第4章 年轻人一定要懂得的商务礼仪
商务拜访礼仪
商务拜访是职场中工作中很重要的内容，掌握商务拜访的礼仪，对待不同的客户，灵活运用，能增加你的拜访成功率。
1.拜访前的准备
为了做一个有礼且受欢迎的客人，必须做好拜访前的准备工作。要做到“知己知彼，拜访有礼”。
“知己”体现为下列两点。
首先，弄清拜访是属于哪种性质的拜访，然后可以准备相应的工作。如果是商业性的拜访，应事先将相应的资料准备好，将自己的目的、要谈及的事情整理清楚，这样就不会仓促面谈，让自己无功而返。充分的准备是尊重对方和对自己工作负责任的表现，是礼仪的主要方面。
其次，注意着装和个人形象问题。因为你的形象就代表了公司形象。如果客户对你产生了美好的第一印象，那么这次拜访就等于成功了一半。拜访之前，衣着方面除了注意清洁、舒适之外，还须了解自己及你所拜访对象的身份，根据身份因地制宜选择着装。
“知彼”就是拜访之前要先了解对方的情况，例如对方的性格、教育背景、生活水准、兴趣爱好、社交范围和习惯嗜好以及和他要好的朋友的姓名等，还要了解对方目前得意或苦恼的事情，如乔迁新居、结婚、喜得贵子、子女考上大学或者工作紧张、经济紧张、充满压力、失眠、身体欠佳等。总之，了解得越多，就越容易确定与对方谈话的最佳方式。还要努力掌握活动资料、公司资料、同行业资料，这有助于安排谈话内容的顺序。因为一旦你有了充分的准备，在拜访的时候，就会驾轻就熟，成功地达到预期的拜访目的。
另外，欲达到目的，还须将“正确无误的称谓”列入事前对对方背景资料的搜集情报之中。如果你要与商业客户会面，却不知道他正确的称呼，便可先打电话请教其秘书，对方必然会很乐意地告诉你。当你们见面时，合适的称呼将能为你赢得良好的第一印象。
2.拜访时的礼仪
到达被访人所在地时，应在接待人员的引领下在被访对象的办公室外等候。进门前，一定要用手轻轻敲门，进屋后应待主人安排指点后坐下。后来的客人到达时，先到的客人应该站起来，等待介绍。
拜访时应彬彬有礼，注意一般交往细节，主人不让座不能随便坐下。如果主人是年长者或上级，主人不坐，自己不能先坐。主人让座之后，要口称“谢谢”，然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。主人递上烟茶要双手接过并表示谢意。如果主人没有吸烟的习惯，要克制自己的烟瘾，尽量不吸，以示对主人习惯的尊重。主人献上果品，要等年长者或其他客人动手后，自己再取用。
起身告辞时，要向主人表示“打扰”之歉意。出门后，回身主动伸手与主人握别，说“请留步”。待主人留步后，走几步，再回首挥手致意说“再见”。
3.拜访中的交谈技巧
（1）准确的称呼。要用真诚的心态与客户见面。当你打开客户的大门拜访客户时，要准确地称呼对方，进行自我介绍并表示感谢。向客户及时表示感谢，这样能给客户留下客气、礼貌的形象，这样更能赢得客户的好感。
（2）开场白、寒暄，表明拜访来意。开场白要尽量创造良好的第一印象。客户会带你进入合适的访谈场所，期间相互交换名片，你可以拿出笔记本、公司相关资料等文件做访谈前的准备。此间，你要迅速提出寒暄的话题，营造比较融洽、轻松的会谈氛围。寒暄的内容五花八门，此时寒暄的重点是迎合客户的兴趣和爱好，让客户进入角色，使对方对你产生好感，寒暄的目的是营造气氛，让客户接受你，只要目的达到了，下一步工作也就好开展了。
（3）陈述、介绍、询问和倾听。通过交谈让客户了解自己的公司及产品和服务，要在交谈中了解客户的现状和需求，尤其要询问客户目前的现状和潜在需求，此时要避免客户的抵触情绪，想办法满足客户特定的利益。陈述时要注意：答话及时，不要太快，力求轻松、自然。多用日常用语，少用专用名词。陈述时还要注意内容简单扼要，表达清晰易懂。陈述时切记不要夸夸其谈或过分卖弄文采，否则遭客户反感。
（4）总结拜访目的。当你介绍了自己公司的情况，也了解了客户的现状和问题后，要主动对拜访结果进行总结并与客户进行确认，总结主要围绕潜在需求进行。
（5）道别，安排下次会见的相关事宜。与客户约定下次访谈的时间是获得与客户进一步合作的承诺，此时要避免模糊的时间，要确定具体的时间，只有确定了进一步访谈的具体时间，才算真正获得了客户的承诺。
（6）拜访过程中要以客户为中心。俗话说的“围着客户转”，让客户满意是我们的宗旨。在拜访过程中，你要善于引导和控制客户的情绪并做到声色不露。在交流过程中不要与客户争辩，哪怕客户的观点是错误的，要千万记住，如果你辩输了，那你就输了；而即使你争辩赢了，你还是输了。
4.电话商务拜访的礼仪
（1）打电话前，准备好下列讯息。
①潜在客户的姓名、职称以及企业名称和营业性质。
②想好打电话给潜在客户的理由。
③准备好要说的内容。
④想好潜在客户可能会提出的问题。
⑤想好如何应付客户的拒绝。
（2）打电话的声音要悦耳热情。在电话拜访时，对方看不见你的表情及态度，但可从你的声音作出第一印象的判断。所以，保持愉快的心情才能有悦耳的音调，同时也可使对方减低排斥感，如此便能做到拉近关系的第一步。
（3）电话拜访时的注意事项。
①在一周的开始，通常周一公司都会很忙，且上班族最不喜欢的也是这一天，所以不要太早做电话拜访，才不会花许多时间却得不到理想的效果。
②依据行业的不同调整电话拜访的时间。
③在电话拜访时应对此行业有初步的认知：何时忙，何时可电话拜访。
④若已知对方的职称，则应直接称呼对方职称，这会使对方有被重视感。
⑤访问结束时，应表达感谢之意。并说声“对不起，耽误您不少时间”。
（4）如何开口说第一句话。
常会遇到的状况如下：
①总机不愿转接。先说声谢谢并挂掉电话，等别的拜访计划完成一次以后再重新打，有可能当时总机正在忙或心情不好。
②对方表示已有专人负责，故不愿转接。婉转询问对方状况，并判断是否另找时间再度电话拜访。
③对方表示无专人负责。将对方基本资料询问完整，以便日后再度电话拜访。
④专人不在。请对方告知负责人的全名及职称，通常何时会在。
⑤拨不通或无人接应。通过查询台（如114）查询对方电话是否有误或存在故障。
（5）电话拜访结束后要整理一份完整的客户资料卡。
①应保持客户资料卡书写工整，以免增加自己无谓的困扰。
②将访谈重点摘录出来。
③填完客户资料卡后应加注电话拜访日期及拜访人员姓名。
④询问对方主要销售或制造的产品及行业类别。
⑤若有可能则进一步询问对方公司的状况、产品的需求及对其他配合厂商的印象。
商务接待礼仪
随着经济的快速发展，商务往来的频率也逐渐加快了。商务接待工作也越来越重要。商务接待分为两个阶段，每个阶段都有不同的礼仪要求。
1.准备阶段
接到来客通知后，首先，要了解来客人数、工作单位、级别、性别、姓名和职业等。其次，要了解客人来访的目的、要求，以方便制定接待方案。方案内容大致包括以下几点：
第一，按照客人的基本情况，决定接待人员的分组，详细地列出陪同人员及迎送人员名单。
第二，准备好即将启用的交通工具，预算支出费用。
第三，制定出接待过程中的活动方式及日程安排。接待方案制定好以后，报送企业领导审批。
在客人到来之前，按照客人的习惯、兴趣爱好安排食宿。以交通便利、吃住方便为原则，制定具体的安排计划。值得注意的是，为客人准备的住宿环境必须整洁、安静。
2.正式接待阶段
（1）迎接客人。要按照客人身份、职务等级的不同安排相应的人士迎接，级别较高、身份较高的客人，企业有关领导应该亲自迎接，对于一般客人，可以由部门经理或总经理秘书代为迎接。
在迎接客人时，一般情况下，服务人员在工作岗位上均应站立迎客。即使是允许就座，当顾客光临时，亦应起身相迎。而站立迎客时，最重要的是注意站立到位，即服务人员主动站立于不但可以照看本人负责的服务区域，而且易于观察顾客、拉近顾客与顾客距离的位置。实行柜台服务时，有所谓“一人站中间，两人站两边，三人站一线”之说。意思是，一个柜台，如果只有一名服务人员应站在柜台中间；两名服务人员应分别站立于柜台两侧；三名或三名以上服务人员则应间距相同地站成一条直线。而实行无柜台服务时，服务人员大都应当在门口附近站立。在站立迎客时，服务人员一般应面向顾客或是顾客来临的方向。不允许其四处走动巡视，忙于私事或者扎堆闲聊。
