1．私企？公职？环境决定你的角色

苏娜是一家大型合资企业的总经理秘书，每日除了陪伴老总参与各种大型的会议以外，她的工作简直繁琐到了极点——有时，她是老总的仆人，负责给老总端茶倒水；有时，她又是整个公司的二把手，负责将老总重要的指示落实到每一个部门中去。

苏娜笑称，自己的工作是“没大没小，没完没了”：“你看，我上管天文地理，下管鸡毛蒜皮，大事我见过，小事每天也要处理，这份工作真是锻炼了我在大事与小事之间的游刃能力。”

相比之下，林超的工作则显得复杂很多：“自入职以来，我做得最多的事情就是根据领导的指示，研究国家的最新政策。”他直言，自己从基层秘书做到现在的机关内首席秘书并非轻而易举，平日里猛练信息收集能力不说，写作能力、接待沟通能力、调研能力简直没有一样落下。

 

国内秘书从业者大都知道，私企秘书与机关公职秘书定位、职位需求各有其不同之处。私企秘书更多地沿袭了国际职业秘书组织的定义：“拥有熟练的办公室工作能力，可主动负责、积极进取，可在授权范围内做出正确决定的管理者助手。”

相比之下，机关公职秘书则更倾向于“辅政”功能：“其职能主要是向机关领导提供辅助性、事务性与信息性的服务。”它所强调的是全面辅助领导与为领导服务的职能。

私企秘书与公职秘书职业定位上的不同，完全源于其所在机构的职能背景不同。不过，随着时代的发展，那些原来在私企秘书与公职秘书间不同的地方，经过客观的职业性交流与交往，逐渐地出现了互相影响、互相融合的一面。两类秘书在这种情况下，互相知晓职能上的差异性，同时清楚地了解双方融合的切入点，将会成为秘书在自我职能上获得提升的一种重要的动力来源。

四大差异，决定不同机构内的秘书职能

如果仅从职能定位的话，可以发现，秘书工作主要分为办公事务辅助、管理协调辅助、参谋智能辅助三个不同的方面。这三个方面既有区别，同时又相互渗透，而其共同目的都是为了为直线上司的工作提供有效与有序的辅助与服务，以使上司的工作效率获得提升。

鉴于私企与党政机关所面对的群体、工作内容的不同，在这两种不同的组织中工作的秘书，其职能也难免有所差异。理解这种差异，将会帮助你更好地在自己的岗位上做好秘书的本职工作。

·办文上的差异

在秘书工作中，办文主要是指文稿拟定、运行、整理与有效的保管和利用。

机关秘书的办文工作往往体现出强烈的政策性。经机关秘书之手经办的文书，通常在社会上更有影响力，一些重要的、政策性的大文件甚至会影响到整个社会。

相比之下，企业秘书的办文工作则更多地涉及到企业的内部运作，其影响力只是在企业内部或者是部门中有效。办文的内容多涉及到企业内部的管理，并不一定与政治挂钩，因此，企业秘书在文书的写作上，更多地体现为现实性与实用性。

这种差异也决定了两种秘书的视角不同：机关秘书需要更多地关注国家政策变化，写出与所在机构相符合的公文。企业秘书需要在日常辅助上司的过程中，多了解一些企业内部的发展变化，其关注重点也应放在市场大环境中本公司所在行业的变化发展上。唯一相同的地方，就是双方都需要拥有敏锐的观察能力和察觉变化的能力。

·办事上的差异

秘书为上司操办事务的范围相当广泛，大体上可以分为随机事务、日常事务与授权事务三种。

◆机关秘书拥有更多的权力

机关秘书在办事方面往往拥有更多实在的权力，不管办理哪一种事务，在其负责的职权范围内，所起的是主导与控制信息的作用，因此，机关秘书往往会面临各种因权利而生的诱惑，意志不坚者便会衍生出腐败问题。

比如，在处理授权性事务时，机关秘书往往能够利用自己在信息方面的优势，将信息当成资源，从利益相关方收取回报。再比如，机关秘书往往要对上司的来访、电话、事务等进行截留，其完全可以根据自己的利益来决定到底谁可以与上司对话，从而不让对自己不利者或者与自己相关的负面信息进入领导的视线。同时，机关秘书也完全可以利用这种方式截取信息，将有价值的信息拦截以后，告知利益相关方，甚至在中间起到协调与疏通的作用，将组织利益进一步转化成个人利益。

◆企业秘书需要面临更多的日常性事务

企业秘书在日常工作中，往往需要将大量的时间花费在处理日常性事务上，比如，整理上司的办公室，保证上司办公不受干扰，处理公务电话、收发文件、进行内外沟通、接待来宾等具体的工作。在办事能力上，企业秘书更多地体现为分内工作的按时与按量完成。

通过对比可以发现，两种秘书都需要实实在在的协调与办事能力，但机关秘书在办事上需要更多的自我道德约束力。

·参谋、辅助职能上的差别

自有此职业开始，秘书便被称为是领导者身边的参谋与助手，参谋、辅助职能一直是秘书职能范畴中的重要组成部分。而且，随着社会的发展，越来越多的上司对秘书本人是否具有参谋、辅助能力开始重视起来。不过，这种参谋与辅助的职能多表现在机关秘书身上。

机关秘书在某种程度上所担任的是领导顾问的角色，事业有成的机关领导身边，无一例外都会有精于办事、善于谋略的秘书人员。因其近身性，秘书与上司建立起了彼此信任的关系，再加上秘书工作需要进行多方面的沟通，并要接触、处理大量的信息，因此，其看待问题的角度也远比一般人更全面。同时，秘书往往还有某方面的专业技能，这些秘书便更能为上司决策提供有价值、多角度的参考性意见。

·管理、协调职能上的差别

现代管理学认为，内部环境的变化、人员认知上的差异、利益分配上的差异等多种问题，都有可能导致工作上出现失误。为了减少失误、避免内部矛盾，现代管理者对管理协调极为重视。秘书除了需要在其他方面表现出辅助功能以外，还需要在管理、协调上体现出其能力。

◆机关秘书需要同时面对内部、外部两种矛盾

机关秘书所体现出来的辅助功能，主要体现在辅助上司对不同部门、地区进行协调性的管理，同时接待、协调不同社会群体之间的关系。

◆企业秘书需要更多地着重于上司时间安排上

企业秘书的管理协调辅助职能则主要体现在对上司的活动安排，以及随机调整、处理矛盾等方面。企业管理过程中，为了使上司能够更合理而高效地利用、分配时间，企业秘书承担着对上司时间管理与规划的责任。

同时，为了保证上司可以有充分的精力与时间去处理那些与决策相关的重要问题，企业秘书还需要对随机发生的各种矛盾与冲突进行化解，从而保证企业各项工作能够更有秩序地展开。

虽然企业秘书、机关秘书其所面临的工作难点各有不同，但是，随着社会发展，两种秘书在职能上呈现出了融合的可能性。因此，立足于本职工作，了解非自我类型内的秘书是如何工作的，对于秘书个人的长期发展而言有着重要的意义。