1.2 集中采购与分散采购的理论分析

1.2.1 分散采购相关理论和发展

1.分散采购的优点

相对于集中采购而言，分散采购具有以下优点。

1）成员企业在采购上的积极性高

分散采购的方式，使得各部门可以充分享有采购的自主权，独自规划采购内容、执行采购方案，有利于本部门工作的开展，采购权力的下放极大地提高了采购部门的积极性。

2）分散采购风险

各部门对自己所需的原材料分别采购，能够及时根据库存情况做出相应的调整，也减少了因为集中调度而产生的采购时间延迟和耽误生产正常运行等问题。

3）所采购的原材料能更好地符合成员企业自身的需要

实行分散采购，各个部门能够根据自己独特的需求特点选择最合适的采购材料，避免出现材料性能不符合最佳生产要求、材料价格在企业本身的接受能力之外的情况。

4）采购流程较短，采购过程简单

各部门独立采购，不用首先将需求信息反映到集中的采购委员会，待采购完成后等待统一配送。各部门直接发出采购订单，所采购的材料直接入库，供应生产，整个采购过程简单迅速。

2.分散采购的应用现状及适用条件

分散采购模式有其便利性和及时性的优点，在过去很长一段时间，分散采购一直是一种重要的采购管理模式，政府部门及其他企事业单位部门需要的货物、工程和服务都是由本单位自行采购的，完全处于自由、分散的状态。但是，随着社会的发展及采购流程的不断完善，人们逐渐认识到采购管理的重要性，集中采购开始被采纳。人们也认识到不同的采购模式具有不同的使用条件，采购模式的选择需要依据企业的经营环境及战略环境来决定。分散采购模式适用于以下情况。

（1）适用的采购主体：二级法人单位、子公司、分厂、车间离主厂区或集团供应基地较远，其供应成本低于集中采购时的成本。

（2）适用的采购客体：小批量、单件、价值低、总支出在产品经营费用中所占比重小的物品；市场资源有保证，易于送达，物流费用较少的物品；分散采购时，各基层有这方面的采购与检测能力的；产品开发研制、试验所需要的少量物品。

1.2.2 集中采购相关理论和发展

1.集中采购的优点

集中采购主要是把采购业务归口一个部门管理，消除多头指挥、重复采购和重复库存等现象，强化企业的整体购买力。集中采购通过建立信息平台，跨越组织协调的边界，消除传统采购中部门之间的权力冲突，使企业的不同部门、不同管理层通过信息系统对运作中出现的问题一目了然，从而实现对整个物流过程有效的管理、协调和控制。

集中采购的优势具体体现在以下方面。

1）集中采购数量

集中采购最显而易见的好处就是得到数量折扣和其他一些有利的采购条款。这通常被称为采购量杠杆效应，集中采购中，数量上的优势给采购部门更强的议价能力，供应商则因为大批的购买量而更愿意协商、提供更好的条款并分享技术。

2）避免机构及人员的重复

由于采购人员集中在一起，经过调研后提交的是一个汇总所有业务单位相同物料需求的大订单，减少了许多重复的工作。同时，可以减少采购部门和人员数量，降低人力成本。

3）专业化

集中化后的采购人员专注于某类商品而不是所有的商品和服务，这样，可以投入更多的时间和精力去研究所负责的物料，掌握采购方面的专业知识、供应源、已有的或是新的物料和生产流程、市场情况和价格，成为更专业的买家。而业务单位的管理人员则可以腾出精力做好管理工作。

4）较低的运输成本

集中采购可以享受大批量运输的优惠，同时，由于与供应商良好的合作关系，小批量的运输也可以安排直接从供应商那里送到使用地。另一方面，统一运输增加了整车运输的概率，减少了零担运输，提高了运输工具的使用效率。

5）业务单位之间没有竞争

在物料短缺的时候，集中采购可以避免不同单位采购相同物料而相互竞争从而引起价格上涨的局面。

6）对采购活动更有效的控制

如果采购决策都经过集中控制，就不必对分散于整个企业的不同单位的采购决策加以监督，一些违规或非法的行为也就容易避免。

2.集中采购的模式

集中采购的模式并不是单一的，为实现集团采购业务集中管控的业务需求，集中采购包括以下几种典型模式的应用：集中定价、分开采购；集中订货、分开收货付款；集中订货、分开收货、集中付款；集中采购后调拨等运作模式。下面对典型模式进行介绍。

1）集中订货、分开收货、集中付款模式

集团总部或采购公司负责管理供应商及制定采购价格等采购政策，并且负责采购订货工作。各个集团部门提出采购申请，前者进行汇总、调整，并根据调整结果下达采购订单，发收货通知单给各需求部门；需求部门根据收货通知单或采购订单进行收货及入库；前者汇集后者的入库单进行与外部供应商的货款结算，并根据各部门的入库单与其分别进行内部结算。

2）集中采购后调拨模式

集团总部或采购公司负责管理供应商及制定采购价格等采购政策，并且负责采购订货工作。各需求部门提出采购申请，前者进行汇总、调整，并根据调整结果下达采购订单，前者完成后续的收货、入库、外部货款结算处理。之后，根据各部门的采购申请，前者启动内部调拨流程，制订调拨订单并做调拨出库，后者根据调拨订单做入库处理，两者最后做内部结算处理。