（2）安顿客人。客人抵达后，不宜立即谈公事，一路奔波自然已显疲惫，此时谈公事未免有些不敬。最好先将其安顿在待客厅或会议室休息，并端上茶水或饮料等，然后告诉客人就餐地点、时间，并将自己的联系方式留下，以便及时联络，而后转身离开，给客人留下充足的休息时间和空间。
（3）组织活动。客人食宿问题解决以后，应该按照接待方案组织客人参与一系列活动，如商务洽谈、参观游览等。客人在商务洽谈、游览等活动中所提出的意见必须及时向有关领导反馈，尽可能满足客人需求。活动结束后，安排一定的时间让有关领导和客人见面，以示对客人的尊敬。倘若整个活动的过程中，客人都没有见到公司领导，必然会对公司产生看法，影响公司的整体形象。
如果客人有意要走，则应按照客人的要求，为其安排返程时间，尽快为其预订机票、车船票，安排专门人员和车辆为客人送行。
在接待礼仪中，下面几个细节需要注意。
（1）握手。在接待过程中，工作人员可能会与客人握手，在握手时需要掌握正确的握手礼仪：
第一，握手时要用右手，力度要适中，太轻给人以轻视之感，太重，也不好。在握手时间的把握上，以2～3秒钟为宜。
第二，被介绍之后，最好不要立即主动伸手。年轻者、职务低者被介绍给年长者、职务高者时，应根据年长者、职务高者的反应行事，即当年长者、职务高者用点头致意代替握手时，年轻者、职务低者也应随之点头致意。和年轻女性或异国女性握手，一般男士不要先伸手。男士与女士握手时，一般只宜轻轻握女士手指部位。
第三，握手时，年轻者对年长者、职务低者对职务高者都应稍稍欠身相握。有时为表示特别尊敬，可用双手迎握。男士握手时应脱帽，切忌戴着手套握手。
第四，握手时双目应注视对方，微笑致意或问好，多人同时握手时应按顺序行，切忌交叉握手。
第五，在任何情况下，拒绝对方主动要求握手的举动都是无礼的，但手上有水或不干净时，应谢绝握手，同时必须解释并致歉。
（2）引导。
第一，在走廊引导时，工作人员要走在客人前面。接待工作人员要在客人二三步之前。
第二，在楼梯引导客人上楼时，应让客人走在前面，工作人员走在后面，若是下楼时，应该由接待工作人员走在前面，客人走在后面。同时要让客人走楼梯的内侧，主人走楼梯的外侧。
第三，引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的键钮，让客人先走出电梯。
第三，客人走入客厅后，接待工作人员用手指示，请客人坐下。客人坐下后，行点头礼，然后离开。
商务接待是人们交往的重要组成部分，由此引申出接待礼仪。掌握了上述一些商务接待礼仪，就相当于拿到了商务接待的绿色通行证，在接待过程中自然游刃有余。
商务洽谈会的礼仪
在日常的商务活动中，商务洽谈会十分常见，掌握洽谈会的礼仪可以让洽谈会更加顺利，双方意见更快地达成一致。在洽谈会期间，应该注意以下一些礼仪。
1.与会人员的仪表
在着装方面，本着正式的原则，男士要穿西装，打领带，皮鞋以黑色为最佳。袜子的颜色也最好选择深色的，切忌穿白袜子。对于女士而言，职业套装是最好的选择，皮鞋的鞋跟不要太高，鞋跟过高是不自信的表现。
仪容方面，要注意面部清洁，不要蓬头垢面。在参加洽谈会时，要保持口气清新，在此之前不要吃有刺激性气味的食物。男士要剃须，女士可以化淡妆，但是不要使用气味过浓的香水。
2.洽谈会的座次礼仪
按照惯例，应该让客方坐在上座。当然在具体的洽谈会中，根据实际情况，座次也会有所变通。在洽谈会上，如果使用长条桌子，则主宾分别坐在桌子的两侧。如果桌子在会议室内横放，则正对着门口的一侧为上座，应该让客方坐，另一侧为主方坐。如果桌子在会议室内竖放，桌子的右侧为上座，应该请客方坐。如果使用圆桌，就没有这种划分了。
在就座时，主方和客方的与会人员要尽量同时到场，同时就座。主方和客方的主谈人员在就座时也要注意，应在自己的一方居中而坐，其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就座。
3.洽谈时的礼仪
（1）在洽谈的过程中要表现出诚意。
想要在洽谈的过程中表现出自己的诚意，需要做出很多的努力，除了在条件方面让步外，在言谈举止方面也要彬彬有礼。
在洽谈的过程中，即使对方提出了过分的要求，甚至洽谈会已经无法继续进行下去了，也不要表现出愤怒的神情来，更不要攥紧拳头或者使劲敲打桌椅，这些都是表示气愤的信号。在这种情况下，你始终要面带微笑，用语也要文明礼貌。在洽谈会上，要让对方感到自始至终你对他都不失真诚，从而进一步感化对方，消除对方的敌对心理，同时你也会赢得对方的尊重，进而争取洽谈会能够取得圆满的成功。
（2）洽谈的过程中要求同存异。
洽谈的过程也是协商的过程，需要洽谈的双方平心静气，在双方提出各自的条件以后，开始不断地“讨价还价”，“讨价还价”的过程也是双方妥协的过程，这就需要双方各自做出让步。这种让步只要是在公平合理的基础上，又不会给自己带来特别大的损失，应该都是可以接受的。
有经验的洽谈人士都知道，所谓洽谈，就是一连串的要求和一个又一个的妥协。只要洽谈的双方都同意坐下来协商，那么在洽谈的过程中，双方的条件就不会一成不变，否则就失去了洽谈的意义，还会浪费洽谈双方的时间。
（3）要按原则办事。
在洽谈的过程中，洽谈双方无论认识与否，都要坚持按原则办事。
利益是双方洽谈的核心，在洽谈的过程中，双方都想得到更多的利益。在涉及国家的利益时，一定要注意，切不可为了自己的利益而摒弃国家的利益，在国家利益面前，你的一切利益都是小利益。否则，弃国家利益于不顾，最终也会受到法律的制裁。
（4）坚持互利互惠。
在洽谈的过程中，只有坚持互惠互利的原则，双方才会实现利益均衡。商务人员在参加洽谈会时，在考虑自己的利益的同时，也要替对方想一想，自己所获的利益，不应当建立在有害于对手或伙伴的基础上，应当对彼此都有利。这样洽谈会才会更容易获得成功。互惠互利是商界的一条准则，在这个准则的基础上，商业伙伴之间才既有竞争又有合作，最终实现共赢。
总之，商界人士要想在商务洽谈之中尽可能地获得更多的利益，就要掌握灵活的洽谈技巧和洽谈礼仪，让自己在洽谈的过程中把握话语权，从而轻松赢得洽谈会上的成功。
工作会议的礼仪
工作会议是指工作单位的领导人，将员工组织起来，就某些专门问题进行研究、讨论，必要时做出决定的一种社会活动形式。不论企业单位还是事业单位，召开工作会议都是十分平常的事。因此，作为一名工作人员必须掌握会议的相关礼仪。
1.会前礼仪
无论何种会议，会前准备工作都很重要，一般包括如下几个方面。
（1）拟定工作会议主题。在举行工作会议之前，作为领导必须先确定好会议主题，包括会议名称。主题确定后，作为负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，策划会议的规模、时间、议程等事项。注意分工要明确，将任务具体分配到各个人身上。
（2）拟发通知。会议举行之前，负责筹备会议的工作人员要提前通知各参会者，如果需要邀请兄弟单位的相关领导或嘉宾，还需要以正规的形式向其发出邀请函，并派专人送达。会议通知必须写明开会的时间、地点及会议主题和会议参加者等内容。拟发会议通知时应注意以下两个方面。
第一，通知内容具体、详细。工作会议通知内容一般包括：标题、主题、会议时间、出席对象、报到时间、报到地点等七个要点。会议时间一般不应选择在重大节日和假日，因为这些日子是与会者的休息日。为了使会议参加者能对自己的工作做好安排，有的会议通知还应写明闭会时间。拟写通知时，应保证其完整性和规范性。
第二，把握好送达时间。会议通知拟写好以后，需要及时通知参会者，不得拖延时间，以免出现缺席现象。所以，发会议通知要提前一定的时间，以便会议参加者有所准备。根据会议的内容和参加者的地点，会议通知可采用张贴的办法，也可邮寄。邮寄会议通知时在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁。对外地的会议参加者，有关住宿和差旅费等问题都应一一写明，以免造成不必要的麻烦。
