1.6 账簿

账簿，是由一定格式而又互相联系的账页所组成的，用以全面、系统及连续记录各项经济业务的簿籍，是编制财务报表的依据，也是保存会计资料的重要工具。

1.6.1 账簿的作用

通过账簿的设置和登记，可起到以下作用：

· 记载、储存会计信息。

将会计凭证所记录的经济业务一一记入有关账簿，可以完全反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的各项会计信息。

· 分类、汇总会计信息。

账簿由不同的相互关联的账户所组成。通过账簿记录，一方面可以分门别类地反映各项会计信息，提供一定时期内经济活动的详细情况；另一方面可以通过发生额、余额计算，提供各方面所需要的总括会计信息，反映财务状况及经营成果的综合价值指标。

· 检查、校正会计信息。

账簿记录是会计凭证信息的进一步整理。如在永续盘存法下，通过有关盘存账户余额与实际盘存或核查结果的核对，可以确认财产的盘盈或盘亏，并根据实际结存数额调整账簿记录，做到账实相符，提供如实、可靠的会计信息。

· 编报、输出会计信息。

为了反映一定日期的财务状况及一定时期的经营成果，应定期进行结账工作，进行有关账簿之间的核对，计算出本期发生额和余额，据以编制会计报表，向有关各方面提供所需的会计信息。

1.6.2 账簿种类

账簿的种类是多种多样的，但是一般可以按用途和外表形式进行分类。

1.按用途分类

账簿按其用途的不同，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

· 序时账簿：又称日记账簿，它是按经济业务发生和完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。

· 分类账簿：按照账户对经济业务进行分类核算和监督的账簿。按照总分类账户进行分类登记的账簿，称为总分类账簿；按照明细分类账户进行分类登记的账簿，称为明细分类账簿。

· 备查账簿：又称辅助账簿，是对在序时账簿和分类账簿中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿。

2.按外表形式分类

账簿按外表形式分类，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

· 订本式账簿：在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿，简称订本账；

· 活页式账簿：又称活页账，是把账页装订在账夹内，可以随时增添或取出账页的账簿，一般用于明细分类账。

· 卡片式账簿：又称卡片账，是由专门格式、分散的卡片作为账页组成的账簿。

3.按账页格式分类

按账页格式可分为两栏式、三栏式、多栏式及数量金额式等几种。

· 两栏式账簿：指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。

· 三栏式账簿：设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种，区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否有一栏“对方科目”。有“对方科目”栏的，称为设对方科目的三栏式账簿；不设“对方科目”栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿。

· 多栏式账簿：在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。收入、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。

· 数量金额式账簿：这种账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。原材料、库存商品及产成品等明细账一般都采用数量金额式账簿。

1.6.3 账簿的基本结构

各类账簿所记录的经纪业务不同，账簿格式可以多种多样。但各种主要账簿应具备下列基本内容。

· 封面：写明账簿名称和记账单位名称。

· 扉面：填列账簿启用的日期和截止日期，页数、册次；经营账簿人员一览表和签章；会计主管人员签章；账户目录等。

· 账户目录：由记账人员在账簿中开设账页户头后，按顺序将每个账户的名称和页数登记的，便于查阅账簿中登记的内容。如果是活页账簿，在账簿启用时无法确定页数，可先将账户名称填写好，待年终装订归档时，再填写页数。

· 账页：账页的格式，因反映经济业务内容的不同，可有不同格式，但基本内容应包括以下项目。

· 账户的名称（总账科目、二级或明细科目）；

· 登账日期栏；

· 凭证种类和号数栏；

· 摘要栏（记录经济业务内容的简要说明）；

· 金额栏（记录经济业务的增减变动）；

· 总页次和分户页次。

1.6.4 账簿登记规则

为了保证账簿记录清晰美观、正确完整，责任分明，便于查找，防止漏洞，更好地发挥账簿的作用，启用和登记账簿应遵守以下主要规则。

· 启用新账簿时，应填写账簿启用登记表；

· 必须根据审核无误原会计凭证进行记账登记；

· 记账必须用蓝黑墨水的钢笔或者炭素墨水的铅字书写，不得用铅笔或圆珠笔记账；

· 记账时应按账户页次顺序逐页登记，不得隔行跳页；

· 除了结账、改错和销账簿记录外，不得用红色墨水；

· 记账时，每一笔账都要记明日期、凭证号数、摘要和金额。记账以后，应该在记账凭证上注明所记账簿的页数，并画钩表示已经登记入账，避免重复记账或漏记账；

· 记账要保持清晰、整洁，记账文字和数字都要端正、清楚，严禁刮擦、挖补及涂改或用药水消除字迹；

· 凡需结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”的字样。对于没有余额的账户，应在该栏中写“平”字，并在余额栏“元”位上写“0”。现金日记账或银行存款日记账必须做到日清月结，每日结出余额；

