及时做好开会前准备

会议筹备是秘书进行会议管理的主要内容，同时也是一项极为纷繁复杂的工作，可以说，秘书工作的烦琐在会议准备阶段就体现得淋漓尽致。这一点，我们可以通过某机关秘书小杨的会议准备充分地理解到：

部长在4月7日告诉小杨，在五一劳动节之前，机关想要与市内各大企业的管理人员召开一次以“发展本市经济、推广个体成功经验”为主题的会议，并在会议上对某些杰出成功人士进行表彰。

因为该次会议规模较大，所以，小杨接到通知之后，先是与其他几位秘书进行了分工合作，设立了相应的资料组、人员联络组、宣传组、提案组、后勤接待组、保卫组。

每一个不同的小组都有自己的独立任务在身：

资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等；

联络组：负责各机构间的传达反馈；

提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案；

宣传组：负责会议的内外宣传工作；

后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理等工作；

保卫组：负责会议期间的安全；

小杨因为参与了多次大型会议的组织，被安置到了资料组中。虽然最终一共有十几位秘书人员参与了整个会议的筹备，但会议前期准备工作依然用了长达15天的时间方完成。

毫无疑问，此类大型会议往往会耗费更多的人力与财力，但不管大型会议还是小型会议，在会议筹备阶段需要秘书人员去关注的问题都很多。大致而言，在会议前的准备工作中，秘书人员需要注意“4H、1O”的主要筹备内容：

1．What——会议议题确认

会议议题即会议讨论的问题，它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。会议议题往往不会由秘书人员单独制定，而是通过以下方法确定：

·领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开会；定期会议可按原定计划进行，如有增设的议题须告知领导。

·秘书人员事前收集会议议题，向有关部门调查了解并收集会上研究的问题，然后加以安排，并报请领导确定。

·会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修改讨论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。

在将议题确认后，秘书要在上级的指导之下，进行会议议程的确定，会议议程中应该对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题进行概略的安排，并冠以序号清晰地表达出来，同时将应该进行讨论的范围进行明确的规划。在拟定完毕之后，该议程要递交上级进行进一步确认。

2．When——会议开始时间、持续时间

秘书人员需要告知与会人员会议的开始时间与它的持续时间，这样能够让与会人员更好地对自己的工作进行安排。一般而言，会议时间安置在下午最佳，这样安排的原因很简单：会议是一种低效率的管理行为，在上午时，大家的精神状态较好，应以普通工作为主；下午精神状态比较差，用来开会最适合。

3．Where——会议地点确认

是指会议在什么地点进行，会议室的布局是不是适合这个会议的进行。秘书人员在进行会议地点的确定时往往会起到主要作用，在进行地点选择时，秘书先要确定这样的原则：会议地点需要方便与会人员，而不是方便主持会议者。最佳的会议地址选择应包括以下几个方面：

·交通便利，方便上司和与会者前往；

·会场的大小与会议内容、规模、主题相符；

·尽量避开闹市区，保证会议过程不受外界噪音干扰；

·应考虑有无停车场。

在会议室空间的要求上，秘书人员应遵循宁肯略小而不过大的原则：小型会议室一般30平方米；中型会议室60平方米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米。会议室在空间布局上应伸展自如，并能够根据需要迅速随意组合，而每个与会人员应该有2～3平方米的活动空间。

一般而言，会议室要求具备通风空调设备、采光设施、多媒体演示系统、音响设备、同声传译。

4．Who——会议出席人

对于那些已经确定会有外部人员参与的会议，秘书事先明确：会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席该会议。

在确定会议参与人之后，秘书人员应根据上级要求与具体的会议安排，根据议程制订出具体的会议日程表，该日程表将是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才能实施。

5．Others——会议物品的准备

即根据这次会议的类型、目的，确定该次会议想要顺利进行的话，需要哪些物品。

会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品。

·必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，如桌、椅、笔、纸、黑板、荧屏、电子布告板、麦克风、扩音器等。

·特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备，如录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机、电脑及配套设备、大型音响等。

会议所需用品和设备的准备事先应制订周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。

在将以上事情做好之后，秘书人员便应向与会人员发放会议通知，一般情况下，派发会议通知要在会议正式举行前3～7天进行。例行性的小会议可以使用电子邮件、电话等便捷方式通知与会者，但是，会务类重要会议的通知，则依然需要秘书人员亲自送达。