（3）准备好文件材料。会议文件材料应该在会议举行前准备好，单位相关领导人对文件材料的拟定应仔细斟酌。主要包括会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。需要在会前下发的文件，及时发放给参会者。
（4）常规性准备。工作会议召开之前，具体细节问题不能忽视，如布置会场、会议用品的采购等。
第一，布置会场。首先要选择好会议召开的场地。会场的大小，要根据会议内容和参加的人数而定。会场的布置也要和会议的内容相称。在一些大型会议的广场或门口还应该张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找，应在附近安设路标以作指引。将会议所需的桌椅摆放整齐，所需用品准备齐全，如空调、通风设备、录音、摄像机等。注意提前调试好会议所需用品，以免会议召开后出现麻烦。会标因在主席台上方，一般红底白字或黑字，字要端庄大方，两列或四周可布置一些带有鼓动性、号召性的标语。座位的安排应根据会议的类型，选择圆形会场排列或长方形、正方形、对称形、凹字形等座位排列。摆设方面，应根据会议类型摆设，烘托会议气氛。例如：座谈会、协商会应体现和谐、平等的气氛，庆祝会应布置得喜气洋洋。会场布置应注意颜色的心理效果和花草、盆景的摆设。
此外，还要正确安排主席台的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，应先在主席台每位就座者身前的桌子上，摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法：一是按指定区域统一就座；二是自由就座。
第二，采购会议用品。会议召开期间少不了笔、墨、纸张、名片、文件夹、饮料和声像用具等，这些会议必需品在召开前都应该准备齐全。此外，还要根据会议的需要，决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动，提前做相应的准备。
2.会议期间的礼仪规范
负责会议具体工作的相关人员，在会议召开期间要做好下列工作。
（1）迎宾。如果单位召开的会议比较正规，在举行会议期间，需要安排迎宾人员，在会场内外负责迎送、引导、陪同参会人员。重点照顾单位邀请的贵宾及老、弱、病、残、孕者。对参会人员的要求，要尽可能地满足，力求做到有求必应。
（2）签到。目前公司签到的方式一般有三种情况：一是签名报到；二是刷卡报到；三是交券报到。会议召开期间，负责此项工作的工作人员，应做好本职工作，并及时向有关领导汇报。以便掌握到会人数，维护会场纪律。
（3）安排饮食。如果会议历时较长，会议中间应为参会者准备好工作餐，同时，提供卫生可口的饮料。饮料选择以便捷、卫生为主，最好不要选择频频续水的饮料。对于外地来宾，还应为其准备好住宿的地方，一般选在交通方便、清静、整洁的位置。
（4）做好会议记录。正规的工作会议，需要有专门负责记录会议内容的工作人员，记录方式有笔录、打印、录音和录像等。
会议记录的内容一般包括：会议名称、出席人数、列席人、主持人、记录人、时间、地点、发言内容、讨论事项、临时动议和所做出的决定等。记录时要力求做到条理清楚、整齐、准确。
同时，要准确记录会议内容，包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。
3.会议会场的禁忌
在会议会场，与会人员应该注意以下一些事项。
（1）会场与会人员应避免使用过于浓重的香水。
（2）与会人员应尽量避免休闲服饰，应选择保守样式的西装，女士应避免穿着紧身衣参会，发型发饰应整齐美观。
（3）会议发言时，听众的手机要关机或者调成振动，不要打电话或者接听电话，如果确实有重要的事情，可以轻轻地离开座位，走到会场外。
（4）会议进行中参会人员要注意体态，禁止摆出任何懒散和消极怠慢的姿态，不要打哈欠、伸懒腰、挖耳、挖鼻、搔头、打嗝、咳嗽等。
（5）有人发言时，观众应尽量减少饮水次数，以示对发言人的尊重。
4.会议结束后的礼仪
会议结束后的礼仪大致分为以下几个方面。
（1）将会议上所做出的决定，以文件形式下发。一般情况下，工作会议结束以后，会上对某些问题做出的决定需要及时下发到个人，这要求负责该项工作的工作人员，有较高的工作效率。
（2）整理会议材料。会议中所做出的决定并不是每一项都可以下发到基层工作人员的手中，还有一些保密性的文件，这要求工作人员及时将会议材料整理出来，该下发的准时下发，该保密的整理好以后交到有关负责人手中。注意相关保密材料一定要谨慎处理，如图文、声像材料，并如数上交。
（3）会议新闻报道。重要会议往往要邀请记者到会。办公室或会务处应及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议。根据各种会议的不同情况，会议可发布新闻消息或进行典型报道。新闻报道稿通常是由会议工作人员与新闻记者配合共同编写，以求及时、准确地反映会议精神。新闻稿件在发布前应送领导人审核，以免出现差错。
（4）预订返程票。主办单位应尽地主之谊，为外地参会者订购返程车、船、机票，并安排工作人员和车辆将其送往车站、机场、码头。对于来宾的行李，工作人员应该主动负责托运。
商务谈判礼仪
作为出入职场的新人，如果你能有机会作为谈判代表参加商务谈判，将是一件非常幸运的事情。因为无论是小型的商务谈判还是重大的国际谈判，都是对谈判人员综合素质的极大考验，能促使你尽快地在职场中成长起来。在谈判中，获得成功的技能都是一样的。当然，你还可以运用一些其他技巧和谋略来对这些技能加以改进，并用个人风格为这些技能增添风采。
1.谈判前的准备
首先要确定谈判人员，与对方谈判代表的身份、职务要相当。谈判代表要有良好的综合素质，谈判前应整理好自己的仪容仪表，穿着要整洁正式、庄重。男士应刮净胡须，穿西服必须打领带。女士穿着不宜太性感，不宜穿高跟鞋，应化淡妆。布置好谈判会场，采用长方形或椭圆形的谈判桌，门右手座位或对面座位为尊，应让给客方。
谈判前要明确底线，确定目标。在谈判开始之前，应对谈判的方方面面了如指掌。当开始直接对话的时候，一定要确保自己比对手更了解谈判议题。
此外，谈判人员的仪容风貌也格外重要。某次，中美两公司的合作会谈仪式上，合同已经签字，双方负责人正准备握手合影，美方代表突然拒绝合作，理由是中方代表的眼镜上污秽不堪，连自己卫生仪表都处理不好的人怎么能处理好美方几千万元的工程呢？一次合作的机遇就这样被一个有些脏的眼镜给葬送了。因此，谈判人员一定要注意自己的仪表。
2.谈判之初
谈判之初，谈判双方的第一印象十分重要，言谈举止要尽可能创造出友好、轻松的谈判气氛。作自我介绍时要自然大方，如果你是被介绍的人则应起立一下微笑示意，可以礼貌地说“幸会”“请多关照”之类的话。询问对方要客气，如“请问贵姓”等。介绍完毕，可选择双方共同感兴趣的话题进行交谈，稍作寒暄，以沟通感情，创造良好的气氛。
谈判之初的重要任务是摸清对方的虚实，因此要认真听对方的谈话，细心观察对方的举止表情，索取所需要的信息。在对方谈话时，要适当给予回应，这样既可了解对方的意图，又可表现出尊重与礼貌。
3.谈判之中
这是谈判的实质性阶段，主要包括问询、磋商、解决矛盾和处理冷场等四个方面。
（1）问询。事先要准备好有关问题，选择在气氛和谐时提出，态度要开诚布公。切忌气氛比较冷淡或紧张时询问，言辞不可过激或追问不休，以免引起对方的反感甚至恼怒。但对原则性问题应当力争不让。对方回答问题时不宜随意打断，答完时要向解答者表示谢意。
（2）磋商。讨价还价事关双方利益，容易因情急而失礼。因此，更要注意保持风度，应心平气和，求同存异，最终实现双赢的目标。
（3）解决矛盾。要就事论事，保持冷静，不可因发生矛盾就怒发冲冠、拍案而起，甚至进行人身攻击或侮辱对方。
（4）处理冷场。此时主方要灵活处理，可以暂时转移话题，来调节一下气氛。如果确实已无话可说，则应当机立断，暂时中止谈判，稍作休息后再重新进行。
签约仪式的礼仪