· 各账户在一张账页记满时，要在该账页的最末一行加计发生额合计数和结出余额（余额合计栏：合计行对应的余额列，填的是最后一笔业务发生后的余额即本户的最终余额），并在该行“摘要”栏注明“转次页”字样，然后再抄这个发生额合计数和余额填列到下一页的第一行内，并在“摘要”栏内注明“承前页”，以保证账簿记录的连续性；

· 订本式的账簿，都编有账页的顺序号，不得任意撕毁，活页式账簿也不得随便抽换账页；

· 记账时书写文字和数码字要符合规范，不能用怪字体、错别字，不要潦草。

1.6.5 对账和结账

在一定会计期，会计工作人员可对会计账簿登记的相关数据与会计凭证、库存实物等进行对账工作。而到会计期末（如月底或年底），还需对账簿进行结账操作，根据本期内所发生的全部经济业务记，计算并记录本期发生额和期末余额，以方便编制会计报表。

1.对账

对账是指企业、行政事业单位定期对会计账簿记录的有关数字与相关的会计凭证、库存实物、货币资金、有价证券及往来单位或者个人等进行相互核对，以保证账账相符、账证相符及账实相符。

对账的主要内容如下。

· 账证核对：将账簿记录同会计凭证相核对，以保证账证相符。主要核对记录时间、凭证字号、内容及金额是否一致，记账方向是否相符；

· 账账核对：将不同账簿进行相互核对，以保证账账相符；

· 账实核对：将账簿的有关记录同有关财产的实有数额相核对，以保证账实相符；

· 账表核对：将账簿的有关记录同会计报表的有关指标相核对，以保证账表相符。

2.结账

结账是指在一定时期内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，将各类账簿记录核算完毕，结出各种账簿本期发生额合计和期末余额的一项会计核算工作，即结出每个账户的期末余额，结束该期账户记录。

结账操作主要包括以下内容：

· 在结账前，应将当期所发生的经济业务全部登记入账，检查是否有重复记录、遗漏记录的经济业务；是否有记录错误，以便在结账前及时更正。

· 在结账前，应及时调整需进行期末调整的账项，编制有关调整账项的会计分录，并据以登记入账。

· 在结账前，应认真核对和及时清理往来账目，妥善处理应收、应付及暂收及暂付款项的清偿事宜，力争减少坏账损失的发生。

· 在确认当期发生的经济业务、调整账项及有关转账业务已全部登记入账后，可办理结账手续。结计总分类账、现金日记账、银行存款日记账、明细分类账、明细账各账户的当期发生额、余额及累计额，并结转下期账簿记录。

结账可分为月度结账（月结）、季度结账（季结）和年度结账（年结）等几种，各种结账方法分别如下。

· 月度结账（月结）：在每月终了时进行的结账。月结的方法即在最后一笔经济业务的记载下面画一条通栏红线，在红线下面的一行“摘要”栏内注明“本月合计”或“本期发生额及其末余额”，在“借方”、“贷方”及“余额”三栏分别计算出本月借方发生额合计、贷方发生额合计和结余数，然后在此行下面再画一条通栏红线，表明本期结算完毕。

· 季度结账（季结）：在每季终了时进行的结账。季结的方法即在每季度最后一个月的月度结账的下一行“摘要”栏注明“本季度累计”或“本季度发生额及余额”，在“借方”、“贷方”及“余额”三栏分别计算出本季度三个月的借方、贷方发生额合计数及季末余额，然后在此行下面画一条红线，表示季度结账完毕。

· 年度结账（年结）：在每年年末进行的结账操作。年度终了结账时，所有总账都应当结出全年发生额和年末余额。年度结账方法即在本年最后一个季度的结账下一行“摘要”栏注明“本年累计”或“本年发生额及年末余额”，在“借方”、“贷方”及“余额”三栏，分别填入本年度借方发生额合计、贷方发生额合计及年末余额，然后在此行下面画两条通栏红线，表示全年经济业务的登账工作至此全部结束。