流程都提炼出来的话，你便有了更方便进行时间管理的基础。

（2）对工作任务进行量化，以减少压力

担任过重要任务内容的人都会有这样的认知：有一种压力来自于我们对任务本身的不可评估性。这种“无法评估”的现实存在，往往会使任务的结果也变得不可预期。不过，若你可以在工作过程中提炼出一套自己的工作流程的话，你便能够对目前任务的完成度进行一个量化的评估。

在进行了有效的评估以后，不仅可以减少个人压力，同时还可以调整如优先级、重要程度等任务属性，同时方便寻找下一阶段工作的重点。

比如说，某一项目哪怕再艰巨、再庞大、再难以评估，若它已经做到了“完善文档”的阶段，那么，其完成度基本上已经在85%以上了，那么，负责该项目的管理人员此时便可以松一口气。他的压力得到了释放，同时他也可以根据这一结果，来调整任务的属性。比如，为了该项目更好进展，他放弃了很多的休假时间与社交机会，如今，项目已经临近尾声，他自然可以在自己的生活中适当地增加一些社交娱乐活动，也不需要每日再加班熬夜工作了。

虽然在未将工作内容流程化以前，我们也会模糊地认识到：哦，到了写文档的时候了！但是，根据经验，基本上后面不会再有大型的任务，可以放松一下了。但是，若是个人在同时管理两个甚至更多的项目的话，那么，个人便很容易得上一种“强迫症”——感觉自己好像没有什么可忙的了，但又不知道为什么，总感觉自己还有什么事情没有完成。将自己的工作任务量化、流程化，对于释放这种“不知所终”的压力有着巨大的帮助。

（3）帮助个人形成更好的做事习惯

你知道这个世界上什么事情做起来最轻松自如吗？答案很简单：已经形成了习惯的事。当我们做一件自己早已习以为常的事情时，就如同电脑数据直接在内存中运算一般，运行速度将大大提升。

你会感觉每天打开电脑、打开各类软件、与朋友聊天累吗？自然不会，因为我们通过练习，早已将这些行为变成了一种下意识的习惯。但是，回想一下自己第一次接触电脑时的窘迫模样吧：不知道如何运用鼠标来更好地操作，在面对键盘上的诸多字母与符号时，原本灵巧无比的双手更是变得笨拙了起来。这种“无从下手”其实就是因为当时你还未通过练习，将“操作电脑”这件事情形成习惯而导致的。

与“操作电脑”一样，若我们可以给自己制定一个好的流程、形成习惯，那么，工作起来便会轻松很多。

不过，虽然工作流程有诸多的好处，但大部分人并不清楚如何形成有效的工作流程，对此，艾伯特教授认为以下两点可以形成有效的指导：

（1）进行工作分析，形成工作流程

工作分析是形成工作流程的重点。工作分析就是对个人工作性质与类型进行分析，并根据工作元素、工作过程来实现工作内容的流程式表示。

①工作元素

工作元素中拥有工作属性、工作办法与具体事件三种内容：

● 工作属性：用来描述元素的特征，比如，元素的名称、职位等；

● 工作方法：用来描述元素的业务处理，不同的业务与业务数据都可以通过恰当的方法来处理；

● 具体事件：描述工作过程中的具体事件，并通过方法处理以得来恰当的结果。

②工作过程

工作过程拥有属性与目标两种：

● 属性：用来描述工作过程的具体特征，比如，工艺员在工作过程中的具体工作事项；

● 目标：即过程的目的地，是工作过程最终要达成的结果。

（2）明确优秀工作流程的具体标准

一般来说，如果个人的工作经常有重复的步骤，且重要项目较多的话，那么，个人工作便有必要制定出明确的工作流程，比如，若你是一位培训师，你便可以针对自我工作写出一套从规划、组织到安排课程的具体流程步骤；若你是一位老师，那么，你每日的关键流程可能是：备课、上课、跟踪。虽然每一个流程中具体要做的事情肯定是不同的，但这几个环节往往是必不可少的。

一套好的工作流程应遵循三大标准：

①明确性

即流程中的每一个步骤都相当明确且拥有相应的执行标准；

②简单与可行性

它不仅简单而且方便个人操作；

③结果的可控性

不仅个人在操作过程中可以预见事项的走向，即便是换人来操作，最后依据于流程操作的结果，也往往相关不远、在相似范围之内。

当然，我们每日遇到的事情并不会完全在自己的预料之中：毕竟时间管理不是万能神药，而我们也没有可以左右时间的能力。所以，一个良好的“例行工作流程”，还需要一个优秀的“临时突发事件处理流程”来结合起来使用，两者配合，个人时间管理才会变得更加高效与优秀。