商务签约是商务谈判的结果。谈判双方就某一问题达成一致，需要以签约的形式，确定其法律依据。一旦举行了签字仪式，就是对谈判成果的公开化、固定化，也是对自身责任与义务做出的一种正式承诺，商务签字活动中，注重签约礼仪是尊重对方的外在表现，能起到联络双方感情、烘托签约气氛的作用，是促使签约顺利进行的润滑剂，具体的签约礼仪包含如下几个方面。
1.布置签约会场
保持签约会场的整洁、清静是最基本的要求。一般情况下，签约会场的布置应以庄重为原则，在签字厅内铺上地毯以示庄重。
在正规的签字桌上铺上深绿色的台布，横放于室内。将适量的座椅摆放在签字桌后面，数量因情况而定。如果是双边式签约，座椅可适量少放几张；如果是多边性签约，因人数相对较多，座椅数量也应该适当增加。值得注意的是签约的座次安排，不妨参考如下几点。
（1）并列式。
按照这种形式排座，是双边签字仪式中最常见的形式。将签字桌横放于室内，双方签字人员居中面门而坐。其他人员分别就座于签字人员的两旁，客方居右，主方居左。
（2）对面式。
对面式的座次排列与并列式相仿，唯一的区别在于双方签字人员呈面对面的态势，分坐在签字桌两旁。
（3）设立主席台位。
这种主席台排列式一般用于多边性签字仪式。即将签字桌横放于室内，在面对正门的位置设立一个主席台。其他人皆面对主席台而坐。签字时，各方签字人员按照顺序走上主席台，在合同、协议上签完字后，转身离开主席台，回到原座位处就座。
签字桌上应摆放好签署合同所需要的工具，如文本、签字笔、吸墨器等，这是签字仪式开始前必须做的准备工作。与外商签约时，还要在签字桌上插上各方国旗。
签署合同的正式文本，应该以白纸印制而成，按照八开的规格装订成册，再用高档的质料作为封面。封面质料一般选择真皮、金属、软木等。如果是国际商务合同，应该准备英文版本的合同书或者其他官方语言的合同书。签约仪式的主方应提供待签合同文本，稳妥起见，还可向各方提供一份副本。在准备时可以会同各方的指定人员一起进行文本的校对、印刷和装订等准备工作。
依照商界的习惯，签字的准备工作应由主办签字活动方筹备。在能力范围内，力求周到、郑重、舒适。
2.安排签约人员
安排签约人员要根据合同的重要程度而定，如果所签合同非常重要，应选择组织中的最高负责人；如果合同不是十分重要，可选择具体部门负责人。在确定签字人选的同时，还要为其选择一个助签人员，以便探讨合同中的细节问题。其他参与洽谈人员的人数根据工作需要确定。注意双方人数最好大体相等。
3.签约的基本程序
（1）宣布开始。
当有关签约人员全部进入签字会场，在各自位置上就座以后，便可宣布签字仪式开始。
（2）签署文件。
通常的做法是，先签署己方保存的合同文本，然后再签署对方保存的合同文本。签字时由助签人协助翻开文本，指明签字处。各方应首先在己方的文本上签字，再交由他方签署，交换的工作应由助签人来完成。在己方文本上签字时，应当使自己名列首位，这样在次序排列上可以使有关各方都有机会居于首位，以示各方平等。在礼仪上，这种做法被称为“轮换制”。如果签署的是多边合同，一般由主方代表先签字，然后依一定次序由各方代表签字。
（3）签署完毕。
签字结束以后，还需将合同文本互相交换，签字人相互握手以示祝贺，在全场人员热烈的掌声中，签约仪式完毕。为了给签字仪式增添喜庆气氛，还可以当场开启香槟以示庆祝。
一般情况下，双方签订的商务合同，在提交相关部门公证以后才能正式生效。
记者招待会礼仪
记者招待会是建立公共关系的最好形式，通过记者的宣传，可以为企业或个人塑造良好的社会形象，提高社会声望，因此适时地举行记者招待会是一件具有实际意义的活动。既然记者招待会的作用如此巨大，如果你需要筹备或参加公司的记者招待会，就应该以正确的态度对待，注意记者招待会的礼仪。
1.招待会准备工作
（1）明确目的。在召开记者招待会前，主办者应确立记者招待会的主题，仔细斟酌该主题新闻价值的大小，能不能引起大众的注意等，只有将这些因素考虑清楚，才能确保记者招待会得到圆满成功。根据记者招待会的特点，在招待会举行之前必须对所要发布的消息是否重要、是否具有广泛传播的新闻价值及新闻发布的紧迫性与最佳时机进行分析和研究。只有在确认召开的必要性和可能性后，才可决定召开记者招待会。一般地说，组织举行招待会的原因，有以下几方面：出现紧急情况，如爆炸事件、恐怖事件、起火事件等；企业新产品的开发和投产；组织对社会作出重大贡献或善事；推出影响社会的新措施；企业的开张、关闭、合并、转产；组织的重大庆典等。只有明确招待会的目的，接下来的工作才能有条不紊地进行。
（2）确定邀请对象。记者招待会的主体是新闻记者，所以在召开前需要提前确定邀请对象。由于新闻媒体的人事变动很大，所以必须核查清楚再邀请，以免因请错对象而得罪人。应邀者的范围应视问题涉及的范围或事件发生的地点而定。如事件在某城市发生，一般就请当地的新闻记者到会。同时还要注意邀请的记者应该有较大的覆盖面，既要有报纸、杂志方面的记者，也要有广播、电视方面的记者；既要有文字方面的记者，也要有摄影方面的记者。
（3）发放邀请函。邀请函最好提前7天发放到记者手中，以方便记者安排时间。注意：在记者招待会召开前1～2天再用电话通知一次被邀请者，确保到场记者人数。
（4）准备新闻稿和相关资料。在记者招待会上，主办者除了要回答记者的相关问题，还应准备一些相关材料，前提是确保材料的真实性。记者招待会需用的资料主要有两个方面：一是会上发言人的发言提纲和报道提纲；二是有关的辅助材料。前者应在会前根据会议主题，组织熟悉情况的人成立专门的小组负责起草。其内容要求全面、准确、简明扼要，主题突出。发言人的发言提纲和报道提纲的内容在组织内部通报一下，统一口径，以免引起记者猜疑，对所要宣传的事情产生不利的影响。
（5）把握时间和地点。记者招待会的时间由主办单位决定，记者招待会的日期，应尽量避开节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不能参加会议，影响招待会的效果。应在记者招待会当天下午5点钟以前结束，因为，一般新闻稿件在5点钟都要截稿。
记者招待会地点选择的原则是交通便利、停车较方便、环境清静。同时在地点选择上主要的考虑重点是要给记者创造各种方便采访的条件。例如：是否具备录像、拍摄的辅助灯光，视听辅助工具，对企业或个人而言有百利而无一害，所以在举办记者招待会时，一定要注重礼仪，以免得罪记者，产生不必要的矛盾。
2.记者招待会期间的注意事项
（1）分发资料。在记者招待会即将开始之前，接待人员要将会前预备的资料，有礼貌地发给到会的每一位人员。
（2）主持人和发言人要相互配合。记者招待会在进行过程中，应始终围绕着会议主题进行，这就需要会议的发言人和主持人配合一致，相互呼应。如当记者的提问离开主题太远时，主持人要能巧妙地将话题引向主题，发言人通过回答问题将话题引到会议的主题上来，这样记者招待会才会取得令人满意的效果。
（3）发言人回答问题要得体。对于不愿意发表和透露的内容，应委婉地向记者作出解释，记者一般会尊重东道主的意见。切忌用“我不清楚”或“这是保密的问题”等来简单处理。遇到回答不了的问题时，应告诉记者如何去获得圆满答案的途径，不可不计后果随意地说“无可奉告”或“没有什么好解释的”，这会引起记者的不满和反感。
3.记者招待会后续工作
作为一项活动的完整过程，记者招待会结束之后，还需要一些后续工作，及时检验记者招待会是否达到了预定的效果。
（1）在记者招待会举行过后，举办方要搜集到会记者在报刊、电台上的报道，并进行归类分析，检查是否达到了举办记者招待会的预定目标，如果严重偏离主题，举办方可以考虑重新举办记者招待会。对于检查出来的问题，应该分析原因，及时吸取教训。
（2）调查和收集与会记者及其他代表对记者招待会的反应，检查记者招待会在接待、安排、提供方便等方面的工作是否有欠妥之处，以利改进今后的工作。
新闻发布会仪式的礼仪
礼仪是为人处事的根本，是企业发展的前提。就新闻发布会而言，礼仪在其中起了很重要的作用，它决定着新闻发布会的成败，从而影响着企业形象的塑造和发展前途。