3.集中采购的应用现状及适用条件

随着市场经济的发展，分散采购的弊端日益显现，表现在：采购的随机性大；没有一定的规模效益；很容易滋生腐败。为打破这种不规范的采购模式，很多学者从供应链的角度对采购问题进行研究，并将采购管理作为供应链管理的一个重要部分，在此情况下，集中采购凭借其在采购上的优越性而逐渐被广泛地研究和使用。

虽然集中采购会带来更低的采购成本和更强的谈判能力，但这种模式对于互不相干的业务可能无法实行，很少有企业会采用绝对的集中采购，近年来发展的趋势是对主要物料采用集中采购，总体说来，集中采购的适用环境主要有以下几种。

（1）企业产销规模大，采购量大，需要一个采购部门来办理即可充分满足各单位对物料的需求。

（2）企业各单位或工厂集中于一个地理区域，采购工作并无因地制宜的必要；或者采购部门与业务单位虽非同处一地，但信息系统相当便捷，不影响需求时效。

（3）企业的产品种类大同小异，主要物料规格集中度高，采购需求的通用性高，集中采购就可以达到“以量制价”的效果。

（4）物料的价格对政治和经济气候的敏感程度很高，集中采购模式就会受到偏爱。

1.2.3 集中采购与分散采购的比较

1.组织结构方面

分散采购的模式下，采购部门是每一个事业部门（二级单位、分厂或车间）下设的独立机构，负责本部门的物品采购。各事业部内的采购部门根据相应部门的采购申请独自下单、独自组织招投标活动、进行供应商的选择和管理、完成运输业务，实现产品入库，其典型的组织结构如图1-1所示。

由图1-1不难看出，此种采购模式具有明显的缺点：当供应商的能力有限时，经营单位相互之间会成为竞争者，形成内部竞争。而且，不同的经营单位可能会与同一个供应商就同一种产品进行谈判，结果达成了不同的采购订单。

集中采购的模式下，由于各事业部的采购部门被取消，而在公司内部成立统一的采购部门，因此，采购部门直接接受公司高层的领导，而不再是各个部门的下设机构，此时，成立的采购部门直接对总经理负责，在公司层次上可以找到中心采购部门，公司的合同专家在战略战术层次上参与采购运作（参见图1-2）。可以集中制订产品的规格性能决策（通常与中心工程技术或研发机构紧密合作），在供应商选择的决策上也是如此。

2.业务流程方面

分散采购的模式下，各个事业部的采购部门独立开展工作，首先由各个需求部门提出采购申请，提交请购单，进过审批的请购单将会送到采购部门进行具体的采购工作实施，采购部门根据采购单上的要求选择合适的供应商，经过一系列的采购程序、验货、收货后，处理完采购单，实现支付就完成了一次采购，其间与供应商之间还会涉及运输协议。集团公司下的每个事业部都执行相同的采购流程。典型的分散采购业务流程图如图1-3所示。

在集中采购的模式下，公司将建立采购管理平台，整个采购管理平台是由一系列数据库组成的高效的管理信息系统，各个需求部门将需求计划输入采购管理平台的数据库，数据库可根据现有库存量、材料基准用量、采购周期等自动计算出材料所需采购品种、采购量及要求到货时间。并且自动结合市场供给情况选择合适的供应商，采购员从供应商档案中选择供应商，并由采购计划口生成采购订单，请供应商进行确认，如双方确认无误，供应商发货后，采购部门修改数据库发货情况，数据库据此生成入库通知单、质检通知单和电子发票。采购部门收到供应商的发票后，将发票号填入电子发票有关字段中，并将其交至财务部门。在到货后进行一系列的验货、收货程序，然后供应给各个需求部门。典型的集中采购流程图如图1-4所示。

3.其他方面的比较

1）采购目的和功能

集中采购具有采购成本低、操作相对规范和社会影响大的特点，可以发挥集中采购的规模优势和政策作用，体现采购的效益性和公共性原则，也有利于集团公司的集中监管和对分散采购的良好示范作用。分散采购可以借助单位的技术优势和社会中介代理机构的专业优势，并能充分调动各单位采购的积极性和主动性，提高采购效率。

2）采购执行主体

集中采购的执行主体为公司或集团主管部门，各下设单位必须委托集中采购机构代理采购，而不得擅自自行组织采购。在分散采购的情况下，公司各下设单位可以依法自行组织实施采购，也可以委托集中采购机构或其他具有政府采购代理资格的社会中介机构代理采购。

3）供应商的数量

分散采购常属于多头采购，众多独立的采购部门的存在使得供应商的数目较多，受采购人员素质的差异及采购流程的规范程度的影响，供应商的质量参差不齐。集中采购通过网上招标等更加规范化的方式优选企业的供应商，采用规范的采购流程，使得供应商的数量减少，但质量较高。

4）项目特征

列入集中采购的项目往往是一些大宗的、通用性的项目，一些社会关注程度较高、影响较大的特定商品、大型工程和重要服务类项目；列入分散采购的项目往往是一些在限额标准以上的、专业化程度较高或单位有特定需求的项目，一般不具有通用性的特征。

分散采购和集中采购的对比通过表1-1可以清楚地看出来。