1.准备阶段
企业欲发布重大新闻往往要举行新闻发布会，邀请相关新闻单位的记者参加，这是企业宣传的一个重要渠道。这就要求，企业在举办新闻发布会前必须做好准备，需要考虑如下几方面问题。
（1）新闻价值。
举办新闻发布会前，必须慎重考虑将要发布的新闻是否有新闻价值，是否值得发布，发出以后能否起到吸引读者、观众的作用。
（2）确定新闻发布会的举办时间。
新闻发布会的举办日期很重要，举办之前首先要考虑到这一点，然后再根据实际情况，确定日期和时间。值得注意的是，新闻发布会在选择日期和时间上，一定要考虑到外界因素，如果当时、当地还有其他的重大活动，最好避开，以免影响效果。此外，要确认不会有其他更重要的新闻，避开突发性事件，如地震、龙卷风等。因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把发布会的时间安排在周一、周二、周三的下午为宜，会议时间保证在1小时左右，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。
（3）选择场地。
场地可以选择在户外，也可以选择在室内。多数的新闻发布会都选择在室内举行。根据发布会规模的大小，室内的新闻发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。在选择酒店时，还要考虑酒店的地点，包括离主要媒体、重要人物的距离远近，交通是否便利等。
（4）做好事前准备工作。
第一，为来宾和记者安排好休息、工作的场所。
第二，根据新闻发布会的参加人数，选择面积适中的会议厅。将主席台布置好，包括投影设备、电源、胸部麦克风、远程麦克风等。同时，也要提前做好背景布置工作。主题背景板，内容含主题和会议日期等，有的会写上召开的城市，颜色、字体注意美观大方。此外，酒店外围也要做适当的布置，如在酒店外布置横幅、竖幅、飘空气球和拱形门等。
第三，准备好宴会所需物品。新闻发布会结束后举办鸡尾酒会、茶话会在当今已经成为一种趋势，目的是给企业相关人员和记者创造联络感情的空间，促进双方的感情交流。
第四，印制请柬。请柬问题不可小视，那是礼仪的重要象征。一般情况下，请柬上面应注明新闻发布会的日期、地点、举办机构和电话号码以及目的。值得注意的是，被邀请者的姓名要写得整齐美观，不能潦草，以免给人以不敬的感觉。请柬写好后，对于重要人物最好请专人送达。
（5）准备相关文字材料。
在新闻发布会上，回答记者提出的问题是必要的，但仅是回答问题还不够，还要准备足够的文字材料供记者寻找新闻线索，发布新闻。准备文字材料的前提是要保证材料的正确性。
在举行新闻发布会之前，尤其要注意对媒体和记者的邀请。邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域的记者参加，如果现场气氛热烈，应该关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。
邀请的时间一般以提前3～5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣，一种可选的方式是开会前不透露新闻，给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这则消息报道出来”的想法促使很多媒体都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用记者的行话说就是“新闻资源已被破坏”，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情就会大大减弱，甚至不想再发布。无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉，在新闻发布会之前，都不可以将重大的新闻内容透漏出去。在记者邀请的过程中必须注意，一定邀请新闻记者，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时必须进行回绝。
新闻发布会也是公司同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大的影响，如果表现不佳，公司形象会大打折扣。所以，在举行新闻发布会的过程中，发布会发言人的选择十分重要，在选择新闻发言人时应该注意以下几点。
第一，新闻发言人首先应该是公司的主要领导人之一，有权代表公司发言，能对自己的发言负责任。
第二，新闻发言人在某种程度上也关系到企业的形象，所以应该具备良好的体貌特征。在新闻发布会当天，发言人还要身穿正装。
第三，良好的语言表达能力。新闻发言人要有丰富的知识和阅历，发言时要有清晰的思路，明确的主题。同时还要注意语言的简洁和贴切，要有高度的概括能力。
第四，灵活的应变能力。在发布会现场可能会出现意想不到的情况，这需要新闻发言人具有灵活的应变能力，在原来的计划基础上做出适当的调整。
2.发布会实施阶段
在新闻发布会上，发言人首先要宣读一个新闻发布会的发言稿，说明这次新闻发布会的主办方、目的、措施等。通常在发言人进行发言以后，有一个回答记者提问的环节，这个环节可以充分通过双方的沟通，增强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。
在回答记者的提问时，一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及专业性强的问题，可由他人辅助。如果有外国记者，组织者还要配备专业的翻译人员或者聘请同声传译人员，为发言人的发言做好翻译。
发布会前主办方要准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答，不宜采取“无可奉告”的方式，这样显得有些不礼貌。对于复杂而需要大量解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。
以上是举办方以及举办方的人员应遵循的礼仪规范，而记者也应该遵守一定的礼仪。在提问过程中，不要提出与发布会无关的问题，更不可以进行人身攻击，否则就是一种严重的失礼行为。尖锐的问题应该在其他场合提出，否则会让举办者下不了台。
剪彩仪式的礼仪
剪彩仪式上有众多的惯例、规则必须遵守，其具体的程序亦有一定的要求。剪彩的礼仪，就是对此进行的规范。目前所通行的剪彩的礼仪主要包括剪彩的准备、剪彩的人员、剪彩的程序、剪彩的做法等四个方面的内容。如果你参加剪彩，一定要注意剪彩的礼仪。
1.剪彩的准备
剪彩仪式有大量的准备工作需要做好。其中主要涉及场地的布置、环境的卫生、灯光与音响的准备、媒体的邀请等。除此之外，尤需对剪彩仪式上所需使用的某些特殊用具，诸如红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯等，仔细地进行选择与准备。
红色缎带是剪彩仪式之中的“彩”。作为主角，它自然是万众瞩目之焦点。按照传统做法，它应当由一整匹未曾使用过的红色绸缎，在中间结成数朵花团而成。目前，有些单位为了厉行节约，而代之以长度为两米左右的细窄的红色缎带，或者以红布条、红线绳、红纸条作为其变通，这是万万不行的。
新剪刀是专供剪彩者在剪彩仪式上正式剪彩时所使用的。必须是每位现场剪彩者人手一把，而且必须是崭新、锋利的新剪刀。务必要确保剪彩者在以之正式剪彩时，可以“一剪”定乾坤，而切勿一再补刀。在剪彩仪式结束后，主办方可将每位剪彩者所使用的剪刀经过包装之后，送给对方作为纪念品。
白色薄纱手套是专为剪彩者所准备的。在正式的剪彩仪式上，剪彩者剪彩时最好每人戴上一副白色薄纱手套，以示郑重其事。
托盘在剪彩仪式上是托在礼仪小姐手中，用作盛放红色缎带、剪刀、白色薄纱手套的。在剪彩仪式上所使用的托盘，最好是崭新的。它通常首选银色的不锈钢制品。为了显示正规，可在使用时上铺红色绒布或绸布。数量一般是每一位剪彩者配置一只专为其服务的托盘，同时专用一只托盘盛放红色缎带。
红色地毯主要铺设在剪彩者正式剪彩时的站立之处。在剪彩现场铺设红色地毯，主要是为了提升档次，并营造一种喜庆的气氛。
2.剪彩人员
剪彩的人员必须审慎选定，并于事先进行必要的培训。除主持人之外，剪彩的人员主要是由剪彩者与助剪者等两个主要部分的人员构成的。
剪彩者，即在剪彩仪式上持剪刀剪彩之人。根据惯例，剪彩者可以是一个人，也可以是几个人，但是一般不应多于五人。通常，剪彩者多由上级领导、合作伙伴、社会名流、员工代表或客户代表担任。确定剪彩者名单，必须是在剪彩仪式正式举行之前。名单一经确定，即应尽早告知对方，使其有所准备。在一般情况下，确定剪彩者时，必须尊重对方个人的意见，切勿强求对方。需要由数人同时担任剪彩者时，应分别告知每位剪彩者届时他将与何人共担此任，这样是对剪彩者的一种尊重。在剪彩仪式举行前，将剪彩者集中在一起，告之对方有关的注意事项，并稍事排练。按照常规，剪彩者应着套装、套裙或制服，不允许戴帽子、太阳镜或便装。
若剪彩者仅为一人，则其剪彩时居中而立即可。若剪彩者不止一人时，则其同时上场剪彩时位次的尊卑就必须予以重视。一般的规矩是：中间高于两侧，右侧高于左侧，距离中间站立者愈远位次便愈低，即主剪者应居于中央的位置。
3.剪彩的程序
剪彩的程序必须有条不紊。在正常情况下，剪彩仪式应在行将启用的建筑、工程或者展销会、博览会的现场举行。正门外的广场、正门内的大厅，都是可予优先考虑的。一般来说，剪彩仪式宜紧凑，忌拖沓，所耗时间越短越好。短则一刻钟即可，长则最好不宜超过一个小时。剪彩既可以是开业仪式中的一项具体程序，也能独立出来，由其自身的一系列程序所组成。独立的剪彩仪式，通常包含以下五项基本的程序。
（1）请来宾就位。在剪彩仪式上，通常只为剪彩者、来宾和本单位的负责人安排坐席。在剪彩仪式开始时，应敬请大家在已排好顺序的座位上就座。一般情况下，剪彩者应就座于前排。若其不止一人时，则应使其按照剪彩时的具体顺序就座。
（2）宣布仪式正式开始。在主持人宣布仪式开始后，乐队演奏音乐，全体到场者热烈鼓掌。此后，主持人应向全体到场者介绍到场的重要来宾。
（3）进行发言。发言者依次应为东道主单位的代表、上级主管部门的代表、地方政府的代表、合作单位的代表，等等。发言内容应言简意赅，每人不超过三分钟，重点分别应为介绍、道谢与致贺。
（4）进行剪彩。此刻，全场掌声雷动，必要时还可奏乐或燃放鞭炮。
（5）进行参观。剪彩之后，主人应陪同来宾参观被剪彩之物。仪式至此宣告结束。随后东道主单位可向来宾赠送纪念性礼品，并以自助餐款待全体来宾。
4.剪彩的做法
当主持人宣告进行剪彩之后，礼仪小姐应排成一行，从两侧同时或从右侧率先登场，登台之后，拉彩者与捧花者应当站成一行，拉彩者处于两端拉直红色缎带，捧花者各自双手捧一朵花团。托盘者须站立在拉彩者与捧花者身后一米左右，并且自成一行。
在剪彩者登台时，引导者应在其左前方进行引导，使之各就各位。剪彩者登台时，宜从右侧出场。当剪彩者均已到达既定位置之后，端托盘者应前行一步，到达前者的右后侧，以便为其递上剪刀、手套。剪彩者如果不止一人，则其登台时亦应列成一行，并且使主剪者行进在前。在主持人向全体到场者介绍剪彩者时，后者应面含微笑向大家欠身或点头致意。剪彩者行至既定位置之后，应向拉彩者、捧花者含笑致意。
在正式剪彩前，剪彩者应首先向拉彩者、捧花者示意，待其有所准备后，集中精力，右手手持剪刀，表情庄重地将红色缎带一刀剪断。若多名剪彩者同时剪彩时，其他剪彩者应注意主剪者动作，与其协调一致，力争大家同时将红色缎带剪断。按照惯例，剪彩以后，红色花团应准确无误地落入托盘者手中的托盘里，而切勿使之坠地。为此，需要捧花者与端托盘者的合作。剪彩者在剪彩成功后，可以右手举起剪刀，面向全体到场者致意。然后放剪刀、手套于托盘之内，举手鼓掌。接下来，可依次与主人握手道喜，并列队在引导者的引导下退场。退场时，一般宜从右侧下台。待剪彩者退场后，其他礼仪小姐方可列队由右侧退场。
商务交接仪式的礼仪
交接仪式一般是指施工单位依照合同的约定将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备，经有关部门验收合格后正式移交给使用单位之时，所专门举行的庆祝典礼。交接的礼仪，也就是在举行交接仪式时所需遵守的有关规范，具体包括以下三个方面。
1.交接仪式的准备
成功的交接仪式需要做很多准备工作，其中有三方面的工作必不可少，即来宾的邀约、交接仪式现场的布置、仪式用品的预备。
（1）来宾的邀请。
在交接仪式上，来宾的邀请通常由施工单位负责邀请，对于具体的邀请名单，可以同工程的接收单位协商。一般情况下，参加交接仪式的人数自然是越多越好。如果参加者太少，难免会使仪式显得冷冷清清。但是，在确定参加仪式的总人数时，必须考虑场地条件与接待能力。如果参加仪式的人数超过接待能力，就会适得其反。
按照惯例，交接仪式的出席人员应当包括以下人员：接收单位的有关领导、施工单位的有关领导、政府主管部门的有关领导、工程协作单位的有关人士和新闻界记者，等等。在上述人员之中，除施工、安装单位与接收单位的有关人员之外，对于其他所有的人员，均应提前送达或寄达正式的书面邀请，以示对对方的尊重之意。
政府主管部门和媒体记者对企业的发展起到了很大的作用，所以，对这些人更要注意相关的礼仪。在邀请政府主管部门领导的时候，要表现得心诚意切，努力争取。在交接仪式上，施工单位和接收单位可以与政府主管部门的领导相互沟通和了解，进一步加深与政府的关系。另外，主办方也要尽可能地多邀请新闻记者参加交接仪式，在仪式的当天，还要为他们尽可能地提供便利。如果还要邀请海外的媒体人员参加交接仪式，则必须认真遵守有关的外事规则与外事纪律，事先履行必要的报批手续，以减少不必要的麻烦。
（2）布置举行交接仪式的现场。
在选择交接仪式的现场时，施工单位可以和接收单位协商，根据具体情况选择适宜的地址。根据常规，一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。有时，亦可将其酌情安排在东道主单位本部的会议厅，或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所，如宾馆等。
如果把交接仪式的现场选择在即将交付使用的工程所在地，那么出席交接仪式的人员能够身临其境，对工程项目也会有直观的了解，新闻记者也更加容易开展工作，对工程的宣传工作就会更加容易一些。但是如果工程在荒郊野外，那么在工程现场举行交接仪式就有一些不合时宜，政府的有关领导和新闻记者很难到齐，不利于交接仪式的进行。
如果把交接仪式的现场选择在施工单位，那么仪式现场的布置也就十分容易了，而且也免去了繁杂的接待工作。如果工程在荒郊野外或者工程现场暂时不宜请外人参观，那么，在施工单位举行交接仪式是比较好的选择。此时，接收单位要协助施工单位做好准备工作。
如果以上两个地点都不合时宜，那么，就只好在宾馆或者酒店举行交接仪式了。在宾馆的礼堂或者多功能厅举行交接仪式，可以节省很多的布置工作，而且环境舒适，提升交接仪式的档次，有关人员更乐于前往参加仪式。不过，在宾馆举行交接仪式，成本花费较大。
主办方在选择和布置场地时，要具体情况具体分析，选择最好的举办地点，为交接仪式的成功举行奠定基础。
（3）仪式上所需物品的准备。
在交接仪式上所需要的物品，应由施工单位进行准备。在交接仪式上最重要的物品就是交接的象征之物。一般包括政府有关部门的验收文件和交接物品的明细表。验收文件是政府有关部门对工程进行检验以后，证明工程可以交付使用的法律文件。如果交接的是酒店或宾馆，那么在交接仪式上还会准备一把钥匙，交给接收单位，钥匙具有象征意义，因此，即使有多把钥匙，也只要准备一把即可。
在交接仪式的现场，需要有一个主席台。在主席台上，应该悬挂一个巨型横幅，横幅最好是喷绘的，颜色以红色为最佳，上面最好以工程作为背景，还要在横幅上写上交接仪式的名称，如“某工程交接仪式”，名称下面要写上主办方和日期。在主席台上也要铺上红色的地毯，根据嘉宾的人数摆放一定数量的桌椅。除此之外，主办交接仪式的单位，还需要为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品，在举行交接仪式的现场四周，尤其是在正门入口之处、干道两侧、交接物四周，可酌情悬挂一定数量的彩带、彩旗、彩球，并放置一些色泽艳丽、花朵硕大的盆花，用以美化环境。
2.交接仪式的程序礼仪
在交接仪式上，各项工作要按照一定的程序进行。主办方要根据仪式时间的长短妥善安排各项程序，一般来说，交接仪式的程序包括以下几个方面。
（1）主持人宣布交接仪式正式开始。在主持人没有宣布仪式开始之前，主办方可以请有关人士到主席台上就座。当主持人宣布交接仪式开始的时候，参加仪式的全体人员应当进行较长时间热烈的鼓掌，以表达对主办方的祝贺。
（2）施工单位与接收单位正式进行有关工程项目的交接。施工单位的代表将有关工程项目的验收文件、物品的明细表和象征性物品等，递交给接收单位的代表。在递交的过程中，双方代表要面带微笑，双手递交、接收有关物品，递交结束后，还应亲切握手。在递交的过程中，可演奏或播放节奏欢快的喜庆性的进行曲。
（3）各方代表发言。按照惯例，在交接仪式上，各方的代表要进行发言，发言的一般顺序为：施工单位的代表，接收单位的代表，来宾的代表等。如果有政府主管部门的领导，应该请他们先发言。这些发言一般均为礼节性的，通常以简短为宜。
（4）主持人宣布交接仪式正式结束。当主持人宣布交接仪式结束时，全体与会者应再次进行较长时间的热烈鼓掌。
一般来说，交接仪式同其他仪式一样，要把握好时间的长短，总的来说，仪式的时间是宜短不宜长。在正常情况下，一次交接仪式从头至尾所用的时间，大体上不应当超过一个小时，如果超过一小时，可以做适当的精简，如果时间过短，可以组织与会人员参观工程。主办方应该为此专门安排好富有经验的陪同和解说人员。各方来宾通过现场参观，可以进一步加深对有关的工程项目的认识。
3.交接仪式上表现要得体
交接仪式是一个十分正式的场合，所以，无论是主办方还是嘉宾，都应该注意礼仪问题。
对于主办方而言，礼仪显得更重要，在交接仪式上，需要注意的主要问题有以下几个方面。
（1）要注意礼貌待人。作为主办方，每个接待的工作人员都应该有主人翁意识，主动帮助来宾，遇到解决不了的问题，不要不管不问，要向上级及时地反映。作为陪同或者是解说人员，态度要热情，对于来宾提出的问题要耐心解答。
（2）要注意仪表。在交接仪式上，无论是接待人员还是施工单位领导，一定要注意仪表，除了礼仪小姐，其他人员都应该身穿正装。良好的仪表可以显示出主办方对这次活动的重视，同时，也可以提升主办方的企业形象。
（3）要保持风度。在交接仪式举行期间，接待人员要注意自身形象，不要交头接耳，更不可以嬉戏打闹。而作为主办方的领导，也要保持风度，在为发言者鼓掌时，不要厚此薄彼，当受到来宾的称赞时，不要得意忘形，要适当保持谦虚，这样才能赢得来宾的尊敬。
作为交接仪式的来宾，也要尊重主办方，在出席交接仪式时，在礼仪方面要注意以下几个方面。
（1）守时。作为来宾，如果没有特殊原因，务必要守时。若交接仪式当天不能出席，则应尽早通知主办方，让主办方另做准备。
（2）致以祝贺。受到主办方的邀请以后，被邀请者应该以单位或个人的名义发出贺电或贺信，向主办方表示热烈祝贺。在参加交接仪式的当天，被邀请者也要郑重其事地与主办方的主要负责人握手，口头道贺，以示尊重。
（3）准备贺礼。作为来宾，在参加交接仪式的当天应该适当准备一些贺礼，如果以政府部门的身份参加仪式，则无需准备。在交接仪式上，花篮是最好的贺礼。一般而言，花篮的赠送者在花篮的两侧悬挂特制的红色缎带，左边写上赠送者的姓名或者是所在单位的名称，右边写上“恭贺某交接仪式隆重举行”等字样。
（4）预备贺词。如果主办方在发出邀请时，还明确表示要请你发言，那么在交接仪式之前还要准备一份书面贺词。贺词内容应当简明扼要，主要是为了向主办方道喜祝贺，增添仪式上的喜庆气氛。
在商界，交接仪式十分普遍，也是众多商家宣传自己的机遇，掌握交接仪式的礼仪可以让交接仪式更加成功。
商务函件的礼仪
在频繁的商务往来中，函件起到了很大的作用，是企业与企业之间沟通的桥梁。
1.函件的书写礼仪
（1）称呼要准确，要有礼貌。在商务函件中，准确和礼貌的称呼是对收件人的尊重，也会受到收件人的认可。
（2）问候要真诚。函件开头之后的应酬语（承启语）起着开场白的作用。无论是经常通信者还是素昧平生者，信的开头应有问候语。向对方问候一声，是必不可少的礼仪。问候语可长可短，即使短到“您好”两字，也体现出写信人的一片真诚。
（3）结束语不可少。正文最后一行下空两行处写结束语。
2.函件的收发礼仪
收、发各种函件也需要掌握一些礼仪技巧。技巧运用得当，会产生积极效果，否则，将无法达到预期目的，从而违背了收、发函件的初衷。
收、发各种函件应该掌握哪些礼仪呢？不妨参考如下几个方面。
（1）邀请函。
第一，邀请函的内容包括：会议举办的宗旨、时间、地点、被邀请者的姓名和职称。注意：邀请函中被邀者的姓名、职称一定要书写工整。
第二，由于被邀请者的身份不同，邀请函发送方式也要相应变化。如果被邀者的身份、地位较高，则应由专人派送；如果是一般身份的宾客则可通过邮寄、发电子邮件的方式送达。值得注意的是，邮寄发送邀请函装封时，正面要朝上，邮票要贴正。
第三，邀请函的发送时间，一般提前一个星期；记者招待会的邀请函大多提前五天发送。
（2）答复函。
收到邀请函后，不论出席还是不出席，都必须尽快给邀请者一个答复，答复函的书写格式与邀请函大致相同，圈选出席或不出席，并在空白处写上祝贺的话语，及时寄出。如果不能出席，还应另备信函说明缺席理由，并真诚地请对方谅解，此信函与答复函一并寄出。如有必要还应给对方打电话，再次说明缺席理由，并向对方的邀请表示由衷的感谢。
（3）谢函。
日常生活中，谢函很少使用。一般情况下，人们收到礼品或应邀参加宴会时，都以电话致谢。当然，也有以信函的方式表达谢意的，这时对信函中的用字遣词一定要慎重，因为这很可能是主人收到的唯一一封谢函，为表诚意，马虎不得。
邀请函、答复函和谢函的书写和发送是一项十分严肃的工作，书写应以“工整、得体、简明”为原则，发送要以及时为条件，千万不能有丝毫怠慢，使邀请函、答复函和谢函失去原有的功效。
3.信笺（信纸）的礼仪
信笺在商业交往中起到了很大的作用，商业信笺也代表着企业的形象，所以在使用函件的过程中，也要注意信笺的礼仪。
（1）在订购企业信笺的时候，将企业的电话号码和传真号码写在信笺的首行空白处，这样收件人就能很容易与企业联系，这给收件人带来了很大的便利。
（2）信笺上的字体要够大，也不是越大越好，以对方能够看清字体为最佳。
（3）信笺的内容写好以后，要把信笺折叠整齐，再装进信封里。
（4）如果企业的电话或者地址发生变化，要及时订购新的信笺，此时如果还使用旧的信笺会给企业和商业伙伴带来麻烦。
（5）信笺表面要保持整洁，脏兮兮的信笺会让企业的形象大打折扣，同时在使用信封的时候，记得要把信封完全封好，这样才不会破坏信笺的美感。
商品展览会参展单位的礼仪
展览会主要是有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料等供人参观了解的一种形式，是一种宣传性的聚会。有时，人们也将其简称为展览，或称之为展示、展示会。
展览会礼仪通常是指商界单位在组织、参加展览会时，所应当遵循的规范与惯例。
参展单位在正式参加展览会时，必须要求自己的全部派出人员齐心协力、同心同德，为大获全胜而努力奋斗。在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面，参展单位尤其要予以特别的重视。以下分别对其作简要的介绍。
1.努力维护整体形象
在参与展览时，参展单位的整体形象直接映入观众的眼里，因而对自己参展的成败影响极大。参展单位的整体形象，主要由展示物品的形象与工作人员的形象两部分构成。对于二者要给予同等的重视，不可偏废其一。
展示物品的形象，主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。用以进行展览的展品，外观上要力求完美无缺，质量上要优中选秀，陈列上要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力，而用以在展览会上向观众直接散发的有关资料，则要印刷精美、图文并茂、资讯丰富，并且注有参展单位的主要联络方法，如公关部门与销售部门的电话、电报、电传、传真以及电子邮箱，等等。
工作人员的形象，主要是指在展览会上直接代表参展单位露面的人员的穿着打扮问题。在一般情况下，要求在展位上工作的人员统一着装。最佳的选择是身穿本单位的制服或者穿深色的西装、套裙。在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客时，则最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴标明本人单位、职务、姓名的胸卡，唯有礼仪小姐可以例外。按照惯例，工作人员不应佩戴首饰，但男士应当剃须，女士则最好化淡妆。
2.要时时注意待人礼貌
在展览会上，不管是宣传型展览会还是销售型展览会，参展单位的工作人员都必须真正意识到观众是自己的上帝，为其热情而竭诚地服务则是自己的天职。为此，全体工作人员都要将礼貌待人放在心坎上，并且落实在行动上。
展览一旦正式开始，全体参展单位的工作人员即应各就各位，站立迎宾。不允许迟到、早退、无故脱岗、东游西逛，更不允许在观众到来之时坐卧不起，怠慢对方。
当观众走近自己的展位时，不管对方是否向自己打招呼，工作人员都要面含微笑，主动向对方说：“你好！欢迎光临！”随后，还应面向对方，稍许欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直指展台，并告知对方“请您参观”。
当观众在本单位的展位上进行参观时，工作人员可随行于其后，以备对方向自己进行咨询，也可以请其自便，不加干扰。假如观众较多，尤其是在接待组团而来的观众时，工作人员亦可在左前方引导对方进行参观。对于观众所提出的问题，工作人员要认真作出回答。不允许置之不理或以不礼貌的言行对待对方。
当观众离去时，工作人员应当真诚地向对方欠身施礼，并道以“谢谢光临”，或是“再见”。
在任何情况下，工作人员均不得对观众恶语相加或讥讽嘲弄。对于极个别不守展览会规则而乱摸乱动、乱拿展品的观众，仍需以礼相劝，必要时可请保安人员协助，但不可对对方擅自动粗，进行打骂、扣留或者非法搜身。
3.要善于运用解说技巧
解说技巧主要是指参展单位的工作人员在向观众介绍或说明展品时，所应当掌握的基本方法和技能。具体而论，在宣传型展览会与销售型展览会上，其解说技巧既有共性可循，又有各自的不同之处。
在宣传型展览会与销售性展览会上，解说技巧的共性在于：要善于因人而异，使解说具有针对性。与此同时，要突出自己展品的特色。在实事求是的前提下，要注意对其扬长避短，强调“人无我有”之处。在必要时，还可邀请观众亲自动手操作或由工作人员对其进行现场示范。此外，还可安排观众观看与展品相关的影视片，并向其提供说明材料与单位名片。通常，说明材料与单位名片应常备于展台之上，由观众自取。
宣传型展览会与销售型展览会的解说技巧，又有一些不同之处。在宣传型展览会上，解说的重点应当放在推广参展单位的形象之上。要善于使解说围绕着参展单位与公众的双向沟通而进行，时时刻刻都应大力宣传本单位的成就和理念，以便使公众对参展单位给予认可。
而在销售型展览会上，解说的重点则必须放在主要展品的介绍与推销之上。按照国外的常规说法，解说时一定要注意“FABE”并重。其中，“F”指展品特征，“A”指展品优点，“B”指客户利益，“E”则指可资证据。要求工作人员在销售型展览会上向观众进行解说时，注意“FABE”并重，就是要求其解说应当以客户利益为重，要在提供有利证据的前提之下，着重强调自己所介绍、推销的展品的主要特征与主要优点，以争取使客户觉得言之有理，乐于接受。不过，争抢、尾随观众兜售展品，弄虚作假，或是强行向观众推介展品，则不可取。
商务旅行的礼仪
作为商务人士，商务旅行是日常工作内容的一部分。在商务旅行的过程中，商务人士也要遵守一定的礼仪，才能保持商务人士的优雅，同时可以在商务旅行期间圆满地完成工作任务。在商务旅行的过程中，商务人士应该注意以下礼仪规范。
1.做好商务旅行的准备工作
一次完美的商务旅行需要充足的准备工作，商务旅行的准备工作对整个商务旅行起着决定性的作用。
（1）提前预订车（机）票。
商务人士在确定自己的行程和目的地以后，根据路程的远近选择最合适的交通工具。确定交通工具以后，再根据自己的行程安排提前预订车票或者是机票。如果选择火车出行，那么要及时地查看最新的列车时刻表，防止车次变动给自己的出行带来麻烦，如果选择飞机出行，也要及时与航空公司取得联系，查询最新的航班信息。
由于季节不同，车票的提前预售期限也不同，商务人士在出行之前要对这方面的信息了解清楚，必要的时候，可以与票务公司取得联系，也可以委托票务公司预订车票或者机票。如果委托票务公司代为办理，那么一定要把自己出行的日期、车次、票的类别（如果是火车，是坐票还是卧铺；如果是飞机，是头等舱还是二等舱）准确无误地告诉票务公司。
（2）预订酒店。
商务人士在出行之前要解决好在目的地的住宿问题。如果出差的地方有子公司或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。有时，商务人士也会在到达目的地以后再解决住宿问题，对于商务人士来说，提前预订商务酒店是比较稳妥的做法。目前，预订酒店的方式也是多种多样的，但最常用的还是电话预订，在确定了要入住的酒店后，可以拨打他们的电话，告诉他们你的要求，包括入住和停留的时间、入住的人数、房间的类型等。
在预订酒店时，可以根据自己的偏好，选择不同类型的酒店，有的可能喜欢商务型的，有的可能喜欢休闲型的。在预订酒店的时候，也要根据公司的规定，预订的酒店要能够报销，否则就只能自己掏腰包了。
（3）准备好随身携带的用品。
在商务旅行之前，要准备好随身携带的物品。在出行之前，不妨列一个清单，尤其是重要的文件，更不能遗漏。一般而言，商务人士在商务旅行时应该至少携带这些物品：公司文件（比如合同）、名片、签字笔、笔记本、行程表、目的地的交通图、换洗的衣物、常备的药品、洗漱用品等。在准备随身携带的用品时也要注意，要尽量保持行装的轻便，可带可不带的就尽量少带。
2.到达目的地以后要注意的礼仪
（1）入住酒店的礼仪。到达了目的地之后，如果已经提前预订了酒店，就可以直接来到预订的酒店了。进入酒店以后，首先要登记，登记的时候要提前准备好相关的证件，身份证或者是护照。如果前面有顾客正在登记，那你应该按照顺序等候。
登记结束以后，拿到钥匙，就可以去房间了。有时，会有服务员引导你去房间，同时也会帮助你拿行李，到了房间以后，要向服务员致谢。
到了房间以后，首先安顿好行李，稍事休息以后，熟悉一下房间的布局，查看安全措施是否稳妥等。房间熟悉以后，应该走出房间熟悉一下酒店的布局，查看紧急出口和安全出口。
在酒店，大厅里可能有茶座，那里是供客人临时休息或者是短暂会客用的，如果在这里谈话或者是打电话，要控制自己的音量。
在客房里，要注意保持卫生清洁，物品摆放整齐，在看电视的时候，音量不要太大，否则会妨碍隔壁客人的休息。贵重物品一定要妥善保管，可以委托酒店代为保管。
（2）礼节性的小费。如果商务旅行要出国，许多国家均有顾客向服务人员付小费的习俗。因为小费，含有一定的礼节性，它在一定程度上表示着顾客对服务人员的爱护与尊重，所以有时礼节性的小费也必不可少。在向服务人员付小费的时候，不同的国家有不同的做法，有的是私下进行的，比如把小费放在托盘下面，有的是公开进行的。由于各国各地各行业小费的数额没有统一规定，所以应该入境随俗，可以事先向熟悉情况的人了解付小费的做法、比例。